エンタープライズサーチの導入メリットをご紹介！デメリットは？

エンタープライズサーチの導入メリット

エンタープライズサーチを導入するメリットは以下の４つです。

• １： あらゆる社内データを横断して検索可能
• ２：フォルダ名だけでなく内容の検索も可能
• ３： 日報やナレッジ共有としても活用できる
• ４：ナレッジの向上とCSR向上

ここから詳しく解説していきます。

メリット１： あらゆる社内データを横断して検索可能

社内にGoogleのような検索エンジンを持つことを想像してみてください。エンタープライズサーチを導入することで、ドキュメント文書だけでなく、テキストデータ・PDF・電子メール・音声データ・CADデータなどあらゆる種類のファイルを横断して検索することが可能となり、見つけたいデータを瞬時に検索することが出来るようになります。

具体的には、会議資料や売り上げの実績情報など、過去のファイルが必要となる場合にエンタープライズサーチは効力を発揮します。日々、肥大化する社内データから必要な時に、必要な情報をイントラネットや自社サーバーから横断して検索することができるのです。

メリット２：フォルダ名だけでなく内容の検索も可能

フォルダを自由に設置できるように運用している場合、フォルダ階層が深くなり過ぎてしまったり、似たようなフォルダ名、ファイル名が乱立することで、必要なファイルを探せなくなるだけではなく、改めて整理することすら、困難になっているケースがあります。

ファイル名だけではなく、ファイルの内容を対象にする全文検索機能を持つエンタープライズサーチを導入することで、あらゆる社内のデータを検索し、再整理することが可能になります。あるいは、フォルダによる整理を廃止しても、必要なファイルにたどり着くことができるようにもなるので、データの保存から活用までの全社員の生産性向上にも寄与することが可能になります。

メリット３： 日報やナレッジ共有としても活用できる

エンタープライズサーチと自社内の販売管理・在庫管理・財務管理と連携させることで、情報活用の幅をさらに広げることが可能となります。

加えて、マルチデバイスに対応させることで、場所を問わずに情報を検索することが可能となり、外出時や出張先でも瞬時に必要な情報にアクセスすることができるのです。情報を検索するだけでなく、検索した情報を共有し、ナレッジマネジメントを促進することも実現できます。

また、社内ブログからグループウェアに至るまで幅広い箇所から検索することができるため、営業日報などの日々の情報から、業務の改善点を洗い出すこともできます。エンタープライズサーチを利用することで、情報を検索して活用し、新たな場面で情報を活かすことができるのです。

メリット４：ナレッジの向上とCSR向上

エンタープライズサーチを導入することで得られるメリットは、社内情報の検索による業務の効率化だけではありません。検索した情報をもとに、自社製品・サービスの見直しとナレッジマネジメントを促進させ、長期的な観点からの売り上げ増加を見込むことができます。

また、検索し整理された情報は、法令遵守やコーポレートガバナンスにも活用することができるため、CSR（企業の社会的責任）の向上と自社ブランディングの醸成に寄与すると言えるでしょう。検索した情報を分析することで、新たなナレッジを生み出し、膨大な社内データから見つけ出した潜在的な情報を体系化して整理することで、情報活用の幅を広げることができます。

以上のように、エンタープライズサーチを導入することで得られるメリットは、実に多いと言えます。社内データを瞬時に検索するだけでなく、検索した結果を元に情報を共有し、知識を体系化することで、従業員個々のポテンシャルを高めることができるのです。そして、ポテンシャルの成長が将来的に、自社の売り上げに大きく寄与することになります。

エンタープライズサーチのデメリットは？

特筆すべきエンタープライズサーチのデメリットはありませんが、セキュリティ対策は万全に行いましょう。ITシステムにはセキュリティの不安がつきものです。情報漏えいが起こってしまっては元も子もありません。

また、「どんな活用をするのか」を具体的に決めてから導入に至りましょう。活用方法が決まっていないと、導入しても活用しきれず使われないシステムとなってしまう可能性もあります。

エンタープライズサーチ導入の失敗を防ぎたいという方は、以下の記事を参考にしてみてください。

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社内検索だけでなくナレッジ向上も！

日々、肥大化していく社内データを把握することは容易ではありません。乱雑に配置された情報を体系化して整理し、情報を共有することで自社の業務を大幅に効率化することが可能となります。エンタープライズサーチを導入するメリットは、社内情報の検索だけにはとどまらないのです。

社内に蓄積されているナレッジを共有して、自社の売上・利益向上につなげましょう。気になる方は、ぜひ製品をご覧になってみてください。