給与計算アウトソーシングの導入ステップは？サービス内容やメリット・デメリットも解説

給与計算アウトソーシングに依頼できるサービスの種類

給与計算アウトソーシングを利用するまえに、まず検討すべきなのは「どこまでの業務を委託するか」ということです。給与計算アウトソーシングに依頼できるサービスには、大きく分けて以下の3種類があります。

１．月次の給与計算・年末調整の代行

給与計算の基礎になる勤怠記録などのデータを渡し、給与支給額の計算や住民税・社会保険などの控除計算、年末調整・賞与支給時の計算・給与明細書印刷・金融機関へのデータ送付といったルーチン業務を委託するサービスです。

基本的に「計算」といった定型業務を委託するのみであるため、勤怠管理や社員の社会保険料や各種申請などは、人事・総務部門が引き続き受け持つことになります。このレベルの委託だけでも、一般的な企業の給与関連業務の４～５割程度が削減可能です。「人事・総務部門の人員が不十分で、煩雑な定型業務を委託したい」という企業に効果的といえます。

２．人事データベースの管理業務

月次の給与計算に加えて、社内の人事規程に基づいた人事に関するデータベースの管理まで委託するサービスです。入社・異動・昇進・昇格・転居などに伴う給与や各種手当、税金や社会保険料の変動などがあれば、給与計算代行会社が企業に代わって処理します。この場合、従業員の勤怠管理もASPを利用するなどして、システム処理することがほとんどです。このレベルまで委託すると、企業の給与関連業務の６～７割程度が削減可能となります。

自社内の人事担当者が対応するのは、例外的なケースのみです。「社内に税務や労務の専門家がおらず、法令の改正などの対応も委託したい」という場合に検討すべきでしょう。

３．人事業務代行

給与計算と人事データベースの管理に加えて、従業員への対応業務もすべて委託するケースです。申請書類の送付・回収・督促・従業員からの問い合わせへの対応なども、すべて給与計算代行会社が請け負います。大手企業の場合、専用のコールセンターを設けていることもあります。このケースだと、企業内の人事部門は給与計算代行会との窓口業務のみを請け負います。このレベルまで委託すると、企業の給与関連業務の大部分が削減できます。

「社内の人事部門は人材戦略などのコア業務に専念したい」という場合や従業員数や拠点数が多い企業などは、このレベルまでのアウトソーシングがおすすめです。

給与計算アウトソーシング導入によるメリット・デメリット

給与計算アウトソーシングを導入する際は、いくつかのメリットとデメリットがあることを覚えておかなければなりません。給与計算アウトソーシングのメリット・デメリットについて解説している以下の記事も参考に、導入前の参考にしてください。

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■給与計算アウトソーシング導入のメリット

• ・コスト削減
• ・人員の最適化
• ・属人化のリスク回避
• ・スムーズな法改正への対応

■給与計算アウトソーシング導入のデメリット

• ・委託する企業の選択を誤るとデータの再検品などが発生する
• ・社内にノウハウが蓄積されない
• ・情報漏えいの懸念がある

ITトレンドでは、さまざまな機能をもった給与計算アウトソーシングを紹介しています。以下の記事を参考に、自社に適した給与計算アウトソーシングの利用を検討してください。

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給与計算アウトソーシング導入までの準備期間

アウトソーシング導入が決定したら、テスト稼動・並行稼動を経て本稼動となります。給与計算は毎月発生するルーチンワークとはいえ、遅れやミスが許されない業務でもあるため、本格稼働までは慎重を期す必要があります。準備期間中の流れは以下のとおりです。

１：ヒアリング・調査

現在の給与計算業務のやり方などを担当者からヒアリングし、業務量をチェックします。同時に、「どこまで業務を委託すべきか」も分析し、最適な改善策を探ります。

２：業務フロー、運用ルールの作成

アウトソースするイメージが固まったら、具体的に業務フローや運用ルールに落とし込んでいきます。勤怠の記録などは、人事・総務部門の一般社員からの協力も必要ですので、どうやって周知徹底していくか、従業員向けのマニュアル作成や研修などの計画も立てる必要があります。

３：並行稼働・運用テスト

アウトソーシングと社内処理を並行で稼働しながら、アウトソーシング内容の改善や、必要であればシステムを改善していきます。

４：本稼働

検証作業が一段落したら、いよいよ本格稼働です。ここまででだいたい３～４か月程度を要します。

給与計算アウトソーシングの導入を失敗させないために

ここでは、給与計算アウトソーシングの導入に失敗しないために気をつけるべき点をご紹介します。

• 明確な目的がない状態での導入
• 人事や勤怠管理との連携性
• コスト削減を意識しすぎる
• ノウハウが蓄積されない

給与計算アウトソーシングを導入する際は、上記の注意点があることを把握しておきましょう。

明確な目的がない状態での導入

ただ単純に社内のリソースを空けるために、給与計算アウトソーシングを利用するのは危険です。給与計算アウトソーシングを利用するには、まず目的を考える所から始めましょう。目的自体は、業務負担を減らすなどでも問題有りません。そのうえで、どの程度業務負担が減少するかなどの数値目標を立てることでアウトソーシングを効果的に利用できるでしょう。

人事や勤怠管理との連携性

給与計算は、それ自体で完結する業務ではありません。アウトソーシングしたうえで、その後の人事や勤怠管理などの業務と連携が取れるようにアウトソーシング会社と調整するとよいでしょう。例えば、基幹システムにデータ入稿しやすい形で納品してもらうなど、工夫することで連携がしやすくなります。

コスト削減を意識しすぎる

コスト削減は経営上の大きな課題のひとつです。しかし、アウトソーシングすることでコストを削減しようとするのは非常に危険です。アウトソーシング利用の際は、明確にどの程度社内の給与計算にかかる業務コストを削減できるのかを算出してから、利用することでコスト削減につながるのかを確認しましょう。 その上で削減が見込めるのであれば、アウトソーシングを利用することでコスト削減を意識した給与アウトソーシングを実現します。

ノウハウが蓄積されない

給与計算業務をアウトソーシングすると、社内の業務フローにおけるノウハウが蓄積されません。給与計算のノウハウを社内に蓄積する必要があるかどうかを検討してからアウトソーシングするようにしましょう。

本稼働してからの流れ

給与計算アウトソーシングが本稼働し始めても、月次の給与計算が軌道に乗るまでは、さまざまなトラブルが発生することを想定しておくべきです。 賞与支給・年末調整・住民税の決定・保険料率の変更・法改正など、年間の給与計算業務が一巡するまでは、トラブルが発生するかもしれません。「アウトソーシング」は「丸投げ」することではありません。そのため、社内にも最低１人は税務や労務などの知識を備えた担当者を配置すべきです。

給与アウトソーシングを上手に導入しよう！

今回は、給与計算アウトソーシングの導入ステップについて説明しました。導入を開始した後も、しばらくはスムーズにいかないことも多いものです。しかし、アウトソース先の選定やシステムデザインをきちんとしておくことで、導入後のトラブルを防止できます。

ITトレンドでは、多種多様な給与計算アウトソーシングの情報を掲載しています。以下の記事を参考に、依頼すべき給与計算アウトソーシングの選定を実施してください。

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