文書管理システムの導入メリットとは？デメリットも解説

文書管理システムとは

文書管理システムとは、紙の文書をデジタル化し保存・管理するITツールのことです。主な機能は以下のとおりです。

• ●文書検索機能
• ●アクセス管理機能
• ●文書管理機能
• ●ワークフロー
• ●バージョン管理・履歴管理

令和４年１月より改正された電子帳簿保存法では、メールやWebなどの電子取引で受領した書面は電子データとしての保存が義務づけられました。これにより、一定の要件に沿った書面の電子保存が必要となります。そこで、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを導入する企業が増えています。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

文書管理システムの導入を検討している方は、おすすめ製品を比較した以下の記事も参考にしてください。

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文書管理システムの導入メリット

文書管理システムを導入すれば、社内のあらゆる文書を電子化して管理できます。図面をはじめとした書面を多く取り扱う建築・製造業や、テレワーク環境下でワークフローを最適化したい企業など、多くの企業にとってメリットがあります。文書管理システムを導入した際の利点は次のとおりです。

検索性があがるため書類を探しやすい

文書管理システムでは、Word・PowerPoint・PDFなど、さまざまなアプリケーションで作成された文書を保存・管理できます。テキストデータ化されたことで検索性が向上し、全文検索はもちろん、完全一致検索やあいまい検索にも対応した製品も多くあります。

紙で管理していては、目的の文書を目視で探すには時間がかかるでしょう。また、マニュアルなど文書の内容が更新される書面では、最新版がどれだかわからなくなるケースもあります。しかしシステムを導入すれば、バージョン管理機能によって変更履歴が残るので、古いデータを参照したいというケースにもすぐ対応できます。

セキュリティを強化できる

企業によってはファイルサーバを導入し、文書を共有しているケースも多いでしょう。しかし文書ごとのアクセス権限が必要なため、保管・管理に手間がかかります。

一方、文書管理システムはメンバーごとに閲覧やアクセスを制限する機能が搭載されています。そのため、人員の追加や異動にも柔軟に管理が可能です。例えば、「事業計画案は責任者のみアクセス可能にする」「チーム作業の進捗状況を把握する管理表は、プロジェクトチームのメンバーだけが読み書き可能にしておく」といった設定も容易にできます。情報漏えいや改ざんを防止し、内部統制にも効果的です。

管理コストを削減できる

紙の文書はかさばるため、保管にはスペースが必要です。また文書の整理・管理やシュレッダーでの破棄などに人員を割かねばならず、少なからず従業員の負担もあるでしょう。

文書管理システムで文書をデジタル化すれば、ペーパーレス化が実現します。これにより、保管場所や管理負担の削減が可能です。管理コスト・工数の軽減が叶うでしょう。

文書の共有・承認がスムーズに行える

報告書や稟議書は、紙の文書だと手渡しが必要になるため承認に時間がかかりがちです。

ワークフロー機能を搭載した文書管理システムなら、システム上で申請・承認が可能です。また、本社と営業所が物理的に離れている場合でも、クラウド型文書管理システムなら文書をオンラインで共有できます。承認待ちの時間を大幅に短縮できるでしょう。

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文書管理システムの導入デメリット

メリットの多い文書管理システムですが、デメリットも少なからずあります。ここでは導入することで起こりうるデメリットを解説します。

導入・運用コストがかかる

文書管理システム導入による最大のデメリットは、導入・運用コストの発生です。システムの導入費用のほか、クラウドサービスであれば毎月のランニングコストもかかります。

さらに、導入前から蓄積されていた紙の文書をデジタル化するには、スキャンしデータ化しなければなりません。スキャン作業をベンダーに依頼することも可能ですが、費用が別途かかるでしょう。

ルールの周知や運用管理に手間がかかる

導入にあたり、新たな社内ルールの構築や周知・教育が必要です。ルールやフローがわかりにくかったり、システムが使いづらかったりすると、せっかく導入してもシステムが活用されなくなってしまいます。また、ただ文書を保管するだけで、ライフサイクル管理が適切でない事例も多くみられます。

システム導入時や運用に不安がある場合は、サポート体制の充実したベンダーの製品を導入するとよいでしょう。

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文書管理システムの導入を失敗しない鍵は「必要な機能」の選定

自社の課題解決に適さない文書管理システムを導入すると、「情報共有が円滑に進まない」「自社で意味をなさず、使われなくなってしまった」などのトラブルが起きかねません。

文書管理システムの導入を成功させるには、自社に必要な機能を正しく選定しましょう。まずは社内に蓄積された文書のうち、どれを電子化するか定め、システム導入の目的と期待する効果を社内で明らかにします。そして、目的に沿って必要な機能を選定します。

例えば外出先からアクセスすることが多い場合は、スマホやタブレットなどのマルチデバイスに対応したものを選ぶとよいでしょう。また、海外にも拠点がある場合、外国語対応の可否も確認してみてください。さらに可能であれば、導入前に無料トライアルや体験デモをとおして使いやすさをチェックしておくとよいです。

文書管理システムの導入で文書管理を効率化しよう

文書管理システムを導入すると、目的の書類を素早く探し出せるうえ、セキュリティの強化、ワークフローやサーバ管理の効率化などのメリットが得られます。

社内のドキュメントを情報資産として有効活用するために、文書管理システムは不可欠なシステムだといえます。文書の整理や保存の効率化を考えている場合には、文書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。