シフト管理システムの選び方｜よくある失敗例・導入のメリットも解説

シフト管理システムの選び方

シフト作成は従業員のシフト希望を満たしつつ、効果的な人員配置になるように調整する必要があるため、業務負担が大きいです。

従業員のシフト希望を叶えることができなければ、モチベーションの低下や売上の減少を招くおそれがあります。効果的にシフト管理を行うには、自社の状況に最適なシフト管理システムの導入が求められます。そのためにはシフト管理システムについて理解を深め、選び方を知ることが有効です。

ここからはシフト管理システムの選び方について説明していきます。

選定ポイント１：自社の業種や業務内容によって選ぶ

まず、シフト管理システムを選ぶときには自社の労働環境を正確に把握し、業種や業務内容によって判断することが必要です。職場によって働き方や働く人の特徴も変わるため、自社のシフトの特徴を知ることが重要です。

一般的な企業のケース

一般的な企業であれば、土日休みで、勤務時間は平日９時から18時までが大半です。このような企業であれば、シフト管理というよりも休日管理に特化したシステムを使い、従業員がいつ休みなのかを把握できる機能が必要になるでしょう。

休日システムであれば、休日の管理だけでなく、申請から承認を簡単に行えるような仕組みも重要です。一般的な企業でシフト制を導入している場合は、平日だけでなく土日も稼働していることが多いです。

したがって、勤務時間は同じで休日のシフトを決める必要があるため、従業員の休み希望を集計しやすいシステムが求められます。

欠員・増員が起こりやすい飲食店などのケース

複数の店舗を持つ飲食店であれば、他の店舗と連携できるシステムが望ましいです。飲食店はアルバイト・パートで働く従業員が多いため、急な欠員や増員が起こりやすいです。シフト管理システムを導入するときは、１店舗だけでなく近隣の店舗やグループの店舗と連携して、欠員を埋められる仕組みが必要です。

このようなシステムは本社で各店舗のシフト表を確認できたり、チャットなどで店舗間のコミュニケーションを取りやすい機能を持つことが多いです。

たくさんの工程や連携が存在する工場などのケース

工場は働いている人数が多いため、紙のシフト表で管理していると、管理者の業務負担が大きくなり過ぎます。したがって、システムによる効率化が特に重要です。工場は各工程に分かれていることが多く、専門性が高い特徴を持つため、欠員が出ても他の工程の担当者が代わりを務めることは難しいです。

また、生産計画によって必要なシフトの人数が異なってきます。工場にはこのように欠員が大きな影響を及ぼします。そのため、シフト表を作成するときは１ヶ月ごとの短期間ではなく、生産計画に合わせることが重要です。したがって、シフト管理システムには生産計画と連携できるような機能が必要になります。

選定ポイント２：自社の雇用形態によって選ぶ

職場によって従業員の雇用形態が大きく異なるケースがあります。「正社員だけ」など１つの雇用形態であれば管理しやすくなりますが、アルバイト・パート・契約社員・派遣社員など異なった雇用形態が同じ職場に存在する場合も否めません。

雇用形態によって契約内容が異なるため、シフトを管理するだけでなく従業員の管理も行えるシステムが必要になります。特に派遣社員がいる場合は、正確にシフト管理を行わないと取引先の企業に迷惑をかけ、信用を失う可能性があるため注意が必要です。

シフト管理システム導入でよくある失敗例

シフト管理システムを導入することで、シフト作成から従業員の管理まで行うことができますしかし、シフト管理システムは種類が多いため、自社に合わないものを選び失敗することもあります。

システムの選定で失敗しないためにも、どのような失敗があるか知ることが重要です。ここからはシフト管理システムの導入でよくある失敗例を説明していきます。

失敗例１：自社の給与システムと連携ができない

シフト管理システムは、既に自社に導入している給与システムと連携できるかどうかが肝要です。シフト管理システムはシフト表作成だけでなく、従業員の勤務時間も管理するため、給与システムと連携することで、給与計算を自動化できます。

特に従業員が多い企業は、給与システムと連携できないと従業員の勤務時間を手作業で入力しなければなりません。そうなると、膨大な時間がかかり、ミスする可能性も高くなります。そのため、シフト管理システムには給与計算システムや勤怠管理システムと連携する機能が必要です。

失敗例２：費用に対して効果が実感できない

シフト管理システムを導入するときのポイントは費用対効果があるかどうかです。豊富な機能があっても操作が難しいシステムだと使いこなせず、費用に対しての効果が実感できないこともあります。

業務を効率的に行えるシフト管理システムには、人事システムと柔軟に連携し、従業員はスマートフォンからシフト希望を提出、自動でシフト表を作成できるものもあります。このような失敗を防ぐためには、無料でトライアルができるシステムを使い、操作感を試すことが有効です。

シフト管理システム導入のメリット

シフト管理システムの選び方を理解し、失敗例を参考にすることで自社にとって最適なシステムを導入することができます。また、効果があるシステムを選ぶためにはシフト管理システムのメリットを知ることも大切です。ここからはシフト管理システム導入のメリットを説明していきます。

メリット１：シフト表作成の煩雑な作業が簡単になる

シフト管理システムの最大のメリットは、シフト表作成の煩雑な作業を簡単にし、業務を大幅に改善できることです。今までは従業員にシフトの希望を提出してもらい、管理者が手作業でシミュレーションしてシフト表を作ることが当たり前でした。

しかし、シフト管理システムではシフト希望の提出もWebやアプリ上で行うことができ、その内容がそのままシフト表に反映されるものもあります。また、シフト表のシミュレーションを自動で行ってくれるシステムもあるため、管理者はシフトについて悩むことなく調整を行えるでしょう。

勤怠管理システムと連携させることで、従業員の管理や給与計算も行いやすくなります。

メリット２：人材配置が見える化しコストダウンにつながる

シフト管理システムを使うことで、シフトの過不足を客観的に把握できます。シフトが過剰になるとその分人件費が余分に発生してしまいます。逆にシフトが不足していると業務効率が悪くなります。このような企業にとって効率が悪い状況を適切に認識することで、効果的な対策を行えます。

また、人事システムとシフト管理システムを連携させることにより、人事考課の情報をもとに適切な勤務地、勤務時間に配置を行うことも可能です。過不足がなく効果的な人材配置を行うことにより、業務は改善され、無駄が生まれなくなり、コスト削減に繋がります。

▼シフト管理のメリットを更に詳しく解説！
参考記事：シフト管理システム導入のメリットは？よくある悩みや選び方を紹介！

自社に最適なシフト管理システムを使い、業務を効率化しよう！

今回紹介してきたように、シフト管理システムを活用することで、管理者の負担削減が可能です。さらに、効果的な人員配置を行えるため、企業全体の業務改善に繋がります。従業員のシフト希望を叶えやすくなるため、不満なく勤務できモチベーションが向上する効果もあります。

また、勤怠管理システムや給与計算システムなどの人事システムと連携することで、管理者の業務全般を改善できます。自社に最適なシフト管理システムを使い、業務を効率化しましょう。