情報共有

グループウェアは、組織内のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を推進するためのソフトウェアです。スケジュール管理、設備予約、連絡先一覧などスムーズに業務を行うために必要な機能が搭載されています。グループウェアの提供形態はクラウド型とパッケージ型があり、クラウド型では安価で導入可能、導入期間が短い、モバイルからのアクセス可能、パッケージ型では情報漏洩のリスクが少ない、既存システムと統合が可能、カスタマイズがしやすいなどのメリットがあります。

ナレッジマネジメントとは、個人が持つ知識や経験を企業の業績向上のために共有、形式知化する経営手法のことです。個人の豊富な知識や経験、ノウハウなどの暗黙知を企業の財産として活用し、新たな価値を創造することを目的としています。ナレッジマネジメントシステムとは、集められたナレッジ情報を絞込検索、タグ付け、コメント付与、利用度（閲覧頻度）、自動分類などの機能で、ナレッジの有用度を可視化して活用できるようにするシステムです。

文書管理とは、社内で共有が必要な文書（ドキュメント・コンテンツ）などを保管したり編集作業の管理を行うことを言い、コンピュータ上で電子化・デジタル化した文書を保管・管理するシステムを文書管理システムといいます。文書の作成から保管・活用・保存、そして破棄するまでの管理が可能です。文書管理システムの提供形態には、オンプレミス・パッケージソフト・クラウド等があり、特にクラウド型ではコスト面、導入の容易さなどのメリットがあります。

エンタープライズサーチとは、社内外ウェブサイトとイントラネット、企業内のあらゆる情報（複数のファイルサーバ、メールサーバ、ウェブサーバなど社内ネットワークのデータ）を検索できる検索エンジンです。エンタープライズサーチを導入することで、企業内に蓄積された膨大なデータを有効な情報資産として活用することができます。全文検索や画像データ、音声ファイルも検索対象にできる製品もあり、目的のファイルを簡単に見つけることができます。

社内SNS・ビジネスチャットとは、社内の情報共有を効率化するコミュニケーションツールです。個人向けに広く普及したSNS・チャットサービスの仕組みや機能を応用したものです。スマートフォン用のアプリケーションからのコメント入力や画像登録の手軽さなど、コミュニケーションを活性化させる仕掛けが特徴です。プロジェクトチーム、部署間、拠点間などのさまざまなコミュニティでのコミュニケーション促進やノウハウの蓄積などに活用できます。

ネットワークを利用してコンピューター間でファイルの転送を行うサービスです。インターネットを利用して気軽に大容量のファイルを転送できるサービスが多くあります。メールでは送れないような大容量ファイルを扱ったり、外部に漏らすことのできない機密情報を含むファイルを暗号化して扱うなどの機能があり、業務上必要となるファイルのやり取りを効率化します。転送先のユーザーはアカウント登録なしで一時利用できるため、取引先に対しても気軽に使用できます。

FAQシステムとは、よくある質問を整理・分析し、ユーザーの知りたいことに対して的確な回答を用意するシステムです。質疑対応の工数を削減し、顧客満足度の向上を支援します。コールセンターの応対記録などから自動的に問答集を生成、構築する製品もあり、質問の追加や回答の更新などの管理工数を大きく削減できます。回答の検索性も優れ担当者の負担を軽減します。問合せの多い質問をWebサイトに掲示することで問合せ件数を削減することもできます。

ペーパーレス会議システムとは、会議資料を紙ではなくデジタルデータ（PDFなど）を共有して行う会議システムです。ペーパーレス会議にすることで紙代や印刷などの直接的なコストに加え、資料の印刷時間、資料配布などの準備を含めた会議運営全体のコスト削減ができます。さらに、会議参加者だけに閲覧権限を設定したり、非公開資料など重要情報を会議終了後は端末にデータを残さないことで情報漏洩対策の強化にもつながります。

社内のメンバーやパートナーとのプロジェクトを推進するプラットフォームです。複数の作業・プロジェクトを登録、メンバーを各作業やプロジェクトに紐付け、共同作業をサポートする機能が提供されます。

契約書管理システムとは、電子契約締結の機能や、締結後の契約書の管理をする機能を持ったシステムです。受発注や業務委託、機密保持など、BtoBの取引には多くの契約書類が発生します。ですが、多くの企業ではその書類を紙のまま保管しているため「最新の契約書が見つからない」「更新漏れが発生してしまった」という課題があります。契約書管理システムを活用することで期限管理によるリスク回避、バージョン管理や権限管理による業務の効率化を実現します。

マニュアル作成ツールとは、主に組織内で共有するためのマニュアルを作成するツールです。マニュアルのデザイン、レイアウト作成や画像や動画の埋め込みなどテンプレートから作成できるツールもあります。マニュアル作成ツールを活用することで、業務フローやトラブルシューティングをノウハウとして残し、定常業務の形式化や異動、転職時の引き継ぎを円滑にすることができます。

議事録作成ツールは、議事録の作成・編集・共有といった議事録作成にまつわる一連の作業を効率的に行うためのツールです。議事録専用のテンプレートを用いることで編集・共有が容易に実施できるツールや、AIの音声認識機能を用いて会議中の発言内容を録音し、自動で文字起こしができるツールなどがあります。特に、会議中に録音したデータを聞き返して手動で文字起こしをしている場合は、音声を自動で文字起こしすることによって大幅に作業時間を削減できます。

音声認識ソフトは、会話や発言内容などの音声データを文字データとして入力してくれるソフトです。タイピングの代わりに自動でテキスト化できるため、議事録作成の効率化やコールセンターでの会話を記録する際にも活用されています。特に単語の登録数や専門用語の登録の可否が、音声認識精度において重要なポイントです。また、自動学習機能があればテキストの修正を自動学習して次回以降に反映でき、徐々に修正の手間を減らせます。

会議効率化ツールとは、会議の運営に関連する業務の改善を支援するツールです。会議の準備や会議自体の時間を短縮したり、情報の漏れを最小限に抑えることで、会議の主催者や参加者の負担を軽減できます。会議資料の自動作成や、発表の文字起こし、進行をスムーズにする機能、資料や会議内容のまとめなど様々な機能を持った製品があるため、効率化を図りたい機能がある製品を選ぶと良いでしょう。