TOKIUM経費精算の導入事例【株式会社ネットプロテクションズ （Net Protections, Inc.） 様】

手動から、自動化へ

ネットプロテクションズでは既に別の経費精算システムを利用していましたが紙での運用や手入力での作業が多く、非効率だと感じていました。まず従業員がそのシステムで申請を行い、別途領収書を各上長に申請。その両方が経理に送られると経理が承認して一枚一枚紙に起こし、手動で計上をする。月に数百件もある領収書を処理するのは非常に大変なことでした。

経費精算システムの導入によって、経理や財務担当者の負担が軽くなるのは当たり前だと思っていました。 今回選定するにあたり、それにプラスして、申請者・ユーザーにとってのUXも期待し、どこまで全体を最適化できるかということも重視しました。申請者からすれば、申請後のフローはどうでもよく、色々な種類の項目から正しく選択をすることは大変なとこだと思っていましたので、申請時に直感的に選ぶことができて、一定の条件でフロー選択され、申請までがスムーズに進む。それが可能なサービスがDr.経費精算でした。

管理側も現場もラクに

以前使っていた経費精算システムで多かった「差し戻しの多さ」現場の社員が入力をするフォーマットはフリーテキスト欄しかないような状態となっており、その入力フォーマットを整備しようにも難易度が高く改善が難しい状況でした。会計リテラシーがある従業員ばかりではないため双方負荷が高く、申請の差し戻しが多くありました。 原本を差し戻す必要がある時にはメールで通知を送っていましたが、メールに気づかない社員も多く申請期日を超えて遅れることもありました。Dr.経費精算は交通費の自動連携機能や、申請したい経費科目が直感的に選べるような分かり易さ、かつそれに紐付くワークフローがあり、会計リテラシーがそれほどなくても簡単に操作することができる。差し戻しもほとんどなくなりました。

写真右：アドミニストレーションディビジョン 財務経理グループ 長谷川 氏 写真左：アドミニストレーションディビジョン 財務経理グループ 井浦 氏