文書管理システムでを選ぶ際に知っておくべきこと
まず、実際の製品を検討する前に文書管理システムを選び方を確認しましょう。いきなり製品のホームページを見ていろいろな製品や機能を比較検討してみると、どの製品も魅力的に感じて目移りしてしまいます。自社にはどのような課題があって、それをどのような機能で解決してくれるのか、という視点を忘れないようにしましょう。
文書管理システムを選ぶには、まず自社の文書管理のゴールを確認することが大切です。紙をなくしたい、いつでもどこでも必要な文書を参照できるようにしたいなど、理想の姿をイメージしてみましょう。製品の一つ一つの機能に精通することは必要ではありません。文書管理システムの便利な機能によって、どのようなことが実現できるかが最も重要です。
導入検討する目的が明確になっているか
導入を検討する際は、明確な解決したい課題があると思います。どの課題を解決したいのか優先順位をつけましょう。例えば、大量の書類をなんとかしたい、必要な時にすぐ取り出せるようにしたい、簡単に他人と共有したいなど、自社の状況に合わせて解決したい課題を見つけましょう。部署やチームによって課題が違うかもしれないため、部署やチーム内でディスカバリーして課題を洗い出し、取りまとめてもらうことも有効です。
自社でコストをかけオーダーメイドで設計しない限り、全ての課題を解決してくれる製品はなかなかありません。見つけた課題には優先順位をつけ、何を1番解決したいかを明確にします。課題を整理した上で、どのような特徴のシステムが適切かの判断がつき、ミスマッチのリスクが減るはずです。
必要な機能があるか
次に、導入目的にあった必要な機能を洗い出しましょう。大量の文書を管理しきれない、ファイリングの手間をなくしたい、という課題があり、ペーパーレス化を目的として文書管理システムを導入する場合は、電子文書に変換できる機能のシステムを選びましょう。保存のスペースも大幅に削減できますし、紙の削減にもなります
どの文書が最新なのか分からないという課題を解決する為には、バージョン管理機能がある文書管理システムを選びましょう。特に日々たくさんの人が更新するような文書が多い場合は、いわゆる先祖返り（文書が前の世代に戻ってしまい、それまでの更新が消えてしまうこと）が起きやすいです。拠点が多い為遠隔地からでも文書を共有したい場合は、リモートアクセス機能があるものもあります。文書の紛失や盗難が心配という場合は、アクセス管理をするセキュリティ機能に特化したものもあります。
セキュリティ対策がしっかりしているか
会社の機密文書を管理することもある為、セキュリティ対策は万全である必要があります。システムや文書単位でのアクセス管理、アクセス履歴の取得ができる機能は、セキュリティ機能が高いと言えます。
また、文書管理システムの障害に備えて、バックアップを取得する機能があれば、システムの故障で全ての文書が消えてしまうという事態を防ぐことができます。出来ればシステム管理者が意識せずとも、自動でバックアップを取ってくれるシステムなら障害対策も万全です。更には、メーカーの保守サポートの充実さなども確認しましょう
文書管理システムを徹底比較28選
それでは実際に文書管理システムをみていきましょう
ITトレンド編集部厳選の文書管理システム7選
契約書管理、ISO文書管理、ペーパレス化、e文書法への対応が可能な文書管理システムです。「完全一致検索」や「あいまい検索」の2通りで検索可能で、目的の文書がサムネイル表示されます。検索したキーワードをペンでマーキングされ、さらに検索性を高めてくれます。文書（Word、Excel、PPT、PDF等）はドラッグ＆ドロップで簡単に登録でき、ペーパーレス化が促進されます。印刷やダウンロード制御、透かし文字といったセキュリティ機能やワークフローも用意されてます。ペーパレス化された後は、自社オフィス以外で仕事ができる「働き方改革」のシステムとして役立ちます。
300社の導入実績があるファイルサーバーの文書管理システムです。使用例として３つあります。1つ目が官公庁や製造業の研究開発部門が対象で、Office文書やPDFファイルを百万～１千万文書の大規模なファイルサーバーにも対応してます。２つ目が法人営業部門が対象で、販売促進資料や提案資料等を共有文書として登録しておけば、リモートアクセスを使用して外出先から閲覧が可能です。わざわざ事務所へ帰る手間が省けた分、次の顧客先へ向かえ生産性向上に役立ちます。３つ目がサービス・保守業向けで厚みのある紙文書のマニュアルを電子化したり、業務報告書をワークフローで電子回覧できます。クライアントサーバー型での提供で、価格は売切りライセンスは171,000円～
