社内SNS・ビジネスチャットツール導入の失敗例

社内SNS・ビジネスチャットツール３つの失敗例

社内SNSやビジネスチャットツールの運用がうまく行えず、導入失敗してしまった例を解決策とともに３つ紹介します。

失敗（1）活性化しない

社内SNS・ビジネスチャットで一番よく見られる失敗は、「ツールを導入したが活性化しなかった」という状態です。これまでメールやグループウェアで社内のコミュニケーションを図ってきたある企業を例に紹介します。

導入目的が明確でなかった

社内SNSを導入した最初のうちは、若手社員から役員までもが積極的に情報を発信し、活発な書き込みが行われていました。ところが、3か月もすると投稿数は減っていき、最終的にはアクセスする人もいなくなってしまいました。

こうなってしまった背景には、社内SNSやビジネスチャットツールの導入目的を明確にしていなかったことがあります。グループウェアやメールなど既存のコミュニケーションツールがある状態で、新たに社内SNSを導入する場合は、その目的や用途、既存ツールとの使い分け方法などを明確に定めておかないと、使い慣れた既存のツールばかり使い、新しいツールは思ったほど活用されないという可能性もあります。

具体的な目的を決める

そうならないためには、明確な目的を持ち、「誰が」「どの部門から」「何に関する情報を共有すればいいか」などをはっきりさせることが大切です。

例えば「緊急の情報を役員と社員が共有する場」「営業についてメンバーの情報共有の場」という形まで具体的にしてもよいかもしれません。このようにスレッドごとに、明確にテーマを決めてしまうのも1つの方法です。「雑談の場」については、その旨を明確にすると、社員が肩の力を抜いて投稿できるでしょう。

また、実際の利用ではいきなり全社で始めるのではなく、部門を限定してスタートし、自社に合う運用方法を確かめながら、ノウハウを蓄積していくことも賢いやり方といえるでしょう。

失敗（2）軽率な発言をきっかけに使われなくなる

社内SNSやビジネスチャットツールで発言する場合、発信する内容に慎重になる必要があります。気軽に発言できるからといって、根拠のない軽率な発言が相手の心象を悪化させ、結果的にツールの利用を遠ざける可能性もないとは言えません。一例を挙げて説明しましょう。

他人の評価を下げるような発言があった

別支社の社員同士でも気軽なコミュニケーションを取れるようにビジネスチャットツールを導入した企業ではある日、「ここ数年の業績が落ち込んでいるのは、A支社のBさんが目標売上に到達していない状態が続いているからだ」と、書き込んだということがありました。詳しい分析の結果、原因は別の所にあることがわかりましたが、BさんやA支社の他の社員を始め、社員の発言やログイン回数は激減してしまいました。

気軽に発言できるツールであるがゆえに、思ったことを根拠がないまま発言してしまうかもしれません。たとえその内容が事実でなかったとしても、発言を目にした人からその個人への評価に悪い影響を及ぼしてしまうことにつながることもあるのです。

利用におけるルールを設ける

このような場合に必要なのは、「しっかりとした発言のルール」です。どんなに気軽に発言できるツールであっても、根拠のない軽率な発言は避けるべきです。あくまでもビジネスの話で使うツールであるということを意識し、「確実なこと以外は発言しない、特定のチームや社員の批判を記載しない」などのルールを設けることで、社員も安心してチャットに参加することができるでしょう。

同様に、経営者や役員といった上層部が発言するときにはより慎重になる必要があります。本来、積極的にビジネスチャットツールを活用するのは望ましいことですが、自身の発言には強い影響力があることを認識することが重要です。

失敗（3）使い勝手が悪く、定着しない

社内SNS・ビジネスチャットの導入が失敗する例では、導入したツール自体の使い勝手が悪く、定着しないというケースもあります。これは、担当者がコストメリットばかりを念頭に置いて、ツールの評価をほとんど行わずに、導入された場合に起こりがちな失敗とされています。

自社に合うツールを選定する

これを避けるためには、ある程度のコストがかかっても「ツールが業務環境に合っているのか」「シンプルな操作で使いやすく業務の効率化に直結するものか」などを判断軸としてツールを選択することが大切です。使い勝手が悪いと感じるツールでは、それまでのツールからの移行や定着が難しいでしょう。

また、一部の製品の中には柔軟なカスタマイズができるものもあります。自社に合うようにカスタマイズをすることで使いやすくなり、利用が促進されるケースもあります。ツール選びではこうした点にも着目してみましょう。

まとめ　社内SNS・ビジネスチャットツールの導入は慎重に

社内SNSやビジネスチャットツールは、様々な部署や立場、年齢の人が使うコミュニケーションツールです。目的に沿った形で導入できれば、社内コミュニケーションの活性化など、大きな効果が期待できます。紹介した例を参考にし、自社の風土や業務スタイルにフィットしているかを考慮した上で検討を進めることが、ツール導入の成功につながるでしょう。