企業の安否確認と事業継続計画（BCP）
近年では、災害が発生したときの社員の安否確認と、いかにして事業を滞らせないようにするかのプランを立てる「事業継続計画（BCP）」の策定が重要だとされています。
ここでは、安否確認がどうして必要なのかということと、事業継続計画について解説していきます。
安否確認の必要性
安否確認は、災害発生時でもなるべく事業を滞らせないために必要なものです。
社員の安全状況を把握しておくことで、それぞれに必要な情報を届けるとともに、誰がすぐに出社できるかを見極めて要請をすることができます。それによって、なるべく早期に復旧させ、長期的に事業をストップさせることで生じる損害を減らすことが期待できるのです。
事業継続計画（BCP）とは
「事業継続計画（Business Continuity Plan）とは、災害が発生した際に、被害を最小限にとどめつつ、なるべく早く復旧させるためにはどのような行動をとるのか、その方法や手段を前もって決めておく計画のことを言います。
災害時にどのような行動をとったかということは、企業の社会的責任やその後の信用にも関わる問題なので、マニュアル作成などを疎かにしてはなりません。
安否確認システムのメリット
もしもの時の安否確認をサポートするために、安否確認メールを自動配信したり、安否状況の集計を取ることができる「安否確認システム」が多くの企業から提供されています。
ここでは、その安否確認システムを導入するメリットを３つご紹介いたします。
迅速・確実な安否確認を自動配信
まずはじめに挙げるのが、安否確認のメールを速やかかつ確実に配信できる点です。
安否確認システムでは、地震などの災害が発生した際に、自動的に安否確認メールを配信する機能が搭載されています。多くの製品では複数のメールアドレスが登録することができ、また連絡が付くまで何度もメールを送信するようになっているので、確実にメールを届けることが可能です。
安否確認は複数の通信手段
２つ目に挙げるのが、安否確認システムが震災時の連絡手段の１つとなり得る点です。
災害が発生すると、身近な人と連絡を取ろうとすぐに電話をしようする人は多いでしょう。しかし、多くの方が連絡を入れるとなると回線がパンクしてしまうので、つながるまで何分も待たなければならないという状況になることも珍しくはありません。そんな時安否確認システムがあれば、企業との連絡をスムーズに行うための通信手段として機能してくれるのです。また、製品によっては従業員の家族も登録できるので、災害時の家族間の安否確認の通信手段としても効果を発揮してくれます。
防災・システム管理者の負担軽減
最後に挙げるのが、防災・システム管理者の負担を軽減させられる点です。
災害が発生した時、手動で安否確認を行わなければならないとなると、管理者はそのほかのことに手が回らなくなるので大変です。このシステムは、安否確認に関する作業を自動的に行ってくれるので、確実に安否確認や災害情報を発信することができます。そのため、災害時の管理者の負担を軽減させることができるのです。
安否確認システム導入にあたっての注意点
安否確認システムを導入するにあたっては、いくつか注意しておかなければならない問題があります。
ここでは代表的なものを３つ挙げますので、それぞれ確認しておくようにしてください。
個人情報登録の理解と管理方法の確認
1つ目に挙げるのが、個人情報を登録することへの理解と、その管理方法の確認です。
安否確認システムを利用して情報配信などを行うためには、社員一人ひとりのメールアドレスをはじめとした個人情報を集めて登録する必要があります。
この点に関してですが、個人情報の提出を強要してはいけません。あくまでも社員の理解があったうえで登録するようにしてください。また、集めた個人情報の取り扱いについても、収集の際にあらかじめ伝えておく必要がありますし、システム管理者や幹部が保持しているというのもあまり良い方法ではありません。
なお、個人情報登録・管理運用の方法については製品によって異なります。あらかじめメーカーに確認しておくようにしてください。
社内研修と訓練の実施
２つ目に挙げるのが、社内研修と訓練の日常的な実施です。
普段使用していないものが、災害があったときにすぐに使えるはずがありません。社内研修などで災害時の安否確認のルールや、安否確認システムの使い方をしっかりと教育しておくことが重要になります。避難訓練などを実施して、実際に安否確認メールを配信し回答するという流れを確認しておくというのも良いでしょう。
この点については、普段の連絡ツールとしても活用できる製品が出ていますので、製品比較の際に確認するようにしましょう。
予備の通信手段も検討
３つ目に挙げるのが、予備の通信手段の検討です。
災害時の検討を避けられるというメリットがある安否確認システムですが、必ずつながるというわけではありません。そのため、もしシステムが利用できなかった時にどうするか、その方法を二重にも三重にも考えておく必要があります。
例えば、緊急時に提供される災害用伝言サービスや災害伝言ダイヤル（171）の利用が考えられます。ただこのサービスは、家族・親戚・友人との安否確認を目的としたものなので、提供元のNTTは利用を推薦していません。そのため注意が必要です。
