「グループウェア導入支援」選定のポイントとは？

グループウェア導入支援の概要

グループウェアとは、部署内で効率的に共同作業できるよう設計されたソフトウェアで、効率的にコミュニケーションしたり、情報を共有したりできます。

現在ではコミュニケーション基盤とされているメールをはじめ、チャット、インスタントメッセージング、Web会議、特定のテーマや対象について話し合う電子掲示板（BBS）、文書ファイルなどを共有できるファイル共有、日程の告知や調整ができるスケジュール、決済や作業の進行状況を管理するワークフローなどが用意されています。

グループウェアが使われるようになったのは1990年前後のことで、「Lotus Notes」がこの分野を切り開きました。やがてパソコンが1人に1台与えられ、オフィスにインターネットが浸透するようになります。これらに対応して、グループウェアは「コミュニケーション」「共同作業」「情報共有」に欠かせないツールとして成長してきました。

さらに、現在ではモバイル端末からの活用も見られ、個人における業務生産性を左右する基幹アプリケーションになっています。従来部門間でそれぞれに導入されてきたグループウェアでしたが、今では全社一括採用が顕著となっています。CRMなど、他の情報系システムとの連携も見られるようになってきました。企業内に留まらず、グループ間、お客様や仕入先など関係企業との共通インタフェースも求められています。

こうした中で、グループウェアの導入・移行サービスを提供するサービス提供事業者が現れるようになってきました。導入や既存データ移行のハードルが極めて高くなったためです。また、機能が極めて多彩となり、使いこなせないという声が聞かれるようになっています。このため、導入後のアフターフォローを提供するサービスも登場しています。

グループウェア導入支援で提供されるサービス

グループウェア導入支援には多彩なサービスが盛り込まれており、コンサルティングから導入・移行支援、運用管理まで、オールインワンで提供するサービス提供事業者が多くあります。また、導入後の教育やマニュアル作成、ヘルプデスクを提供するサービスもあり、必要に応じて選択できます。その主なメニューを紹介します。

■コンサルティング

お客様からヒヤリングし、現状をアセスメントして、最良のプランを提案します。利用しているクライアントデバイス、既存のグループウェアやメールなどの使用状況や環境を確認。目的を聞いて、希望するグループウェアとのFit ＆ Gapを実行します。

■インフラ整備

オンプレミスあるいはクラウド上に必要となるインフラを用意します。

■データ移行

使用中のグループウェアからのデータ移行に対応します。

■セットアップ

パソコン、タブレット、スマートフォンなどクライアントデバイスへのインストールからセットアップまでを行います。

■教育支援・トレーニング

導入に当たって教育支援プランを提供し、スムーズな浸透を支援します。リテラシーの低い方をサポートし、グループウェア導入にともなう混乱を最小限に抑えます。

• ・トレーニング：　訪問あるいは集合トレーニングを実施します。
• ・ヘルプデスク：　お客様からの操作質問や相談に対応する窓口を提供します。
• ・マニュアル：　操作および業務の遂行手順をマニュアル化して提供します。
• ・FAQ：　お客様から寄せられるであろう質問と回答をまとめて公開します。
  　　　　　ナレッジベースの構築・運用も可能となります。

■運用管理・資産管理

完成したシステムの運用管理を代行するサービスもあります。業務報告、課題管理、設定変更への対応、さらに、社員増減時のアカウント登録・停止業務などをサポートします。

グループウェアの機能・役割が進化している今、生産性向上を目的に全社的レベルでグループウェアを見直してみませんか？