資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • カテゴリーから探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • セミナーを探す
  • はじめての方へ
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. 文書管理システム
  4. 文書管理システムの関連記事一覧
  5. ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット

ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット

Share
Tweet
Hatena
Pocket
2020年02月27日 最終更新
文書管理システムの製品一覧
ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット

近年、文書管理システムを導入して業務効率化に活用している企業が増加しています。文書管理システムとは、企業で必要な文書をデジタルデータ化して簡単に共有・管理できるシステムのことを指します。

文書管理システムを導入すれば、紙の書類による管理や個人パソコンによる管理に比べて、使い勝手やセキュリティなどの面で多くのメリットを得られます。この記事では紙の文書で管理する際の悩みを明確にしたあと、4つの点から文書管理システムの導入メリットについて解説していきます。

文書管理システム の製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

これまでの文書管理の課題

多くの企業は文書管理を紙でしていると思います。しかし、紙での文書管理では以下のような問題を引き起こすかも知れません。

  • ・大事な書類がどこにあるか分からない
  • ・重要書類を紛失してしまう
  • ・文書の廃棄に手間がかかる
  • ・文書管理の引き継ぎが面倒
  • ・書類を閲覧できる人を制限しにくい

重要書類を紛失したり、大事な書類の場所がわからないと無駄な業務が増えますよね。文書の廃棄には無駄なコストがかかります。結果として業務効率が悪化し、生産性の低下を引き起こすでしょう。

知っておきたい!文書管理システムとは

上記のような課題を解決できるのが文書管理システムです。文書管理システムとは、紙の文書をデジタル化して共有・管理するシステムを指します。

文書管理システムの主な機能は以下のとおりです。

  • ・文書管理機能
  • ・文書検索機能
  • ・文書アクセス権限機能

文書管理システムの基本的な機能に関しては以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事
文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

watch_later 2019.11.28

文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

続きを読む ≫

文書管理システムの4つの導入メリット

文書管理システムを導入すれば、紙文書によって発生していた様々な問題を解決できます。ここでは4つのメリットを見ていきましょう。

1.検索機能ですばやく書類を発見できる

文書管理システムを導入すれば、情報管理の効率化が図れます。システムではWordやPowerPoint、PDFといった様々なアプリケーションで作成された文書を保存・管理できます。紙文書もスキャン処理をすることで、テキストデータを付与した状態で登録できます。

テキストデータは文書の登録、更新時にシステムのデータベースに登録されます。このデータベースを参照する際に専用の検索エンジンを使えば、必要な文書を素早く見つけられます。また、文書登録時にその文書の属性情報を追加する機能があり、テキスト以外を使った検索も可能です。

会議録や稟議書、報告書など、全ての書類を登録しておけば、必要な情報が必要なときに手に入ります。紙ベースの管理とは違って書類が行方不明になりません。

2. アクセス権限機能でセキュリティを強化できる

企業によってはファイルサーバを導入し、共有が必要な文書を管理する体制をとっているケースも多いのではないでしょうか。ただしファイルサーバの標準機能だけでは、文書ごとにアクセス権限を設定する手間がかかってしまいます。

一方文書管理システムはメンバーの管理機能が搭載されているので、人員の追加や異動などがあっても簡単に管理できます。例えば、「事業計画案は責任者のみアクセス可能にする」「チーム作業の進捗状況を把握する管理表はプロジェクトチームのメンバーだけが読み書き可能にしておく」といった設定も容易です。

3.ワークフローをシステム上で簡略化できる

上司の承認を得なければならない文書の申請ワークフローはとても複雑ですよね。また、責任者が外出中で承認が得られずに困ったという経験もあるのではないでしょうか。

文書管理システムならば、ワークフロー機能によってシステム上で上司や責任者から承認をもらえます。また、本社と営業所が物理的に離れている場合でも、クラウド型文書管理システムなら文書をオンラインで一元管理できます。承認待ちの時間を大幅に短縮できるでしょう。

4.サーバ管理を効率化できる

ファイルサーバに文書データを保存して管理するとなると、社内で管理担当者を用意する必要が出てきます。加えて、社外からの不正アクセスを防ぐためにセキュリティの強化が必要になります。

こうしたケースにも、文書管理システムなら安心です。パッケージを導入することで、社外の特定の人だけが社内の文書データにアクセスできる環境を簡単に実現します。

文書管理システムを導入し、情報管理の効率化を!

