採用業務を効率化する５つの方法！時間とコストのムダを削減するには

採用業務を効率化すべき理由

採用業務を効率化すべき理由は主に２つあります。

人事部門の負担を軽減するため

一口に採用業務と言っても、その内容は多岐にわたります。具体的なフローは以下のとおりです。

• ■採用計画の立案
• ■宣伝媒体の選定
• ■求人票の作成・公開
• ■選考管理（面接から内定まで）
• ■内定者のフォロー
• ■効果測定

特に選考管理は複数回行わなければならず、その負担が大きいことは想像に難くありません。さらに、これらの業務は他の部署・部門との協力も必要です。

人事部門は、上記の採用業務を通常業務と並行して行わなければならず、リソースが足りなくなることもあります。こうした負担を軽減し、人事部門が適切に業務を完遂できるようにするために採用業務を効率化する必要があります。

優秀な人材の確保につなげるため

現在では求職者よりも募集している求人の数が多い売り手市場です。このような状況では、採用スピードを上げないと優秀な人材が他社に流れてしまう可能性があります。採用活動を効率化して採用するまでの時間を短縮できれば、優秀な人材を確保しやすくなるでしょう。

また、効率化によって選考期間が短くなれば、担当者の負担を減らして人件費の削減にも繋がります。

採用業務の効率化を阻む課題

採用業務は他の業務と比べて効率化しにくい特徴があります。代表的な課題を２つ見てみましょう。

応募者とのコミュニケーションが負担になっている

世の中のほとんどの仕事において、コミュニケーションは重要な要素だとされています。しかし、だからといってコミュニケーションに注力しすぎるべきではありません。それ自体は企業に利益をもたらさないからです。

ところが、採用業務においてコミュニケーションコストを減らすのは容易ではありません。優れた求職者を招こうとすれば丁寧なフォローが必要になり、そのためにはこまめなコミュニケーションを取らなければならないからです。

また、メディアに掲載する採用ページの情報も更新する必要があります。古い内容がそのままになっていると応募者の混乱を招くおそれがあります。

それに加えて、採用業務には社内にいる多くの従業員が関わるため、その人たちとの連絡も不可欠です。以上のことから、採用業務ではコミュニケーションが必要な場面が多く、それらを削減するのが難しいために効率化が困難になっています。

新しい取り組みをするのに時間がかかる

良い人材が集まらないことに問題意識を抱き、採用業務の質を上げたいと願う企業は多いでしょう。ところが、それを試みると業務の負担が大幅に増大するという課題があります。

たとえば、利用する転職エージェントを増やすとしましょう。しかし、まず転職エージェントを選定する手間がかかります。膨大な費用が発生する以上、慎重に選定せざるを得ません。また、選定後はエージェントの担当者と密に連絡を取り合いながら採用業務を進める必要があります。ここでもコミュニケーションコストが発生し、人事部の業務を圧迫しかねません。

さらに、こうした一連の努力の成果はなかなか出ません。目に見える形になって現れるまでにはかなりの時間を要し、それまでは増大した負担ばかりを背負うことになります。長期的な視点で挑まなければ破綻するリスクがあるため気をつけましょう。

採用業務を効率化する５つの方法

続いて、採用業務の効率化方法を５つ紹介します。

１．選考プロセスの見直し

製造業では「歩留まり」という考え方が用いられます。これは、理論上可能な生産高に対する実際の生産高の割合です。たとえば、ある製品を100個作れるほどの原料を投じたところ、完成したのが98個、２個が不良品だった場合、歩留まりは98％ということになります。

当然ながら歩留まりは高いほど理想的です。歩留まりが不当に低いようなら、製造プロセスに問題があると考えられるため、見直しが必要になります。

この考え方は採用業務にも適用できます。たとえば、内定者10人に対して入社したのが８人ならば歩留まりは80％です。この数値が想定より低いのであれば、採用プロセスのどこかに問題があるはずです。「内定後の連絡が遅い」「入社後のイメージを伝えられていない」など、歩留まりが低い原因を探して改善しましょう。

こうした努力で歩留まりを改善できれば、同じ労力を投じた際の効果が高くなり、採用業務が効率化します。

２．応募者対応のスピード改善

応募者への対応が遅いと、自社に対する応募者の関心が薄れることがあります。これは人材が他社に流れる大きな要因の１つです。自社への関心が薄くなっているところに他の企業から熱心なアプローチがあれば、当然応募者はそちらへ興味を移します。

したがって、応募者への対応はできるだけ素早く行わなければなりません。しかし、これを人力で実践しようとすると採用業務の負担が余計に増大します。そこで利用したいのがレスポンスの自動化です。応募者の応募に対して、ひとまず自動的にメールなどが送られる体制を整備しておけば、関心の低下を防げます。

また、面接もできるだけ早い段階で実施しなければなりません。面接官のスケジュールをITツールなどで常に人事部内で共有し、空いている日時に速やかに面接予定を入れられるようにしましょう。

３．評価基準の具体化

面接の評価基準が面接官によって異なっているケースがあります。しかし、このように属人化した評価では結論が出るまでに余計な時間を要します。また、求職者と企業のミスマッチによる問題も生じかねません。

こうした課題を排除するために、評価基準を具体化しましょう。できるだけ客観的な指標を用い、誰が評価しても同じような結果になるような体制を整備します。スキルや経験などは数値化しやすいため、積極的に標準化しましょう。

一方、熱意や意欲、コミュニケーション能力のように数値化しづらい判断項目もあります。これらについても、チェックリストを用意するなどして速やかに結論を下せるよう準備しておきましょう。

４．採用代行サービスの利用

採用活動で時間がかかるのは面接です。さらに人選は担当者個人の判断に委ねられるため、個人の価値観によって選考結果に差が出てしまいます。

安定して自社にマッチする人材を獲得するためには、採用代行サービスの利用がおすすめです。採用のプロが面接を行うため、自社の工数を削減して採用基準に適した人材を確保できるでしょう。

人事採用部門が人材不足で新しく人を補充する場合、人件費や教育コストがかかります。採用代行サービスを利用すれば、人材を採用するよりもコスト削減に繋がるケースが多いです。

５．ITシステムの活用

ITシステムを活用することで採用業務を効率化できます。

採用管理システム

確かに採用代行サービスを利用すれば、採用工数を削減し効率化を図れます。しかし、採用プロセスを外部に委託するため、ノウハウを自社に蓄積できないといったデメリットがあります。

したがって、長期的に採用活動の効率化を図りたい場合は、自社で完結できるようにしなければなりません。

そこで、業務を効率化できる採用管理システムを利用するのがおすすめです。採用管理システムとは、求職者の応募から採用までの情報を一元管理できるシステムです。社内で応募者の情報や選考状況を共有可能なため、応募者へ適切に対応できます。

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Web面接・オンライン面接システム

Web面接・オンライン面接システムは、その名のとおりWeb上で面接するシステムです。スマートフォンやパソコンに内蔵あるいは外部に接続されたカメラ・マイクなどを使って面接を行います。

単にWeb上で顔を合わせるだけなら、Web会議ツールでも可能です。しかし、Web面接・オンライン面接ツールには評価シートや採用プロセスの進捗確認機能など、採用業務を一元管理する機能が備わっています。社内での情報共有も簡単です。

また、応募者の負担を最小限に抑えられる特徴も備えています。たとえば、一般的なWeb会議システムは専用アプリのインストールやログインが必要です。一方、Web面接・オンライン面接ツールはワンクリックで使用できるなど、応募者が少ない手間で使えるようになっています。結果として応募者が増加し、採用プロセスの効率化を見込めます。

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採用業務を効率化し、人事部門の負担を軽減しよう！

採用業務には多くのプロセスがあり、人事部の通常業務を圧迫します。採用の質を上げようとすればするほど大変になるため、多くの企業が課題を感じています。

採用業務を効率化する方法は以下の５つです。

• １．歩留まりの改善
• ２．対応の高速化
• ３．評価基準の具体化
• ４．採用代行サービスの利用
• ５．ITシステムの利用

以上を踏まえ、採用業務を効率化しましょう。