資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド
ITトレンドNo.1ヘッダー

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • 製品を探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • はじめての方へ
  • 掲載について
  • ITトレンドEXPO
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. ペーパーレス会議システム
  4. ペーパーレス会議システムの関連記事一覧
  5. 中小企業がペーパーレス会議システムをいれたら。事例からみる課題と効果

中小企業がペーパーレス会議システムをいれたら。事例からみる課題と効果

#専門家
2021年12月24日 最終更新
ペーパーレス会議システムの製品一覧
香川 大輔

中小企業診断士 / 香川 大輔
中小企業がペーパーレス会議システムをいれたら。事例からみる課題と効果

中小企業のIT化を成功させ、生産性向上や販路拡大を成し遂げることは簡単ではありません。では、IT化に成功した中小企業は、どんな課題を解決し、どんな効果を得ることができたのでしょうか。

本記事では、ペーパーレス会議システムを導入した中小企業の実情に迫ります。ペーパーレス化に失敗する中小企業が多い中、導入に成功した事例を取り上げました。

この記事は2021年11月時点の情報に基づいて編集しています。

無料で資料請求!
ペーパーレス会議システムの
製品をまとめて資料請求!
play_circle_outline
ペーパーレス会議システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

導入の背景

まずは、ペーパーレス会議システムを導入した中小企業について確認しておきましょう。

企業概要

自動車小売店を営むA社は、大手自動車メーカーの自動車を中心に、販売から整備、アフターサポートまで、クルマに関するサービス提供を一貫して行っています。堅調な需要に支えられ、業績は安定的に推移しています。

その一方で、自動車販売店どうしの競争環境は激しさを増しており、サービス品質を向上させるために、客の待ち時間に飽きさせない仕組みや、自動車の魅力を訴求するために動画や画像を効果的に使うことが求められていました。

課題

来店顧客の満足度向上と、クルマの魅力を効果的に訴求するために、従来の紙のカタログから、タブレットを使ったデジタルデータ活用へのシフトが検討されました。しかし、肝心の経営層がタブレットへのなじみがなく、その有効性を正しく理解することができませんでした。

そこで検討されたのが、ペーパーレス会議システムです。顧客に使ってもらう前に、経営層が使うことで、デジタル体験に対する理解を深めることが目的でした。

実際に、紙を使ったアナログの会議は限界を迎えようとしていたのです。毎月おこなわれる店長会議や、経営会議では、膨大な紙資料が必要になる上に、直前の差し替えなど、会議資料の準備に忙殺されるのが通常でした。

このような背景から、紙の資料をやめて、プロジェクターを使った会議運営が検討されたこともありました。しかし、幹部会議など会議の重要度が高まるにつれ、会社の数値データが会議資料に含まれるため、小さくて見えないという問題が顕在化したのです。

こうして、従来の紙をすべてデジタル化し、タブレットで会議資料を閲覧するペーパーレス会議システムの導入が検討されました。

ベンダー選定にあたり重視したこと

ペーパーレス会議システムと一口にいっても、実現方法はさまざまです。ベンダーが提供するソフトウェアにも違いがあり、どれが自社に最適なものなのか、正しく判断するのは難しいのが実情でした。そこで、以下の観点からベンダー選定を進めることにしたのです。

コスト

ITシステムを導入するのであれば、コストメリットが出せなければ意味がありません。そこでA社では、紙の会議資料にかかる直接的なコストと、人件費に分けて削減可能なコストを割り出しました。

紙の会議資料にかかる直接的なコスト

紙の会議資料には、1枚当たり10円かかっていると想定しました。ペーパーレス会議システムの対象となる会議は、経営会議・店長会議・営業会議の3つで、それぞれの実施回数から年間コストを割り出しました。

経営会議
10円 × 50枚 × 10人 × 12回 = 60,000円
店長会議
10円 × 30枚 × 30人 × 24回 = 216,000円
営業会議
10円 × 30枚 × 10人 × 24回 = 72,000円
合計
348,000円

人件費

どの会議でも、総務課の人員1名がおよそ2時間かけて会議資料を作成していました。そこから、紙の会議資料作成に、年間以下のような人件費がかかっていることが分かりました。なお、人件費は、1時間あたり2,000円とすることとしました。

