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近年では個人用や法人用でもオンラインストレージを使う機会が増えています。資料を簡単に共有できたり、ファイルを同時編集できたりするものもあります。オンラインストレージはインターネット環境があれば使うことができるため、活用の幅は拡大しています。
業務用として使う場合はセキュリティや速度、料金など注意する必要があります。この記事では、オンラインストレージのサービスや導入の注意点、比較ポイントを紹介していきます。
オンラインストレージとはインターネット環境上に存在するストレージ（保管庫）です。このストレージを使って画像や動画、ファイルをアップロードすることができるため、パソコンやスマートフォン本体にデータを保存することなく、ハードディスクなどの記憶媒体がなくてもファイルなどを保管できます。
また、同じグループのメンバーにストレージのアクセス権限を共有することで、ファイルをメールやチャットで送信せずに共有できます。
オンラインストレージは専用のサービスもあれば、「LINE」などSNSのサービスの１機能として提供されていることもあります。ビジネス用に提供されているオンラインストレージであれば、社内でより共有しやすくなり、保存できる容量も大きくなる傾向があります。
近年では、法人向け個人向け・両方に適しているものなど、数多くのサービスが提供されているため、使用用途によってふさわしいサービスを選ぶことが重要です。
オンラインストレージが登場する前までは、業務で使用するファイルは基本的にファイルサーバに保管されていました。
このファイルサーバは、社内に専用のサーバとネットワークを構築し、社内ネットワーク内のみでファイルを保管・共有することが可能です。また、ユーザーによって簡単に閲覧や編集の権限を付与することができるため、業務で使われることが多いです。
ファイルサーバに対してオンラインストレージは「クラウドストレージ」とも呼ばれ、サービスを提供している企業のサーバにインターネットを介してアクセスし、ファイルを保管することができます。
基本的な機能はファイルサーバと同じですが、サーバがインターネット上に存在するため、社内に設置する必要がなく、サーバを置くスペースや構築する導入コストを削減できます。サーバのメンテナンスもサービスを提供している企業が行うため、運用の負荷はありません。
オンラインストレージをインターネットを介し利用するため、その特性上さまざまなリスクがあります。オンラインストレージのリスクには大きく分けて「システム障害」と「情報漏えい」があります。
サービスを提供している企業は他社になるため、突然システム障害が発生し、使えなくなる可能性はゼロではありません。また、障害が発生した場合、データが破損・消失するケースも考えられます。そのため、重要な情報を保存するときは、バックアップの体制があるかどうか確認することも重要です。
サーバを保管している場所が停電になったときなど、さまざま「障害」が発生する可能性があるため、その対策を行っているかどうかが重要です。
オンラインストレージはインターネットを使うため、不正アクセスなどサイバー攻撃により情報が外部に流出する可能性もあります。そのため、ビジネスでオンラインストレージを使用する場合は、セキュリティ対策を万全に行っているか確認する必要があります。
また、重要な情報を保存する場合は、24時間体制で堅牢なデータセンターに保管されているサービスを使うことがおすすめです。特に無料で提供されているオンラインストレージはセキュリティ対策を行われていない可能性もあるため、自洗に確認が必須です。
どのようなサービスを使うときにも共通する点は、暗号化されている通信を使っているかどうかです。暗号化されていない通信の場合、情報が外部に漏れやすくなるため注意が必要です。オンラインストレージを使うということは、他社のサーバに自社の重要な情報を保管することになるため、セキュリティには要注意です。ここまでオンラインストレージについて説明してきましたが、オンラインストレージのサービスは複数あるため、自社に合うサービスを選ぶことが求められます。最適なオンラインストレージを選ぶためには、特徴や機能を理解するだけでなく、選び方を知ることも大切です。
ここからはオンラインストレージのサービスを選ぶポイントを説明していきます。
オンラインストレージにはサービスによって利用できる容量が決まっています。個人用のオンラインストレージであれば、１GBで提供し超過分を課金するタイプがあります。法人用の場合は利用できる容量によって月額プランが決まっていることが多くあります。
また、効果的な使い方はデータ容量が大きいものはオンラインストレージを使わず社内ファイルサーバを使い、会議資料など比較的容量が小さいファイルをオンラインストレージを活用することで、ペーパレス会議を行うことができたり、情報を迅速に共有することができます。
先程の注意点でもあったように、オンラインストレージを使う場合は情報漏えい対策を行っているような情報セキュリティのポリシーを確認することです。非常に便利で使いやすいオンラインストレージでも、保存した情報が外部に漏れてしまえば損失の方が大きくなってしまいます。
オンラインストレージにはさまざまな種類があり、それぞれ機能や料金が異なります。今の時代であれば全く同じ機能のサービスであればそこまで価格差は生まれません。重要なことは自社にとって必要な機能を持ったサービスを選び、費用対効果が高いものを選ぶことがおすすめです。
オンラインストレージは保存したファイルなどを管理することができますが、１つのストレージを利用・共有する人数の上限はサービスによって変わってきます。社内だけで使用するのか、取引先と共有するのかで必要な管理機能は変わってきます。
