注目のオンラインストレージ(クラウドストレージ)とは
オンラインストレージとはインターネット環境上に存在するデータのストレージ(保管庫)です。このストレージを使って画像や動画、ファイルをアップロードできるため、パソコンやスマートフォン本体にデータを保存することなく、ハードディスクなどの記憶媒体がなくてもファイルなどを保管できます。
また、同じグループのメンバーにストレージのアクセス権限を付与することで、ファイルをメールやチャットで送信せずに共有できます。
オンラインストレージは専用のサービスもあれば、「LINE」などSNSのサービスの機能の一つとして提供されることもあります。ビジネス用に提供されているオンラインストレージであれば、社内でより共有しやすくなり、保存できる容量も大きくなる傾向があります。
近年では、法人向け個人向け・両方に適しているものなど、数多くのサービスが提供されているため、使用用途によってふさわしいサービスを選ぶことが重要です。
社内ファイルサーバとオンラインストレージの違い
オンラインストレージが登場する前までは、業務で使用するファイルは基本的にファイルサーバに保管されていました。
社内ファイルサーバーとは
ファイルサーバは、社内に専用のサーバとネットワークを構築し、社内ネットワーク内のみでファイルを保管・共有が可能です。また、ユーザーによって簡単に閲覧や編集の権限付与が可能なため、業務で使用されるケースが多いです。
2つの違いはサーバの有無
ファイルサーバに対してオンラインストレージは「クラウドストレージ」とも呼ばれ、サービスを提供している企業のサーバにインターネットを介してアクセスし、ファイルを保管できます。
基本的な機能はファイルサーバと同じですが、サーバがインターネット上に存在するため、社内に設置する必要がなく、サーバを置くスペースや構築する導入コストを削減できます。サーバのメンテナンスもサービスを提供している企業が行うため、運用の負荷はありません。
オンラインストレージのリスクと注意点
オンラインストレージはインターネットを介し利用するため、その特性上さまざまなリスクがあります。オンラインストレージのリスクには大きく分けて「システム障害」と「情報漏えい」があります。
障害時の対応
運用はサービスを提供している企業に依存するため、突然システム障害が発生し、使えなくなる可能性はゼロではありません。障害が発生した場合、データが破損・消失するケースも考えられます。そのため、重要な情報を保存するときは、バックアップの体制があるかどうかの確認も重要です。
サーバを保管している場所が停電になったときなど、さまざま「障害」が発生する可能性があるため、その対策を行っているかどうかが重要です。
情報漏えい
オンラインストレージはインターネットを使うため、不正アクセスなどサイバー攻撃により情報が外部に流出する可能性もあります。そのため、ビジネスでオンラインストレージを使用する場合は、セキュリティ対策を万全に行っているか確認する必要があります。
また、重要な情報を保存する場合は、24時間体制で堅牢なデータセンターに保管されているサービスの利用がおすすめです。特に無料で提供されているオンラインストレージは、セキュリティ対策が行われていない可能性もあるため、事前確認が必須です。
どのようなサービスを使うときにも共通する点は、暗号化されている通信を使っているかどうかです。暗号化されていない通信の場合、情報が外部に漏れやすくなるため注意が必要です。オンラインストレージの使用は、外部のサーバに自社の重要な情報を保管することになるため、セキュリティには要注意です。
オンラインストレージのメリット・デメリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
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