災害時の緊急連絡網を構築「安否確認システム」

BCPの盲点　-従業員の安否確認

安否確認システムとは、災害時に社員や家族の安否状況を確認するためのシステムです。一斉メール配信、状況集計、掲示板などの機能を提供します。特に新しいシステムというわけではなく、古くは1995年に発生した阪神・淡路大震災をきっかけに開発されたものもあります。

これが一気に注目を集めたのは2011年の3.11東日本大震災からです。それまでも多くの企業はBCP対策を実施してきました。日本は地震や台風、火山など天災が度々発生する国で、BCP対策の重要性は早くから訴えられていました。

企業はシステム冗長化やデータの遠隔地レプリケーションなど、コストの許す限り対策を講じてきました。また、災害対策マニュアルを作成し、従業員に対して訓練も実施してきました。

ところが、東日本大震災では対策の要となる従業員の安否が取れなくなってしまったのです。固定電話も携帯電話も不通となり機能しません。かろうじてTwitterやFacebookのメッセージで確認できる程度でした。

全従業員の安否確認に煩雑な手間と時間がかかり、この効率化が大きな課題となって浮かびあがりました。安否確認は、BCPは万全と考えていた企業にとって、思いがけない盲点となったのです。

仕組み　-緊急連絡網の構築

東日本大震災以降、安否確認の必要性が叫ばれ、既存あるいは新規の安否確認システムを検討・導入する企業が増加しています。その仕組みは次のステップになります。

まずはインストールと登録作業。システムに安否確認の対象者となる人たちの緊急連絡先を登録します。管理者で一括登録もできますが、社員が自分で登録することも可能です。メールアドレスには、会社支給のアドレスだけでなく、私有の携帯メールアドレス、自宅のプロバイダアドレス、フリーメールアドレスなども設定するようにし、何らかの方法で連絡を可能とします。

災害発生の際はシステムが自動感知し、登録された連絡先に安否確認のメッセージを一斉配信します。防災管理者が送ることもできます。防災管理者は社内にいる必要はありません。携帯電話からも一斉配信や受信ができる仕組みとなっています。

一斉配信されたメッセージを受け取り、社員は安否情報を返信。防災管理者はこれを受け取り、確認・集計し、事業継続に必要な手段を連絡・実行していきます。以降、掲示板で情報を共有します。

メリット　-確実で安全な安否確認

安否確認システムには次のようなメリットがあります。

■迅速で確実な安否確認

災害発生と同時に社員・関係者全員に一斉にメッセージを発信し、何らかの返答を得ることができます。未返信者にはリトライ（再発信）できるので、確認漏れを防止できます。

■災害時のセキュリティ確保

Twitterなどの場合は外部にも情報が伝わってしまうため、社内連絡には不安があります。安否確認システムは社内に閉じられた仕組みなので、社外に情報が漏れる心配がありません。

■管理者の負担軽減

管理者も被災者の1人。災害時には自分や家族のケアも必要です。安否確認の作業をほぼ自動化できるため、緊迫した中でも確実に実施できます。管理者の心理的負荷も大幅に軽減できます。

■パンデミック発生時の対応

新型インフルエンザなどパンデミック（感染症の全国的・世界的な大流行）の際の社員の安否確認に活用できます。海外旅行中の社員の安否も確認できます。

まとめ　～ 災害時の初動対策 ～

災害は防ぐことができません。だからこそ、災害発生後に企業が組織として機能するためにも、社員の安否確認を速やかに実施する必要があります。そして、安否情報を集約した後も、緊急連絡網として必要な連絡が取れることは災害という特殊な状況下における経営リスクを大きく軽減してくれるはずです。

いかがでしょうか、災害時の初動対策は従業員の安否確認から。法人向けに様々な安否確認システムが登場しています。迷われるようであれば、多くの企業が選んでいる人気の安否確認システムのランキング情報なども参考にして、今すぐのご検討をお薦めします。