約800社の企業に導入実績があり、特に契約書管理や研究報告書管理、内部統制管理に強みがある文書管理システムです。すぐに探せる検索や文書ごとに操作権限、更新期限のメール通知、ISO文書に役立つ版管理といった機能があります。クラウド版及びパッケージ版で提供します。パソコン以外にタブレットやスマートフォンでの使用可能で、クラウド版を利用すれば「在宅勤務」や「働き方改革」のシステムとして利用できます。クラウドの初期費用は300,000円/契約～、40,000円/月～。オンプレミスの初期費用はライセンス定価は3,200,000円～＋年間保守費用。「無料お試し」もあります。
リースレンタル業、製造業、金融業といった様々な業種で導入実績のある文書管理システムです。
ブラウザを通じて「登録」・「検索」・「閲覧」・「管理」を行い、クライアントサーバー型で提供しています。登録した電子文書はまるで紙文書と同じような見た目でビューワー内に表示されます。グループ単位から文書単位まで細かくアクセス権を設定することが可能です。改正電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件にも対応。ワークフローやファイルサーバー連携はオプションです。
バージョン管理、ワークフローといった機能を持つ文書管理システムです。2GB以上の大容量データをURLを通じて相手との共有が可能で、相手が受け取ったかの確認が取れます。日本語・英語・中国語（簡体字、繁体字）に、標準で対応してます。また外出先から利用する端末への情報漏えい対策が充実しており、ファイルをダウンロードする際は暗号化される上、クライアント端末ではショートカットの利用を禁止するといった機能があります。情報漏えいリスクを最小限に抑え、外出先や在宅勤務といった「働き方改革」に役に立ちます。クライアントサーバー型の提供で、PCやiOSやAndroidからの利用が可能。文書数・ユーザー数が無制限のPROCENTER/Cは１20万円～、制限ありPROCENTER/C Liteは51万円。
OCRと文書管理が同時に行える文書管理システムです。PDF・Officeファイル・紙の書類をSPAに取り込むことでOCR抽出と仕分けを自動で行ってくれます。今まで手作業で行っていた仕分けが自動化される事で業務効率が図れ電化が促進されます。具体的な活用例は手書きアンケートの自動集計、手書き申込書や作業日報をデータ化してくれます。用途に応じて３つのOCRエンジンを使用することで認識率を高くできる工夫がされており認識率は99.2%。SPAはクラウドサービスとパッケージで提供。クラウドサービスなら50,000円/月から利用可能です。無償トライアル期間は30日間。
保存したいファイルをドラッグアンドドロップであらかじめ決められたルール通りに登録してくれる文書管理システムです。クライアントサーバー型で提供されており、IEやiPad safariといったWebブラウザを使用して閲覧します。検索時はわかりやすいシンプルな画面からファイルの種類や作成日や更新日などを選択することでより詳細な検索をする事ができます。過去に検索したファイルは履歴により、再利用しやすい工夫がなされてます。レポーティング機能によりファイルサーバーの状況をグラフ化して分析をしてくれることで不要なファイルなどの整理に役立ちます。
まだまだある文書管理システム16選
システムありきではなく利用者のニーズをヒアリングし25種類の中から必要な機能を組み合わせて最適なソリューションを提示してくれます。サービス導入例は文書管理からワークフロー、図面管理と幅広い。導入コンサルタントをしてくれるのは文書情報管理士といった有資格者で、「システムに合わせる」というより「クライアントの要望に合わせて提案」するのが特徴。文書管理、ワークフローの機能をオンプレミスもしくはクラウドサービスでクライアントの要望に合わせて提供します。金融業や流通業といったさまざまな業種の実績があります。
業務フローをプログラムの知識がなくても簡単に構築・編集ができるワークフローに特化した文書管理システムです。画像で直感的に操作して業務フローを作成できるのが特徴。例えば今まで紙で行っていた申請をワークフローで電子化し、外出先からモバイルで閲覧・回覧を行うことで決済までの時間を短縮することができます。また申請書がどこで止まっているかが可視化され進捗確認ができます。製造業から医療・福祉といった様々な業種で導入実績があります。すぐに運用できるように標準テンプレートが準備されたり、操作講習会やメーカー直でサポートセンターを設けている。
検索結果をサムネイルで閲覧してファイルを探せる全文検索システムです。高速プレビュー（80万件のデータを約1/1000秒）で表示されます。検索対象データはPDFやOffice文書以外に画像や動画も対応してます。ファイルサーバー以外にＮＡＳの検索エンジンとして利用可能です。閲覧するPCやモバイル端末に、対応したウェブブラウザがインストールされていれば利用でき、他のソフトウェアのインストールといった作業が不要です。申し込めばオンラインデモも閲覧可能。
