文書管理システムのメリットとは？導入目的やデメリットも解説

文書管理システムとは

文書管理システムとは、紙文書をデジタル化し保存・管理するITツールのことです。主な機能は以下のとおりです。

• ●文書検索機能
• ●アクセス管理機能
• ●文書管理機能
• ●ワークフロー機能
• ●バージョン管理・履歴管理機能

令和４年１月より改正された電子帳簿保存法では、メールやWebなどの電子取引で受領した書面は電子データとしての保存が義務づけられました。これにより、一定の要件に沿った書面の電子保存が必要となったため、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを導入する企業が増えています。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

文書管理システムの導入を検討している方は、おすすめ製品を比較した以下の記事も参考にしてください。

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文書管理システムの導入メリット

文書管理システムを導入すれば、社内のあらゆる文書を電子化して一元管理できます。図面をはじめとした書面を多く取り扱う建築・製造業や、テレワーク環境下でワークフローを最適化したい企業など、多くの企業にとってメリットがあります。文書管理システムを導入した際の利点は次のとおりです。

• ・検索性が上がるため書類を探しやすい
• ・セキュリティを強化できる
• ・管理コストを削減できる
• ・文書共有、承認がスムーズに行える

文書管理システムのメリットについて詳しく解説します。

検索性が上がるため書類を探しやすい

文書管理システムでは、Word・PowerPoint・PDFなど、さまざまなアプリケーションで作成された文書データを保存・管理できます。全文検索はもちろん、完全一致検索やあいまい検索に対応した検索性の高い製品も多いため、必要な書類を的確に探し出せます。

紙で管理し、目的の文書を目視で探すのは時間がかかるでしょう。文書管理システムの高度な検索機能によって、文書検索にかかる時間を短縮し、業務効率や業務の生産性を向上できます。

また、マニュアルなど文書の内容が更新される書面では、最新版がどれだかわからなくなるケースもあるでしょう。システムを導入すれば、バージョン管理機能によって変更履歴が残るので、古いデータを参照したい場合にもすぐに対応できます。

セキュリティを強化できる

企業によってはファイルサーバを導入し、文書を共有しているケースも多いでしょう。しかし文書ごとのアクセス権限が必要なため、文書保管や管理には手間がかかります。

文書管理システムなら、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限する機能が搭載されています。人員の追加や異動の際にも、柔軟に対応可能です。例えば、「事業計画案は責任者のみアクセス可能にする」「チーム作業の進捗状況を把握する管理表は、プロジェクトチームのメンバーだけが読み書き可能にしておく」といった設定も容易にできます。文書管理システムは情報漏えいや改ざんを防止し、内部統制にも効果的です。

管理コストを削減できる

紙文書はかさばるため、保管にはスペースが必要です。文書の整理・管理やシュレッダーでの破棄などに人員を割かねばならず、少なからず従業員の負担もあるでしょう。

文書管理システムの導入によって、紙文書を電子文書にして保存・保管すれば、ペーパーレス化が実現します。これにより、保管場所や管理負担の削減が可能です。管理コスト・工数の軽減が叶うでしょう。

文書共有・承認がスムーズに行える

報告書や稟議書、契約書は、紙の文書だと手渡しが必要になるため承認に時間がかかりがちです。ワークフロー機能を搭載した文書管理システムなら、システム上で申請・承認が可能です。上長はどこからでも承認できるため、承認待ちの時間が大幅に短縮し、業務効率化を図れるでしょう。

また、本社と営業所が物理的に離れている場合でも、クラウド型文書管理システムなら文書をオンラインで共有できるのもメリットです。

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文書管理システムの導入デメリット

メリットの多い文書管理システムですが、デメリットについても押さえておきましょう。ここでは、文書管理システム導入によって起こりうるデメリットを解説します。

導入・運用コストがかかる

文書管理システム導入による最大のデメリットは、導入・運用コストの発生です。システムの導入費用のほか、クラウドサービスであれば毎月のランニングコストもかかります。

また、導入前から蓄積されていた紙文書をデジタル化するには、スキャンしデータ化しなければなりません。スキャン作業には人手と時間を要するため、ベンダーに依頼することも可能ですが費用が別途かかるでしょう。

ルールの周知や運用管理に手間がかかる

導入にあたり、新たな社内ルールの構築や周知、教育が必要です。文書管理ルールやフローがわかりにくかったり、システムが使いづらかったりすると、せっかく導入しても一部は現物保管をしているなど一元管理ができず、内部統制の観点からも適切でない状態となってしまいます。また、文書を保管だけして、文書の発生から廃棄までのライフサイクル管理が適切でない事例も多くみられます。

システム導入時や運用に不安がある場合は、サポート体制の充実したベンダーの製品を導入するとよいでしょう。

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文書管理システム導入を失敗しない鍵は「必要な機能」の選定

自社の課題解決に適さない文書管理システムを導入すると、「情報共有が円滑に進まない」「システムが継続利用されず、結局使われなくなってしまった」などといった結果を招きかねません。

文書管理システムの導入を成功させるには、自社に必要な機能を正しく取捨選択することが重要です。そのためには、社内に蓄積された文書のどれを電子化するか定め、システム化の目的と期待する効果を社内で明らかにします。そして活用シーンを想定し、各社製品の特徴でマッチするものを選定します。

例えば、外出先からシステムへアクセスすることが想定される場合は、スマホやタブレットなどのマルチデバイスに対応した製品を選ぶとよいでしょう。海外にも拠点がある場合には、多言語での画面表示や日本版以外のOffice環境での利用が可能かなど、外国語対応の可否も確認してみてください。

また機能選定と同時に、システムの操作性も大切なポイントです。導入前に無料トライアルや体験デモを通して、使いやすさもチェックしておくとよいでしょう。

文書管理システムの導入で文書管理を効率化しよう

文書管理システムを導入すると、目的の書類を素早く探し出せるうえ、セキュリティの強化、ワークフローやサーバ管理の効率化など多くのメリットが得られます。社内文書を情報資産として有効活用するために、文書管理システムは今や不可欠なシステムだといえるでしょう。

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