働き方改革に有効なワークフローシステム！効果や導入ポイントを解説

働き方改革とワークフローシステムの関係性

企業で働き方改革を進めようにも、どのようにすれば良いか分からず、課題を感じている企業は少なくありません。

そもそも「働き方改革」とは、減少した労働力を確保するために、働き方の選択肢を増やしたり、業務を効率化して少ない人員でも対応できるようにしたりすることです。

具体的には、労働生産性の向上・長時間労働の改善が求められています。しかし、それを実現するには、日常業務に潜む無駄を排除しなければなりません。特に、各種申請書や見積書の作成・申請・承認業務はフローに無駄が発生しやすく、改善の余地があります。

ほかにも、育児中の主婦や高齢者、障害者が働きやすく、時間と場所に縛られず仕事ができる環境づくりが必要です。

以上の課題を解決する方法として、ワークフローシステムが注目されています。

働き方改革におけるワークフローシステムの導入効果

ワークフローシステムを使えば働き方改革を推進できますが、具体的にどのような効果があるのでしょうか。

場所を問わずに業務が進められ、生産性が向上する

ワークフローシステムはインターネット環境があれば、場所を問わず利用できます。PCはもちろん、スマートフォンやタブレットなどの端末に対応しています。つまり、テレワークやサテライトオフィスなど柔軟な働き方に対応可能です。

たとえば、テレワークの社員は自宅から、事務所に出社しない営業社員は出先から稟議・決裁業務を進められます。これまでは担当社員が社内にいない場合、稟議・決裁業務に遅れが生じましたが、その心配は要りません。

稟議・決裁業務が滞ることなく進むと、生産性が向上するでしょう。

業務を電子化することで効率が上がる

今まで紙で行っていた稟議・決裁業務は、ワークフローシステムによって電子化されます。膨大な量の書類を削減でき、保管する手間がなくなります。電子化された情報は検索するだけで簡単に見つかり、必要な書類を探すのにかかっていた時間は大幅に削減されるでしょう。

さらに、稟議・決裁の処理状況が可視化され、どこまで進んでいるのか瞬時に確認できます。決裁された場合、そのことを担当社員に自動で通知してくれるため、次のステップにすぐ進めます。

これらは個々にみていくと小さな効率化ですが、年間を通すと大きな効率化になるでしょう。結果的に、長時間労働は減り、働き方改革につながるのです。

決裁までのフローが明確になり、業務改善につながる

ワークフローシステムの導入を契機に、稟議・決裁のフローを明確にする作業が行われます。これまでの業務を見直すため、どの工程で時間がかかっているのか、問題点が浮き彫りになり、業務改善に活かせるでしょう。

また、ワークフローシステムを使い続けると、起案から承認までにかかった時間などのデータが蓄積されます。そのデータから問題点を発見でき、改善策を打ち出しやすくなります。改善策を実行することで、働き方改革がさらに進むでしょう。

働き方改革におけるワークフローシステムの導入ポイント

ワークフローシステムを導入するときは、既存システムと連携できるか確認してください。

申請手続きの際、経費精算システムや基幹システム内にある情報が必要になるケースがあります。ワークフローシステムと既存システムを連携すると、必要なデータが申請書に自動で反映されます。これにより、転記や入力のミスを避けられるでしょう。

また、社員全員がワークフローシステムをスムーズに使えるよう、教育体制を整えなければなりません。新しいシステムに慣れるには時間がかかり、事前講習がないと混乱を招く可能性があります。導入前に社員教育の計画を立て、運用に備えてください。

ワークフローシステムを導入して働き方改革を実現しよう！

ワークフローシステムは働き方改革の実現に役立ちます。

システムによって稟議・決裁業務を電子化し、働く場所を問わずに効率よく作業を進められます。さらにシステム導入を機に、これまでの無駄な工程が明確になり、業務改善につながります。

導入の際は既存システムと連携できるか確認し、社員教育の実施が必要です。ぜひ、ワークフローシステムで働き方改革を推進しましょう。