ココが良い！文書管理システムの４つの導入メリット

文書管理システムとは

文書管理システムとは、紙の文書をデジタル化して一元管理し、検索や共有をしやすくするシステムを指します。

文書管理システムの主な機能は以下のとおりです。

• ・文書検索機能
• ・文書アクセス権限機能
• ・文書管理機能

以下の記事では、上述した基本機能を搭載した文書管理システムのほか、ワークフローなどの便利機能を搭載した製品や無料で使える製品を比較しています。実際の製品を見たいという方はぜひこちらもご覧ください。

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文書管理システムの導入メリット

文書管理システムを導入すれば、紙文書によって発生していたさまざまな問題を解決できます。ここでは４つのメリットを見ていきましょう。

１．検索機能ですばやく書類を発見できる

文書管理システムに会議録や稟議書、報告書など、全ての書類を登録しておけば、必要な情報が必要なときに手に入ります。紙ベースの管理とは違って書類が行方不明になることはありません。

システムではWordやPowerPoint、PDFといったさまざまなアプリケーションで作成された文書を保存・管理できます。紙文書もスキャン処理をすることで、テキストデータへ変換してシステム上に登録できます。

テキストデータ化した文書は集約され、フォルダごとに整理されているので検索機能を使えば、必要な文書を素早く見つけられます。全文検索はもちろん、完全一致検索やあいまい検索にも対応した製品も多いです。また、文書の属性情報を追加するタグ機能があり、関連する文書を検索しやすくなるでしょう。

さらに、文書の内容が更新されてもバージョン管理機能によって変更履歴が残るので、古いデータを参照したいというケースにもすぐ対応できます。

２. アクセス権限機能でセキュリティを強化できる

企業によってはファイルサーバを導入し、共有が必要な文書を管理する体制をとっているケースも多いのではないでしょうか。ただしファイルサーバの標準機能だけでは、文書ごとにアクセス権限を設定する手間がかかってしまいます。

一方、文書管理システムはメンバーごとに閲覧やアクセスを制限する機能が搭載されているので、人員の追加や異動などがあっても簡単に管理できます。例えば、「事業計画案は責任者のみアクセス可能にする」「チーム作業の進捗状況を把握する管理表はプロジェクトチームのメンバーだけが読み書き可能にしておく」といった設定も容易です。

３．ワークフローをシステム上で簡略化できる

報告書や稟議書など、上司の承認を得なければならない文書もあるでしょう。上司が出張で承認まで時間がかかったり、承認ルートが複雑化していたりと、ワークフローの効率化が課題となっている企業も多いはずです。

ワークフロー機能を搭載した文書管理システムなら、システム上で申請し、上司や責任者が承認できます。また、本社と営業所が物理的に離れている場合でも、クラウド型文書管理システムなら文書をオンラインで共有できます。承認待ちの時間を大幅に短縮できるでしょう。

４．サーバ管理を効率化できる

ファイルサーバに文書データを保存して管理するとなると、社内でサーバの保守管理を行う担当者を用意しなければなりません。加えて、社外からの不正アクセスを防ぐためにセキュリティの強化が必要になります。

こうしたケースには、クラウド型文書管理システムがおすすめです。システム提供会社が所有するサーバを利用する形になるので、サーバや周辺機器を自社内に設置する必要はなく、保守管理も任せられます。通信の暗号化やサーバの稼働状況の監視体制など、万全な対策をしているので安心です。

文書管理システムを導入し、情報管理の効率化を！

文書管理システムを導入すると、目的の書類を素早く探し出せるうえ、セキュリティの強化、ワークフローやサーバ管理の効率化などのメリットが得られます。

社内のドキュメントを情報資産として有効活用するために、文書管理システムは不可欠なシステムだといえます。文書の整理や保存の効率化を考えている場合には、文書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。