オンラインストレージは導入後の作業がポイント！

【おさらい】オンラインストレージとは

オンラインストレージとはインターネット上のディスクスペースのことです。ハードディスクと同様に利用できるため、近年導入する企業が増えてきています。ファイルの共有や転送を行うことができます。

しかし、オンラインストレージを導入して失敗してしまう企業もあります。導入失敗例も確認しつつ、導入後のステップを把握しましょう。

▼オンラインストレージについてもっと詳しく
参考記事：オンラインストレージとは？基本の解説から製品紹介まで
▼オンラインストレージの導入失敗例
参考記事：【失敗事例】オンラインストレージ導入前に確認しよう！

オンラインストレージ導入後の3つのステップ

オンラインストレージ導入後に確認しておくべきポイントを紹介します。

ステップ1　使用容量と用途の再確認

導入前に概算での必要容量などはすでに算出し、それに基づいて導入作業が行われているはずですが、実際にどれくらい必要なのかの確認は必須です。概算当初と比べて変更がある場合、この段階でならまだ対応できることが多いです。

もちろん、余計な費用がかかる場合も多々ありますが、実際にデータ移行している最中などに容量不足が発覚した場合は目も当てられませんので、この段階で改めて算出しておく方が良いでしょう。

また、データのバックアップ先としてオンラインストレージを使用する場合は、なおさら厳密に確認しておかなければいけません。いざという時のバックアップが容量不足でうまくできていなかった、となれば業務が滞り、企業生命に関わる自体にもなりかねません。

さらに、使用用途についても言及し、導入作業開始前と変更がかかっていないか、当初予定の用途と現状の業務状況に過不足がないかを確認し、調整を行う必要がある場合もあるでしょう。

ステップ2　ファイル取扱規程の策定

ステップ1の用途とかぶる部分もありますが、オンラインストレージ上のファイルの取り扱いにあたって、その取り決めを正式に決めておく必要があります。

作業用の共有フォルダにいつまでもファイルが残留するのは業務上あり得ないはずですので、一週間経過したファイルは削除する、などと取り決めがあった場合、もし誰かにファイルを渡したいが、その相手が一週間アクセス出来ない場合はどうするのか、といった例外規定も検討しておかなければいけないでしょう。

また、オンラインストレージ上のフォルダ構成をあらかじめ決めておき、追加や削除は承認が必要にすることで、フォルダが乱立してファイルが探せない、という状態を防ぐことができます。なにより、オンラインストレージは、容量≒経費ですので、その取扱規定は厳密にしておかなければいけません。

併せて、バックアップ先をオンラインストレージにしておく場合のバックアップ頻度やバックアップ方法などもしっかりと決めておきましょう。

ステップ3　アクセス権管理方法の策定と使用者への使用手順の周知

セキュリティ面も考慮すると、共有フォルダのアクセス権管理は非常に重要です。アクセス権を与えるための承認手順は厳密に策定し、アクセス権の追加や削除などの作業自体が、承認がなければ進まないようにしておく必要があります。

また、共有フォルダの使用方法について、アクセス権を付与すると同時にセキュリティリスクについてしっかりと落とし込んでおかなければいけません。

データバックアップについても同様で、バックアップ自体は自動で行われるとしても、その管理を行う人間の任命と登録処理が必要です。もちろん、1人ですべて行うわけにはいきませんので、情報システム担当者やIT担当者などが複数で対応することになるでしょう。

それらの担当者であれば、セキュリティリスクについての理解は問題ないと思われますが、他部署からの依頼で安易にバックアップからのロールバックを行うなどの対応をやってしまう場合も多々ありますので、厳密な手順の遵守については理解しておいていただく必要があります。

オンラインもローカルストレージ以上に厳密な運用を

以上が、オンラインストレージ導入時の早い段階で行っておかなければならない事項です。

情報の管理を厳密に

これは、多くのオンラインストレージサービスが、それほど設定項目などのないシンプルなサービスを提供していることもありますが、企業の財産であり武器である情報を扱うサービスであるため、その扱いは慎重にしなければならない、というところに端を発しています。

自社で使うことのできる製品を見極めよう

オンラインストレージを使えば、種々のハードウェアや面倒な管理運用に手を取られず、強固なセキュリティに守られた莫大な保存容量を容易に利用することができます。しかしそれは、あくまでも社外の第三者に情報を預けるということであり、自社の都合だけですぐに都合のいい対応をして貰える保証がなくなるということです。

そのため、オンラインストレージは、ローカルストレージ以上に厳密な運用ルールの下で扱っていかなければいけません。オンラインストレージを選ぶ際は、製品をしっかり見極めて導入しましょう。

▼オンラインストレージを比較！ 参考記事：オンラインストレージの比較15選｜導入の注意点や比較ポイント