例えば、URLを共有するだけでストレージにアクセスできるものもありますが、簡単にアクセスできてしまうとそのURLの情報が漏れてしまったときに情報漏えいが起きる可能性があります。そのため、使い方・共有方法・権限の付与などストレージの機能をよく把握する必要があります。
近年ではスマートフォンやタブレットの業務利用が増えています。オンラインストレージはインターネット環境があれば使うことができますが、スマートデバイスでは操作性が悪いこともあります。
スマートデバイスで有効活用するためには、モバイル版のアプリをリリースしているサービスを選ぶことがおすすめです。アプリを使うことで的確にアップロード・ダウンロード・閲覧・共有することができます。
オンラインストレージの操作性を判断するポイントに「速度」があります。オンラインストレージのサービスによってはデータをアップロードするのに時間がかかることがあります。
特に大きなデータを保管することが多い場合は、アップロードするときにどれくらい時間がかかるか把握することが重要です。ダウンロードの速度はサービスによって変わらないこともありますが、アップロードの速度は有料版であっても遅いことがあるため、注意することが大切です。
ここからはオンラインストレージのサービスを紹介していきます。ここまで紹介してきたオンラインストレージの特徴や選び方に留意し、自社に合ったサービスを選ぶことが大切です。
ここからはITトレンド編集部が選ぶ、法人向けのオンラインストレージを紹介していきます。（11月27日時点）
J-MOTTO ファイル共有サービスはリスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供しているオンラインストレージです。このサービスの初期費用は30,000円であり、１ユーザーあたり月額5,000円で利用できます。最低ユーザー数は10人になり100GB使用できます。大容量のため残量を気にせず利用することが可能です。
また、ブラウザ上でofficeファイルを編集機能があるため、業務でよく使うExcelやWordを複数人でリアルタイム編集を行うことができます。グループで編集を行いながらコメントを残したり、「いいね！」で評価することができ、円滑なコミュニケーションを実現できます。
ActCLOUD DR Storageは株式会社ケイティケイソリューションズが提供しているオンラインストレージです。このストレージは初期費用20,000円になり、１IDあたりの月額利用料は6,800円です。最低アカウント数は10IDからになり、１IDあたり５GBから利用できます。
ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルを共有することができ、スマートフォンやタブレットに対応しているため、業務効率を向上できます。暗号化された通信を利用し、外部からのアクセスには制限を設けているため、安心して利用することができます。
Fleekdriveは株式会社ソルクシーズが提供しているオンラインストレージです。このサービスは複数のプランが分かれており、最も小さいプランであれば、１ユーザーあたり月額500円で利用でき、最低利用者数は５ユーザーからになります。
初期ストレージは50GBであるため、初めてオンラインストレージを使う企業でも低リスクで利用できます。簡単で使いやすいストレージであり、社内だけでなく取引先ともファイルを共有できます。ファイルを暗号化しウイルスチェックなどセキュリティ機能も充実しており、複数拠点で保管できるためBCP対策にも有効です。
GigaCC ASP/OFFICEは日本ワムネット株式会社が提供しているオンラインストレージです。このサービスはオンプレミス型とクラウド型の２種類の導入形態で利用でき、オンラインストレージとして使うためにはクラウド型を選択します。価格は初期費用50,000円であり、月額利用料は12,000円で10IDから利用できます。
利用できる容量は１ID１GBからになります。このオンラインストレージは企業間のファイル共有に使うことができ、ファイルを送信をするときに上長の承認ステップを踏むため、安全にデータを共有できます。社内システムと柔軟に連携することができるため、業務効率化を図れます。
S-port Cloud Fシリーズは鈴与シンワート株式会社が提供しているオンラインストレージです。このサービスはクラウド型で提供しているため、低価格で短期間で導入することができます。価格や容量は企業によって変わるため、別途問い合わせが必要です。
ビジネス向けに特化しており、万全のセキュリティ対策と監査機能を標準装備しているため、安心して利用することが可能です。シンプルな構成のサービスであるため使いやすく、スマートフォンやタブレットからでもアプリをダウンロードすることで簡単に操作できます。シンプルな操作と堅牢なセキュリティを求める企業におすすめです。
Dropbox BusinessはDropbox Japan株式会社が提供しているオンラインストレージです。個人用のストレージとして人気がある「Dropbox」のビジネス版です。価格は１ユーザーあたり月額1,500円であり、最低利用者数は３ユーザーからになります。
共有できるストレージは大容量であり、３TBまで利用できます。ファイルを削除しても120日間は復元可能であるため、安心して利用することが可能です。ビジネス版として提供されているため、容量以外にもセキュリティ対策や管理機能を強化しており、操作性が高いストレージです。
