中小企業のグループウェア導入メリットは？選定ポイント、普及率も紹介

中小企業がグループウェアを導入するメリット

グループウェアは大人数でのやり取りを円滑化するツールであるため、中小企業で導入する意味があるのか疑問を抱いている人も多いでしょう。しかし、利用者が少人数であってもグループウェアは大きなメリットをもたらします。

たとえば、グループウェアにはクラウドストレージが備わっている製品があります。ストレージ上にファイル保存していれば、時間や場所を問わずに目的のデータにアクセスが可能です。また、スケジュール管理機能を使えば、すべての部門・メンバーの予定を一元管理できます。さらに、チャット機能を使えば従業員同士の連絡や打ち合わせも円滑化するでしょう。

グループウェアには、ワークフロー機能やタスク管理機能、ファイル共有機能、コミュニケーション機能など、業務効率化やコミュニケーションの活性化を促進する多くの機能が搭載されています。これらの機能がもたらす恩恵は、利用者が少人数であっても損なわれません。むしろ、少人数だからこそスムーズにグループウェアの利用に移行できるメリットもあります。

中小企業におけるグループウェアの普及率

アイティメディア株式会社が運営するメディア「キーマンズネット」は、グループウェア導入率について2018年に調査を実施しました。その結果によると、従業員100人以下の中小企業では、前回（2014年）の調査結果47.6％から29.6ポイント増加して77.2％となっています。

一方、企業規模を問わない全体の導入率では74.8％から12.1ポイント増えて86.9％になりました。これらのデータから、全体と比較して特に中小企業における導入率の伸びが著しいといえるでしょう。近年、手軽に導入できるクラウド型グループウェアが増えたことが、大きな要因と考えられています。

参照：グループウェアの導入状況（2018年）／前編：IT担当者300人に聞きました｜キーマンズネット

中小企業向けグループウェアの比較ポイント

中小企業でこれからグループウェアを導入する場合、どのような点に留意して製品を比較すればいいのでしょうか。

最小契約人数はどれくらいか

製品によって最小契約人数が異なります。大企業向けの製品であれば、ある程度の人数がいなければ導入できない可能性があります。一方、中小企業向けの製品なら数人から利用可能なケースも多いでしょう。

このとき、できるだけ最小契約人数が少ない製品をおすすめします。なぜなら、何らかの原因で従業員が減少した際、最小契約人数を下回る可能性があるためです。その場合、いない従業員の分まで契約する必要があり、無駄なコストが発生します。

料金はどれくらいか

中小企業でグループウェアを導入する場合、基本的には導入コストの低いクラウド型利用をおすすめします。料金は、ユーザー１人あたり月額500円～1,000円程度と手軽です。

ただし、利用人数が多ければ膨大な金額になることもあります。たとえば、１人あたり月額1,000円なら年額12,000円です。このとき、利用者が100人いれば、年間のコストは120万円となります。

いきなり高額な利用料だと負担になる場合は、少人数から利用し始めてもいいでしょう。また、利用規模によっては無料プランで事足りるケースもあります。

使い勝手に優れているか

グループウェアは、部門などの垣根を超えて社内で情報共有できるのが魅力です。しかし、操作が難しいとITリテラシーの高い人にしか使えなくなります。仮に使えたとしても、手間がかかるようでは日常の業務に浸透しません。

そこで必要なのは、操作性に優れた製品を選ぶことです。一度無料プランで試し、納得できる製品を導入しましょう。

中小企業においてもグループウェアを導入し、業務を効率化！

中小企業においてもグループウェアを導入するメリットは少なくありません。実際、すでに約８割もの中小企業がグループウェアを導入・活用しています。これから導入する場合は、以下の点に留意して製品を比較しましょう。

• ■最小契約人数
• ■料金
• ■操作性

以上を踏まえて自社にあったグループウェアを導入し、業務を効率化しましょう。