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安否確認を行う重要性

大震災発生などのいざという時に備え、多くの企業で安否確認システムの導入機運が高まっています。一方で安否確認システムを導入する必要はないと考える企業も少なくありません。矢野経済研究所が東日本大震災後の2011年5月に実施した調査でも、32.1％の企業が「あまり導入したいと思わない」「導入しない・不要である」と回答しています。

しかし、東日本大震災など、これまでの教訓を忘れてはいけません。地震と津波によって携帯電話を含むすべての通信インフラが使えなくなり、従業員全員の安否確認が取れるまでに数日もの時間と相当な手間を費やした企業は少なくありません。事業所が崩壊して企業のITシステムが全滅し、従業員の連絡先などのデータが消失してしまったケースも後を絶ちませんでした。

さらに安否確認はとれたものの、従業員に対してその後の行動を指示する連絡手段が確保できず、事業再開の目処が立たないという企業もありました。災害時に事業を速やかに再開させるためには、従業員と連絡をとるためのネットワークが必要となります。

行政による安否確認システム導入の推進

もちろん、安否確認システムを導入するかしないかは、企業それぞれの判断です。ただし、地方自治体によっては、万一の事態に備えて企業が従業員との連絡手段を確保することを要求する条例が制定されている場合があります。

例えば、東日本大震災発生時に約352万人（内閣府調べ）もの帰宅困難者が発生するという大パニックを経験した東京都では2013年4月に「東京都帰宅困難者対策条例」を施行しました。この条例では企業に対して「従業員の一斉帰宅の抑制」や「従業員との連絡手段など事前準備」を求めており、コンプライアンス（法令遵守）の観点からも安否確認システムの導入を検討しなければなりません。

安否確認システム導入のメリット

ここまでで安否確認の概要について説明してきましたが、ここからは安否確認システムの導入メリットを考えてみましょう。

メリット１：迅速な安否確認が自動的に

最初に挙げられるのは、迅速な安否確認が自動的に実行できるというメリットです。
多くの安否確認システムは、地震発生と同時に気象庁が発信する情報をもとにメールを一斉送信するなど、自動的に安否確認を実行する機能を備えています。

もちろん企業が手動で連絡することも可能ですが、安否確認の自動化は災害発生時に負担が増える防災管理担当者や情報システム担当者の作業負荷や心理的負荷を軽減する効果が期待できます。

メリット２：複数の通信手段での安否確認

もう一つの大きなメリットは、複数の通信手段を使った確実な安否確認が可能な点です。
携帯メールのみに頼っていたために機能しなかった反省を踏まえ、今の安否確認システムは携帯メールだけでなくPCメールやSNS、従業員が能動的にアクセス可能な伝言板と連動したり、一人の従業員に対して複数の連絡先を登録しておいたりと複数の通信手段で安否確認を行うようになっています。

また、つながるまで自動的にリトライを繰り返す機能があるので、通信環境の影響を極力抑え、安否確認通知の抜け・漏れを防止することができ、従業員の安否状況を最短で確認することができます。

最近の安否確認システム

最近の安否確認システムの多くは、操作性がシンプルで使いやすいことが特徴です。従業員や家族など安否確認の対象者の連絡先を登録するだけで、災害発生時には、登録した複数のメールアドレスに対して安否確認メールを一斉に送信することができます。

安否確認システムは対象者の状況を集計、レポートとして出力できるので、防災管理担当者はそのレポートを見て状況を把握できますし、安全が確保されている場所への退避、避難場所での待機、災害対策本部への緊急招集など、次の連絡事項を迅速に送信することもできます。

企業が災害後にすみやかに事業を再開できるためにも、最も重要な要素が「従業員の安全確保」です。これを実践するために有効な手段が、安否確認システムなのです。BCP（事業継続計画）の観点からも安否確認システムの導入を検討してみてはいかがですか。