報告書を自動作成する主な方法
報告書を自動作成する方法には、主に「Excelのマクロ・VBA」「生成AI」「報告書自動作成ツール」の３つがあります。それぞれ自動化できる範囲や適した用途が異なるため、作成する報告書の種類や運用体制にあわせて選ぶことが重要です。
| 方法 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| Excelのマクロ・VBA | 定型的なデータ集計や転記、決まったフォーマットへの出力を自動化したい場合 | マクロやVBAの作成・修正に専門知識が必要で、特定の担当者に運用が属人化することがある |
| 生成AI | 文章の要約や構成案の作成、報告内容の下書きを効率化したい場合 | 生成された内容の正確性を確認する必要があり、機密情報の取り扱いにも注意が必要 |
| 報告書自動作成ツール | データ入力から集計、分析、帳票出力、共有までを一元的に効率化したい場合 | 製品によって対応できる報告書や入力・出力形式、料金体系が異なる |
少量の報告書を決まった形式で作成する場合は、ExcelのマクロやVBAでも対応できます。また、文章の要約や下書きが中心であれば、生成AIの活用も有効です。
一方、複数の担当者が継続的に報告書を作成する企業や、入力・集計・出力までまとめて自動化したい企業には、報告書自動作成ツールが適しています。テンプレートを統一できるため、作業時間の短縮だけでなく、入力ミスや報告内容のばらつき、業務の属人化も防ぎやすくなります。
報告書を自動作成するメリットは？
報告書作成を自動化すると、作業時間の短縮だけでなく、入力ミスの防止や情報共有の効率化も期待できます。ここでは、企業が報告書を自動作成する主なメリットを解説します。
コストを削減できる
ビジネスにおいて、会議の前後や１日の業務の終わりに報告書を作成する機会は多いでしょう。特にデータの分析やパーセンテージの算出・グラフ化などが必要な報告書は時間がかかるうえ、フォーマットや計算式が壊れたり、修復に時間をとられたりしがちです。
そこで報告書作成業務を自動化すれば、時間を大幅に短縮できます。ツールを利用した場合であれば、フォーマットが崩れることを防いだり、自動でエラーチェックが入ったり、ワンクリックで集計からレポート出力まで自動化できたりもします。その結果、コスト削減や業務効率の向上につながるでしょう。
１日あたり１時間かかっている報告書作成業務を短縮できれば、時間給2,500円、月20日稼働の場合、従業員1人あたり月50,000円相当の人件費削減効果が見込めます。 同様の従業員が10人いれば500,000円のコスト削減を実現できることになります。
ビジネスが円滑になる
報告書作成を自動化すれば、専門知識がなくても業務時間を短縮できます。今まで担当者しか作成できなかった報告書も、属人化することなくスムーズに仕上げられるでしょう。また、ヒューマンエラーの発生を抑えられるため、正確な報告書作成が可能です。
このように報告書を自動作成すれば、時間短縮と正確性向上により、クライアントへの対応も迅速になります。報告書をもとにした情報共有も効果的に行えるため、業務効率も向上するでしょう。
さらに、短縮した時間は別の業務に配分できるため、ビジネスが円滑になりやすいでしょう。
報告書を自動作成するには？
報告書を自動作成する方法は、効率化したい業務や社内の運用体制によって異なります。ここでは、Excelのマクロ・VBA、生成AI、専用ツールを活用する方法をそれぞれ詳しく解説します。
ExcelのVBAやマクロを使用する
ExcelのVBAやマクロを使えば、定型化している操作にかかる時間を短縮できます。マクロは自動化を実現する機能であり、登録すると既存のデータをもとにグラフを作成します。
VBAは、Excelの操作を自動化するために用いられるプログラミング言語です。VBAでマクロを作成すれば、数値の転記や集計、グラフ作成といった煩雑な作業を自動化できます。
たとえば手作業でグラフを作成すると、データの集計から名称の入力まで複数の項目があるため、作業工程が多いため、作業時間が長くなりやすい傾向があります。その業務がボタン１つに集約すれば、かなりの時間を短縮できるでしょう。
Excelを使った報告書作成は多くの部署で行われているため、自動化を実践すれば会社単位で業務効率がアップします。