主な安否確認システムサービス【人気製品15選】（９月13日時点）
最後に、数ある安否確認システムの中でもとくに人気のある15製品をご紹介いたします。それぞれ機能、価格など異なる点がありますので、しっかり確認したうえでそれぞれに合ったものを選ぶようにしましょう。
ITトレンド掲載製品
100名以上の規模の従業員を抱える企業を対象とするパッケージソフトです。
各社員の連絡先は10件まで登録することができ、いろいろな媒体に繰り返し連絡をかけることで、迅速かつ確実に社員の状況を確認することができます。また、スマートフォン向けアプリも配信されていますので、アプリから簡単に安否状況を回答することも可能です。
サポート体制もしっかりしており、2つの拠点で同時に稼働しているので、一方がダメになってもスムーズに稼働できます。
初期費用は200,000円で、それ以外に月額40,000円～のコストがかかります。
全ての従業員規模に対応するクラウド型のツールです。
社員はもちろんのこと、その家族も7人まで登録でき、家族間での安否確認システムとしても役立てることが可能です。ログ監視機能が付いているので、だれがいつログインしたのかを追跡することもできます。
ユーザー登録にはパスワードが不要で、登録も専用のQRコードからアクセスするだけで完了します。そのため、もしもの時にパスワードが分からず連絡が遅れてしまうということが防げて便利です。
初期費用は105,000円（導入レクチャー、マニュアル書、初期サポート費用込み）で、それ以外に月額15,000円（利用規模1~100名）～のコストがかかります。
全ての従業員規模に対応したクラウド型のツールです。
ユーザー1人につき6件のアドレス、6人の家族を登録可能で、家族間の通信手段としても解放することができます。安否状況は文字や音声のほか、画像やGPSの位置情報まで集めることができるので、より詳細な状況を把握できます。
また機能は平常時にも使えるので、社内やグループ間での一斉連絡、情報共有、アンケート調査のためのツールとしても利用可能です。
初期費用は48,000円（利用規模1~400名）～で、それ以外に月額9800円（利用規模1~100名）～のコストがかかります。
全ての従業員規模に対応したクラウド型のツールです。
災害時の安否確認機能はもちろんのこと、訓練メールの機能も搭載されているので、定期的に防災訓練をすれば、もしもの時の防災意識の向上にも役立てることができます。
メールアドレスのほか、LINE・Twitter・FacebookのSNSサービスとの連携が可能なので、より確実に安否確認を行うことができます。
初期費用は150,000円で、それ以外に従業員一人当たり月額80円のコストがかかります。
非掲載製品
全ての従業員規模に対応したクラウド型のツールです。
利用できる機能がグレードによって異なり、ライト（手動によるメール送信、情報集計、掲示板作成）、プレミア（ライト＋自動送信、掲示板へのファイルアップロード、ユーザーの地域設定）、ファミリー（プレミア＋家族の安否確認）、エンタープライズ（ファミリー＋分散管理、人事システム連携、管理者画面にアクセス可能なIPアドレスの制限）と段階分けされています。
初期費用は無料ですが、月額6,800円（利用規模1~50名、ライトプラン）～のコストがかかります。
クラウド型で提供されているツールです。
緊急地震速報と連携しており、地震を感知するとすぐに安否確認のメールを自動的に配信してくれます。安否状況に関する質問はシンプルな選択式なので、従業員にも分かりやすく、迅速な回答が期待できます。
それ以外の共有すべき情報は、緊急メールとして手動で配信可能です。なお、メール確認状況は管理画面からチェックできます。
コスト・利用規模については、提供元に問い合わせてください。
全ての従業員規模に対応したASPサービスのツールです。
緊急地震速報と連携可能で、正確な情報をより迅速に配信することができます。また、社員の家族は無料で登録できるので、家族間の確認ツールとしても利用可能です。
さらに、iS-Anpiはインフルエンザをはじめとした感染症が流行した場合にも、社員の感染状況の確認の集計に一役買ってくれます。そのほか、グルーピング機能を普段使いすれば、会議の収集や時間変更などの情報共有をスムーズに行うこともできます。
初期費用は700,000円で、それ以外に月額50,000円の基本料金と、従業員１人あたり月額30円のコストがかかります。
全ての従業員規模に対応したクラウド型のツールです。静岡大学・静岡県立大学が共同開発した製品です。
災害発生時に自動配信されるメールは、アメリカのサーバを経由して届けられるので、アメリカと日本同時に災害が発生しない限りは確実にメールを届けられます。
専用のスマートフォンアプリがあるほか、LINEとの連携もできるので、より簡単に安否状況を送信することができます。また、携帯電話が手元にない社員がいる場合などには、管理者が代理で安否報告をすることも可能です。
