エンタープライズサーチの特徴と導入メリットとは？デメリットも！

エンタープライズサーチのメリット

社内検索エンジンであるエンタープライズサーチを導入するメリットは主に４つです。

• １： 社内データを横断して検索可能
• ２：フォルダ名だけでなく内容の検索も可能
• ３： 日報やナレッジ共有としても活用できる
• ４：ナレッジの向上とCSR向上

ここから詳しく解説していきます。

メリット１：社内データを横断して検索可能

社内にGoogleのような検索エンジンを持つことを想像してみてください。

エンタープライズサーチを導入することで、ドキュメント文書だけでなく、テキストデータ・PDF・電子メール・音声データ・CADデータなどあらゆる種類のファイルを横断して検索することが可能となり、見つけたいデータを瞬時に検索することが出来るようになります。

具体的には、会議資料や売り上げの実績情報など、過去のファイルが必要となる場合にエンタープライズサーチは効力を発揮します。日々、肥大化する社内データから必要な時に、必要な情報をイントラネットや自社サーバーから横断して検索することができるのです。

メリット２：フォルダ名だけでなく内容の検索も可能

ファイル名だけではなく、ファイルの内容を対象にする全文検索機能を持つエンタープライズサーチを導入することで、あらゆる社内のデータを検索し、再整理することが可能になります。

また、フォルダによる整理を廃止しても、必要なファイルにたどり着くことが可能なので、データの保存から活用までの全社員の生産性向上にも寄与します。

メリット３： 日報やナレッジ共有としても活用できる

エンタープライズサーチと自社内の販売管理・在庫管理・財務管理と連携させることで、情報活用の幅をさらに広げられます。

また、マルチデバイスに対応させることで、場所を問わずに情報を検索することが可能となり、外出時や出張先でも瞬時に必要な情報にアクセスすることができるのです。情報を検索するだけでなく、検索した情報を共有し、ナレッジマネジメントを促進することも実現できます。

社内ブログからグループウェアに至るまで幅広い箇所から検索することができるため、営業日報などの日々の情報から、業務の改善点を洗い出すことも可能です。エンタープライズサーチを利用することで、情報を検索して活用し、新たな場面で情報を活かすことができるのです。

メリット４：ナレッジの向上とCSR向上

検索した情報をもとに、自社製品・サービスの見直しとナレッジマネジメントを促進させ、長期的な観点からの売り上げ増加を見込むことができます。また、検索し整理された情報は、法令遵守やコーポレートガバナンスにも活用できるため、CSRの向上と自社ブランディングにも貢献します。

社内データを瞬時に検索するだけでなく、検索した結果を元に情報を共有し、知識を体系化することで、従業員個々のポテンシャルを高めることができるのです。そして、ポテンシャルの成長が将来的に、自社の売り上げに大きく寄与するでしょう。

エンタープライズサーチのデメリット

ITシステムにはセキュリティの不安がつきものです。情報漏えいが起こってしまっては元も子もありません。「どんな活用をするのか」を具体的に決めてから導入に至りましょう。活用方法が決まっていないと、導入しても活用しきれず使われないシステムとなってしまう可能性もあります。

エンタープライズサーチ導入の失敗を防ぎたいという方は、以下の記事を参考にしてみてください。

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エンタープライズサーチのメリットを理解して選定をしよう！

日々、肥大化していく社内データを把握することは容易ではありません。乱雑に配置された情報を整理することで、大幅に業務を効率化することが可能となります。社内に蓄積されているナレッジを共有して、自社の売上・利益向上につなげましょう。

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