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電帳法対応におすすめします。
この製品のいい点
ファイルの履歴管理に最適だと思います。資料改定についても同じところに旧資料と新資料を保存できるので、過去どのような変遷を経ているのかを確認しやすいと思います。
Boxの改善してほしい点
有償ライセンスの価格がそこそこするので導入費用がそれなりにかかりました。無償ライセンスもあるものの使いたい機能から有償ライセンスで契約する必要がありました。
Box導入で得られた効果・メリット
今年一月から開始した電子帳簿保存法改正に伴う電子文書の保管に使用しています。文書の訂正、削除履歴が確認できる他、検索機能も充実しており法改正に円滑に対応できました。
検討者にオススメするポイント
操作しやすい画面構成も良いと思います。
Box導入でファイル共有がスムーズに
この製品のいい点
紙媒体の削減を会社から求められてboxの存在に行きつきました。顧客と専用リンクを共有することで大容量のファイル交換も可能になりました。
Boxの改善してほしい点
概ね良好ですが、フォルダのコピーに若干慣れが必要です。より簡単なフォルダコピー機能があれば良いと思います。
システムの不具合がありましたか？
特にありません。
Box導入で得られた効果・メリット
請求書や提案書など大容量になりやすく、紙媒体での提出が慣例だった業務もbox導入で双方削減につながると思います。
とにかくシンプルで使いやすい
この製品のいい点
数あるクラウドストレージの中で、とにかく使い易いです。ついつい頻繁に使うデータや素早くアクセスしたい作成中の書類などは優先的にBoxを利用しています。
と言うのも、機能などが他製品よりも少ないからこそ使い易いのだと思います。
Boxの改善してほしい点
特に増やしてほしい機能などはありませんし、快適に利用しております。このまま変更点なく使い続けたいです。
システムの不具合がありましたか？
特に大きなデータではなかったのに、保存の際に、時間がかかる時がありました。
Box導入で得られた効果・メリット
急いでいる時や、授業中の黒板の前などで素早くデータを取り出すにはこのBoxはストレスなく無駄な時間は作りません。フォルダも、あえて作らず、ぽんぽんと保存してゆく様にしています。
検討者にオススメするポイント
Box自体を、特別なフォルダとして１つのカテゴリーで扱うと良いかと思います。例えば、仕事の一部分のタスク用、など。
ファイルサーバーに慣れていると使いにくさを感じる
この製品のいい点
以前使用していたファイルサーバーはただの社内クラウドストレージでしたが、BOXはストレージサービス以上の機能を持ち合わせています。例えば、複数人でのファイル同時編集やファイルのバージョン保持、他会社との共有フォルダの作成ができる点はとても良いです。
Boxの改善してほしい点
BOXは使用できる形態としてWEBブラウザとBOX driveの２種類があります。WEBブラウザを使用するとBOXの機能を全て使うことができますが、driveだと機能が限定されます。上記の複数人でのファイル同時編集やファイルバージョンの保持はdriveには機能がありません。ですが、一般的にPCを使う人が基本的な操作として慣れているのはエクスプローラーを使用する方だと思われます。ブラウザ版にはドラッグでのカット＆ペーストができないなど直感的な操作ができず、使いづらく感じています。driveにもブラウザ版と同様の機能が盛り込まれれば格段に良くなると感じています。
Box導入で得られた効果・メリット
以前使用していたファイルサーバーでファイルを編集すようとすると、他人が編集していた場合は編集が終わるまで待つ必要がありましたが、ブラウザ版の機能を使うことで同時編集が可能になることで、データの保持等を気にすることなくいつでも編集ができるため小さなストレスをためることなく作業ができるようになったと思います。
顧客とのファイルのやり取りがよりタイムリーに簡便になりました
この製品のいい点
メールにリンクを添付するだけでファイルデータを送付することが出来る。URLをクリックするだけ、登録など不要のため、送付された側も簡単にインストールできる。
Boxの改善してほしい点
直感的に操作できる一方、送付された相手にどう表示されるかなどが分かりにくい。簡便すぎるが故にチェックをしないと間違えて送付してしまう場合などがある。
Box導入で得られた効果・メリット
取引先企業において「10MB以上データ送付不可」のようなファイル容量制限をかけているところが多く、そのような顧客にもファイルの共有をすることが出来た。
検討者にオススメするポイント
高容量データのやり取りをする機会が多い会社にとっては大きなメリットとなると思います
業務内容の段階的な把握に便利
この製品のいい点
何ページにも及ぶ資料を一覧でき、パソコンはもちろんタブレットやスマホの画面でもアプリを使用して快適に閲覧できる点が気に入っています。
Boxの改善してほしい点
資料が増えれば増えるほど情報量も増えるため、検索の機能がもう少し発達していたら作業効率がもっと上がるように思います。
