Web社内報を導入しよう！デジタル化のメリット・やり方・ツールを紹介

Web社内報とは

Web社内報とは、社内で共有したい情報をデジタル化して社員向けに発信するものです。経営理念や会社としての考え方、社内の出来事やお知らせを紙版の社内報で発行する企業は多いでしょう。紙媒体での発行からデジタル版へと移行したものが、Web社内報です。

会社の規模が大きくなればなるほど、社員全員で同じ情報を共有するのは難しくなり、従業員同士の交流が生まれる範囲も限られてしまいます。このような場面で役立つのが社内報です。普段関わりがない部署同士でも、お互いについて知れるでしょう。

Web社内報の扱い方や雰囲気には、会社ごとに違いがあります。経営情報や社員教育をメインに扱う企業や、より親しみやすく参加型コンテンツに力を入れる企業もいます。Web社内報なら、従来の「文字」や「写真」による情報発信のほか、「動画」の活用も可能です。より幅広い方法で、情報発信できるでしょう。

注目される理由

近年、従来型の社内報からWeb社内報へと切り替える企業が増えてきています。なぜ今、Web社内報が注目されているのでしょうか。そこには、以下のような理由が関連しています。

• ■リモートワークの普及
• ■紙媒体への忌避感
• ■情報の劣化スピードの上昇

リモートワークで仕事場を選択できるようになった今、情報共有に課題を抱える企業が増加しています。社内で全員が顔を合わせ、話す機会が少なくなっているのです。

社内報は企業にとって大切な情報共有手段ですが、スマホが当たり前の今、「紙媒体を読む習慣がない」という人も多いでしょう。より気軽に情報発信でき、社員にも読んでもらいやすいのがWeb社内報といえます。

またインターネットの普及により、状況が変化するスピードは非常に速くなっています。情報を劣化させないためには、素早く発信できる環境が必要。Web社内報なら、リアルタイムでの情報共有が可能です。

社内報をWeb化するメリット

社内報のWeb化には、さまざまなメリットが期待できます。導入の結果、どういった変化が生まれるのかも、ぜひイメージしてみてください。

スピーディーな情報共有

Web社内報は、原稿作成後にすぐに共有可能です。印刷や配布に時間を取られないため、注目されるトピックに対して、ダイレクトな反応を得られます。従業員の興味関心や本音などを把握しやすくなるでしょう。アンケートでも、すぐに必要な結果を得られます。

ペーパーレス化によるコスト削減

紙媒体で社内報を発行するためには、紙代や印刷代が発生します。Web社内報でペーパーレス化すれば、これらのコストを削減可能です。

効果測定による質の向上

データとして配信されるWeb社内報では、読了率や閲覧率といった情報収集が可能です。どういった記事が注目されているのか、データを分析できるでしょう。分析結果をもとに内容や文字数を調整すれば、さらに注目される記事を作成できます。

このように、紙媒体の社内報にはないメリットが多くあります。

社内報をWebで完結させる方法

ここからは、Web社内報を導入する２つの方法を紹介します。

Web社内報ツールを使う

Web社内報ツールとは、社内報をデジタル化・Web化するための専用ツールです。社内報のコンテンツ作成や公開、閲覧や分析といった作業を、ツール上で簡単に行えます。

Web社内報ツールには、主に以下の２つの種類があります。

• ■Web社内報特化型
• ■社内ポータルサイト型

Web社内報特化型は、社内報作成のためのテンプレートやCMSのような記事投稿機能をメインで搭載しています。コンテンツ作成のハードルを下げ、誰でも直観的に効率よくWeb社内報を作成・発行できるでしょう。

社内ポータルサイト型は、社内報の作成・発行だけではなく、作業マニュアルや社内規定といった情報も、オンライン上で手軽に共有可能です。また、ナレッジの蓄積により社内情報を一元管理できます。社内向けの情報サイトを構築したいなら、社内ポータルサイト型がおすすめです。

社内SNSツールを使う

社内SNSツールとは、社員同士がコミュニケーションできる、専用SNSを運用するためのツールです。個人チャット・グループチャット・ファイル共有・Web会議といった機能が搭載されています。リアクションも簡単にできるため、情報を受け取った側の反応を把握しやすいという特徴があります。

また、サンクスメッセージや社長メッセージなど、社内コミュニケーションを活性化させる機能も豊富です。ツールの種類が幅広いため、自社のニーズに沿ったものを導入することが大切です。気になるツールはぜひ積極的に資料請求してみてください。

社内SNS上で社内報を発信するメリットとは

ここでは、社内SNS上で社内報を発信する場合のメリットについて解説します。

情報発信の自由度が高い

情報共有の効率化やコミュニケーション促進を目的に導入される社内SNS。情報発信の自由度が高く、「誰でも手軽に投稿できる」という特徴があります。一部の社員だけではなく、誰もが「発信者」として社内報に参加できる仕組みを構築します。

投稿する人が多様化すれば、発信される情報の幅も広がり、より多くの社員に興味を抱いてもらえるような魅力的な社内報へと近付くでしょう。

社員同士のコミュニケーションが生まれやすい

社内SNSでは、閲覧した記事に対する「反応」も気軽にできます。「いいね」ボタンで共感を示したり、コメント機能で自分の意見を伝えたりすることも可能です。ただ単純に一方通行型の情報発信ではなく、双方向型のコミュニケーションが生まれるきっかけになるでしょう。

常に新しい情報に触れやすい

社内SNSは、いわゆるフロー型のコミュニケーションツールです。特別な操作をしなくても、タイムライン上で次々と情報が入れ替わります。常に最新の情報に触れられ、リアルタイムで情報共有しやすいでしょう。

また社内報にあまり興味を抱かない層にも、情報に触れる機会を持ってもらえます。画面に表示される情報が次々と入れ替わっていくため、自分から積極的に動かなくても、気になる情報に接しやすくなります。

ひと言で社内SNSツールといっても、その種類はさまざまです。社員同士の相互理解の促進に力を入れているタイプもあれば、業務効率化に強みを持つタイプもあります。社内SNSツールを導入する際には、それぞれの特徴を正しく把握したうえで、自社に合ったものを選択しましょう。

Web社内報の発行にも使いたい場合、充実した効果測定機能が必要です。また、外国人従業員が多い場合、翻訳機能が搭載されているかどうかも重要なポイントになります。 まずは資料請求を行い、製品の比較検討からはじめてみましょう。

社内SNSツール活用で社内報のWeb化を進めよう

社内SNSを活用すれば、社内報のWeb化も楽に進めていけます。運用のための専用ツールを導入すれば、社員同士のコミュニケーションを活性化させられるでしょう。積極的な情報交換でチームワークを向上させたり、モチベーションを向上させたりする効果も期待できます。

どの社内SNSツールを選べばよいのかは、何を目的にWeb社内報を発行するのかで違ってきます。まずは資料請求して、それぞれのツールの特徴を把握してみてください。