生成AIを活用する
生成AIを活用すれば、入力したデータやメモをもとに、報告書の構成案や文章の下書き、要約などを短時間で作成できます。日報や議事録、活動報告書など、文章作成に時間がかかる業務の効率化に有効です。
ただし、生成AIが作成した文章には、事実と異なる内容や不適切な表現が含まれる可能性があります。そのまま提出せず、数値や固有名詞、報告内容に誤りがないかを担当者が確認しましょう。また、社外の生成AIサービスへ顧客情報や機密情報を入力する場合は、自社のセキュリティポリシーやサービスのデータ利用条件を確認する必要があります。
報告書の文章作成だけでなく、データ収集や集計、承認、出力、共有まで自動化したい場合は、生成AI単体ではなく、AI機能を搭載した報告書自動作成ツールの導入も検討しましょう。
報告書自動作成ツールを使用する
ExcelのVBAやマクロは便利ですが、使いこなすには専門的な知識が求められます。そのため、マクロを作成できる一部の社員に負担が集中しやすいデメリットがあるでしょう。そこでおすすめなのは、報告書自動作成ツールです。
報告書自動作成ツールであれば、専門的な知識がなくても報告書を作成できます。ツールの中にはタブレットやスマートフォンで操作できるものもあり、隙間時間での報告書作成も可能です。このほか、ペーパーレス化や作業時間の短縮、情報共有の効率化など、さまざまなメリットがあります。
こちらではITトレンドで過去30日間、ユーザーから問い合わせの多かった「報告書自動作成ツール（レポーティングツール）」を紹介しています。製品の口コミや、ほかのユーザーがどの製品を資料請求しているのかの傾向がわかるので、あわせて参考にしてみるとよいでしょう。
報告書自動作成ツール比較
報告書自動作成ツールは、対応する業務や入力方法、出力形式、AI機能などが製品ごとに異なります。ここでは、報告書作成の効率化に役立つおすすめ製品を比較して紹介します。
どの報告書自動作成ツールを選べばよいか迷っている方は、無料診断をご利用ください。
簡単な質問に答えるだけで、自社の課題や希望条件にあう製品候補を絞り込めます。製品を一つずつ比較する時間がない方にもおすすめです。
Smart Report Cloud
- 入力ゼロ！現場の「写真・音声・伝票」をAIが自動解析
- AIが標準フォーマットで報告書を自動生成
- 作成した報告書はデジタル資産として一元管理
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.が提供する「Smart Report Cloud」は、写真・音声・手書きメモをスマホで撮るだけでAIが自動解析し、構造化された報告書や議事録を生成するクラウド型報告書自動作成ツールです。現場業務の報告負担を大幅に削減し、Word/Excel形式で出力・共有が可能です。
ActiveReports （メシウス株式会社）
- 1998年発売、開発ライセンス累計10万本超のロングセラー製品
- 帳票デザイナで直感的にデザイン可能
- PDF・Excel出力に加えパスワード設定も可能
ActiveReportsJS （メシウス株式会社）
- Windows/Mac両対応の帳票デザイナ
- 日本仕様の帳票作成機能を搭載
- PDF/Excel等へのクライアントサイド出力が可能
DioDocs （メシウス株式会社）
- Excel や Adobe Acrobat に依存しない軽量・高速な API
- Excel／PDFの API でテンプレート構文などを実装
- 最新版では PDF に AI アシスタント機能を追加
フィールド業務情報共有システム （株式会社日立ソリューションズ）
- 点検項目や帳票様式を自由に設定・変更可能
- 作業データ参照や進捗をリアルタイム確認
- マルチプラットフォーム対応
CheckNote
CheckNoteはスマートデバイスで点検結果のデータを入力し、そのまま自動で報告書を作成できるクラウドサービスです。データを入力すれば、WebシステムやExcelに自動出力されるため、報告書作成業務の負担が大幅に軽減します。インターネット環境があればどこでも利用できるため業務が効率化します。
報告書自動作成ツールの費用相場
