報告書を自動作成するメリットとおすすめツールを紹介！

報告書を自動作成するメリットは？

まずは、報告書の作成業務を有意義なものにするために、自動作成のメリットについて見ていきましょう。

コストを削減できる

会議の前後や１日の業務の終わりに報告書を作成することは多いです。

サイトを運営しデータを管理・分析している部門や、広告部門、営業部門、経営部門の方は特に報告書の作成頻度が高いです。このような業種の場合、簡単な報告書でも作成する種類が多いため、業務時間は膨張しやすいでしょう。

そこで、報告書作成業務の自動化を取り入れることで、時間を大幅に短縮できます。報告書作成では、データの分析やパーセンテージの算出、グラフ化に時間がかかります。自動化によって時間を短縮できれば、コスト削減や業務効率の向上に繋がります。

仮に時間給が2,500円の社員が行う１時間の報告書作成業務を削減できれば、１ヶ月20日稼働で計算すると50,000円削減できます。同様の従業員が10人いれば500,000円のコスト削減を実現できるでしょう。

ビジネスが円滑になる

報告書作成を自動化すれば、専門知識がない人でも時間の短縮が実現します。今まで担当者しか作成できなかった報告書も、属人化することなくスムーズに仕上げられるでしょう。また、人的なミスの発生を抑えられるため、正確な報告書作成が可能です。

このように報告書を自動作成すれば、時間短縮と正確性向上により、クライアントへの対応も迅速になります。報告書をもとにした情報共有も効果的に行えるため、業務効率も向上するでしょう。さらに、短縮した時間は別の業務に配分できるため、ビジネスが円滑になりやすいです。

報告書を自動作成するには？

報告書を自動作成するメリットを理解したところで、つづいては報告書を自動作成する具体的な方法を見ていきましょう。

ExcelのVBAやマクロを使用する

「報告書の自動化」とイメージすると難しく感じるかもしれません。しかし、VBAやマクロを使うと、習慣化している操作にかかる時間が簡単に縮まります。

マクロは自動化を実現する機能であり、登録すると既存のデータをもとにグラフを作成することが可能です。VBAは自動化を実現するために使われるプログラム言語のことです。つまり、マクロはVBAを利用することで、数値を転記するといった煩雑な作業を省けます。

手作業でグラフを作成すると、データの集計から名称の入力まで複数の項目があるため、作業時間が膨張しやすいです。たとえばグラフの作成に１時間かかっている場合、その業務がボタン１つに集約するため、数十分短縮できるでしょう。

Excelを使って報告書を作成する業務はどこの部署でもあるため、自動化を実践すれば会社単位で業務効率がアップします。

報告書自動作成ツールを使用する

ExcelのVBAやマクロは便利ですが、使いこなすには専門的な知識が求められます。そのため、マクロを作成できる一部の社員に負担が集中しやすいデメリットがあるでしょう。そこで、報告書自動作成ツールの利用がおすすめです。

報告書自動作成ツールであれば、専門的な知識がなくても報告書を作成できます。ツールの中にはタブレットやスマートフォンで操作できるものもあるため、隙間時間に報告書の作成が可能です。他にもペーパーレスを実現し、効果的に業務時間を短縮できるなどメリットが多いです。

報告書自動作成ツールおすすめ５選！

では、具体的にどのような報告書自動作成ツールがあるのか見ていきましょう。※６月24日時点の情報です。

Troper

Troperは基幹システムなどと連携し、膨大なデータからレポートを作成できるクラウドサービスです。スマートフォンやタブレットにも対応しており、現場で即座に作業報告書を作成できます。GPS機能を搭載しているため、正確な作業場所と時間の記録が可能です。

サービスを通じて現場情報を社員全体に共有できるため、作業の進捗を適切に管理できます。

フィールド業務ソリューション フィールド業務情報共有システム

フィールド業務情報共有システムは、業務で利用する各種ドキュメントを効果的に作成・共有できるシステムです。自社のシステムの導入状況に応じて必要な機能のみを選択することが可能なため、無駄なくシステムを構築できます。

ERPやCRMなどのシステムと柔軟に連携し、業務全体の最適化を図れます。

TimeTracker FX

TimeTracker FXは、報告書の自動作成や複数のプロジェクトの適切な把握が可能な管理ツールです。タスクをドラッグ&ドロップするだけで現場の工数入力ができ、自動で問題点を分析します。

分析結果はそのまま自動で報告書として出力されるため、工数入力から分析、報告書作成までの業務を効率化できます。

P-Reporter

P-Reporterはリアルタイムな現場報告が可能な報告書作成ツールです。スマートフォンやタブレットで撮影した写真をそのまま使って報告書を作成できます。自動で作成された報告書はWeb上にアップでき、組織内で共有し状況が把握しやすくなります。

CheckNote

CheckNoteはスマートデバイスで点検結果のデータを入力し、そのまま自動で報告書を作成できるクラウドサービスです。データを入力すれば、WebシステムやExcelに自動出力されるため、報告書作成業務の負担が大幅に軽減します。

インターネット環境があればどこでも利用できるため業務が効率化します。

ツールで報告書を自動作成し、円滑なビジネスを！

普段の業務の中でも報告書を作成する業務に時間を取られやすいため、自動作成して効率化してください。

自動作成することでコスト削減できるだけでなく、ビジネスが円滑に進むようになります。報告書の自動作成はExcelのマクロやVBAを利用すれば実現できます。専門知識を持つ社員が少ない場合は、ツールを導入するのがおすすめです。

自社にあった報告書自動作成ツールを利用して、ビジネスの効率化を図りましょう。