シフト管理システム導入のメリットは？よくある悩みや選び方を紹介

シフト管理でよくある悩み

シフト制を導入している企業では、シフト作成や勤怠管理を含めた「シフト管理」は日々の重要な業務です。複数店舗を持つ企業であれば、各店舗の従業員の状況や、予算（人件費）を把握するためにも、効率的にシフト管理することが求められます。

シフト管理が適切に行われなければ、業務に対して必要な従業員が足りず、効果的な運営ができないことや、必要以上に従業員がいることで、無駄な人件費が発生してしまいます。このように、シフト管理は、重要な業務であるのと同時に、悩みを抱えやすく負担が大きいです。

ここからはシフト管理でよくある悩みを説明していきます。

従業員が抱える悩み

シフト作成・管理ではシフトを作成する管理者だけでなく、従業員もシフト管理について悩みを抱えています。

悩み１： シフトに偏りがでて不平等になる

シフトを作成するときは、時間や曜日などをまんべんなく配分することが理想的ですが、人によって希望する時間帯は異なり、シフトに偏りが出ることが大半です。人によってはあまりシフトを増やしたくないと考えており、一部の人に負担がかかってしまいます。

特に土日や休日は誰かがシフトに入る必要がありますが、休みたいと考えている人も多いため、不平等が生じやすいです。

悩み２： シフト表が発表されるのが遅く予定を組めない

シフトの希望は予定がある程度決まってから提出する人が多く、シフト表の作成はある程度の希望が集まってから行うことが一般的です。そのため、シフト表の作成完了まで時間がかかり、発表されるまで遅くなります。このようにシフト表の発表が遅くなることで、次のシフト期間中の予定が組めないため不満が溜まっていきます。

しかし、シフト希望の提出期限を早めたとしても、シフト希望を決めるために必要な仕事以外の予定が決まっていないことが多いです。このような事態になれば、シフトと個人の予定が重なることが多くなり不満が溜まります。

シフト管理者が抱える悩み

従業員以上に悩みが大きいことは、シフト管理者です。シフト管理者は複数名のシフトを同時に作成・管理することが求められています。

悩み１： シフト表を作るのが大変

先程の「従業員が抱える悩み」でもあるように、シフトは従業員が提出する希望を基に作成しますが、不満が生まれないようにまんべんなく配分する必要があります。人数が少なければ手間はかかりませんが、管理している従業員の人数に比例してシフト表作成業務の負担は大きくなっていきます。

また、シフト提出期限から発表までの期間も短いことが多く、急いで作成することが求められます。管理者はシフト作成以外の業務も同時に行う必要があるため、効果的にシフトを作成しなければなりません。

このように、シフト表作成業務は負担が大きく大変です。

悩み２：従業員の配置が難しい

シフト表作成業務で重要なことは従業員の配置です。同じ週に20時間働く人でも、忙しい曜日や休日のバランスによって、負担が偏ることもあります。また、忙しい曜日に偏って働いている人でも、同じ時間働いている人と給与は変わらないため不満に感じることもあります。

このような不満や不平等感が蓄積すると従業員が辞めてしまうため、バランスの良い従業員の配置を意識する必要があります。しかし、この従業員の配置も人数が多かったり、複雑な希望が多いと配置の難易度は高くなり、管理者の負担は増えていきます。

シフト管理システム導入のメリット

シフト管理の悩みを解決する方法には「Excel管理」や「システム管理」など複数の方法があります。

業務効率を改善するために、紙で管理するよりもExcelで管理する方が、関数を使うことができるため従業員の勤務時間の集計や、シフトの過不足を計算・把握しやすいです。

複数店舗を持つ企業であれば、各店舗の状況や予算を把握するために、シフト管理システムを導入することで業務を効率化できます。ここからはシフト管理システム導入のメリットを説明していきます。

従業員のメリット

シフト管理システムを導入することで、シフト管理業務の負担が軽減されます。このことにより、管理者と従業員にとってメリットが多くあります。ここからは従業員のメリットを紹介していきます。

