社内SNSの失敗しない選び方とは？注目すべき4つのポイント

社内SNSの比較ポイント

社内SNSツールは、さまざまな特徴をもった製品が販売されています。ここでは提供形態や料金プランなどの基本的な比較ポイントのほか、自社に最適な社内SNS導入検討のために押さえておくべきポイントをご紹介します。

• ■導入目的に合ったツールを選ぶ
• ■社員の使いやすさ
• ■セキュリティと管理機能

以下で詳しく解説します。

導入目的に合ったツールを選ぶ

まずは、社内SNSで「何がしたいのか」という導入目的を明確にしましょう。「社内でのコミュニケーションの活性化」「情報共有」「全社員への情報の発信」など、企業ごとに必要とする背景は異なるはずです。

例えば「社内でのコミュニケーションの活性化」が導入目的であれば、チャット機能はもちろんのこと、ビデオ会議や横断検索などリアルタイムでのコミュニケーション機能やグループチャット機能が充実している製品を選ぶとよいでしょう。

社内のコミュニケーション活性化に加えて業務効率化も実現したい場合は、タスク管理機能やデータ共有機能、文書検索機能など、チャットツール以外にも業務に活用できる機能を搭載した製品がおすすめです。

このように最適な製品を導入するためには自社の要件を整理しておく必要があります。もし、この検討作業をしなかった場合には、せっかく導入したツールも運用でつまずくことになりかねません。そうなれば費用と時間がムダになってしまう可能性もあります。

社員の使いやすさ

次のポイントが「使い勝手」です。

普段PCを使わないような職場であればITリテラシーが高くないため、どんな社員でも利用できるシンプルで直感的に操作できるインターフェースのツールを選ぶのがよいでしょう。この場合には、これまでITの恩恵を受けることが少なかった業務現場とのコミュニケーションをいかに活性化させるかが重要になります。

一方で、エンジニアなどのITリテラシーが高い社員が多い職場や企業であれば、カスタマイズが可能だったり、自分たちで拡張できたりする範囲が広いツールが向いているといえます。

また、社内で使用しているシステムのチャット機能を利用していて、新たに社内SNSを導入することになった場合には、使い慣れたツールのインターフェースに近い製品を選ぶとよいでしょう。

使い勝手は非常に重要な要素です。「使いにくい」「操作が面倒」「分かりにくい」と社員が感じてしまえば、導入したツールの利用頻度は減っていくでしょう。そして、最後には使われないツールとなってしまうことも…。どんなに便利でも、現場に浸透しなければ導入した意味はありません。

セキュリティと管理機能

社内SNSは、気軽にメッセージを送ることができる便利なツールですが、何よりも重要なのがセキュリティと管理機能です

ツール内でやり取りされている内容は、社内はもちろんのこと、時には経営や顧客、個人など企業にとって非常に重要な情報も含まれます。これらの情報が不正アクセスなどで外部に流出した場合、大きな損害を被ります。

そうならないよう、しっかりとしたセキュリティ対策を行っている製品であるかを確認することは非常に重要なポイントです。

例えば、取引先などの社外ユーザーやIPアドレス、登録されていないスマートフォン、外部SNSからの不正アクセス防止、SSLなどによるメッセージの暗号化、ユーザーレベル・部門レベルでの管理などに対応しているかをチェックします。そのうえで自社が必要なセキュリティレベルや管理要件に合致した製品を選ぶようにしましょう。

無料お試しも活用して自社にあう製品を見つけよう

社内SNSは、ほとんどの製品でお試し版や無料版が用意されています。まずは試しに使ってみて、社内の反応を確認しましょう。複数のツールを試して使い勝手などを比較することもおすすめです。

実際に使ってみることで、求めていたものとは違っていることが分かったり、逆に便利さに気づいたりするかもしれません。比較の際には各ツールの資料を取り寄せておくとよいでしょう。以下のボタンから各社製品の一括資料請求が可能なため、気になる製品の資料請求をして社内SNS導入検討の参考にしてください。