医療機関における在庫管理は、日々の診療を円滑に進めるために欠かせない業務です。

医療材料や衛生用品など、院内で使用する物品を適切に管理できていなければ、過剰在庫による廃棄ロスや、必要な物品が不足する欠品など、さまざまな問題につながります。

一方で、在庫の確認や発注、物品の補充といった業務は現場のスタッフが担うことも多く、業務負担の大きさや管理方法に課題を感じている医療機関も少なくありません。

本記事では、病院の在庫管理でよくある3つの課題を取り上げ、その原因と在庫管理システムによる解決策を解説します。

病院の在庫管理でよくある3つの課題

病院の物品管理では、日々の業務のなかで次のようなトラブルが発生することがあります。

1. 過剰在庫による保管コスト・廃棄ロス

「不足すると困るから」と、各部署が必要以上に物品を発注してしまい、結果として過剰在庫が発生するケースです。

在庫を抱えすぎると、保管スペースを圧迫するだけでなく、使用期限を迎えた物品の廃棄にもつながります。特に使用期限のある医療材料などは、適切な数量と期限を把握しながら管理することが重要です。

2. 発注漏れによる欠品（ストックアウト）のリスク

在庫数の確認や発注を手作業で行っている場合、確認漏れや発注忘れによって、必要な物品が不足するおそれがあります。

医療機関では、必要なときに必要な物品を使用できる状態にしておくことが重要です。欠品を防ぐためには、在庫状況を正確に把握し、適切なタイミングで補充できる仕組みが求められます。

3. 特定のスタッフに依存する業務の属人化

「どこに何が保管されているか」「いつ、どのくらい発注すればよいか」といった情報が、特定のスタッフの経験や知識に依存しているケースもあります。

このような状態では、担当者の不在時に在庫確認や発注業務が滞る可能性があります。また、担当者によって管理方法にばらつきが生じやすく、業務の引き継ぎにも負担がかかります。

なぜExcelや手書きによる在庫管理では限界があるのか？

Excelや手書きの帳票は、導入しやすく、費用を抑えて運用できるというメリットがあります。

しかし、在庫数の記入や更新を手作業で行うため、記入漏れや転記ミスが発生しやすく、実際の在庫数と管理上の数値に差が生じることがあります。

また、各部署の在庫を目視で確認し、数量を数えて入力する作業には時間と手間がかかります。発注のタイミングも担当者の経験や判断に頼りやすく、日々の業務負担が大きくなる原因の一つです。

こうした課題を解決するには、在庫状況を一元的に把握し、確認や補充、発注に関する業務を効率化できる仕組みが必要です。

在庫管理システムで実現する3つの解決策

在庫管理システムを活用することで、これまで人の手に頼っていた在庫管理業務を効率化し、過剰在庫や欠品、属人化といった課題の改善につなげられます。

ここでは、システム導入によって期待できる3つの効果を紹介します。

1.「定数管理・期限アラート」で過剰在庫と廃棄ロスを削減

部署ごとに物品の適正在庫数（定数）を設定することで、必要以上に在庫を抱えることを防ぎやすくなります。

使用した分を補充する運用を定着させれば、各部署の在庫数を適正に保ちやすくなります。また、使用期限が近づいている物品をシステム上で確認できれば、期限切れの見落としを防ぎ、廃棄ロスの削減にもつながります。

2.「発注データの自動作成」で欠品リスクを低減

在庫数があらかじめ設定した基準値を下回った際に、システムが発注データを自動で作成する仕組みを活用すれば、発注業務の負担を軽減できます。

在庫数の確認漏れや発注忘れといった人為的なミスを抑え、必要な物品を適切なタイミングで補充しやすくなります。発注業務を標準化することで、欠品リスクの低減も期待できます。

3.「ラベル運用」で業務の属人化を解消

物品に貼付したラベルを読み取るだけで入出庫や使用状況を記録できる運用にすれば、複雑な入力作業や在庫数の手入力を減らせます。

担当者の経験や勘に頼らず、誰でも同じ手順で在庫管理を行えるようになるため、業務の属人化を防ぎやすくなります。担当者が変わった場合でも業務を引き継ぎやすくなり、現場全体で安定した管理体制を構築できます。

まとめ：在庫管理システムは「現場で使い続けられること」が重要

病院の在庫管理では、過剰在庫や欠品、業務の属人化など、さまざまな課題が発生します。Excelや手書きによる管理だけでは対応に限界があり、現場スタッフの負担が大きくなることもあります。

在庫管理システムを導入する際に重要なのは、多機能であることだけではありません。日々の業務のなかで、現場のスタッフが直感的に操作でき、無理なく使い続けられることが大切です。

SPD専門企業として培ってきた運用ノウハウを活かした在庫管理システム「Medilia（メディリア）」は、シンプルな操作性と、現場への定着を見据えたサポートを特長としています。

在庫管理業務の効率化や、属人化の解消を検討されている医療機関の方は、ぜひMediliaの資料をご確認ください。