文書管理システムとは
文書管理システムとは、ワードやエクセルで作られた文書や、電子化されたドキュメントを格納し、文書の保管・保存・活用・廃棄というライフサイクルを、一元管理するシステムのことです。
必要な文書を必要なときに取り出せるように整理し、更新・共有しやすくすることを目的としており、企業での社内文書管理のみならず総務省や自治体においても文書管理システムが使用されています。なお文書管理システムとファイルサーバは似ていますが、後者はデータ保存を目的としている点が異なります。
文書管理システムに搭載されている代表的な機能は、以下のとおりです。
文書に「透かし文字」や出力した人の名前、日時を挿入して社外への流出を防ぐ機能や、ISO9001/14001という品質管理の認証を取得するための要件を満たすなど、製品により特徴があります。また最近は、マルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットでも使用できるクラウド型の文書管理システムが多く選ばれています。
以下の記事ではISO取得要件となる「文書管理」について解説しています。
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文書管理システムの必要性
日本での文書管理は、紙書類で申請・承認業務が実施されていたため、ファイリングして保存するというフローが一般的でした。膨大な数の書類が書庫に保存され、過去の書類を探し出すのに手間と時間がかかり、業務の非効率化を招いていました。
そこで非効率性を解決する手段として、文書管理システムが登場します。システムには文書検索やファイル共有機能など、スムーズにデジタル書類を見つけられ印刷せずに共有できるため、業務の効率化が可能です。
また、省スペース化と効率化のため、ペーパーレス推進とともに紙の文書を電子データに変換する流れもはじまりました。業務のデジタル化が進むと、電子データも増加し管理が困難になり、さまざまな問題が生じるようになります。デジタル化の流れ、さらにはワークフローの改善の点からも、文書管理システムを導入する企業が増えています。
文書管理システムの比較・選定ポイント
文書管理システムは、製品により特徴が異なります。効果の高い文書管理システムを導入するために、製品を比較するポイントは以下のとおりです。
- ・導入目的が明確か
- ・必要な機能が搭載されているか
- ・セキュリティ対策がされているか
それぞれの比較ポイントについて詳しく解説します。
導入目的が明確か
まずは、文書管理システムの導入目的を明確にしましょう。自社のどのような文書を管理したいのか洗い出します。例えば以下のような文書が対象です。
- 対象となる文書の種類
-
管理対象の文書を明確にしたら、次はどのような目的で管理したいのか整理します。以下のような目的が挙げられるでしょう。
- 対象文書を管理する目的
-
- ●紙の文書を電子化したい
- ●文書を検索・共有しやすくしたい
- ●文書作成も効率化したい
- ●契約書や稟議書などの承認が必要な文書を管理したい
文書管理の課題が部署やチームごとに異なると、導入目的もバラバラになるため、取りまとめて検討しましょう。また、コストをかけてオーダーメイドで設計しない限り、すべての課題を解決してくれる製品はなかなかありません。課題に優先順位をつけることで、自社に適した文書管理システムがわかり、ミスマッチのリスクが減少します。
必要な機能が搭載されているか
次に、課題と導入目的にあった必要な機能を明確にしましょう。よくある課題と適している機能は、以下のとおりです。
- 紙文書を電子化できる機能
- 「大量の文書を管理しきれない」「ファイリングの手間をなくしたい」という課題があり、ペーパーレス化を目的としている。
- 豊富な検索機能
- 「文書を探すのに時間がかかっている」という課題がある場合。あいまい検索機能があるとキーワードと完全一致していなくても、関連性の高い文書を見つけられる。
- ワークフロー機能
- 契約書や稟議書など、承認が必要な文書をうまく管理できないという課題がある場合。申請や承認をシステムで完結できて、状況の確認もできる。
セキュリティ対策がされているか
文書管理システムでは社内の機密文書を管理することもあるため、セキュリティ対策が万全でなければなりません。文書やユーザー単位でのアクセス制御や、アクセス履歴の取得ができるシステムは、セキュリティ機能が高いといえます。
また、文書管理システムの障害に備えて、バックアップを自動取得する機能があれば、システムの故障で文書が消えてしまう事態も防げます。そのほか、メーカーの保守サポートなども確認しましょう。
文書管理システムのタイプ
文書管理システムは、大きく分けて以下のタイプに分類できます。
- ・シンプルな基本機能を搭載したタイプ
- ・ワークフロー機能を搭載したタイプ
- ・無料のプランがあるタイプ
それぞれのタイプについて詳しく解説します。
シンプルな基本機能を搭載したタイプ
文書管理システムに必要な基本機能を搭載したタイプです。文書の登録や検索の効率化に特化したシンプルな機能のため、「まずは社内にある紙文書を電子化したい」「散在している書類を集約して整理したい」という企業におすすめのタイプです。
ワークフロー機能を搭載したタイプ
文書の管理だけでなく、申請や承認作業も効率化したい場合は、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムがおすすめです。ほかにも、ISO文書管理に適した製品やセキュリティ機能が充実した製品などがあります。
無料のプランがあるタイプ
文書管理システムを導入するにあたって、コストをかけたくないという企業も多いでしょう。その場合はフリープランが用意されている製品や無料トライアル期間がある製品を使用して導入効果を確認することがおすすめです。
また、文書管理システムはタイプ別だけではなく、比較的安価で導入可能なクラウド型文書管理システムから見てみることもおすすめです。以下の記事では、クラウド文書管理システムについて詳しく解説しています。製品比較のためにまずは資料請求をして自社に合うかを検討してみましょう。
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2023.08.30
文書管理システムクラウド型製品比較！選び方やメリットも紹介
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シンプルな基本機能搭載の文書管理システム
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《TOKIUM電子帳簿保存》のPOINT
- 月額1万円からできる電子帳簿保存法対応！
- ユーザー数問わず、データ容量も無制限に利用可能！
- 国税関係書類のデータ化は、３つのプランから選択可能！
「TOKIUM電子帳簿保存」は、株式会社TOKIUMが提供するあらゆる国税関係書類を電子帳簿保存法の要件を満たして保存する文書管理クラウドです。紙・PDF・電子契約など形式を問わず書類を代行受領し、データ入力を自動化、取引関係書類を電子化しクラウド上で一元管理できます。
| 対象企業規模 |
10名以上 |
提供形態 |
SaaS/ASP/サービス/クラウド |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
◯ |
| 業種 |
放送・広告・出版・マスコミ |
| 従業員規模 |
10名以上 50名未満 |
| TOKIUM電子帳簿保存のいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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PDF文書だけでなく様々な形式のファイルをクラウド保存できることが利点だと思う。とくに、検索機能を使うことで探したい単語が含まれたファイルを容易に検索できる。