文書管理システムには様々なメリットがありますが、主な4つのメリットをまとめると以下のとおりです。

  • 1.書類の迅速な発見
  • 2. セキュリティの強化
  • 3.ワークフローの簡略化
  • 4.サーバ管理の効率化

社内ドキュメントを情報資産として有効活用するために、文書管理システムは不可欠なシステムだと言えます。社内文書の整理や保存の効率化を考えている場合には、文書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

こちらの記事では、20製品以上の文書管理システムを比較しています。具体的にどのような文書管理システムがあるのか知りたいという方は、ぜひ参照してみてください。

関連記事
文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

watch_later 2020.12.15

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

続きを読む ≫
文書管理システム 製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
文書管理システム 選び方ガイド
製品を選ぶときのポイントがわかる!
どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら

このカテゴリーに関連する記事

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

なぜ必要?文書管理システムの5つの導入目的とは

なぜ必要?文書管理システムの5つの導入目的とは

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
文書管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
関連製品・サービス
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
追加
企業間・部門間情報共有プラットフォームPROCENTER/C
セキュリティやバージョン管理、受領確認などの問題を解決することで企業間・部門間のコミュニケーションロスを減らし、生産性向上に貢献する情報共有プラットフォームです。
株式会社トライバルメディアハウス
株式会社トライバルメディアハウス
追加
フリープラン・無料お試しあり!誰でも使える情報共有ツールwelog
誰でも簡単に使える情報共有ツール。社内Wikiやナレッジベースの構築、議事録や日報といった業務記録など、チーム・組織運営に必要な情報を簡単に記録・共有・活用できます。
住友電工情報システム株式会社
住友電工情報システム株式会社
追加
ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム。「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポート。
ウイングアーク1st株式会社
ウイングアーク1st株式会社
追加
「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
SPAは「書類をデータ化 同時に整理」。 これまで人が行っていた業務を自動化することで作業工数を大きく削減。 業務をスピードアップさせ、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
追加
書類を電子化して場所を選ばない働き方を文書管理支援ソリューション
文書管理の課題やニーズは企業ごとに異なります。そこで日立ドキュメントソリューションズではお客さまの課題や目的に応じた文書管理をご提案します。
株式会社ユニオンシンク
株式会社ユニオンシンク
追加
電子化による統制をサポートいたします!文書管理システム 文書デザイナー
文書デザイナーは、高機能なワークフローに最新版・原本管理が可能な文書管理システムです。ISO関連書類などの厳密な管理から、社内情報共有まで幅広く活用できます。権限設定も充実!
株式会社鉄飛テクノロジー
株式会社鉄飛テクノロジー
追加
ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
文書管理・文書運用の悩みを解決します。 優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システム。ファイルサーバーで文書管理ができます。
株式会社大塚商会
株式会社大塚商会
追加
膨大な社内文書の中から、目的の書類を瞬時に入手eValue V
社内規程や見積書・図面・伝票など、社内のさまざまな文書を電子化。見やすく管理できて、目的の書類を素早く見つけられます。
資料請求ランキング
1月18日(月) 更新
第1位
  • ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
  • 住友電工情報システム株式会社
第2位
  • ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
  • 株式会社鉄飛テクノロジー
第3位
  • 「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
  • ウイングアーク1st株式会社
一覧を見る
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • 文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!
    文書管理規程とは、企業が文書管理を行うにあたっ...
  • 文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!
    本記事では、文書管理システムを比較して紹介しま...
  • クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介
    文書管理システムとは、社内の紙文書や電子文書を...
  • 【アプリ対応】スマホ・タブレットでも使える文書管理システム7選!
    文書管理システムを利用することで、契約書や決裁...
  • ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット
    近年、文書管理システムを導入して業務効率化に活...
  • 文書管理を効率化するには?紙文書の課題と解決策を解説!
    紙の書類が多く、文書管理が煩雑になっていません...
  • 文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説
    文書管理とは、企業内の様々な文書を管理すること...
  • 文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!
    企業で発生する文書には適切な文書管理が必要です...
  • 文書管理とナレッジマネジメントの違いや関係性は?5分で分かる解説
    文書管理とナレッジマネジメントとはどう違うので...
  • ファイリングにおけるツミアゲ式とワリツケ式の違いについて解説!
    保管すべき文書が大量だと、文書管理は複雑化しま...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ|
IT製品を探す
カテゴリーから探す |
ランキングから探す
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
BIZトレンド |
List Finder |
Urumo! |
Seminar Shelf

Copyright (C) 2021 IT Trend All Rights Reserved.

文書管理システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline