エンタープライズサーチの必要性と活用場面

社内に埋もれる情報資産の活用

情報化社会あるいは高度情報化社会と盛んに叫ばれるようになったのは1980年代後半から1990年代のことです。多くの業務システムが構築され、蓄積した情報を活用して、競争力強化に役立てようとしました。

たとえば販売管理システムのデータを分析して、顧客別の推奨商品を見つける、店舗ごとの販売傾向を分析する、商品別の売れ筋や死に筋を見つけるなどです。これらデータを営業担当者にオープンにすることで情報武装化という言葉も生まれました。

2000年代になると、企業内には膨大な量のデータが蓄積されるようになりました。しかし、生産管理担当者が今後の生産計画立案のため過去のデータを分析しようとすると、生産管理システムと販売管理システムのデータにアクセスしなければなりません。複数のシステムからデータを取り寄せるのが手間となります。販売推進担当者が企画書をつくるにも販売管理システムと顧客管理システムにアクセスが必要です。

データ形式が異なるため、複数のシステムへのアクセスは大変な労力になります。さらに、データも膨大で、どれが役立つのかわかりません。まして現在はビッグデータの時代。情報はあふれるほどあり、社内に埋もれている有用なデータ、欲しいデータを見付けるのが大きな課題となっているのです。

エンタープライズサーチで課題解決

2000年代になってインターネットがブロードバンド化され、企業や社会に浸透してきました。多くの情報がインターネット上に公開され、GoogleやYahoo!に代表される各種検索エンジンが使われるようになりました。

これと同じことが企業内のシステムにも応用できないかというアイディアが生まれ、いくつかの先進的な検索エンジンが誕生しています。これらが現在のエンタープライズサーチの元になっています。

企業内に構築された多く業務システムは異なる形式で情報を蓄積しています。それらを変換して、一ヵ所に集めるよりも、優れたエンタープライズサーチで、それぞれのシステムの情報を横串に検索していく方がはるかに効率的です。

業務システムばかりではありません。お客様へのプレゼンテーション資料を作成する際、ゼロベースからではなく、過去に類似のドキュメントがあれば、それを流用して作成した方が大幅な時間短縮になります。

エンタープライズサーチはPowerPoint、Word、Excel、PDFなど異なる形式のドキュメントも検索することができます。 また、専門のシステムとして提供されているほか、文書管理やナレッジマネジメントなどのシステムに検索エンジンとして組み込まれることも多くあります。

活用の場面

エンタープライズサーチには次のような場面で活用されています。

■グループ内での情報共有

現在ではファイルサーバをグループで共有し、膨大な量のドキュメントを保存しています。それらは数え切れないほどのフォルダに分類され、データ形式も多岐にわたります。これらから欲しいドキュメントを見つけ出す手段としてエンタープライズサーチが利用されています。

■企画部門での情報抽出

販売傾向、顧客情報、インターネットからの市場動向などから販売戦略を立案できます。蓄積された顧客情報、クレーム情報、お問い合わせ情報を分析することで、お客様の声を反映させた新商品を開発できます。

■ナレッジ共有

個人に蓄積されたノウハウをナレッジとして共有することで、組織のノウハウにすることが可能になります。ノウハウを体系化して、マニュアル作成も可能です。個人に依存した競争力を全社で発揮できるようになります。

■FAQページの作成

お問い合わせ情報を集約し、社内や顧客向けのFAQページを作成できます。ヘルプデスクの大幅な効率化が可能となります。

ビッグデータ時代、データが新しい価値を生み出しています。社内にも大きな価値を持つスモールデータが埋もれています。まず足元、手元にある貴重な情報資産を活かすためにエンタープライズサーチは欠かせないソリューションとなっています。