安否確認システムは導入すべき？導入前後にやること一覧！

なぜ、安否確認システムを導入する必要があるのか

安否確認システムとは、災害発生などの緊急時に従業員や家族の安否状況を確認するためのシステムです。一斉メール配信・状況集計・掲示板などの機能を有し、従業員の安否情報を短時間で収集できます。それによって災害時の素早い意思決定を可能にし、事業への二次的な被害を最小限に留められます。

地震や台風などの自然災害が後を絶たない日本では、近年多くの企業で安否確認システムの導入機運が高まっています。一方で、導入の必要はないと考える企業も少なくありません。

しかし、災害におけるこれまでの教訓を忘れてはいけません。東日本大震災では、地震と津波によって携帯電話を含むすべての通信インフラが使えなくなり、従業員全員の安否確認がとれるまでに、数日もの時間と相当な手間を費やした企業は少なくありません。事業所が崩壊して企業のITシステムが全滅し、従業員の連絡先などのデータが消失してしまったケースも後を絶ちませんでした。

さらに安否確認はとれたものの、従業員に対してその後の行動を指示する連絡手段が確保できず、事業再開の目処が立たない企業もありました。災害時に事業を速やかに再開させるためには、従業員と連絡をとるためのネットワークが必要不可欠なのです。

安否確認システムの導入率とは

では、実際にどのくらいの企業が安否確認システムを導入しているのでしょうか。

2022年5月に東京商工会議所が実施したアンケート調査では、従業員の安否確認手段として「有料の安否確認システム」を導入していると回答した企業は30.8％でした。2021年5月の前回調査では27.1%だったことから、安否確認システムの導入企業は増加傾向にあることがわかります。

また別の機関が行ったアンケート結果では、さらに多くの導入率を示しました。東京都中小企業振興公社が2017年2月に実施したアンケート調査では、69.3％の企業が「安否確認システム」を導入していると回答しました。従業員規模別で見ると、従業員50人以下の企業は37.8%、51～100人の企業は56.0%、101～300人の企業は64.1%、300人超の企業は83.2%でした。従業員数の多い企業ほど、安否確認システムを導入している傾向があるようです。

参考：会員企業の防災対策に関するアンケート2022年調査結果｜東京商工会議所
参考：防災対策に関する意識調査 結果報告書｜東京都中小企業振興公社

企業が安否確認システム導入前にすべき４つのステップ

ここからは、安否確認システムの導入前・導入時・導入後の３段階にわけて、それぞれで行うべきことを解説します。まずは、導入前に準備すべき４つのことを紹介します。

ステップ１．安否確認の目的を明確にしよう

そもそも安否確認とは、次の２つを確認することです。

• ●従業員が無事かどうか
• ●出勤ができるかどうか

もし医療関係やライフラインのように災害直後から稼働する必要がある企業であれば、早急に従業員が無事かどうかを確認し、事業継続の態勢を整えなければなりません。逆にそれ以外の企業では、災害直後に早急に従業員が出勤する必要はありません。ただし、企業の被害状況の確認や、その後の計画を練るための最低限の人員は必要です。

このように、各企業の事業内容にあわせて、「何のために」「災害発生からいつまでに」安否確認をするべきなのかを考えておきましょう。

ステップ２．災害発生時の指揮命令官を決めよう

企業の安否確認の意義は、従業員の無事を確認するだけではなく、出勤・稼働が可能かどうかを知ることです。そして、その時に誰が指揮官になるのかを決めておくことで、災害発生直後の迅速な稼働が可能になるでしょう。

大抵の場合は社長や副社長が務めますが、災害発生直後に必ずしもそれらの役職の人物が動ける状況にあるとは限りません。代行できる人物もあらかじめ決めておく必要があります。これにより、限られた人員で組織的な行動をとれるようになります。

また人員が確保できたときに、具体的にどのような対策を行うのかも事前に決めておきましょう。具体策を決めていなければ、せっかく安否確認システムで連絡をとり、人員を確保しても無駄になってしまいます。

ステップ３．災害直後の行動指針とチェックリストを作成しよう

災害後に組織的な行動をとることが事業再開には大事とはいえ、個人で対応しなければならない場面も出てくるでしょう。特に、災害直後の身の安全の確保や状況確認の成否は、個人的な行動によるところが大きくなります。

そのため、災害直後の行動指針を決めておきましょう。例えば、地震直後はデスクの下に隠れる、安否報告は責任者に行うなど、いくつかの項目を記載したチェックリストを準備しておくとよいでしょう。

ステップ４．チェックリストに則った訓練をしよう

行動指針を定めたら、それを実施できるように訓練を行わなければなりません。チェックリストがあっても、実際に行動に移したことがなければ、いざ災害が発生したときに冷静に対処できません。

多くの企業では、訓練として地震・火災発生のアナウンスから外に退避する移動の流れを確認するのみです。しかし、これでは行動指針やチェックリストが活かされていません。実際にチェックリストに則って対処できるか、あらかじめ決めた責任者や指揮官とスムーズな意思疎通を図れるかなど、より実際の状況に即した方法で訓練を行うことが大切です。

企業が安否確認システムを導入する際の比較ポイント

続いて、安否確認システムの導入時に比較すべきポイントを解説します。自社に最適な製品を検討する際の参考にしてください。

ポイント１．自社の導入目的にあった機能を有しているか

一般的に安否確認システムには、一斉送信・自動配信・リアルタイムの回答集計といった機能が搭載されています。そのほかにも、掲示板機能やメッセージ機能の有無、連絡手段（電話・メール・SNSなど）や安否確認対象者（従業員のみ・従業員とその家族）の違いなど、製品ごとにさまざまな特徴があります。たとえ機能は同じでも、その精度や使いやすさは異なるでしょう。