Box導入で得られた効果・メリット
在宅ワークで使用しているため、業務の重要事項はほとんどこのBOX内の資料を通して確認しています。いつでも自分のアカウントさえあれば確認することができるため、在宅ワークには欠かせないツールとなっています。シンプルな画面上のデザインも視認性が良く気に入っています。
検討者にオススメするポイント
一度にたくさんの画像を含む資料を共有したいときには便利なツールです。
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セキュリティ事故の被害を最小化できる
この製品のいい点
ファイル共有の範囲について細やかな設定ができます。設定変更も容易にできます。これにより必要最低限の範囲に情報共有ができ、セキュリティが守られます。
Boxの改善してほしい点
ファイルアップロードに時間がかかることがあります。また、時々ファイルアップロードに失敗することがあります。
システムの不具合がありましたか？
時々ファイルアップロードに失敗することがあります。
Box導入で得られた効果・メリット
お客様に情報共有をする際にこのツールを使って情報共有しました。その際に誤って別ファイルを共有してしまったのですが、気づいたタイミングで共有設定変更し、セキュリティ漏えいを防げました。
検討者にオススメするポイント
セキュリティ事故対策におすすめです。
同時編集作業が容易になりました
この製品のいい点
導入前までは、同時編集という手段をとることができませんでしたが、Boxのオンラインストレージを活用することで、可能となりました。またアクセス履歴の確認や、古いバージョンへのアクセスも容易であることも評価できます。
Boxの改善してほしい点
特にございませんが、誤ってファイルを削除してしまった際に、ユーザーレベルでもファイルを復元できると良いと思いました。また、誤ってドラッグアンドドロップがなされ意図しないフォルダにファイルが移動してしまうなどのミスも少なからず発生しているため、移動や削除の際は確認のステップがあるとより良いと思いました。
システムの不具合がありましたか？
特に経験はございません。
Box導入で得られた効果・メリット
関係者への資料レビューなどをメールに添付し送付、レビュー結果を取りまとめてファイルに反映する作業がありましたが、本オンラインストレージ上でレビューをすることで同時編集が可能となり、その手間は一切なくなりました。閲覧者の確認や古いバージョンの復元も容易になり、意図しない変更が加えられた際にも手戻りが少なくなったと感じます。
検討者にオススメするポイント
ファイルの同時編集を叶えたい方におすすめしたい製品です。
データの保存、共有に使えます。
この製品のいい点
これまでは、全員共有のフォルダを作ってデータを保存していましたが、そこだと全員開示になってしまい、機密文書はパスワードを１つずつかける必要がありました。しかし、フォルダを作って招待したい人だけを招待し、その人が承認したら見ることができるフォルダを作ることができます。なので部署ごと、課ごとなど開示する人を絞ってデータ保存ができます。
Boxの改善してほしい点
いろいろなフォルダに招待されるのですが、すべてアルファベット・あいうえお順に並んでしまいます。自分のよく使うフォルダを上に持っていく、等の操作ができません。また、フォルダ作成者のつけたフォルダ名のままになってしまうので、同じ番号で別名のフォルダができたりします。自分だけのフォルダ名に編集したいです。（できるのかもしれませんがやり方がわかりません）また、ワンクリックで開くことができないのも不便です。アドレスが出て、クリックしたらメッセージが出てからしかフォルダに入れないので２アクション必要です。１アクションで開きたい。
Box導入で得られた効果・メリット
データの共有がスムーズになっています。いちいちパスワードをかける必要もなく、必要な人だけ招待すればいいので便利です。ただ、開示してほしい人が大量に表れると厄介ですが・・・
容量無制限で、会社内の人と共有しやすい
この製品のいい点
容量が無制限のため、いろいろなフォルダを作成してファイルを保管することができる。
社内や、事業所などのグループで許可されたものだけが使用できるように鍵などもかけることができ、
また、個人のフォルダは、個人しか開けないようになっているので安全面も良いと思う。
Boxの改善してほしい点
特に大きな改善点はないと思う。
強いて言うならば、BOX専用のカメラで写真を撮ったらそのまま自分が指定するBOX内のフォルダに保存ができるという機能があるのだが、最近調子が悪い。写真を撮ったら毎回アプリが落ちてしまう。しかし、保存はできている。
Box導入で得られた効果・メリット
BOXを使用することで、社内や事業所内の人たちとより簡単にファイルなどを共有できるようになった。
容量が無制限のため、今までメールで送りにくかったものなどを、「BOXのここに入れておくね」というだけで済むようになったので便利。
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