ココが良い！文書管理システムの４つの導入メリット

これまでの文書管理の課題

多くの企業は文書管理を紙でしていると思います。しかし、紙での文書管理では以下のような問題を引き起こすかも知れません。

• ・大事な書類がどこにあるか分からない
• ・重要書類を紛失してしまう
• ・文書の廃棄に手間がかかる
• ・文書管理の引き継ぎが面倒
• ・書類を閲覧できる人を制限しにくい

重要書類を紛失したり、大事な書類の場所がわからないと無駄な業務が増えますよね。文書の廃棄には無駄なコストがかかります。結果として業務効率が悪化し、生産性の低下を引き起こすでしょう。

知っておきたい！文書管理システムとは

上記のような課題を解決できるのが文書管理システムです。文書管理システムとは、紙の文書をデジタル化して共有・管理するシステムを指します。

文書管理システムの主な機能は以下のとおりです。

• ・文書管理機能
• ・文書検索機能
• ・文書アクセス権限機能

文書管理システムの基本的な機能に関しては以下の記事で詳しく解説しています。

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文書管理システムの４つの導入メリット

文書管理システムを導入すれば、紙文書によって発生していた様々な問題を解決できます。ここでは４つのメリットを見ていきましょう。

１．検索機能ですばやく書類を発見できる

文書管理システムを導入すれば、情報管理の効率化が図れます。システムではWordやPowerPoint、PDFといった様々なアプリケーションで作成された文書を保存・管理できます。紙文書もスキャン処理をすることで、テキストデータを付与した状態で登録できます。

テキストデータは文書の登録、更新時にシステムのデータベースに登録されます。このデータベースを参照する際に専用の検索エンジンを使えば、必要な文書を素早く見つけられます。また、文書登録時にその文書の属性情報を追加する機能があり、テキスト以外を使った検索も可能です。

会議録や稟議書、報告書など、全ての書類を登録しておけば、必要な情報が必要なときに手に入ります。紙ベースの管理とは違って書類が行方不明になりません。

２. アクセス権限機能でセキュリティを強化できる

企業によってはファイルサーバを導入し、共有が必要な文書を管理する体制をとっているケースも多いのではないでしょうか。ただしファイルサーバの標準機能だけでは、文書ごとにアクセス権限を設定する手間がかかってしまいます。

一方文書管理システムはメンバーの管理機能が搭載されているので、人員の追加や異動などがあっても簡単に管理できます。例えば、「事業計画案は責任者のみアクセス可能にする」「チーム作業の進捗状況を把握する管理表はプロジェクトチームのメンバーだけが読み書き可能にしておく」といった設定も容易です。

３．ワークフローをシステム上で簡略化できる

上司の承認を得なければならない文書の申請ワークフローはとても複雑ですよね。また、責任者が外出中で承認が得られずに困ったという経験もあるのではないでしょうか。

文書管理システムならば、ワークフロー機能によってシステム上で上司や責任者から承認をもらえます。また、本社と営業所が物理的に離れている場合でも、クラウド型文書管理システムなら文書をオンラインで一元管理できます。承認待ちの時間を大幅に短縮できるでしょう。

４．サーバ管理を効率化できる

ファイルサーバに文書データを保存して管理するとなると、社内で管理担当者を用意する必要が出てきます。加えて、社外からの不正アクセスを防ぐためにセキュリティの強化が必要になります。

こうしたケースにも、文書管理システムなら安心です。パッケージを導入することで、社外の特定の人だけが社内の文書データにアクセスできる環境を簡単に実現します。

文書管理システムを導入し、情報管理の効率化を！

文書管理システムには様々なメリットがありますが、主な４つのメリットをまとめると以下のとおりです。

• １．書類の迅速な発見
• ２. セキュリティの強化
• ３．ワークフローの簡略化
• ４．サーバ管理の効率化

社内ドキュメントを情報資産として有効活用するために、文書管理システムは不可欠なシステムだと言えます。社内文書の整理や保存の効率化を考えている場合には、文書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

こちらの記事では、20製品以上の文書管理システムを比較しています。具体的にどのような文書管理システムがあるのか知りたいという方は、ぜひ参照してみてください。

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