オンラインストレージ導入の注意点や人気製品を紹介

注目のオンラインストレージ（クラウドストレージ）とは

オンラインストレージとはインターネット環境上に存在するデータのストレージ（保管庫）です。このストレージを使って画像や動画、ファイルをアップロードできるため、パソコンやスマートフォン本体にデータを保存することなく、ハードディスクなどの記憶媒体がなくてもファイルなどを保管できます。

また、同じグループのメンバーにストレージのアクセス権限を付与することで、ファイルをメールやチャットで送信せずに共有できます。

オンラインストレージは専用のサービスもあれば、「LINE」などSNSのサービスの機能の一つとして提供されることもあります。ビジネス用に提供されているオンラインストレージであれば、社内でより共有しやすくなり、保存できる容量も大きくなる傾向があります。

近年では、法人向け個人向け・両方に適しているものなど、数多くのサービスが提供されているため、使用用途によってふさわしいサービスを選ぶことが重要です。

社内ファイルサーバとオンラインストレージの違い

オンラインストレージが登場する前までは、業務で使用するファイルは基本的にファイルサーバに保管されていました。

社内ファイルサーバーとは

ファイルサーバは、社内に専用のサーバとネットワークを構築し、社内ネットワーク内のみでファイルを保管・共有が可能です。また、ユーザーによって簡単に閲覧や編集の権限付与が可能なため、業務で使用されるケースが多いです。

2つの違いはサーバの有無

ファイルサーバに対してオンラインストレージは「クラウドストレージ」とも呼ばれ、サービスを提供している企業のサーバにインターネットを介してアクセスし、ファイルを保管できます。

基本的な機能はファイルサーバと同じですが、サーバがインターネット上に存在するため、社内に設置する必要がなく、サーバを置くスペースや構築する導入コストを削減できます。サーバのメンテナンスもサービスを提供している企業が行うため、運用の負荷はありません。

オンラインストレージのリスクと注意点

オンラインストレージはインターネットを介し利用するため、その特性上さまざまなリスクがあります。オンラインストレージのリスクには大きく分けて「システム障害」と「情報漏えい」があります。

障害時の対応

運用はサービスを提供している企業に依存するため、突然システム障害が発生し、使えなくなる可能性はゼロではありません。障害が発生した場合、データが破損・消失するケースも考えられます。そのため、重要な情報を保存するときは、バックアップの体制があるかどうかの確認も重要です。

サーバを保管している場所が停電になったときなど、さまざま「障害」が発生する可能性があるため、その対策を行っているかどうかが重要です。

情報漏えい

オンラインストレージはインターネットを使うため、不正アクセスなどサイバー攻撃により情報が外部に流出する可能性もあります。そのため、ビジネスでオンラインストレージを使用する場合は、セキュリティ対策を万全に行っているか確認する必要があります。

また、重要な情報を保存する場合は、24時間体制で堅牢なデータセンターに保管されているサービスの利用がおすすめです。特に無料で提供されているオンラインストレージは、セキュリティ対策が行われていない可能性もあるため、事前確認が必須です。

どのようなサービスを使うときにも共通する点は、暗号化されている通信を使っているかどうかです。暗号化されていない通信の場合、情報が外部に漏れやすくなるため注意が必要です。オンラインストレージの使用は、外部のサーバに自社の重要な情報を保管することになるため、セキュリティには要注意です。

オンラインストレージのメリット・デメリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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オンラインストレージのメリット・デメリットとは？

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オンライン（クラウド）ストレージ人気TOP３を比較！

ここからは「ITトレンド年間ランキング2020」で、ランクインしたオンラインストレージを上位から順に紹介します。

GigaCC ASP

日本ワムネット株式会社

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《GigaCC ASP》のPOINT

1. 「パスワード付きZIPファイル送信（PPAP）」の代替手段に最適
2. 柔軟なセキュリティポリシーの設定、詳細なログ履歴管理に対応
3. ファイルアップロード＆ダウンロードの自動化が可能

「ITトレンド年間ランキング2020」１位

「GigaCC ASP」は日本ワムネット株式会社が提供しているオンラインストレージです。15年以上もの運用経験を持ちノウハウが豊富、加えて純国産のサービスなのでサポート体制の面でも心強いでしょう。

企業間のファイル共有に使用でき、ファイルを送信をするときに上長の承認ステップを踏むため、安全にデータを共有できます。また、社内システムとも柔軟に連携が可能なため、業務効率化を図れます。

Bizストレージ ファイルシェア

エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社

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製品・サービスのPOINT

1. Webブラウザーだけで大容量ファイルや機密情報をやり取り可能
2. 豊富なセキュリティ機能と可用性
3. 月額16,500円(税込)～の定額制で、最大1万人使用可能

「ITトレンド年間ランキング2020」２位

エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供している「Bizストレージ ファイルシェア」は、Webブラウザーだけで2GBのファイル授受が可能なオンラインストレージサービスです。通信事業者ならではのセキュリティ機能や高可用性も安心感があります。

取引先やプロジェクトごとに「共有フォルダー」を作れ、アクセス権限もフォルダごとに設定可能です。一時的なやりとりの際に便利な「ファイル送受信」には上長承認機能も備わっており、誤送信や情報漏えいへの対策にも適しています。

Fleekdrive

株式会社Fleekdrive

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《Fleekdrive》のPOINT

1. 誰もが使いやすいインターフェース
2. 豊富な管理機能を搭載
3. 徹底したセキュリティ環境

「ITトレンド年間ランキング2020」３位

「Fleekdrive」は株式会社Fleekdriveが提供しているオンラインストレージです。操作が簡単で使いやすいストレージであり、社内だけでなくクラウド上で許可された取引先ともファイルを共有できます。

ファイルの暗号化やウイルスチェックなどセキュリティ機能も充実しており、複数拠点で保管できるためBCP対策にも有効です。利用ユーザーからは、メール添付不可能な大容量のデータのやり取りを行える点が便利という声もあります。

もっとオンラインストレージのサービス・製品を比較検討したいという方は、以下の記事をご覧ください。

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最適なオンラインストレージを利用し業務を効率化しよう

人気のオンラインストレージのサービスや導入の注意点を紹介しました。今ではオンラインストレージは至るところで利用されています。法人用として利用する場合は、機能や特徴を理解し自社に合ったサービスの選択が重要です。

また、最初は無料で使えるサービスも多くあるため、操作性などは実際に試してみることがおすすめです。機能や容量など選ぶポイントを把握して製品ごとに比較し、自社に合ったオンラインストレージを利用して業務を効率化しましょう。