これだけはチェック！「安否確認システム」の選定

安否確認システム ３つの選定ポイント

組織体制の整備

安否確認システムはクラウドサービスやグループウェアのオプション機能として提供されています。既存システムへの影響も少なく、通常の業務フローの変更も多くありません。導入しやすいシステムということができます。

だからといって導入すればそのままで効力を発揮するものではありません。受け入れる側の体制整備がなければ意味をなしません。少なくとも管理者の選任が必要です。併せて、命令系統など災害対策マニュアルの整備もお薦めします。災害に対する組織体制の再確認のチャンスになります。

また、導入後は定期的な訓練が欠かせません。往々にして天災は忘れたころにやってくるものです。年に1回、9月1日の防災の日、または3月11日でもいいでしょう。なお、この訓練では経営トップの参加が不可欠とお考えください。

たとえ夜間であってもトップが参加して、システムと体制が機能するかどうかを確認します。「しっかり訓練は終了したか」と事後報告を求めるだけのトップでは役に立ちません。いざというときに矢面に立たされるのはトップなのです。

コストとセキュリティ

現在、安否確認システムの主流はクラウドサービスになっています。東日本大震災の際、大規模災害時におけるインターネットやクラウドの可用性の高さを実感した企業が多かったのではないでしょうか。

施設内にサーバを設置（オンプレミス）していた企業は、想定以上の激しい揺れでサーバが故障し、事業の継続的な活動や顧客へのサービス提供に支障をきたしました。これに対し、クラウドにデータ保存していた企業では、頑強な地盤に建設されたデータセンターの高度な耐震設備によって、データが失われることなく、事業活動やサービスを継続できる企業が多かったのです。

クラウドにすることで初期費用も抑えることができ、安否確認の機能をすぐに利用できます。運用管理も不要となり、IT管理者の負荷も増えません。

ただし、社員の連絡先など個人情報を登録することになりますので、セキュリティポリシーに反するケースもあります。この場合は社内にサーバを設置し、システム構築（オンプレミス）することになります。できれば、オンプレミスでも、待機系のサーバを遠隔地の支社などに用意することをお薦めします。待機システムを同じ施設内に設置してしまうと災害時に対応できない可能性が高いからです。

管理者の負荷軽減

安否確認システムで重要となるのは有事の際の運用性です。非日常での操作となりますので、誰でも簡単に操作できるシステムが望まれます。とりわけ防災対策の管理者は人事や総務担当者になることが多く、高いITスキルが必要となる操作性ではいざというときに役立ちません。

多くのサービスでは、災害発生を自動キャッチして、一斉にメールを配信します。管理者はそれを受け取って確認・集計し、必要に応じて再度メッセージを送ったり、指示を出したりします。中には部署ごとや部門ごとなど、階層化して安否情報を把握し、管理者への負荷を分散できる機能が用意されています。管理者も複数配置する場合は、管理者数の制限のないサービスを選定しましょう。

まとめ 　～ その他の注意点について ～

３つの選定ポイントを紹介しました。最適な安否確認システムを選定するためには、どれも重要なので必ず確認してください。この３つ以外にもいくつか注意点があるので、最後に確認しておきましょう。

メッセージの配信手段は多いほど安心です。メールなどのテキストメッセージだけではなく、電話回線を使わない音声通話やFAX送信が可能なサービスもあります。災害時に工場などの現場の画像や映像を確認することで、より詳細な状況把握ができる製品もあります。製造業などではメリットがあるでしょう。

従業員が家族を登録できれば、出張や単身赴任の際に会社の安否確認システムを利用して家族の無事を確認できるので安心です。また、大学生など離れて暮らしている家族の確認も同じようにできます。無料ツールで代用できるという考えもありますが、人命に関わる緊急時においては、信頼できる製品・サービスを利用できる安心感は大きいものです。

導入に際してセミナーやコンサルティングを提供するサービス提供事業者もあります。施設保全なども同時に確認したいなど、導入目的によっては、このような導入前の支援サービスも併せて確認してください。