多くの人が使い慣れたMicrosoft Officeにアドオンして定型文書の作成効率が向上させる文書作成支援ソリューションです。例えばページ数の多い業務マニュアルや約款といった定型文書の更新作業にかかっていた時間とコストを大幅に削減します。保険会社向けに、「約款作成支援システム」や保険商品別のしおり約款を簡単に作成できる「しおり約款機能」を提供。作成文書はバージョン管理を行うことができ、更新者、作成日、カテゴリといった属性を使用して検索でき、修正・再利用、閲覧といったアクセス権も使用可能。
小規模向け文書管理システムをクライアントサーバー形式で提供。クライアントはWebブラウザを使用して文書管理を行うことが可能です。取り込み時はファイルをドラッグ＆ドロップするだけの簡単操作で、フォルダ検索やキーワード検索等使って目的の文書をすぐに探し出せ、サムネイル表示でさらに見やすいです。アクセス権は個人からグループ、部署までと柔軟に変更することが出来ます。チェックアウト機能もあります。WEBベースのドキュメント管理を考えている方は80万円～。
QuickBinder for iAPは、オプション含む17種類の機能を活用する文書管理システムです。全文検索やサムネイル表示、版管理、ワークフロー、ログ管理といった機能があります。PDF化オプションを利用すればQuickBinderに登録されている文書をPDF化。編集・印刷・パスワード付与といったセキュリティ機能を付けることが可能です。Office文書や一太郎、DocuWorks、画像をPDFに生成できます。業務別に契約書管理、図面管理、工場等で使用する規程管理が必要な業種等に活用されてます。オートデモで視聴可能すればより具体的な操作イメージが掴めます。 価格は400,000円～
Microsoft社の「ファイル共有サービス」で、業務に必要なファイル等を全て一つのシステムに集約することが可能です。主な機能としては、全文検索でファイルだけでなく詳細な検索を指定することで様々な情報を見つけることが可能です。またファイルはバージョンごとに管理が可能で、ワークフローを使用すれば社内の申請から承認作業を行うことが可能です。ポータルをWebブラウザで簡単に立ち上げることができ、掲示板などを使用することが可能です。製品はサーバー製品と、クラウドサービスの2種類あります。クラウドサービスはSharePoint Online単体で、プラン1が540円/ユーザー、プラン2が1,090円/ユーザー～。
契約書といった機密性の高い文書の電子文書保管・閲覧サービス。こちらの特徴はシステムありきでなく、実際に保管が必要な機密文書の「原本」を預かった上に、電子化（PDF化）して電子文書として保管・閲覧が可能な環境を作ってくれる事。クラウド型でのサービス提供なので、自社にサーバーを立てずにすぐに利用できます。システムのアクセスもクライアント認証を用いて、特定の端末以外からはシステムへの接続は出来ない強化セキュリティ対策が可能です。保管するデータセンターはISMSを取得しており、監視カメラや自家発電設備等ハード面での環境も完備してます。
クライアントサーバー型で提供するグループウェアで。規程類や契約書、ISO文書、図面といったドキュメントを安全に共有できる文書管理システムです。主に「ドキュメント管理（文書管理）」「ワークフロー」「グループウェア」の4つの機能を提供。パソコン以外にiPadやAndroidタブレット端末から、Webブラウザを通じて利用することができます。とくにモバイルで活用することで場所を選ばず作業を行うことができワークスタイルの変革に大いに役立てます。体験版を申し込めば60秒で30日間無料で使い勝手を試すことができます。
規定の作成、編集、改定公開に特化した規程管理システムです。サーバー環境にインストールするパッケージライセンスと、クラウドサービスが用意されてます。規程の本文の追加や削除に応じて条項番号を自動で付番してくれる為、作成の手間が省けたり、現行規程（規則、学則、ISO文書等）と、改訂案を一画面で確認できる為、比較が簡単です。完成された規程を閲覧用のWebサイトすれば、ユーザーは50音別やキーワードを使用して全文検索が可能となり、目的の規程を探しやすくなります。一般企業以外に文教でも実績があります。
エンタープライズ（中堅・大規模向け）のシェアNo１のグループウェアです。基本機能としてスケジュール機能や共有ToDo、ファイル共有を使用するアプリの「スペース」、経費処理や稟議書の申請を電子で行う「ワークフロー」があります。日英中の3カ国語に対応。管理機能はユーザー情報を組織図で表示され、GUIで追加や変更、削除とシステム管理者の負担を軽減します。社内ではすべての機能を利用でき、外出先では制限するといったセキュリティ対策等が可能。導入後は、電話・メールによる「テクニカルサポート」を受けられます。クラウド版（¥800/1ユーザー～）／パッケージ版（¥600,000/50ユーザー） 無料版（60日間）も利用可能。
