受付システムのメリットとデメリットは？本当に導入すべき？

受付システムを導入するメリットは？

受付システムの導入メリットを４つ紹介します。

人件費の削減

受付システムを導入すれば、受付に専任のスタッフを置くコストが不要になります。専任のスタッフがおらず、来訪者と会うたびに業務を中断している場合も、その対応をしているときの人件費を削減できます。

受付システムを運用するには、スタッフの代わりに対応を任せるタブレットやロボットが必要です。しかし、すでにタブレットが自社にある場合は購入費が浮き、初期費用を抑えられます。安い製品ならランニングコストも月額数千円程度です。

来訪者管理の効率化

受付システムは来訪者情報を自動でクラウド上に保存します。そのため、担当者は紙に記入したり、ファイルを物理的に保管したりする必要がありません。また、施設予約システムやスケジュール管理システムと連携することで、会議室の予約漏れやスケジュールの重複を防げます。ログとして残された来訪者情報は、権限をもつ者のみCSVファイルでの取得および分類・集計に活用できます。

セキュリティの強化

受付システムがあれば、来訪者と会う前に情報を入力してもらえます。アポイントがない人やまったく面識のない人と会うリスクが低減するでしょう。また、顔認証が搭載されている場合、会う前に顔を確認できます。入退室管理機能を併用することで、さらなるセキュリティの強化につながります。

企業イメージの向上

来訪者を待たせることなく対応できれば、企業のイメージは良くなるでしょう。受付システムはQRコードをかざすだけで受付が完了したり、来訪者の存在を知らせたりする機能があり、待ち時間の短縮につながります。また、受付でロボットやタブレットを活用すれば、オフィスの先進性をアピールする効果も期待できます。

受付システムを導入するデメリットは？

受付システムを導入した場合のデメリットを紹介します。

人間の温かみが失われる

対人受付と比べれば人間の温かみが失われたように感じるケースもあるでしょう。受付システムに無機質なイメージを抱き、直接人に対応してもらいたいと考えることは否定できません。しかし、受付システムもこの問題に対して、来訪者を名前で呼んだり、ウェルカムメッセージを表示したりするなどの工夫が施されています。

システムトラブルにより機能停止してしまうおそれがある

操作端末の故障や通信障害などが発生すると、受付システムが機能停止するおそれがあります。それにより、来訪者へ迷惑をかけてしまう可能性があります。安心して運用するには、予期せぬシステムトラブル時のサポート体制が充実しているか確認すると良いです。また、受付システムが機能停止してしまった際の対応方法も、あらかじめ決めておきましょう。

新しい業務フローの周知・定着に手間がかかる

新しいシステムを導入した際は、現場スタッフに定着しないと期待した効果が得られません。そのため、運用方法を共有するための時間を十分に取る必要があります。いきなり全社導入するのではなく、特定の部署のみ使ってもらって、フィードバックを得るスモールスタートを検討しましょう。

受付システムの導入可否を検討するポイントは？

受付システムの導入を決める際に検討した方が良いポイントを紹介します。

・導入すべきタイミングは今なのか

システムの導入・運用には費用がかかります。その費用をかけてでも今すべきなのか検討しましょう。優先的に対応すべき事項は他にないか、従業員が導入を望んでいるのかなどを確認すべきです。

・設置スペースはあるのか

タブレットやロボットなど、受付システムに必要な機材を設置するスペースがあるのか確認が必要です。スペースだけでなく、電源や通信を確保できるのかも重要です。

・業態とマッチしているか

業態によっては、無人受付にすると温かみがなくなり、顧客満足度が下がる可能性もあります。また、受付フローが複雑な場合、受付システムを導入すると逆に効率が下がるかもしれません。自社の業態が受付システムの導入とマッチしているのか検討しましょう。

メリット・デメリットを押さえて、受付システムの導入を検討

受付システムを導入するメリットは下記の通りです。

• ・人件費の削減
• ・来訪者管理の効率化
• ・セキュリティの強化
• ・企業イメージの向上

一方、デメリットは下記の通りです。

• ・人間の温かみが失われる
• ・システムトラブルにより機能停止するおそれがある
• ・新しい業務フローの周知・定着に手間がかかる

導入のタイミングや設置場所・自社の業態も考慮したうえで、受付システムの利用を検討してください。