Mail Vault とは
SBテクノロジーの Mail Vault は、Microsoft 365 専用のメールアーカイブサービスです。
近年、企業がコンプライアンスを強化する必要性が高まってきており、社内外で発生したトラブルや、法規制に対応するためにメールアーカイブを導入される例が増えてきています。
≪メールアーカイブが必要になるケース≫
・コンプライアンス・訴訟に対応するためにメールを保存する必要がある
・関税法の改正により、メールを5年ないしは7年保存する必要がある
≪メールアーカイブに必要な要件≫
・長期間に渡りメールが保存できること
・メールが改ざんされないこと
・メールをすばやく検索・容易に提出できること
Microsoft 365 のオプションである Exchange Online Archiving で保持されるアーカイブ容量では必要な保存年数分を維持できない場合や、Microsoft 365 の検索機能よりも詳細な検索条件でメールを探したい場合に最適なのが、SBテクノロジーが提供する Mail Vault です。
Mail Vault で解決できる課題
【内部統制を図りたい】
通常、メールボックスに保存したメールは削除・改ざんできてしまいます。これでは、自社の社員が不当なやり取りをしていないか監視することができません。しかし、Mail Vault に保存されたメールは削除・改ざんが不可能です。どのようなやり取りがメールで行われたのか、正確な記録を後から確認できるため、内部統制に役立ちます。
【インシデント発生時に速やかに対応】
何らかの問題が発生し、メールアーカイブのデータが必要になった際に、すぐにメールを探し出せます。目的の情報に速やかにアクセスすることで、問題の早期解決を実現します。
Mail Vault の強み
【メールの容量は無制限】
Mail Vault では1年間分のデータをクラウド上に保存できます。容量に制限がないため、1年以内であれば無制限にメールを保存可能です。1年を超過したデータは、記録メディアに保存し郵送されるため、メディアが残っている限りデータを長期間に渡り保存が可能です。
【検索のヒット率を向上】
Microsoft 365 標準の検索機能と比較し、キーワードでの検索ヒット率を向上させます。また、受信期間、アドレス、件名、添付ファイル有無など細やかな検索条件から欲しい情報だけをヒットさせることができます。記録メディアに保管されたデータも同様に詳細な検索が可能です。
【アクセス制限が可能】
IP アドレスや検索対象ドメインなどに基づいて、アクセス制限を設定できます。内部統制を図るための重要なデータにアクセスできる人物を制限することで、よりセキュアな環境を実現します。
【すぐに使いたい】
メールアーカイブが必要となった際に、導入にかかる期間が長ければ肝心なときに間に合わないかもしれません。その点、Mail Vault はクラウド型のため、簡単に設定、すぐに導入可能です。
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