文書管理システムのメリット4つご紹介。文書管理で業務効率化を。

これまでの文書管理の課題

日々の業務を紙文書を行っていた場合、以下のような課題が挙げられます

• ・大事な書類がどこにあるか分からず、時間を費やしてしまう。
• ・重要書類の紛失
• ・紙文書の廃棄の手間

などが文書管理における課題として挙げられます。このような課題を解決してくれるのが、文書管理システムなのです。 以下では、文書管理システムの導入におけるこれらの課題の解決としてメリット4つをご紹介しています。

文書管理システムのメリット4つ

上述した課題以外にも文書管理システム導入のメリットは多くありますので、合わせて見ていきましょう

1.検索機能ですばやく書類を発見できる

文書管理システムは、情報管理の効率化が図れます。システムではWordやPowerPoint、PDFといった様々なアプリケーションで作成された文書を、ファイル形式を問わず保存、管理できます。紙文書もOCR処理をすることで、テキストデータを付与した状態で登録することが可能です。

テキストデータは文書の登録、更新時にシステムのデータベースに登録されます。このデータベースを参照する専用の検索エンジンを使えば、必要な文書を素早く見つけることができます。また、文書登録時に文書ごとに属性情報を追加する機能があり、記入されているテキスト以外を使った検索も可能です。

会議録や稟議書、報告書など、全ての書類を登録しておけば、必要な情報を必要なときに手に入れることができます。紙ベースの管理のように、書類が行方不明になることはありません。

2.アクセス権限機能で文書ごとの厳格な管理が可能

企業によってはファイルサーバを導入し、共有が必要な文書を管理する体制をとっているケースも多いのではないでしょうか。ただし、ファイルサーバの標準機能だけでは、文書ごとにアクセス権限を設定しなければならず、手間がかかってしまいます。

対して文書管理システムは、メンバーの管理機能が搭載されており、人員の追加や異動などがあっても、専用のUIで簡単に効率的に管理できます。

例えば、「事業計画案は責任者のみアクセス可能にする」「チーム作業の進捗状況を把握する管理表はプロジェクトチームのメンバーだけが読み書き可能にしておく」といった設定も容易に行えます。

3.承認かかるワークフローをシステム上で簡略化

決済書類など、上司の承認を得なければならない文書に関して、多くの企業ではそのプロセスが複雑で無駄な時間を書けている場合か多くあります。また、責任者が外出中で、承認が得られずに困ったという経験もあるのではないでしょうか。

このような課題にも文書管理システムか簡単に解決してくれます。システムに実装されたワークフロー機能によってシステム上で上司や責任者から承認をもらうことができます。また、本社と営業所が物理的に離れている場合でも、クラウド型の文書管理なら、文書をオンラインで一元管理することが可能です。これにより、これまで承認待ちにかかっていた時間が短縮されます

4.サーバ管理を効率化

ファイルサーバに文書などのデータを保存して管理するとなると、社内から管理用の人的リソースを確保する必要が出てきます。加えて、社外からのアクセスを考慮するとなると、セキュリティ面などでの専門的な知識も要求されます。

こうしたケースでも、文書管理システムなら安心です。パッケージを導入することで、社外からも許可された人のみが社内の文書などのデータにアクセスできる環境を、複雑な管理なしに実現できます。費用対効果では、価格が自社で構築するより安くなるケースも多いでしょう。

まとめ 文書管理システムを導入して徹底的に効率化しよう

今回は、社内のドキュメント管理を効率的に実施できる文書管理システムのメリット4つを、管理や権限付与などの機能の点から紹介しました。