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| 業種 |
放送・広告・出版・マスコミ |
| 従業員規模 |
10名以上 50名未満 |
| TOKIUM電子帳簿保存の改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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ほかのクラウドサービスと比較して、大きい容量のファイルをアップロードするのにかかる時間が長かったため、改善してほしいが、実用に耐えないレベルの差ではない。
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《LegalForceキャビネ》のPOINT
- アップロードするだけで契約書の全文をテキストデータ化
- キーワードによる全文検索で必要な契約書が瞬時に見つかる
- 自動リマインドで更新期限の見落としを防止
「LegalForceキャビネ」は、株式会社LegalOn Technologiesが提供するクラウド型契約書管理システムです。スキャン・PDF化した紙の契約書を一括登録できるうえ、電子契約サービスと連携すれば自動取り込みも可能です。システム上に集約された契約書は、更新拒絶期限日の近い順や契約終了日の近い順での並び替え、全文検索に対応しているので簡単に探し出せます。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド/SaaS |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
〇（７日間） |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 |
750名以上 1,000名未満 |
| LegalForceキャビネのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ☆ ☆ 3
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リーガルチェックが必要で、日々発生している現場では重宝すると思います。特に、自社ノウハウが（複数種類でも）蓄積されている会社であれば、LegalForce に読み込ませて新ドキュメントをレビューさせることが可能です。
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| LegalForceキャビネの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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契約書の類型を選択できるが、その類型に当てはまらない契約書があるので、カスタマイズできると良い。PDFを読み取る精度は非常によいと思いますが、英文契約書での精度がもっと上がると助かります。
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《invoiceAgent》のPOINT
- 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
- 文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保を実現
- 5つのAI OCRを活用し、書類のデータ化を効率化
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供している「invoiceAgent」は、OCR機能を搭載した文書管理ソリューションです。紙の書類をOCRで電子化し、フォルダへの仕分けまで自動で実施します。また、４種類のOCRが用意されており、英数字や手書き文字などを認識し、自動補正も可能です。紙で受領した証憑の「スキャナ保存」対応だけでなく電子取引にも対応しているのも強みのひとつでしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
パッケージソフト/クラウド |
| 参考価格 |
初期費用０円～ 基本料金月額30,000円～ |
無料トライアル |
〇（30日間） |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
運輸 |
| 従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
| invoiceAgentのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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クラウド型なので導入の際の負担が少なく、請求書をデジタル化する際の項目の設定が簡単で電子帳簿保存法にしっかりと対応した電子文書管理が行える点です。
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| 業種 |
機械、重電 |
| 従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
| invoiceAgentの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ☆ ☆ 3
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特に、サービス改善してほしいところはありません。強いて言えば、経理部門として新たにキャッシュアウトすることになるため、単純なコストアップとみなされてしまいます。
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MetaMoJi Share for Business
製品・サービスのPOINT
- 作成した文書をクラウドに保存・編集が可能
- 手元（手）を共有するペーパーレス会議支援機能
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
「MetaMoJi Share for Business」は、株式会社MetaMoJiが提供するタブレットの特性を最大限に生かしたグループコミュニケーションアプリです。文書の作成・保管・修正などができ、グループ間でそれら情報をリアルタイムに相互に共有できます。タブレット端末にデータを残さないワイプ機能でセキュリティ対策が取れる点も特徴です。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
| 業種 |
建設 |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| MetaMoJi Share for Businessのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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当製品に出会うまで、Excel帳票を印刷して紙の押印や、会議資料を印刷し配布など紙文化から脱却できませんでした。主な原因としては、「紙なら、どこにでも簡単に書ける」ことでした。MetaMoJi Share for Businessは、基本的にタブレットとペンを使って手書きも可能、活字であっても手書きから高精度で活字に変換してくれるため、紙と同様に、「どこにでも簡単に書ける」が実現できたことで、ペーパレス化を加速することができました。
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| 業種 |
運輸 |
| 従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
