さまざまな問題をBox1つで解決
「Box」は、スムーズなファイル共有に特化したクラウド型コンテンツ管理サービスです。
今まではストレスや労力が必要だった間柄でのファイル共有や各種システム連携について、
「Box」を導入すると効率化が実現します。
導入により解決ができる領域は、以下の7つです。
1)ファイルサービス
2)目的別ワークスペース
3)外部共有
4)高度なガバナンス
5)API外部システム連携と自動化
6)インテリジェンスの活用
7)お客様向けのプラットフォーム
今回はこの中から、「目的別ワークスペース」と「外部共有」に焦点を当ててご紹介いたします。
コミュニケーションに一体感を創造
コミュニケーションの手段は内容や状況によりバラバラ、という企業様は多いのではないでしょうか。
・社外秘の情報を、メールで送信する。
・現場作業員は限られた時間や場所でしか、自社コミュニケーションツールを開くことができない。
・使い勝手の悪いツールを使い続けるため、無駄な作業が横行している。
「Box」を導入すると、状況は一変します。
・社外秘の情報は、政府機関も使用するセキュアな環境にて共有が可能です。
・時間や端末を選ぶことなく、アクセスできるようになります。
・プラットフォームが全社共通となるため、全員が同じように作業できるようになります。
機密情報をしっかりと守れるようになるほか、
部署によって生まれていた作業に当てられる時間の差が無くなるため、
どのような役職・部署でも平等にコミュニケーションを取ることが可能になります。
社外とのやり取りも効率化が可能、ビジネスが円滑に！
社外とデータをやり取りする、となると憂鬱になる方も多いのではないでしょうか。
・容量が大きいファイルは、分割しないと送信できない。
・分割しないと送信できないため、送信用ファイルを分割する作業が発生する。
・別添で開封パスワードを送信する規定になっており、受信者の利便性が低下してしまう。
・開封パスワードの通知メールを盗聴、改ざんされるリスクがある。
・開封パスワードの通知メールを、誤送信する可能性がある。
これらも「Box」を導入することにより、状況は一変します。
「Box」には社外の方もアクセスが可能なため、わざわざ二重メールでファイルを送信する必要は無くなります。
もちろん、ファイルの分割作業からも解放されます。
アップロードしたファイルはダウンロードの禁止も可能なため、ダウンロード先を拠点とした外部流出も防ぐことが可能です。
アップロードした際は共有リンクを使用して、ファイルにアクセスが可能です。
共有リンクを使用してアクセスできるユーザも設定が可能なため、共有リンクを再配布されても損害は出ません。
また、万が一共有リンクを記載したメールを誤送信してしまった場合も、
共有リンクを無効にすれば外部からはアクセスできない状態にできます。
自社・取引先様ともに効率化が図れ、今まで以上に円滑なビジネスが実現します。
