安否確認システムの選定ポイントを紹介！導入成功のコツは？

安否確認システム８つの選定ポイント

自社に合ったシステムを導入するためにも、安否確認システム８つの選定ポイントを確認していきましょう。

１．自社に合った導入・運用コストであるか

初めに導入する際には、しっかりどのくらいの価格がよいのか自社内で基準を設けておきましょう。また、導入コスト以外にも運用する際にもコストは発生します。はじめ は無料のトライアル期間を活用して製品を利用してみるなど試してみることをおすすめします。

２．常にシステムが更新されているか

近年災害状況だけでなく社内でも日々変化がめまぐるしくおこなわれています。そんな変化が激しい環境に対応するためには常に更新された最新のシステムを活用する必要があります。クラウド型のシステムの場合、運用からサポートまで一環して行っていることから自社への負担がなく常に更新されたシステムを利用することができるでしょう。

３．セキュリティ対策は万全か

安否確認のメールを送信する際には従業員の個人データを利用するため、情報漏洩を防ぐためにも、しっかりとしたセキュリティ対策がなされているかが問題となります。

また、地震や津波など災害が起きた時、システムをそもそも支えるサーバーに被害が及ぶ可能性もあります。サーバーを一つだけではなく多拠点に設置している製品を選んだり、クラウド型に移行したりなどセキュリティ対策を怠らずに行いましょう。

４．システムの機能が充実しているか

多くのサービスでは、災害発生を自動キャッチして、一斉にメールを配信します。管理者はそれを受け取って確認・集計し、必要に応じて再度メッセージを送ったり、指示を出したりします。

中には部署ごとや部門ごとなど、階層化して安否情報を把握し、管理者への負荷を分散できる機能が用意されています。管理者も複数配置する場合は、管理者数の制限のないサービスを選定しましょう。

安否確認システムの機能について詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

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５．ユーザーが使いやすい構造であるか

システムが使い手にとって使いにくい場合、どんなにシステムの内容がよくても、積極的に利用しないでしょう。ユーザーにとって使い安い製品を選定するためにも、どの機能をメインで利用するのかを確定しておくことをおすすめします。

６．メッセージの配信手段が多いか

メッセージの配信手段は多いほど安心です。メールなどのテキストメッセージだけではなく、電話回線を使わない音声通話やFAX送信が可能なサービスもあります。

災害時に工場などの現場の画像や映像を確認することで、より詳細な状況把握ができる製品もあります。製造業などではメリットがあるでしょう。

７．従業員の家族もシステムに登録できるか

従業員が家族を登録できれば、出張や単身赴任の際に会社の安否確認システムを利用して家族の無事を確認できるので安心です。

また、大学生など離れて暮らしている家族の確認も同じようにできます。無料ツールで代用できるという考えもありますが、人命に関わる緊急時においては、信頼できる製品・サービスを利用できる安心感は大きいものです。

８．システム管理者の負担が軽減するか

安否確認システムで重要となるのは有事の際の運用性です。非日常での操作となりますので、誰でも簡単に操作できるシステムが望まれます。防災対策の管理者は人事や総務担当者になることが多く、高いITスキルが必要となる操作性ではいざというときに役立ちません。

多くのサービスでは、災害発生を自動キャッチして、一斉にメールを配信します。管理者はそれを受け取って確認・集計し、必要に応じて再度メッセージを送ったり、指示を出したりします。管理者も複数配置する場合は、管理者数の制限のないサービスを選定しましょう。

安否確認システムの選定ポイントを押さえて製品検討しよう

安否確認システムを導入しても「うまく活用できない」ということは絶対に避けなければなりません。導入後に後悔しないように、選定ポイントを踏まえた製品選びをするようにしましょう。

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