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来訪者が一番に訪れる受付は、会社の顔です。最近では、さまざまなコストカットを実現するために、受付システムが多く導入されています。受付システムとは、音声や画面により来訪者が迷わず社員や部署に連絡できる機能を持ちます。 そこで今回は、受付システム導入後に行うべきことを7つのステップに分けて詳しくご説明します。受付システムを導入した企業のIT担当や情報システム担当の方は、ぜひご一読ください。
受付システムを導入後はまず、必要な機器を準備することからスタートします。必要な機器は、導入した受付システムによって異なります。案内画面と電話がセットになった機器レンタル込のタイプを導入した場合は、準備するものはほぼありませんが、ipadタイプなどタッチパネルタイプで契約した場合は自社でタブレット端末を用意する必要があるケースもがあります。 導入したシステムや契約種別により、必要な機器を準備します。
次に受付システムの使いやすさを左右する、表示内容やメニューを決定します。多くの企業では、無人受付を実現するために受付システムを導入しているため、来訪者が迷わず受付を完了できるために以下のような項目を準備しています。
これらは、アポイントメントのある来訪者を想定しているものなので、他にも配送業者からの荷物受取、機器について不明な点がある場合の総合窓口といった設定も必要となります。 受付システムを導入した目的に沿って、表示される内容やメニューを吟味しましょう。
受付システムに表示される画面デザイン、及び対応言語を決定します。 画面デザインには、コーポレートカラーを用いてスタイリッシュなデザインを採用する企業多いです。来訪者へおもてなしの気持ちを伝えるため、画面デザインは重要です。 また、言語の異なるビジネス顧客を持つ企業は、多言語対応を検討しておきましょう。
表示する内容や言語、デザインが決定すれば、自社のデータを入力していくステップに移ります。 必要な情報をすべて入力していきますが、代表的な項目として、部署名・社員の個人名・内線番号などとなります。アルバイトスタッフや派遣職員など、どの職域までを入力しておくかなども合わせて決定しましょう。
受付システムの設置場所について今一度確認を行います。重要なポイントは常時電源を必要とすることです。
受付システムは何らかの機械を使用するため、電源が必要となります。訪問者が一番に目につくところに設置するため、自ずと設置場所が決まるはずですが、電源がない場合は確保しておきましょう。
ここまでのステップで、受付システムの基本操作ができるようになっています。来訪者が問題なく使用できるかどうか、利用シーンを想定したシミュレーションを行っておきましょう。 特に来訪者の多い社員を数名ピックアップして、受付システムから正確に内線電話が接続されるかどうかを確認します。
多くの受付システムは、オフィスと壁を隔てた無人スペースに設置されます。動作に問題がないかどうか入念な確認が必要です。
メンテナンスプログラムとは、随時設定を変更するためのものです。例えば、退職や入社による個人社員の追加変更、組織変更による部署名の追加更新削除などです。受付システムは人事面と大きく関わりがあるため、事前にメンテンナンス方法について熟知しておきましょう。
多くの企業では、受付人員を少なくする、あるいは無人を実現するために受付システムを導入しています。 導入を成功に導くには、基本機能と利用方法を熟知し、今回ご紹介した7つのステップを念頭にしっかりと初期設定を行うことが重要です。
いかに優れたツールであっても、利用できる機能や利用方法がわからなければその価値を活かすことができません。誰もが正しく利用できるように、社内へ働きかけていきましょう。
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