ナレッジマネジメントツール 情報の整理により良質な顧客対応や高度な業務効率化を実現する Tayori

Tayoriは社内に散在している情報を一元化し、その活用性を高めるナレッジマネジメントツールです。社内からの問い合わせの一本化やカスタマーサポートの窓口の管理など、さまざまな局面で利用できます。無料プランもあり、小規模から使えます。

Tayoriの代表的な機能を紹介します。

【フォーム・受信箱】
入力フォームを作成し、受け取ったデータを受信箱で管理する機能です。入力フォームは事前に用意されたテンプレートを選び、そこに必要な情報を入力するだけで良いため大きな手間はかかりません。また、受信箱ではステータスを管理できるため、複数人で使用する際の混乱を防げます。具体的には、問い合わせフォームやイベントの予約フォーム、また採用活動でも使えます。用意されているテンプレートが豊富なため、さまざまなビジネスシーンに応用可能です。

【FAQ】
FAQといえばQ＆A形式の質問・回答集を思い浮かべるかもしれません。しかし、TayoriのFAQ機能は業務マニュアルやナレッジベースとしても利用できます。まず、FAQページにはパスワードやIPアドレス制限を設定可能。この機能を使えば閲覧できる対象者を絞り込めるため、外部向けのFAQだけでなく、社内で使う業務マニュアルや取引先との情報共有にも使えます。ちなみに、FAQ機能もフォーム・受信箱と同様にテンプレートが搭載。必要な情報を画面に従って入力するだけで構築できます。

【アンケート】
アンケートの作成からデータの集計・分析までワンストップで行える機能です。回収した回答をシステムが自動的に集計し、リアルタイムにグラフ化します。さらに、集計結果はCSVファイルとして出力できるため、ほかのソフトで分析することもできます。また、アンケートにもテンプレートが搭載され、顧客満足度やヘルスケア、マーケティング、スポーツ、イベントなど幅広い業種で使用できるようになっています。そのうえ、アンケート項目にはチェックボックスやスケールなど多様な形式が用意され、目的に応じて柔軟にカスタマイズすることも可能です。

【チャット】
Tayoriのチャット機能の特徴は連携機能にあります。アンケート機能と連携すると、チャット開始前にアンケートを入力してもらうことにより、ユーザーの状況を把握したうえでチャットに移れます。顧客対応の効率化などに役立つでしょう。また、フォームやFAQ機能と連携すると、オフライン時の対応も実現します。担当者がチャットで応答できない時間帯を事前に設定しておけば、顧客をFAQページに案内するなどして問題解決に導きます。

Tayoriの機能を使うと、具体的に次のような課題を解決できます。

【カスタマーサポート】
複数人でカスタマーサポートに当たる場合、どの顧客にどこまで対応したのかわからなくなりがちです。そこでTayoriのステータス管理機能を使えば、対応状況を一目で把握できるようになります。また、受信箱ではチーム内でメモを共有できるため、対応状況の詳細を伝えるなどすれば高品質なカスタマーサポートが実現します。

【企画・マーケティング】
アンケート機能を使えば簡単に市場のニーズを把握できます。結果はCSVでダウンロードし、別の分析ソフトで使えば高度な分析も可能になるでしょう。また、フォーム・受信箱機能を使用して問い合わせデータを整理することでも顧客ニーズを把握できます。