報告書自動作成ツールの費用は、クラウド型やオンプレミス型といった提供形態、利用人数、搭載機能によって異なります。導入予算を検討しやすいよう、主な料金相場と特徴をまとめました。
| 種類 | 費用相場 | 特徴 |
|---|---|---|
| クラウド型（SaaS） | 月額1,000円〜10,000円/ユーザー | 低コストで導入しやすく、すぐに利用可能 |
| オンプレミス型 | 初期費用：数十万〜数百万円 | セキュリティ性が高く、大規模運用向け |
| 無料プラン | 無料 | 機能制限あり、試用・小規模向け |
なお、実際の料金は、利用人数や必要な機能、データ容量、サポート内容などによって変動します。基本料金だけでなく、初期設定費用やユーザー追加費用、オプション料金も確認しましょう。
製品ごとの詳しい料金や、各プランに含まれる機能は公式資料で確認できます。気になる製品の資料をまとめて取り寄せ、初期費用・月額料金・対応機能・サポート内容を比較してみましょう。
報告書自動作成ツールの選び方
報告書自動作成ツールを選ぶ際は、作成したい報告書の種類だけでなく、自動化できる範囲や既存システムとの連携、操作性なども確認する必要があります。ここでは、導入後のミスマッチを防ぐための選定ポイントを解説します。
自動化できる業務範囲を確認する
報告書自動作成ツールによって、自動化できる範囲は異なります。データ入力や集計のみ対応しているものもあれば、分析・グラフ作成・レポート出力まで一括で自動化できるものもあります。
自社で効率化したい業務が、データ収集なのか、集計・分析なのか、報告書の作成・共有なのかを整理したうえで、必要な機能を備えたツールを選びましょう。
既存システムと連携できるか
報告書作成では、ExcelやGoogleスプレッドシート、BIツール、SFA、CRM、広告管理ツールなど、さまざまなシステムのデータを活用するケースがあります。
既存システムと連携できない場合、データの転記作業が発生し、かえって業務負担が増える可能性があります。導入前に、自社で利用しているシステムとの連携可否を確認しましょう。
テンプレートは柔軟か
報告書は、営業日報や会議報告書、点検報告書、マーケティングレポートなど、用途によって必要な項目や形式が異なります。
テンプレートを自由に編集できるツールであれば、自社の運用にあわせた報告書を作成しやすくなります。既存の報告書フォーマットを再現できるかも確認しておくと安心です。
スマートフォンやタブレットに対応しているか
現場作業や外出先で報告書を作成する機会が多い場合は、スマートフォンやタブレットに対応したツールがおすすめです。
写真の添付や音声入力、手書きメモの取り込みなどに対応していれば、現場での報告作業を効率化できます。移動中や隙間時間に入力できるため、報告漏れの防止にもつながるでしょう。
AI機能があるか
近年は、AIを活用して報告書の要約や文章作成、データ分析を支援するツールも増えています。AI機能が搭載されていれば、文章作成にかかる時間を短縮しやすくなります。
ただし、AIが作成した内容は必ずしも正確とは限りません。最終確認や修正を行う前提で、どこまでAIに任せられるかを確認しましょう。
操作しやすく、サポート体制も十分か
高機能なツールでも、操作が難しいと現場に定着しにくくなります。ITに詳しくない従業員でも使いやすい画面設計か、マニュアルやサポート体制が整っているかを確認しましょう。
無料トライアルやデモを活用し、実際の操作感を確認してから導入を検討するのがおすすめです。
報告書自動作成ツールは、対応する業務範囲や連携システム、テンプレートの柔軟性、AI機能などが製品ごとに異なります。複数製品の資料を取り寄せ、自社に必要な機能や料金、サポート内容を比較しましょう。
まとめ
報告書の自動作成により、作成時間の短縮や入力ミスの防止、情報共有の円滑化が期待できます。ExcelのマクロやVBAでも一部の作業は自動化できますが、専門知識が必要で、運用が属人化する可能性もあります。
継続的に報告書を作成する場合や、データの入力・集計・出力まで効率化したい場合は、報告書自動作成ツールの導入がおすすめです。複数製品の資料を取り寄せ、対応する報告書の種類や入力・出力形式、料金、既存システムとの連携可否を比較してみましょう。
気になる製品の資料は、無料でまとめて請求できます。