IIJのクラウドファイルサーバは株式会社インターネットイニシアティブが提供しているオンラインストレージです。このストレージはユーザー数や企業規模によって価格が変わるため、別途問い合わせが必要ですが、容量無制限で使用することができるため、重いデータを扱う業務で重宝されています。
また、このストレージには重複排除機能があるため、重複データを検知し差分データのみをクラウド上に保存できます。そのため、データを無駄に保管する必要がなくなるため、管理面の負担を軽減できます。
eTransporter Collaboは株式会社NSDビジネスイノベーションが提供しているオンラインストレージです。このツールはオンプレミス版、クラウド版の両方の形態で提供しているため、企業に合わせて導入方法を選ぶことができます。
クラウド版の場合、料金や容量は企業によって変わるため別途問い合わせが必要です。管理者による権限管理を自在に行うことができ、保管しているファイルに基づいたチャットを行うことで社内コミュニケーションを円滑にできます。
持ち運べるオフィスBoxは株式会社デジタルスフィアが提供しているオンラインストレージです。クラウド型のストレージであり、月額利用料は30,000円ですが、容量は無制限に利用できます。
インターネット環境があれば接続することが可能であり、パソコン以外にもスマートフォンやタブレットでも使うことができるため、取引先を訪問し、必要な資料が手元になくてもストレージ上で確認できます。GoogleAppsやOffice365などのグループウェアと連携し、重要なデータを共有しやすく業務を効率化できます。
クラウドファイルサーバは株式会社 USEN ICT Solutionsが提供しているオンラインストレージです。自社で使っているファイルサーバ―と同じインターフェイスで使うことが可能です。
初期費用は30,000円であり、容量100GBであれば月額29,800円から利用できます。管理者はアクセス権限をグループ単位で設定でき、操作面も簡単です。ストレージ領域の空き容量が少なくなった場合に通知が来るなど運用面で工夫があります。
ここからは他にも種類があるオンラインストレージを紹介していきます。
boxはBox, Inc.が提供しているオンラインストレージです。このストレージは10GBから無料で利用することができ、大きなサイズのファイルでも保管することが可能です。メールでストレージのリンクやBoxを送信することで簡単に共有できます。
ストレージ内の共有スペースを使うことで、Microsoft Office 365 や Box Notes で共同編集できます。クラウド上のオンラインストレージになるため、社内・社外問わずインターネット環境があればあらゆるファイルを表示・共有・編集することが可能です。
Onedriveは日本マイクロソフト株式会社が提供しているオンラインストレージです。Microsoftアカウントがあれば利用でき５GBまで無料で使用することが可能です。Office Premium / Office 365 Soloを使っている場合は１TBの大容量を利用することが可能です。
個人でも法人でも活用することができ、Microsoftのアカウントがないユーザーにも画像やファイルも簡単に共有可能です。法人であればグループウェアでOffice365を利用していれば、業務の幅に応じて容量などを調整することが有効です。
Google DriveはGoogleが提供しているオンラインストレージです。Google DriveはGoogleアカウントを作るだけで利用することができ、無料で15GBまで使えます。利用するためにはGoogleアカウントが必須ですが、アカウントも無料で使えるため、今では導入している企業が増えています。
ExcelやWordなどのファイルを共有できる以外にも、スプレッドシートやGoogleドキュメントなどを無料で利用でき、業務を円滑に進めることが可能です。容量を増やすときには月額250円で100GBまで利用でき、低価格なため使いやすく人気があります。
ownCloudは株式会社スタイルズが提供しているオンラインストレージです。このownCloudはLinux系OSがあれば簡単に構築することができるオープンソースです。容量はインストールするサーバによって変わり、レンタルサーバを使えばクラウド型のサービスと同じように使うことが可能です。
有料ですがモバイルアプリを使うことで、スマートフォンやタブレットでも利用できます。このストレージの環境を構築してしまえば、環境もアカウントがないユーザーでもファイルを共有することができます。
楽天クラウド セキュアドライブ・プラスは楽天コミュニケーションズ株式会社が提供しているオンラインストレージです。Web上の管理画面はシンプルなためデータの管理も容易に行えます。初期費用は無料で使用でき、１ライセンス500円、１GBあたり10円で利用できます。
容量上限は100GBになり、プランを変更するだけで容量を増やせます。こサービスはセキュリティ対策は万全で、24時間365日監視されている国内データセンターにサーバは保管されており、暗号化された通信や強固な認証方式を採用しています。
ここまではさまざまなオンラインストレージのサービスを紹介してきました。今ではオンラインストレージは至るところで利用されています。法人用として利用する場合は、機能や特徴を理解し自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。
また、最初は無料で使えるサービスも多くあるため、操作性などは実際に試してみることがおすすめです。機能や容量など選ぶポイントを把握して製品ごとに比較し、自社に合ったオンラインストレージを利用して業務を効率化しましょう。
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