安否確認システム導入後にやるべきことは？災害にしっかり備えよう！

安否確認システムとは

安否確認システムとは、災害発生などの緊急時に社員や家族の安否状況を確認するためのシステムで、一斉メール配信・状況集計・掲示板などの機能が提供されています。システムを導入し、社員の安否情報を短時間で収集することで災害時の素早い意思決定を可能にし、事業への二次的な被害を最小限に留めることができます。

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なぜ、安否確認を行う必要があるのか

そもそもなぜ、災害発生時に安否確認を行う必要があるのでしょうか？実際多くの企業で安否確認システムの導入機運が高まる一方で、安否確認システムを導入する必要はないと考える企業も少なくありません。

しかし、東日本大震災など、これまでの教訓を忘れてはいけません。地震と津波によって携帯電話を含むすべての通信インフラが使えなくなり、従業員全員の安否確認が取れるまでに数日もの時間と相当な手間を費やした企業は多くあります。事業所が崩壊して企業のITシステムが全滅し、従業員の連絡先などのデータが消失してしまったケースも後を絶ちませんでした。

さらに安否確認はとれたものの、従業員に対してその後の行動を指示する連絡手段が確保できず、事業再開の目処が立たないという企業もありました。災害時に事業を速やかに再開させるためには、従業員と連絡をとるためのネットワークが必要となります。

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安否確認システム導入の２つのメリット

ここまでで安否確認の概要について説明してきましたが、ここからは安否確認システムの導入メリットを考えてみましょう。

メリット１：迅速な安否確認が自動的に

最初に挙げられるのは、迅速な安否確認が自動的に実行できるというメリットです。
多くの安否確認システムは、地震発生と同時に気象庁が発信する情報をもとにメールを一斉送信するなど、自動的に安否確認を実行する機能を備えています。

もちろん企業が手動で連絡することも可能ですが、安否確認の自動化は災害発生時に負担が増える防災管理担当者や情報システム担当者の作業負荷や心理的負荷を軽減する効果が期待できます。

メリット２：複数の通信手段での安否確認

もう一つの大きなメリットは、複数の通信手段を使った確実な安否確認が可能な点です。
携帯メールのみに頼っていたために機能しなかった反省を踏まえ、今の安否確認システムは携帯メールだけでなくPCメールやSNS、従業員が能動的にアクセス可能な伝言板と連動したり、一人の従業員に対して複数の連絡先を登録しておいたりと複数の通信手段で安否確認を行うようになっています。

また、つながるまで自動的にリトライを繰り返す機能があるので、通信環境の影響を極力抑え、安否確認通知の抜け・漏れを防止することができ、従業員の安否状況を最短で確認することができます。

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安否確認システム導入後の５つのステップ

安否確認システムは導入したら終わり、ではありません。いざ災害が発生したときに活用できるよう、準備を整えておく必要があるのです。ここから導入後にやるべきことを５ステップに分けて見ていきましょう。

ステップ１．運用手順の確立

安否確認システムは、災害発生時に利用者へ一斉に通知を行い、利用者が自ら安否情報を報告することで、利用者の安否状況を集計、確認するシステムです。そのため「利用者が無事な場合は必ず報告をする」「それらが確実に集計できる」ことが大前提となっています。

だからこそ、導入後（実際には導入前から）の情報周知や連絡網の整備、利用者同士のフォロー体制、管理者と管理者の緊急対応ルール、集計結果の報告先と結果ごとの初動ルールなどを明確に定めておく必要があります。そして、以降のステップはこの運用手順を基本にして準備を進めていくのです。

ステップ２．利用者登録の完全性確認

安否確認システムを導入した場合、すべての利用者が確実に登録されていることを確認しておかなければいけません。この登録の完全性が維持されていなければ、いざという時の安否確認結果に大きなずれが生じ、その後の初動ルールの運用に支障を来してしまいます。

異動などの処理の中で多重登録されてしまっていないか、新入社員、中途採用者の登録処理が漏れていないか、退職者の削除処理がされているか、など、企業に属するすべての従業員がすべて確実に登録されていることを確認しておく必要があります。特に、契約社員やアルバイトなどの非正規雇用者については人の出入りが激しく、管理が煩雑になりがちですので注意が必要です。

ステップ３．通知の発信・受信確認

安否確認システムは緊急時だけ動作するシステムであり、システム自体はそれほど複雑なものではありません。しかし、だからこそ動作確認が非常に重要になります。

当然ですが、多くの安否確認システムには動作確認用の設定が準備されています。その機能を使い、通知設定した状況が発生次第、確実に通知されること、利用者がそれを確実に受信していること、通知を受けた利用者がスムーズに報告できること、報告が正常に反映されること、集計がリアルタイムに行えることなど、システムが正常動作することを平時のうちに確認しておかなければいけません。

もちろん、通知や報告を複数の方法で実施できる場合は、そのすべてについて個別及び複合の動作確認を実施しておく必要があります。

ステップ４．利用者の報告精度確認

安否確認システムのもっとも重要なことは、利用者の安否情報を正しく集計することです。そのため、通知方法や報告方法が複数準備されており、できるだけ容易に報告できるように工夫されています。

しかし、利用者によってはデジタルデバイスに疎い方やそもそもの発信力が弱い人など、報告が遅いかもしくは報告しない方人もいます。そういった方についても、何度も周知し、安否確認の訓練を行うことで、利用者同士のフォロー体制を強化し、利用者全員が等しく報告を返すようにしておく必要があります。

ステップ５．集計結果の報告頻度、タイミングの測定

安否確認システムで集計された情報をどう扱うのか、災害が起きてからどの程度の時間が経ってから集計報告を行うのか、どれくらいの頻度で行うのか、という集計者の動きを、実際の試験運用時に測定しておく必要があります。

あまりに早い段階の集計では報告が出そろっていないだけかも知れませんし、遅すぎると手遅れになるかも知れません。適切な集計タイミングは利用者の数や組織風土などにより一概には言えませんので、実値の測定から算出、規定しておくべきでしょう。

導入後の準備を万全にして災害に備えよう

安否確認システムを導入すると、企業としての災害対策が完了したような気になり、それだけで安心してしまいがちです。しかし、安否確認システム導入の真価が問われるのは災害発生などの非常時であり、その際に役立たなければ意味がないと言っても過言ではありません。

導入後はいざというときにすぐに使えるように、社内体制の整備や定期的な訓練などが必要です。準備を万全にして災害に備えるようにしましょう。

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