メリット１： 適切な人員配置により不平等な状況が解消される

シフト管理システムを使うことで、今までのシフトや従業員の勤務時間をリアルタイムで把握できるため、適切な人員配置を行えます。集計したシフト希望の集計後、最適なシフトをシミュレーションすることもでき、従業員の希望に近いシフト表作成が可能であり、シフトの偏りなど不平等な状況を解消できます。

メリット２：効率的なシフト表作成・発表により予定が組みやすくなる

シフト管理システムを使うことで適切な人員配置を実現しシフト発表までを早くすることが可能です。シフト作成を効率化し、少しでも早く発表をすることで、従業員もシフトを把握した状態で予定を組みやすくなります。

シフト管理者のメリット

シフト管理システムは従業員以上に、シフト管理を行う管理者のメリットが大きいです。ここからはシフト管理者のメリットを説明していきます。

メリット１： シフト希望の一括管理でシフト表を簡単に作れる

シフト管理システムを活用することで、シフト希望を一括管理し、シフト表の作成を効率化できます。システムの中には従業員がスマートフォンを用いて、決まったフォーマットでシフト希望を提出することもできます。

このようなシステムを活用することで、集計からシミュレーションまでを自動で行うことができ、シフト表を簡単に作れます。

メリット２：効率的な従業員配置により業務が改善される

シフト管理システムにより、効果的なシフト表を作成することで従業員の配置を最適化し、シフトの過不足を解消することで業務を改善できます。業務を効果的に行うだけでなく、業務に対して従業員を必要以上に配置することもなくなるため、人件費などのコスト削減に繋がります。

また、複数店舗を持つ企業であれば、本社と各店舗のデータを同期することで、店舗の状況をリアルタイムに把握でき本部の店舗戦略の材料にすることもできます。 このように店舗や従業員数が多く、規模が大きい企業ではシフト管理システムを活用することで効率化を図れます。

シフト管理システムの選びのポイント

シフト管理システムを有効活用するためには、数あるシステムの中から自社に相応しいシステムを選ぶことが重要です。シフト管理システムを選ぶときは、大きく分けて「自社の業種・規模」と「自社の労働形態」の２つの要素が重要になります。

ここからはシフト管理システムの選び方のポイントを説明していきます。

選定ポイント１：自社の業種や規模にあっているか？

シフト管理システムを選ぶ時には、自社の業種の特徴に合っているか考える必要があります。例えば、医療系の業種であれば、日勤と夜勤に分かれており、休憩も細かいです。

ほかにも、学習塾であれば指導スケジュールによってシフトの時間は変わり、シフト内容で失敗すると講師が休憩を取れなくなる事態も発生します。飲食店でも夕方から深夜まで開店している店舗もあれば24時間営業のように、営業スタイルによってシフトの組み立ては変わってきます。

このように業種によってシフトの組み立て方には特徴があり、その特徴に対応できるシステムでなければ有効活用できません。

また、業種だけでなく企業の規模も重要です。複数店舗を持つ企業であればインターネットなどを通じて各店舗の状況を一括管理できるシステムを導入することで、店舗単位ではなく企業単位で効率化できます。

選定ポイント２：自社の労働形態にあっているか？

従業員にはパートやアルバイト、正社員だけでなく派遣社員や業務委託で働いているスタッフも存在します。１つの職場に複数の雇用形態の従業員が存在していると、シフト管理はより複雑になります。特に派遣社員や業務委託の場合は、他社との契約になるため、より慎重にシフト管理する必要があります。

正社員だけであればExcelなどでも管理しやすくなりますが、個々の予定や希望がバラバラであるパートやアルバイトの場合は、柔軟にシフトを変更できるシステムを選ぶことが必要です。

自社のシフト管理にあったシステムで課題を解決しよう！

シフト管理は企業にとって重要な業務になるため、効果的に行うことが重要です。その方法の１つにシフト管理システムの導入がありますが、種類は多くあるため課題を解決できるシステムを導入する必要があります。また、シフト管理システムの中には勤怠管理や給与計算の機能を持つものもあるため、総合的に業務を効率化できます。

シフト管理を効果的に行うためには、自社の課題を明確にし、システムの選び方を知ることが必要です。自社にふさわしいシフト管理システムを導入してシフト管理業務の課題を解決しましょう。

▼シフト管理システムを比較！
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