採用業務を効率化する方法！時間とコストのムダを削減するには

採用活動を効率化すべき理由

採用活動は期間が長く、工数もかかります。現在は多くの企業で、人手不足が叫ばれており、採用の仕事はますます重要性を増しています。とはいえ人事が行う仕事は採用のみではありません。

採用を少しでも効率化することによって、業務に余裕が生まれ、別の業務に時間を割くことができます。まずは、採用活動を効率化すべき理由について見ていきましょう。

業務量が多く限られたリソースで採用しなければならない

採用活動には説明会の準備や面接、選考、内定、内定後の案内、入社後の研修といった数多くの業務があります。さらに、採用部門だけでなくの他部門と協力・連携するための手間もかかります。

また、人事採用部門の担当者は、採用だけでなく通常業務も並行して行わなければなりません。もし求職者の対応に時間を取られれば、割り振られてた仕事を完遂できなくなります。

効率の良い採用活動が優秀な人材の確保につながる

現在では求職者よりも募集している求人の数が多い売り手市場です。このような状況では、採用スピードを上げないと優秀な人材が他社に流れてしまう可能性があります。採用活動を効率化して採用するまでの時間を短縮できれば、優秀な人材を確保しやすくなるでしょう。

また、効率化によって選考期間が短くなれば、担当者の負担を減らして人件費の削減にも繋がります。

採用活動の効率化の課題

採用を効率化するためにどのような課題があるのでしょうか。課題を把握することによって、解決策も自ずと見えてくるはずです。よくある採用に関する、課題について見ていきましょう。

採用者の目標数を達成することが難しくなっている

人手不足を解決するために、採用数のアップを会社から言い渡されているという人事の方は多いのではないでしょうか。しかし、市場感としては売り手市場がしばらく続いており、採用数を増やすことはなかなか難しいことが現実です。

採用数をアップされた結果、目標に届かず評価されない、評価が下がるなどのデメリットがあるかもしれません。

採用管理の工数が多い

採用活動は、工数が多いことがほとんどです。母集団形成のために行う説明会、エントリー対応、求職者の面談、内定、入社までと主だった所だけでもこれだけの工数がかかります。個々の応募者へのフォローなど細かい対応も多々あります。これだけ工数をかけても内定者が辞退してしまうということは往々にして起こりえます。

採用コストがかかる

さらに、課題となるのは工数以外にコストも挙げられます。採用には求人広告を出稿する費用や説明会の会場費といったコストが発生します。実際に1人採用するのに数十万円から数百万円かかるケースも珍しくありません。そのため、限れられた予算の範囲で採用活動するためにも効率化が必要なのです。

採用活動を効率化する方法

では、具体的にどのようにして採用活動を効率化すれば良いのか見ていきましょう。

選考プロセスの見直しによる工数の削減

採用活動において無駄が発生しやすいのは選考フローです。例えば、大量の応募に対して１対１の面接を実施していれば、膨大な時間を取られてしまいます。ほかにも、応募者への対応など応募管理が煩雑になることで、連絡が遅れてしまうなどの問題も発生します。

もし採用活動において、次のステップに進む人数を表した「歩留まり率」が低い工程があれば、無駄が発生していることが高いです。実際に採用フローが無駄に長く、連絡が遅いと他社に決めてしまうため、辞退する人は増えます。

このように、歩留まり率が低いフローを中心に選考プロセスを見直して無駄を削減しましょう。

評価基準の具体化による素早い合否判定

採用活動を効率化させるためには、無駄を省き自社にマッチした人材を獲得できるようにしなければなりません。例えば、面接官によって選考結果に違いが出ることも多いです。これは評価方法が不明瞭で担当者の主観が反映されていることが原因です。

そこで、自社で明確な評価基準を設定すれば、担当者は面接を進めやすくなります。具体的な評価基準をもとに選考すれば自社とのミスマッチを防ぐこともできるでしょう。

例えば、営業社員であれば過去の売上実績を重視したり、デスクワークを行う社員であればエクセルなどのスキルを判断基準にします。しかし、意欲や向上心などは数値化しにくいため、複数の面接官で話し合い点数化する必要があります。

採用代行サービスの利用による採用コスト削減

採用活動で時間がかかるのは面接です。さらに人選は担当者個人の判断に委ねられるため、個人の価値観によって選考結果に差が出てしまいます。

安定して自社にマッチする人材を獲得するためには、採用代行サービスの利用がおすすめです。採用のプロが面接を行うため、自社の工数を削減して採用基準に適した人材を確保できるでしょう。

人事採用部門が人材不足で新しく人を補充する場合、人件費や教育コストがかかります。採用代行サービスを利用すれば、人材を採用するよりもコスト削減に繋がるケースが多いです。

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業務を効率化できる「採用管理システム」とは

確かに採用代行サービスを利用すれば、採用工数を削減し効率化を図れます。しかし、採用プロセスを外部に委託するため、ノウハウを自社に蓄積できないといったデメリットがあります。

したがって、長期的に採用活動の効率化を図りたい場合は、自社で完結できるようにしなければなりません。

そこで、業務を効率化できる採用管理システムを利用するのがおすすめです。採用管理システムとは、求職者の応募から採用までの情報を一元管理できるシステムです。社内で応募者の情報や選考状況を共有可能なため、応募者へ適切に対応できます。

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採用の課題を認識しベストな効率化の方法を選ぼう

採用活動は業務量が多く、予算が限られているため効率化を図らなければなりません。まずは選考プロセスを見直しましょう。そして評価基準を明確にすれば効率良く選考を進められるうえ、自社にマッチした人材を獲得しやすくなります。工数を削減し、選考基準を均一化したい場合は採用代行サービスや採用管理システムの利用がおすすめです。

効率化する方法はさまざまなため、自社にとってベストな方法を選びましょう。