バース管理システムの基本機能とは
バース管理システムとは、トラックが荷物の積み下ろしを行う「バース」と呼ばれるスペースの利用状況を、デジタルで管理する仕組みです。まずは基本的な役割と、導入によって解決できる課題を押さえておきましょう。
バース管理システムとは何か
バース管理システムは、物流センターや倉庫にあるバースの予約状況や利用状況を一元管理し、トラックの到着から荷役完了までの流れを可視化するシステムです。従来は電話や紙の台帳で管理されていたバースの調整を、パソコンやスマートフォンの画面上で行えるようにする点が特徴です。
紙やホワイトボードでの管理では、担当者ごとに情報の更新タイミングが異なり、重複予約や連絡漏れが発生しやすくなります。バース管理システムを使うと予約情報がリアルタイムで共有されるため、担当者間の認識のずれを防ぎ、荷主・運送会社・倉庫側の三者が同じ情報を確認できる体制が整います。
導入で解決できる主な課題
バース管理システムの導入によって解決しやすい課題には、トラックの長時間待機、バースの利用状況の把握不足、荷役作業員の配置調整の遅れなどがあります。これらは物流の2024年問題とも関連が深く、ドライバーの労働時間短縮の観点からも注目されています。
例えば、予約枠を時間帯ごとに区切って設定できるシステムを使えば、特定の時間にトラックが集中することを避けられます。また、荷役作業の進捗をシステム上で共有することで、次に入場するトラックの待機時間を見積もりやすくなり、現場全体の作業計画を立てやすくなります。
バース予約とトラック入退場を管理する機能
バース管理システムの中心となるのが、予約状況の確認機能と入退場の管理機能です。ここでは、これら二つの機能について具体的な内容を見ていきます。
カレンダーでバース予約状況を確認できる機能
多くのバース管理システムでは、カレンダー画面でバースの予約状況を確認できる機能を備えています。日付や時間帯ごとに空き状況が色分けされて表示されるため、運送会社の担当者は空いている時間枠を選んで予約を入れられます。
倉庫側の担当者にとっても、カレンダー表示は一日の作業量を事前に把握する助けとなります。例えば、午前中に予約が集中している場合は人員を増やす、逆に空きが多い時間帯には別の作業を割り当てるといった調整がしやすくなります。予約の変更や取消も画面上で完結するため、電話対応の手間も減らせます。
トラックの入退場状況を管理する機能
入退場管理機能は、トラックがゲートやバースに到着した時刻、荷役が完了して退場した時刻を記録する機能です。予約情報と実際の入退場時刻を照合できるため、予約通りに進んでいるかどうかを確認しやすくなります。
この機能により、予約はしたものの到着していないトラックや、逆に予約なしで到着したトラックの状況も把握できます。また、入退場のログが蓄積されることで、後から特定の日時の混雑状況を振り返り、翌月以降のバース割り当ての見直しに活用することも可能です。位置情報と連携できるシステムであれば、トラックがゲートに近づいたタイミングで自動的に入場記録を作成できるものもあり、受付担当者の負担をさらに減らせます。
待機時間の可視化と予約変更の通知アラート機能
トラックドライバーの負担を軽減するには、待機時間を把握し、予約変更を関係者にすぐ伝える仕組みが重要です。ここでは待機時間の可視化機能と通知アラート機能を紹介します。
バースの待機時間を可視化する機能
待機時間の可視化機能は、トラックが到着してから荷役を開始するまでの時間や、荷役完了までにかかった時間をグラフや一覧で表示する機能です。バースごと、時間帯ごとの待機時間の傾向を把握できるため、混雑しやすいタイミングを特定できます。
例えば、特定の曜日や時間帯に待機時間が長くなる傾向が分かれば、その時間帯の予約枠を増やしたり、作業員を追加配置したりといった対策を検討できます。データとして蓄積された待機時間は、荷主への報告資料や社内での改善提案の根拠としても活用できます。
予約変更を通知アラートで知らせる機能
通知アラート機能は、予約内容が変更・取消された際に、関係者へ自動でメールやアプリの通知を送る機能です。急な予約変更があった場合でも、ドライバーや倉庫側の担当者がすぐに気付けるため、現場での混乱を防げます。
例えば、天候不良で到着が遅れる場合や、荷主都合で出荷時間が変わった場合など、予定外の変更は物流現場では珍しくありません。通知アラートがあれば、変更内容を電話で個別に伝える手間が減り、担当者は他の業務に時間を充てやすくなります。通知先をドライバー・倉庫担当者・荷主担当者など複数の関係者に設定できるシステムであれば、情報の伝達漏れを防ぎ、現場全体での認識合わせがより確実です。
QRコード受付とバース稼働実績の自動集計機能
受付作業や実績集計にかかる手間を減らす機能として、QRコード受付と稼働実績の自動集計があります。それぞれの内容を具体的に見ていきましょう。
QRコードでスムーズに受付する機能
QRコード受付機能は、ドライバーが予約時に発行されたQRコードを、到着時にゲートや受付端末で読み取ることで来場受付を完了できる機能です。紙の受付票への記入や、対面での確認作業を省略できるため、受付にかかる時間を短縮できます。
