安否確認システムのメリットを紹介！利用時の注意点も

企業の安否確認と事業継続計画（BCP）

近年では、災害が発生したときの社員の安否確認と、いかにして事業を滞らせないようにするかのプランを立てる「事業継続計画（BCP）」の策定が重要だとされています。

ここでは、安否確認がどうして必要なのかということと、事業継続計画について解説していきます。

安否確認の必要性

安否確認は、災害発生時でもなるべく事業を滞らせないために必要なものです。

社員の安全状況を把握しておくことで、それぞれに必要な情報を届けるとともに、誰がすぐに出社できるかを見極めて要請をすることができます。それによって、なるべく早期に復旧させ、長期的に事業をストップさせることで生じる損害を減らすことが期待できるのです。

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事業継続計画（BCP）とは

「事業継続計画（Business Continuity Plan）とは、災害が発生した際に、被害を最小限にとどめつつ、なるべく早く復旧させるためにはどのような行動をとるのか、その方法や手段を前もって決めておく計画のことを言います。

災害時にどのような行動をとったかということは、企業の社会的責任やその後の信用にも関わる問題なので、マニュアル作成などを疎かにしてはなりません。

安否確認システム４つのメリット

安否確認メールを自動配信したり、安否状況の集計を取ることができる「安否確認システム」４つのメリットを早速見ていきましょう。

１．自動配信のため敏速かつ正確に安否確認ができる

安否確認システムでは、地震などの災害が発生した際に、自動的に安否確認メールを配信する機能が搭載されている為、社員対して敏速に安否確認をすることができます。

具体的に多くの製品は複数のメールアドレスが登録でき、社員の連絡が付くまで何度もメールを送信する仕組みになっているので、確実にメールを届けることが可能なのです。

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２．通信手段を確保できる

２つ目に挙げるのが、安否確認システムが震災時の連絡手段の１つとなり得る点です。

災害が発生すると、身近な人と連絡を取ろうとすぐに電話をしようする人は多いでしょう。しかし、多くの方が連絡を入れるとなると回線がパンクしてしまうので、つながるまで何分も待たなければならないという状況になることも珍しくはありません。

そんな時安否確認システムがあれば、企業との連絡をスムーズに行うための通信手段として機能してくれるのです。また、製品によっては従業員の家族も登録できるので、災害時の家族間の安否確認の通信手段としても効果を発揮してくれます。

安否確認システムの機能について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

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３．防災管理者の負担を軽減できる

最後に挙げるのが、防災・システム管理者の負担を軽減させられる点です。

災害が発生した時、手動で安否確認を行わなければならないとなると、管理者はそのほかのことに手が回らなくなるので大変です。このシステムは、安否確認に関する作業を自動的に行ってくれるので、確実に安否確認や災害情報を発信することができます。そのため、災害時の管理者の負担を軽減させることができるのです。

４．BCPの策定に活用できる

最後のメリットはBCP（事業継続計画）の策定に活用できることです。

そもそもBCP（事業継続計画）とは、災害が発生した際に被害を最小限にとどめつつ、なるべく早く復旧させるためにはどのような行動をとるべきか、その方法や手段を前もって決めておく計画のことを言います。

安否確認システムの安否情報を収集し分析する機能を利用することで、災害時にどのような行動をとったかということを事実に元ずいて把握できます。そのため、BCPのマニュアル作成などに大きく貢献するのです。

安否確認システム導入にあたっての注意点

安否確認システムを導入するにあたっては、いくつか注意しておかなければならない問題があります。ここでは代表的なものを３つ挙げますので、それぞれ確認して置きましょう。

１．個人情報登録の理解と管理方法の確認

1つ目に挙げるのが、個人情報を登録することへの理解と、その管理方法の確認です。

安否確認システムを利用して情報配信などを行うためには、社員一人ひとりのメールアドレスをはじめとした個人情報を集めて登録する必要があります。ここでは、個人情報の提出を強要してはいけません。あくまでも社員の理解があったうえで登録するようにしてください。

また、集めた個人情報の取り扱いについても、収集の際にあらかじめ伝えておく必要がありますし、システム管理者や幹部が保持しているというのもあまり良い方法ではありません。

なお、個人情報登録・管理運用の方法については製品によって異なります。あらかじめ製品販売元に確認しておきましょう。

２．社内研修と訓練の実施

２つ目に挙げるのが、社内研修と訓練の日常的な実施です。

普段使用していないものが、災害があったときにすぐに使えるはずがありません。社内研修などで災害時の安否確認のルールや、安否確認システムの使い方をしっかりと教育しておくことが重要になります。

避難訓練などを実施して、実際に安否確認メールを配信し回答するという流れを確認しておくというのも良いでしょう。また、普段の連絡ツールとしても活用できる製品が出ていますので、製品比較の際に確認するようにしましょう。

３．予備の通信手段も検討

３つ目に挙げるのが、予備の通信手段の検討です。

災害時の検討を避けられるというメリットがある安否確認システムですが、必ずつながるというわけではありません。そのため、もしシステムが利用できなかった時にどうするか、その方法を二重にも三重にも考えておく必要があります。

例えば、緊急時に提供される災害用伝言サービスや災害伝言ダイヤル（171）の利用が考えられます。ただこのサービスは、家族・親戚・友人との安否確認を目的としたものなので、提供元のNTTは利用を推薦していません。そのため注意が必要です。

安否確認システムの導入後の注意点について詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

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安否確認システムのメリットを理解して導入検討しよう！

災害時には正確な情報を素早く取り入れることが一番大切です。安否確認システムではそれが実現できます。もっと詳しく知りたい多という方は、製品の資料請求を行い実際に手元で製品比較を行うことで、イメージもわくと思います。早速資料請求をしてみましょう。

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