「契約書作成・管理システム」に特化したシステムです。サーバー環境にインストールするパッケージライセンスと、手軽に利用スタートできるクラウドサービスといった利用形態を選択できます。雛形契約や個別契約の作成作業を簡素化してくれます。条項番号を自動で付番され、契約書作成途中の進捗管理が可能。締結された契約書原本はPDFファイルでシステムに登録・管理ができます。登録した契約書に対して契約先や更新予定の情報も紐付けができ、契約書を検索する際は、契約先や契約開始日・終了日等の属性情報で検索ができます。メールや操作画面でアラートがでて更新期限は対象者に知らせる機能もあります。
メールアドレスと名詞情報があれば登録してすぐに無料で利用可能です。クラウド版で提供され、請求書原本そのものを取引先と双方向で閲覧可能です。取引先との請求書データが統合され一元管理でき、請求書のデータ自体が原本となる為、請求書が紙で必要な相手は自身でプリントアウトするだけ。今でのように紙やPDFによる請求書管理や保存がなくなり紛失といったリスクも軽減されます。取引相手の手続き状況がリアルタイムで見ることができ、相手が確認済かがわかります。セキュリティは、金融機関等と同等のセキュリティ対策がされてます。スマートフォン版は近日リリース予定されています。
Quotero
Quoteroはワークフローに対応したWebベースのドキュメント管理システムで、オープンソース・ソフトウェアで無償提供されてます。基本的なドキュメント管理機能とバージョン管理、コメント、ワークフローといった機能があります。なおファイルの閲覧はWeb上ではなくダウンロードして行われます。プロトコルはFTP/NFS/CIFS/SOAPに対応。Kimiosもしくはsourceforgeというサイトからダウンロードできます。無償提供で致し方ない部分は大いにあるが、情報が更新されておらず2011年と古いのが難点な上、日本語のサイトがほぼないに等しいです。
クライアントサーバー型で提供されWebブラウザを使用するグループウェアです。 ドラッグ＆ドロップで簡単に登録でき、検索はPDFやOffice文書を一括して検索することができます。個人からグループといった単位でドキュメントにアクセス権の設定が可能で、セキュリティ対策も充実してます。ドキュメントの変更がなされると、アラート等で通知する機能があります。Microsoft OfficeやOutlookとの連動も可能。バージョン管理やワークフローも用意されてます。25ユーザーライセンス／年間で54万円～。
製造業を中心に実績を持つ、仕入先との見積依頼書、注文書、納品書、検収一覧表をEDI（電子化）できるクラウドサービスです。社内システムと連携可能で、仕入先との注文書発行業務のコスト削減や納期確認作業を軽減します。用紙・印刷・郵送費用や、仕分け・発送などの人件費が削減も可能。仕入先は、インターネットに接続できれば利用可能で、ソフトのインストールといった作業は不要です。データ交換の際は、暗号化（SSL）で通信され、ウィルスチェックといったセキュリティ対策が整備されてます。現在の印刷費と通信費、業務工数がわかれば、コスト削減効果をメーカーのホームページ上で簡単にシュミレーションできます。無料トライアルも可能。
無料トライアルができる製品5選
J-MOTTOグループウェアのオプションで使用できる「ファイル共有サービス」です。最大3ヵ月を無料期間利用できます。アプリのインストールは不要で端末からブラウザで利用することができます。オフィス系ソフト（Word、Excelなど）のファイルも直接編集と、ファイル件名やファイル本文も検索できます。バージョン管理・世代管理版数とファイル保存の世代管理ができます。ファイルの閲覧や編集の権限をユーザー毎に、アスセス権の設定も可能。証跡管理によりログが見れます。ユーザー数 10ユーザーまで/ディスク容量 100GBまで 5,000円/月額～
30日間無料トライアルを申し込むことができるクラウド型のサービスです。単なるファイルの管理や共有だけを目的としておらず、例えば社内の営業部とシステム部が顧客に提出する提案書作成を共同で作業することで、質の高いドキュメントを短時間で完成させるのを目的としてます。共同作業で必要なコミュニケーションはチャットを使用し、コミュニケーション不足による間違いのリスクを軽減します。作成したドキュメントを評価する機能があり、お互いのモチベーション向上につながります。また見積申請や経費申請に使用できるワークフロー機能や、バージョン管理、全文検索といった文書管理機能も備えています。最低10ユーザー/ストレージ100GB/で500円/人～
