Google Workspaceのポテンシャルを最大化。秋田県が選んだ「＋rakumo」という選択肢
DXによる業務効率化と住民サービス向上を進める秋田県では、その一環として Google Workspace を導入。クラウド型コラボレーションツールを中核とした県庁内外のコミュニケーション基盤構築に当たり、Google カレンダーの利便性を活かしつつ、現場での視認性や操作性をより一層高めるため、rakumo カレンダーを採用しました。その結果、カレンダー機能の使い勝手が大幅に向上しただけではなく、会議の日程調整や設備予約などさまざまな業務の効率化を実現できました。
この事例のポイント
01
トレーニングなしで現場にスムーズに定着
操作マニュアルの配布で周知したところ、利用方法に関する問い合わせもほとんどなかった。
02
階層構造でのユーザーの表示や選択が可能に
Google Workspace 内で予定を管理する習慣の定着に一役買っている。
03
会議の日程調整が容易に
参加者の空き時間を簡単に検索・特定でき、そのまま Google Meet の設定もできる。
導入企業プロフィール
社名秋田県 秋田県庁
業種公務員
部署区分DX推進
従業員規模5,000名以上
事業内容地方公共団体
導入前の課題
•オンプレミスの既存グループウェアでは、県庁内外でのコミュニケーション活性化や情報共有の促進は実現困難だった。
•Google Workspace 導入によるコミュニケーション活性化の一方で、従来の業務体系に即したスケジュール管理のための操作性改善が必要だった。
•Google カレンダーの標準機能は階層構造での表示に対応していないため、操作に慣れるまでにかなりの時間を要することが懸念された。
導入を決めた理由
•Google カレンダーにはない「組織階層に基づくユーザーの管理・検索」が可能だった。
•優れたUI/UXを備えるため、旧グループウェアからスムーズに移行可能だった。
•信頼の置けるベンダーが開発した製品であるため、長期にわたって安心して利用できると判断した。
•実際に試したところ、非常に直感的な操作で利用でき、もともと使っていたグループウェアの使い勝手をほぼそのまま引き継げると判断した。
導入後の効果
※導入から6ヶ月の成果カレンダー機能の使い勝手が大幅に向上し、さまざまな業務を効率化
✓特にトレーニングを実施せずとも、業務現場での利用がスムーズに定着した。
✓階層構造でのユーザーの表示や選択が可能になったことが、Google Workspace 内で予定を管理する習慣の定着に一役買っている。
✓異なる部署に所属する職員を任意に選んでグループ化する「カスタムグループ」の機能も好評。
✓参加者の空き時間を簡単に検索・特定でき、かつそのまま Google Meet の設定もできるので、会議の日程調整がとてもやりやすくなった。
✓会議中に使う資料をカレンダーの中に登録することで、会議のセッティングをワンストップで行えるようになった。
活用している主な機能・工夫点
組織の階層表示や空き時間の検索で、会議の日程調整を効率化
✓組織の階層表示機能：組織構造に基づいて職員の情報を管理・閲覧でき、所属組織からドリルダウンして職員を探せる。
✓空き時間の検索機能：オンライン会議の参加者の空き時間を簡単に検索・特定できる。
✓ビデオ会議の追加機能：空き時間を検索した後、そのまま Google Meet の設定もできる。
✓カスタムグループ：異なる部署に所属する職員を任意に選んでグループ化できる。
特段の集合研修を行わず、操作マニュアルの配布で周知
✓職員や組織に関するデータを準備して環境構築を委託した企業に渡し、実質1か月もかからずに本番稼働までこぎ着けた。
✓既存のグループウェアに登録していたデータは移行せず、1年間の並行稼働期間中に必要が生じたらユーザー自身でエクスポート／インポートする運用とした。
✓rakumo カレンダーについては特段の集合研修等は行わず、提供された操作マニュアルの配布をもって周知を図った。
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