ファイリングにおけるツミアゲ式とワリツケ式の違いについて解説！

ツミアゲ式とは

文書の分類方法の１つである「ツミアゲ式」。ツミアゲ式とはどんな分類方法なのでしょうか。概要とメリットを解説します。

小分類・中分類・大分類の順でグループ分けする方式

ツミアゲ式は、各部署で業務上発生する固有文書の分類に適した方法です。

実務担当者が保管する文書を、現場のニーズに応じて細かくグループ分けし、小分類を作ります。さらに、中分類→大分類とグループをまとめていきます。

実務担当者が現場のニーズを反映したルールに則って分類を行うため、文書の分類体系と実務に乖離が生じません。ただし、ツミアゲ式は各部署で取り組む方法であり、組織横断的な情報共有は難しいです。

即効性と融通性がある

ツミアゲ式は身の回りの文書から分類できるため、すぐに文書が整理できます。実務担当者がルールを決めて実践するため業務に即した分類が行え、各部署で文書の分類に取り組めます。分類しにくい新規文書が発生してもその都度ルールの改善が可能です。

なお、ツミアゲ式では実務担当者が分類のルールを正しく理解していることが前提です。分類作業を進める中でルールの見直しが必要になることもあるでしょう。その際は、実務担当者全員に同意を得て、共有しなければいけません。

ワリツケ式とは

一方「ワリツケ式」はどのような分類法なのでしょうか。ワリツケ式の概要とメリットをそれぞれ解説します。

大分類・中分類・小分類の順でグループ分けする方式

ワリツケ式は、管理部署から全組織に向け発信される共通文書の分類に適した方法です。

あらかじめ決められた分類ルールに従って文書をグループ分けします。文書管理者が組織内の業務分析を行った上で分類のルールを決め、大分類→中分類→小分類とトップダウン的に文書を分類します。

大分類ではざっくりとカテゴリー分けを行い、中分類→小分類と進むごとにそのカテゴリー内の情報をさらに細分化していきます。

組織全体で同じ分類体系となるため、実務担当者が希望する分類体系と実務に乖離が生じやすく、上手く運用されないこともあるでしょう。また、組織的な取り組みであるがゆえ、強制感があり、現場から反発を買うこともあります。

分かりやすく情報共有しやすい

ワリツケ式では保管単位があらかじめ統一されています。文書管理者が決めた分類に沿って、各部署は文書を分類します。全組織同じ基準で文書管理が実施され、円滑な情報共有につながります。

さらに、ワリツケ式で文書管理すると人事異動の際にもメリットがあります。部署を異動しても文書管理の方法は前の部署と同じあるため、新たにルールを覚える必要はなく、業務に支障をきたすこともないでしょう。

ツミアゲ式・ワリツケ式のポイント

ツミアゲ式・ワリツケ式を実践する際、単に文書を分類すればいいわけではありません。ポイントを踏まえて分類しないと、逆に管理が煩雑になるでしょう。ツミアゲ式・ワリツケ式で文書分類を行う際のポイントは以下のとおりです。

細分化しすぎない

文書には重要度の高いものやそうでないものと、さまざまです。まずは重要度の高いものから分類し、管理しましょう。重要度の低いものは管理の必要性がないかもしれません。あらゆる文書を分類し、管理するのは非効率です。

カテゴリーの統一

１つの分類内に異なるカテゴリーを混ぜると管理しにくいです。たとえば、入金関連の文書の中に出金関連の文書が混ざらないようにし、出金は別ファイルで管理することをおすすめします。

効率的に分類できる「文書管理システム」とは

文書管理システムとは文書を電子化し、保管から廃棄に至るまでの管理を行うシステムです。

紙文書では分類やファイリングなど、管理に時間と手間がかかります。分類にも抜けや漏れが発生して、効率的な文書管理とは程遠いものでした。

文書管理システムでは文書情報をデータベース化でき、カテゴリごとの分類が可能です。階層構造で文書を管理できるようになり、文書の検索性が上がります。さらにファイルの共有が容易になり、円滑な情報共有を実現します。

文書管理システムを活用することでで文書管理の効率化につながるでしょう。自社に合った文書管理システムを見つけてみましょう。

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ツミアゲ式とワリツケ式の違いを知り効率化を図ろう！

ツミアゲ式とは実務担当者がルールを決めながら文書を分類する方法です。すぐに実践でき、新規文書でも分類しやすいです。一方、ワリツケ式はあらかじめ決められた分類ルールに従って文書を分類します。組織全体でルールが統一化されているため、情報共有しやすいです。

文書管理を効率化するには「文書管理システム」の導入も検討してみてください。

ツミアゲ式・ワリツケ式の違いを理解し、文書管理の効率化を図りましょう。