  • 3,000円 × 2時間 × 60回 = 360,000円

紙の会議資料の作成には、1年間で708,000円かかっていたのです。5年間では、約350万円のコストがかかっていると試算できます。こうして、予算額が確定し、5年間の総費用が350万円以下となるペーパーレス会議システムの選定が開始されました。

インターフェース

タブレット自体が高い操作性を持っていたとしても、会議資料を閲覧するためのソフトウェアが複雑であれば意味がありません。対象となる会議が幹部で高齢者が多いため、紙とそん色のない操作性を重視しました。会議中のメモや、ページ送り機能など、会議の運用方法を会議参加者に確認し、要件をまとめることも実施しました。

インターフェースにおいては、スピードも重視しています。タブレットを使う以上、Wi-Fi環境が必須ですが、アクセスが集中して通信速度に影響が出ないよう、検証を繰り返しました。

セキュリティ

対象となる会議が幹部会議である以上、通常の社員が閲覧できないようにアクセスコントロールを徹底しなければなりません。Wi-Fi環境であるため、暗号化や認証にも注意を払う必要がありました。

このため、単純なソフトウェアの提供はもちろんのこと、ネットワークレベルでの技術力を持つベンダーと協力し、システム化を進めることになったのです。

導入後の効果

顧客満足度の向上という今後の事業の方向性と、紙による会議の非効率という課題を解決するために導入されたペーパーレス会議システム。その導入効果はどのようなものだったのでしょうか。

会議資料準備の手間の削減

紙の会議をおこなっていたときは、会議資料の準備に膨大な手間がかかっていました。紙の資料代も決して無視できないコストがかかっていたのです。これが、ペーパーレス化したことで、直接的なコストが大幅に削減され、紙出力が必要ではなくなりました。直前の差し替えなどがあった場合も、電子である利点を生かして手間を削減することができたのです。

ペーパーレス化は、思わぬ効果も生み出しました。従業員が煩雑な作業から解放されたことで、モチベーションが向上。総務部門における定着率向上につながっています。

上位層のデジタル化への意識の変化

ペーパーレス会議をおこなう経営層の意識変化もありました。当初は、利用方法などにおいてとまどいがあったものの、経営陣が積極的にペーパーレス会議の開催を推進。ペーパーレス会議は着実に広がっていきました。会議資料の検索性が向上し、業務に活用するという試みも行われるようになりました。

デジタル化の流れは会議にとどまりません。当初の狙い通り、顧客への接客にタブレットを活用し、動画や画像を使って効果的な営業活動をすることが決定しました。さらに、CRMと連携し、顧客の整備記録や販売記録をタブレットでいつでも確認できる環境も整備されました。経営陣の意識をかえ、トップダウンでデジタル化が進展する風土が醸成されたのです。

遠隔会議やテレワークへの応用

ペーパーレス会議システム導入をきっかけに、ペーパーレスに対する意識が高まり、さまざまな業務でデジタル化が進みました。遠隔会議やテレワークにスムーズに移行でき、新型コロナウイルス感染症の蔓延においても効果を発揮します。

ペーパーレス会議システムをきっかけに進展したデジタル化は、A社の競争力向上や、危機への対応力という大きな効果をもたらしたといえるでしょう。

課題解決や会社の進むべき方向性ありきのIT化を

今回ご紹介したA社は、ペーパーレス会議システム導入をきっかけとして、中小企業では難しいデジタル化に成功した好事例であるといえます。そのもっとも大きな要因は、IT化の目的が、課題や会社の進むべき方向性が明確化できていたことにあります。

他の競合先が導入したシステムや、流行りのシステムを導入しても、企業には大きな恩恵をもたらしません。場合によっては、現場の混乱を生み出し、失敗することもあるでしょう。

中小企業のIT化成功の要因は、最初の一歩にあるといえるのです。

無料で資料請求!
ペーパーレス会議システムの
製品をまとめて資料請求!
play_circle_outline
ペーパーレス会議システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
ペーパーレス会議 選び方ガイド
電球 製品を選ぶときのポイントがわかる!
電球 どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら arrow

このコンテンツの専門家

香川 大輔
香川 大輔
中小企業診断士/香川 大輔
千葉大学を卒業後、ITベンチャー企業や大手事務機器メーカーのシステム提案営業を経て、2018年より独立。

地域密着型中小企業診断士として、各種経営計画の作成、ホームページなどのプロモーション戦略の立案、補助金申請支援、セミナー講師などをおこなう。

このカテゴリーに関連する記事

【比較表あり】人気のペーパーレス会議システムを徹底比較!

