どう準備する？給与計算アウトソーシングの導入ステップ

給与計算代行サービスの種類

給与計算代行サービスの利用を検討するときに、まず検討すべきなのは、「どこまで業務を委託するか」ということです。給与計算代行サービスには、大きく分けて以下の3種類があります。

1．月次の給与計算、年末調整の代行

給与計算の基礎になる勤怠記録などのデータを渡し、給与支給額の計算、住民税・社会保険などの控除計算、年末調整、賞与支給時の計算、給与明細書印刷、金融機関へのデータ送付といったルーチン業務を委託するサービスです。

基本的に「計算」といった定型業務を委託するだけなので、勤怠管理や社員の社会保険料や各種申請などは、人事・総務部門が引き続き受け持つことになります。このレベルの委託だけでも、一般的な企業の給与関連業務の4～5割程度が削減可能です。「人事・総務部門の人員が十分でなく、煩雑な定型業務を委託したい」という企業には効果的といえます。

2．人事データベースの管理業務

月次の給与計算に加えて、社内の人事規程に基づいた人事に関するデータベースの管理まで委託するサービス。入社や異動、昇進・昇格、転居などに伴う給与や各種手当、税金、社会保険料の変動などがあれば、すべて給与計算代行会社が企業に代わって処理をします。この場合、従業員の勤怠管理もASPを利用するなどして、システム処理することがほとんどです。このレベルまで委託すると、企業の給与関連業務の6～7割程度が削減可能となります。

自社内の人事担当者が対応するのは、例外的なケースのみとなります。「社内に税務や労務の専門家がおらず、法令の改正などの対応も委託したい」という場合に検討すべきでしょう。

3．人事業務代行

給与計算と人事データベースの管理に加えて、従業員への対応業務もすべて委託するケース。申請書類の送付や回収、督促、従業員からの問い合わせへの対応なども、すべて給与計算代行会社が請け負います。大手企業の場合、専用のコールセンターを設けていることもあります。このケースだと、企業内の人事部門は、給与計算代行会との窓口業務だけを請け負います。このレベルまで委託すると、企業の給与関連業務の大部分が削減できます。

給与計算などの人事に関わる定型業務をすべてアウトソースし、「社内の人事部門は人材戦略などのコア業務に専念したい」という場合や、全国展開していて従業員の数や拠点数が多い企業などは、このレベルまでのアウトソーシングがおすすめです。

給与計算アウトソージング導入までの準備期間

アウトソーシング導入が決定したら、テスト稼動、並行稼動を経て本稼動となります。給与計算は毎月発生するルーチンワークとはいえ、遅れやミスが許されない業務でもありますので、本格稼働までは慎重を期す必要があります。準備期間中の流れは以下のようになります。

1）ヒアリング・調査

現在の給与計算業務のやり方などを担当者からヒアリングし、業務量をチェックします。同時に、「どこまで業務を委託するべきなのか」ということについても分析し、最適な改善策を探ります。

2）業務フロー、運用ルールの作成

アウトソースするイメージが固まったら、具体的に業務フローや運用ルールに落とし込んでいきます。勤怠の記録などは、人事・総務部門の一般社員からの協力も必要ですので、どうやって周知徹底していくか、従業員向けのマニュアル作成や研修などの計画も立てる必要があります。

3）並行稼働・運用テスト

アウトソーシングと社内処理を並行で稼働しながら、アウトソーシング内容の改善や、必要であればシステムを改善していきます。

4）本稼働

検証作業が一段落したら、いよいよ本格稼働です。ここまででだいたい3カ月～4カ月程度を要します。

導入に失敗しないために

導入に失敗しないために気をつけるべき点をご紹介します。

• 明確な目的がない状態での導入
• 人事や勤怠管理との連携性
• コスト削減を意識しすぎる
• ノウハウが蓄積されない

これらの注意点があります。給与アウトソーシングを有効に活用するためにはこれらの点に気をつけましょう。

明確な目的がない状態での導入

ただ単純に社内のリソースを空けるために、給与計算をアウトソーシングしたいと考え、利用するのは危険です。給与計算アウトソーシングを利用するには、まず目的を考える所から始めましょう。目的自体は、業務負担を減らすなどでも構いません。その上で、どの程度業務負担が減少するか、など数値目標を立てるとアウトソーシングをうまく利用することができるでしょう。

人事や勤怠管理との連携性

給与計算は、それ自体で完結する業務では有りません。アウトソーシングした上で、その後の社内の人事や勤怠管理などの業務との連携が取れるようにアウトソーシング会社と調整をおこなうと良いでしょう。例えば、基幹システムにデータ入稿しやすい形で納品してもらうなどの工夫をすることで連携がしやすくなります。

コスト削減を意識しすぎる

コスト削減は経営上の大きな課題の一つです。しかし、アウトソーシングすることでコスト削減をしようとするのは非常に危険です。アウトソーシング利用の際は、明確にどの程度社内の給与計算にかかる業務コストを削減できるのかを算出してから、利用することでコスト削減につながるのかを確認しましょう。 その上で削減が見込めるのであれば、アウトソーシングを利用するとコスト削減を意識した、給与アウトソーシングが可能になります。

ノウハウが蓄積されない

給与計算業務をアウトソーシングすることによって、社内の業務フローのノウハウが蓄積されません。給与計算のノウハウを社内に貯める必要があるのかどうかを十分検討してからアウトソーシングするようにしましょう。

本稼働してからの流れ

本稼働し始めても、月次の給与計算が軌道に乗り、年2回の賞与支給や年末調整、住民税の決定、保険料率の変更、法改正など、年間の給与計算業務が一巡するまでは、さまざまなトラブルが発生することを想定しておくべきです。 「アウトソーシング」とは言え、「丸投げ」ではないので、社内にも最低１人は、税務や労務などの知識を備えた担当者を置いておくべきです。

給与アウトソーシングを上手に導入しよう！

給与計算アウトソーシングの導入ステップについて説明しました。導入を開始した後も、しばらくはスムーズにいかないことも多いものです。しかし、アウトソース先の選定やシステムデザインをきちんとしておくことで、導入後のトラブルを防ぐことができます。