まずは、「誰に対して」「どのような手段」で安否確認するのが有益なのか検討しましょう。そのうえで、かならず必要な機能やあったら便利な機能など、優先順位をつけて洗い出すことをおすすめします。

ポイント２．自社の予算と導入コストはあっているか

いざというときのためのリスクヘッジである安否確認システムは、導入したいけれどコストは抑えたいと考える企業は少なくありません。機能・登録人数・導入規模などによって利用料金は異なり、従業員数が100人規模で月額20,000円前後が目安です。月額制を採用している製品が多く、導入後も費用は継続して発生します。固定費として毎年支払い続けられる製品を選びましょう。

なお、製品数が多くてすぐに選べない場合には、無料トライアルを試してみることをおすすめします。実際に使ってみたときの操作性や機能性などとともに、コストバランスを考えて比較検討してみてください。

以下の記事では、安否確認システムを比較して紹介しています。製品情報を詳しく知りたい方は参考にしてください。

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企業が安否確認システム導入後にすべき４つのステップ

次に、安否確認システム導入後に行うべきことを解説します。いざ災害が発生したときにスムーズに活用できるよう、準備を整えておきましょう。

ステップ１．従業員登録の完全性確認

安否確認システムを導入した場合、すべての利用者が確実に登録されていることを確認しておかなければいけません。この登録の完全性が維持されていなければ、いざというときの安否確認結果に大きなずれが生じ、その後の企業運営に支障を来してしまいます。

異動時などに多重登録されていないか、新入社員や中途採用者の登録処理が漏れていないか、退職者の削除処理がされているかなど、企業に属するすべての従業員が確実に登録されていることを確認しておく必要があります。特に、契約社員やアルバイトなどの非正規雇用者については人の出入りが激しく、管理が煩雑になりがちなので注意が必要です。

ステップ２．通知の発信・受信確認

安否確認システムは緊急時だけ動作するシステムであり、システム自体はそれほど複雑なものではありません。しかし、だからこそ動作確認が非常に重要です。

当然ですが、多くの安否確認システムには動作確認用の設定が準備されています。その機能を使い、通知設定した状況が発生次第、確実に通知されること、利用者がそれを確実に受信していること、通知を受けた利用者がスムーズに報告できること、報告が正常に反映されること、集計がリアルタイムに行えることなど、システムが正常動作することを平時のうちに確認しておかなければいけません。

もちろん、通知や報告を複数の方法で実施できる場合は、そのすべてについて個別及び複合の動作確認を実施しておく必要があります。

ステップ３．利用者の報告精度確認

安否確認システムにおいて、従業員の安否情報を正しく集計することは、もっとも重要なことの１つです。そのため、通知方法や報告方法は複数準備されており、できるだけ容易に報告できるように工夫されています。

しかし、利用者によってはデジタルデバイスに疎い人やそもそもの発信力が弱い人など、報告が遅いかもしくは報告しない人もいます。そういった従業員には、何度も周知を行いましょう。そして安否確認の訓練を行うことで、利用者同士のフォロー体制を強化し、利用者全員が等しく報告を返すようにしておく必要があります。

ステップ４．集計結果の報告頻度・タイミングの測定

安否確認システムで集計された情報をどう扱うのか、災害が起きてからどの程度の時間が経ってから集計報告を行うのか、どれくらいの頻度で行うのか、といった集計者の動きを、実際の試験運用時に測定しておく必要があります。

あまりに早い段階の集計では報告が出そろっていないだけかもしれませんし、遅すぎると手遅れになるかもしれません。適切な集計タイミングは利用者の数や組織風土などにより一概にはいえないため、実値の測定から算出、規定しておくべきでしょう。

安否確認システム導入の２つのメリット

ここまで、安否確認システムを導入するステップについて説明してきました。最後に、安否確認システムの導入メリットを見てみましょう。

メリット１：迅速な安否確認が自動的に行える

最初に挙げられるのは、迅速な安否確認が自動的に実行できるというメリットです。多くの安否確認システムは、地震発生と同時に気象庁が発信する情報をもとにメールを一斉送信するなど、自動的に安否確認を実行する機能を備えています。

もちろん企業が手動で連絡することも可能ですが、安否確認の自動化は、災害発生時に負担が増える防災管理担当者や情報システム担当者の作業負荷、心理的負荷を軽減する効果を期待できます。

メリット２：複数の通信手段で安否確認ができる

もう１つの大きなメリットは、複数の通信手段を使った確実な安否確認が可能な点です。安否確認システムは、電話や携帯メールだけでなく、PCメールやSNSなどの多様な通信手段にも対応しています。従業員自らアクセス可能な伝言板と連動したり、１人の従業員が複数の連絡先を登録したりすることで、いくつもの通信手段で確実に安否確認を行えます。

また、つながるまで自動的にリトライを繰り返す機能があるので、安否確認通知の抜け・漏れを防止し、従業員の安否状況を最短で確認できます。

以下の記事でも、安否確認システムの導入メリットについて解説しています。詳しく知りたい方はあわせてご覧ください。

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導入前後の準備を万全にして災害に備えよう

安否確認システムを導入することで、災害発生時の初動対応をスムーズに行えるでしょう。しかし、単にシステムを導入しただけでは、最大限に活用しきることはできません。導入前には災害時の行動指針や指揮命令官などを明確にし、導入後には全従業員の連絡先登録や定期的な安否確認訓練などを確実に行いましょう。いざというときのために準備を万全にして、早急な事業再開につなげましょう。