【比較表あり】人気のペーパーレス会議システムを徹底比較!

ペーパーレス化にタブレットがおすすめな理由とは?メリットや活用例も紹介

ペーパーレス化にタブレットがおすすめな理由とは?メリットや活用例も紹介

ペーパーレス化の5つの成功事例を紹介!成功のためのポイントも解説

ペーパーレス化の5つの成功事例を紹介!成功のためのポイントも解説

学校でペーパーレス化を推進するメリットは?実現した事例も紹介!

学校でペーパーレス化を推進するメリットは?実現した事例も紹介!

議会資料のペーパーレス化を実現した事例3選!導入前の注意点とは?

議会資料のペーパーレス化を実現した事例3選!導入前の注意点とは?

無料ペーパーレス会議システム製品を紹介!iPadなど対応端末も解説

無料ペーパーレス会議システム製品を紹介!iPadなど対応端末も解説

ペーパーレス会議システムのアプリ対応製品6選!利用方法も解説

ペーパーレス会議システムのアプリ対応製品6選!利用方法も解説

ペーパーレス会議のよくある失敗例!成功させる方法は?

ペーパーレス会議のよくある失敗例!成功させる方法は?

ペーパーレス会議のメリット・デメリットをまとめてみた

ペーパーレス会議のメリット・デメリットをまとめてみた

ペーパーレス会議とは?無駄な紙の削減で業務効率化・経費削減しよう

ペーパーレス会議とは?無駄な紙の削減で業務効率化・経費削減しよう

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「中小企業がペーパーレス会議システムをいれたら。事例からみる課題と効果」というテーマについて解説しています。ペーパーレス会議の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
ペーパーレス会議
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
カテゴリー関連製品・サービス
資料請求で
比較表が作れる!
株式会社MetaMoJi
株式会社MetaMoJi
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.7
リストに追加
タブレットに最適な会議支援アプリMetaMoJi Share for Business
タブレットの特性を最大限に生かしたグループコミュニケーションアプリです。 見る、聞くだけでは伝わらない、「書くこと」でしか伝えられない情報をリアルタイムに相互に共有します。
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3
リストに追加
ペーパーレス資料共有システムConforMeeting/c
事前準備なしで、いつでもすぐにペーパーレス会議を開催。電話やTV会議システムを組み合わせて使えば、遠隔地の相手とも、くっきり綺麗な画像で資料共有できます。
株式会社日立ソリューションズ
株式会社日立ソリューションズ
リストに追加
3,000万人以上が利用するオンラインホワイトボードMiro
Miroは、チームの共同作業を支援するWeb上のホワイトボードサービスです。 Web会議システムだけでは不十分となりがちな共同で「創る」業務を支援し、チームのコミュニケーションを活性化します。
富士ソフト株式会社
富士ソフト株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.8
リストに追加
【シェアNo.1】3OS対応/PC・タブレットで使えるmoreNOTE(モアノート)
会議準備を効率化し直観的に使える簡単な操作性で業務効率化を実現。国内自社クラウドでセキュリティ機能も万全。オンライン会議や役員が集まる経営会議でも簡単セキュアにご利用いただけます。
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
リストに追加
Web会議の資料共有では実現できない議論活性化を支援!ConforMeeting/e
Web会議と連携し、リモート環境下での参加者の理解促進・議論活性化と円滑な会議運営を支援します。SaaS版の提供も開始し、手軽にご利用いただけるようになりました。 無料トライアル実施中。
株式会社エステック
株式会社エステック
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
リストに追加
ペーパーレス会議システムECO Meeting PRO/ECO Meeting CLOUD
ECO Meetingは会議のことを考えて設計されたペーパーレス会議システムです。会議資料を電子化し、紙資料感覚のシンプルな操作、セキュアで安全な資料配布、業務効率化やテレワークに貢献します
株式会社グッドパッチ
株式会社グッドパッチ
リストに追加
Strap
オンラインホワイトボード上でリアルタイムでの図解やテキスト情報の共同編集が可能となり、作業・コミュニケーションを効率化。チームでプロジェクトを進める人向けクラウド型ワークスペース。
TD SYNNEX株式会社