この機能は、非対面での受付が求められる場面でも役立ちます。ドライバーは車両から降りずにスマートフォンの画面を提示するだけで受付を済ませられる場合もあり、受付窓口の混雑緩和にもつながります。受付データはシステム上に自動で記録されるため、入力ミスの防止にもなります。
バースの稼働実績を自動集計する機能
稼働実績の自動集計機能は、各バースの利用回数や稼働時間、待機時間などのデータを自動で集計し、レポートとして出力する機能です。従来は手作業で集計していたデータを自動化できるため、担当者の集計業務の負担を軽減できます。
集計されたデータは、バースごとの稼働率の比較や、繁忙期・閑散期の傾向分析に活用できます。例えば、稼働率が低いバースがあれば、予約の割り振り方法を見直す材料といえますし、逆に稼働率が高いバースが特定できれば、増設や運用改善の検討につなげられます。CSVやグラフの形式でデータを出力できるシステムであれば、社内会議の資料や荷主への報告資料としてそのまま活用でき、集計にかかる作業時間の削減にもつながります。
バース管理システム導入で確認すべきポイント
自社に合ったバース管理システムを選ぶには、機能面だけでなく運用面の観点からも確認しておきたい点があります。ここでは代表的な二つのポイントを紹介します。
既存システムとの連携性を確認する
バース管理システムを選ぶ際は、既に利用している運行管理システムや倉庫管理システムとの連携性を確認することが重要です。連携が可能であれば、予約情報や入退場データを他システムへ手入力する手間を省けます。
連携方法にはAPI連携やCSVでのデータ出力入力など複数の方式があります。自社で使っているシステムがどの方式に対応しているかを事前に確認し、導入後に想定していた連携ができないという事態を避けるようにしましょう。ベンダーに連携実績を確認するのも一つの方法です。
操作性とサポート体制を確認する
バース管理システムは、倉庫の担当者だけでなく、社外の運送会社のドライバーも操作する場面があります。そのため、専門知識がなくても直感的に扱える画面デザインかどうかを確認することが重要です。操作が複雑だと、現場での定着が進みにくくなります。
また、導入後のサポート体制も比較のポイントです。トラブル発生時の対応時間や、操作方法についての問い合わせ窓口の有無を確認しておくと、運用開始後に困った際も安心です。無料トライアルやデモを提供しているサービスであれば、導入前に実際の操作感を確かめておくとよいでしょう。
予約から入退場、実績集計まで機能を備えた製品例
ここまで紹介した予約管理・入退場管理・待機時間の可視化・通知アラート・QRコード受付・実績集計といった機能を、実際にどのような製品が備えているのか、代表的なサービスを紹介します。
INDUSTAR
- QRコードを活用したスマートフォンでのバース受付に対応
- 待機中のドライバーへSMSによるバース誘導の通知が可能
- 荷待ちと荷役に要した時間記録簿をExcel形式で出力可能
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.が提供する「INDUSTAR」は、スマートフォンや管理画面からバースの事前予約を入力できる予約管理機能を備えたシステムです。受付はQRコード読み取りや電話番号入力、受付番号入力など複数の方法に対応しており、少ないステップで完了します。受付・誘導データをもとに荷待ち時間や荷役時間を自動で集計し、記録簿をExcel形式で出力できるため、法対応の記録づくりにも活用できます。待機中のドライバーへはSMSでバースへの誘導を通知できるほか、複数のバースの状況を色分けしたダッシュボードで一覧確認することも可能です。
Li-SO （株式会社ロジクリエイト）
- トラックの来場予約や受付業務をクラウドで管理。
- 待機状況や入退場情報を可視化して共有。
- 物流拠点と運送会社の情報連携を支援。
TruckBerth （シーオス株式会社）
- トラック来場予約やバース利用をクラウドで管理。
- 受付・入退場・バース割り当て業務をシステム化。
- 物流拠点と運送会社の情報共有を支援。
LogiPull （株式会社シーイーシー）
- 入出荷や在庫など物流業務の情報を一元管理。
- 作業進捗や物流状況の可視化に対応。
- クラウド環境で物流管理業務の効率化を支援。
トラック簿 （株式会社インフォセンス）
- 配車・運行情報をシステムで一元管理。
- 売上・請求など運送業務の管理に対応。
- 車両や運行情報の管理機能を提供。
まとめ
バース管理システムには、カレンダーによる予約管理、トラックの入退場管理、待機時間の可視化、通知アラート、QRコード受付、稼働実績の自動集計といった機能があります。これらの機能を活用することで、トラックの待機時間削減や現場業務の効率化につながります。自社の課題に合った機能を備えたシステムを比較し、既存システムとの連携性や操作性も踏まえて選定することが重要です。