初期費用は25,000円～、それ以外に月額5,130円（年払いの場合、61,560円）～（ともに利用規模1～50名）のコストがかかります。
システムは一括販売、ASP（月額費用）サービスを選択することができます。
緊急時に配信されるメールは、複数の文章をテンプレート登録しておくことが可能で、災害時に迅速にメールを送信することができます。アドレスは、PCメール・社内メール・携帯メールを登録することができるので、より確実に相手に見てもらうことが期待できます。
また、これらの機能は通常時にも利用可能で、状況に応じて送信先を選択することもできるので、会議などの社内連絡の際にも活用することができます。
利用規模・お見積もりに関しては、提供元に問い合わせてください。
安否確認メールの一斉配信のほか、グループ配信などで効率的に安否確認ができます。また、家族掲示板も用意されているので、家族間の安否確認も可能です。
集計した災害時の安否情報は、すぐにPDFファイルで出力することができます。
基本の機能は平常時でも利用可能なので、部署間の連絡や個人通達のツールとしても活用できます。
利用画面には大容量の画像や動画などは配置されていないので、低速通信のときにもアクセスしやすくなっています。
利用規模・お見積もりに関しては、提供元に問い合わせてください。
全ての従業員規模に対応にしたクラウド型のツールです。
災害情報は、セコムあんしん情報センターに24時間365日集められており、震度5弱以上の地震を感知すると速やかに管理者に通知してくれます。この時、事前に契約しておけば、安否確認メールを一斉送信してくれます。サポートは全国複数の拠点でバックアップを取りながら行われるので、もしものことがあっても信頼できます。
社員は、専用ホームページ・メール・電話のどれかで安否を登録すればよいので、状況に応じて連絡手段が選べるのも効果的です。
初期費用は200,000円で、それ以外に基本料金として月額３0,000円と、事業所・社員の規模に応じた従量料金がかかります。
地震・大雨・雷・洪水・津波など、あらゆる気象情報と連動し、あらかじめ設定しておいた災害発生時に速やかにメールを自動配信してくれます。1分間に1万通ものメールを送れるほど強いサーバを利用しているので、多くの従業員を抱えている企業の利用にも適しています。
基本的な機能は平常時の連絡網としても利用できるため、普段使いで緊急時の利用に社員を慣れさせていくことも可能です。アンケートの項目は自由に設定可能で、それぞれを使いやすいレイアウトにすることができます。
気象情報は市町村レベルで設定可能で、より確実なデータを一斉配信することができます。
利用規模・お見積もりに関しては、提供元に問い合わせてください。
震度5弱以上の地震が発生した場合に、自動的に安否確認メールが送信されます。社員から得られた回答状況は専門のホームページで閲覧できるので、リアルタイムの状況を確認することが可能です。
それ以外の緊急連絡は、管理者による手動で配信することができます。そのほか、気象・災害情報を配信するサービスも搭載されているので、災害前の備えなどが効率的にしやすくなるでしょう。
初期費用は50,000円で、そのほかに月額18,000円（利用規模1~100名）～のコストがかかります。また、家族安否サービスを利用する場合には、契約人数1人につき10円追加でかかります。
全ての従業員規模に対応したクラウド型のツールです。
社員一人ひとりが専用の画面を持つというのが特長のツールです。災害時には「I'm HERE!」ボタンを押すと安否情報が送信され、社員間・家族間で各自の状況を確認しあうことができます。
初期費用は０円で、それ以外に月額3,000円～（利用規模1～30名）のコストがかかります。登録対象者が多い場合には、自社サーバにアプリをインストールするライセンス版も別途用意されています（初期費用2,000,000円～）。
ちなみに、ここいるネットは無料体験版が配信されています。そのため、実際に触って判断するのも良いでしょう。
クラウド型のツールです。
安否確認システムとしては日本で初めて、スマートフォンアプリの特許を取得したツールです。緊急メール配信に関しては、国内外に複数のサーバを設置して運営しています。そのため、非常事態にもサーバを切り替えるだけで運営維持でき安心です。
登録に関しては、従業員本人がユーザー登録を行う形となっているため、管理者の負担を減らすことが可能です。そのほか、GPS通信、家族の安否確認、気象情報の自動配信、ストレスチェックなどの機能が搭載されています。
コストは初期設定費用（要問合せ）のほか、月額5,000円（エントリープラン、利用規模1～50名）～がかかります。
まとめ
この記事では、安否確認システムに関する情報をまとめました。災害発生時の防災担当者の負担を軽減させ、かつ企業の損害を最小限に抑えるために、安否確認システムは絶大な力を発揮してくれます。
この記事の後半では、代表的な安否確認システムを15製品取り上げましたが、価格・性能などはそれぞれ異なります。そのため、よく吟味したうえで決めるようにしましょう。