TD SYNNEX株式会社
リストに追加
【7月31日まで】限定キャンペーンでお得に導入Microsoft Teams Rooms
誰もがどこにいても、見て聞いて、参加できるミーティング ルーム ソリューションで、リモートで働く人々とオフィスにいる人々の間のギャップを埋めることができます。
株式会社ZUU
株式会社ZUU
リストに追加
マネジメントに必要な行動管理と改善活動を同時に行うDXツールmeevo
meevoは、リモート会議における意思決定力を高め、チームの目標達成に向けた改善活動を支援します。会議を通じて、チームマネジメントに必要な、行動管理と意思決定を可能にします。
日本インフォメーション株式会社
日本インフォメーション株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3
リストに追加
タブレット・PC対応のペーパーレス会議システムスマートセッション
ITトレンド年間ランキング2021 第1位獲得 豊富な機能と柔軟なセキュリティを兼ね備え、セキュアで使いやすい会議を実現。 会議の効率化やコスト削減を始め、様々な課題解決をサポート致します
Nasdaqテクノロジー株式会社
Nasdaqテクノロジー株式会社
リストに追加
Nasdaq Boardvantage
役員、管理職の会議・業務を効率化するボードポータルソリューションです。 会議資料を完全ペーパーレス化し、資料の安全な管理・共有が可能な会議システムを提供いたします。
キッセイコムテック株式会社
キッセイコムテック株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3
リストに追加
ペーパーレス会議システムSmartDiscussion
あらゆる会議のペーパーレス化を実現! 会議資料はサーバー上で一元管理すると共に、クライアント端末に一斉配信。画面同期機能によりタブレット端末上で快適な資料閲覧と情報共有を実現します。
カテゴリー資料請求ランキング
6月27日(月) 更新
第1位
  • タブレット・PC対応のペーパーレス会議システムスマートセッション
  • 日本インフォメーション株式会社
第2位
  • ペーパーレス会議システムSmartDiscussion
  • キッセイコムテック株式会社
第3位
  • タブレットに最適な会議支援アプリMetaMoJi Share for Business
  • 株式会社MetaMoJi
4位以下のランキングはこちら
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
レビュー用バナー
新着記事
  • 無料ペーパーレス会議システム製品を紹介!iPadなど対応端末も解説
    この記事では、無料で利用できるペーパーレス会議...
  • 議会資料のペーパーレス化を実現した事例3選!導入前の注意点とは?
    市区町村の議会においても資料のペーパーレス化が...
  • ペーパーレス会議のメリット・デメリットをまとめてみた
    この記事では、ペーパーレス会議システムのメリッ...
  • ペーパーレス会議システムの機能一覧!選ぶ上で重要なポイントとは?
    ペーパーレス会議システムは、プロジェクターやタ...
  • ペーパーレス化にタブレットがおすすめな理由とは?メリットや活用例も紹介
    ペーパーレス化にタブレット導入がおすすめな理由...
  • ペーパーレス会議のよくある失敗例!成功させる方法は?
    コスト削減、エコ、経営スピードの向上、業務効率...
  • ペーパーレス会議システムとは?メリットや導入後の課題を解説!
    ペーパーレス会議システムは、在宅勤務やリモート...
  • 【比較表あり】人気のペーパーレス会議システムを徹底比較!
    【2021年最新版】会議に使う資料をデータで共有で...
  • ペーパーレス会議システムのアプリ対応製品6選!利用方法も解説
    この記事では、ペーパーレス会議システムのアプリ...
  • クラウド型ペーパーレス会議システムを徹底比較!価格や対象規模も解説
    この記事ではおすすめのクラウド型ペーパーレス会...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ
IT製品を探す
製品を探す |
ランキングから探す |
専門家一覧
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
List Finder |
Urumo! |
bizplay |
Sales Doc

Copyright (C) 2022 IT Trend All Rights Reserved.

ペーパーレス会議システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline
リストをリセットreplay
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?
はい いいえ