14日間の無料トライアルが可能なさまざまな帳票や文書をPDF化して一元管理する文書管理システムです。スキャナで取り込んだデータやOffice系文書（Word・Excelなど）のPDF化も可能。取り込んだ後はセキュリティも付与でき、検索機能やライフサイクルに合わせた自動廃棄もできます。登録されたＰＤＦはパソコンだけでなくスマホ・タブレットで閲覧でき、データをCSV出力し他システムと連携させることもできます。建設業・病院・教育機関・製薬業といった幅広い業種へ導入実績があります。パッケージ（1,500,000円～）とクラウド（初期費用 200,000円～ 55,000円～/10ユーザー）で提供しています。
メールアドレスがあれば、すぐに無償トライアルで使用可能なドキュメント専用の情報共有サービスです。Webで文書登録・作成できます。フォルダは階層化されており、普段見慣れた画面で操作が可能。Word・Excel・PDF等のファイルの中身も全文検索で、ほしい情報がすぐ見つかります。「コメント機能」でチャットのようにコミュニケーションが図れ、後でコメントを見直せるのでメモ代わりに使用できます。既読状況が把握でき、閲覧していない人がすぐにわかるので、今まで全員に確認をとっていた面倒な作業が軽減されます。パソコンやスマホ・タブレットでの閲覧が可能です。1,000円～/3ユーザー/5GB～
無償トライアルはクラウド版が7日間、サーバー版が30日間ユーザ数無制限で使用できます。
PDF、Office文書、画像を共有することが可能で、バージョン管理や「誰が、いつ、どこを修正したのか」をログで確認できます。全文検索でファイルを探す手間が軽減できます。パソコン以外にスマホ用のアプリ（iOS.Android）も用意されて、利用する場所を選びません。ウォッチ機能を使って、気になる文書を登録しておけば、更新があった際はメール通知を受けることができる便利な機能も。クラウド版は＄10月額/10ユーザー～、サーバー版は＄10月額/10ユーザー～
おさらい：文書管理システムの導入はこんな効果が！
おさらいですが文書管理を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。大きく2つの期待できる効果を改めてご紹介しておきます
紙コストの削減
紙媒体での書類はなにも用紙の代金だけではありません。印刷する場合は、プリンタ代やインク代、印刷機の電気代といった紙にかかるあらゆる費用がかかってきます。その上、文書を保管するための場所も必要となるため、間接的なコストもかかってきます。この点において文書管理はあらゆる紙にかかるコストを削減できます。印刷代や用紙の代金だけでなく、上述した間接的なコストを0にすることができます。しかし、同時にシステム運営にかかるITコストが発生することを念頭におかなければなりません。導入前には、従来での紙を使う場合とシステムによる管理のコストの比較が必要になってきます。
業務の効率化
すぐに必要な文書が見つからない時間は、本当に無駄です。文書管理システムの文書検索機能により、管理している書類をいつでもすぐに確認できます。文書は内部統制や監査の対応の為に保存期間が定められているものもあり、時間の経過とともに増えていきます。何もしなければ検索の手間は増える一方ですが、文書管理システムなら文書に関わる作業時間を減らし、本来時間をかけて取り組みたい業務に時間を費やすことができます。また、紙はその場になければ見ることができませんが、ファイル共有の機能を使えば、遠隔地でも必要な書類を見ることができます。
文書をファイリングする手間や差し替える手間、シュレッダーで廃棄する時間などが全てなくなります。また、ワークフロー機能のある文書管理システムを選べば、いろいろな申請書を一括で管理でき、承認もシステム上でできます。承認の証跡を残すこともできますし、申請書の紛失の心配や申請書を探す手間も省けます。承認印をもらいにいろいろな部署に申請書を持って行く時間もなくなります。一つ一つは数分の作業でも、合計すれば業務の効率化が図れます。
まとめ
文書管理システムの選定ポイントを理解し、自社にあった製品を見つけることができましたでしょうか。自社の課題を明確にし必要な機能が分かれば、自社に合ったシステムが見つかるはずです。
せっかく導入したのに使いにくい、結局誰も有効活用していないという事態にならない為に、導入前にはしっかりと検討しましょう。ぜひさらに詳しい製品情報を知りたい場合は、その製品の資料をお問い合わせしてみましょう。
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