| MetaMoJi Share for Businessの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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多機能すぎて、操作に難しさを感じます。プライベートモード・シェアモードを切り替えないと意図せず自分のメモが他人に共有されることが多々あります。
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《CLOUD CABINET》のPOINT
- 電子化せずに、紙文書と電子文書をまとめて管理。
- API連携で、電子契約もカンタン自動連携。
- 契約書管理に必要なめんどうな作業もまるっとサポート。
「CLOUD CABINET」は、寺田倉庫株式会社が提供する文書管理システムです。紙原本と電子データをひとつのシステムで一元管理できるハイブリッド型です。ベンダーが保有する倉庫に書類を預けられ、預けた文書は、システム上で検索ができます。閲覧したい書類を選択すると、倉庫でスキャンし電子化されるため、いつでも預けた文書をPDFで確認できます。
| 対象企業規模 |
100名以上 |
提供形態 |
サービス / クラウド |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
製品・サービスのPOINT
- ファイルサーバーをそのまま情報共有ポータル化
- 全文検索でオフィス文書が速く見つかる
- 電子帳簿保存法「電帳法スキャナ保存ソフト」JIIMA認証取得済
株式会社鉄飛テクノロジーが提供する「FileBlog （ファイルブログ）」は、Webベースの文書管理・共有システムです。ファイルサーバで文書を一元管理し、文書にタグなどを付けて属性ごとに整理します。アプリケーションなどをインストールせずにマルチデバイスで文書の閲覧や共有が可能です。普段使用しているWindowsアカウントでログイン認証を行うため、利便性にも優れています。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス/パッケージソフト |
| 参考価格 |
25,000円～/10ユーザー/１万文書/年間ライセンス |
無料トライアル |
〇 |
| 業種 |
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
| FileBlog （ファイルブログ）のいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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大規模な容量やファイルサイズへの全文検索に対応しており、コストとのバランスが良いです。また検索の際のプレビュー機能が優れており、ブラウザ上で簡単に中身を確認できるのは便利です。
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| 業種 |
教育・教育学習支援関係 |
| 従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
| FileBlog （ファイルブログ）の改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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スマートフォンからアクセスしたときには、画面が小さく少しだけ扱いにくいため、スマホサイト表示をもうすこし大きくしてほしい。一部のファイルに保存期限などを設定して、自動的に消えるような設定もできると外部から安全に扱えるケースがあるので対応して貰えると助かる。
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《NotePM》のPOINT
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
「NotePM」は、株式会社プロジェクト・モードが提供する社内版ウィキペディアを作成できるクラウド型ナレッジ共有ツールです。マニュアル・議事録・設計書・業務ノウハウなどを集約してツリー構造で整理できます。情報共有だけではなく、文書管理としても利用可能です。ワード・エクセル・PDFなどファイルの中身まで検索できるため、文書をすぐに見つけられるでしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド/SaaS |
| 参考価格 |
月4,800円～/８名まで、初期費用０円 |
無料トライアル |
〇（30日間） |
| 業種 |
卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
| NotePMのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
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社内マニュアル、業務管理マニュアルを蓄積・共有でき、文書や情報を一元管理できるところが良い点です。今までの面倒な引き継ぎや伝える人によって微妙に変わるニュアンスの違いがなくなります。
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| 業種 |
卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 |
10名未満 |
| NotePMの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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ビジネステンプレート集の種類がもっとあればいいなと思います。いろいろと使い方のアイデアにもなるので、
一般ユーザーが作ったテンプレートの開示などがあれば嬉しいです。
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《PATPOST》のPOINT
- 低価格で導入可能、全文AI-OCRが月額固定で使える！
- 電子帳簿保存法対応！
- 検索や共有、書類分類がカンタン！
「PATPOST」は、オリックス株式会社が提供するAI-OCRで全ページテキスト化できるオンライン文書管理ストレージサービスです。低価格で導入が可能で、ストレージ容量は無制限であり電子帳簿保存法にも対応しています。アップロードされた各種書類の情報を読み取り、書類種別ラベルに自動で振り分ける機能も特長です。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド/SaaS |
| 参考価格 |
1ID月額980円(税抜)
3IDより契約可能 |
無料トライアル |
〇（２か月） |
《WorkingFolder》のPOINT
- 社内外の関係者と安全に文書を共有
- DocuWorks連携でシームレスに文書を活用
- 複合機連携で高度なペーパーレス化を実現
「WorkingFolder」は、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社提供のセキュリティと大容量が強みの文書管理システムです。容量は最低でも100GB、追加オプションによって最大で50000GBにまで増大できます。また複合機との連携機能により、データの自動アップロードも可能です。さらに暗号化やアクセス制御などの対策が施されており、セキュリティ面でも安心といえるでしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド/SaaS/ASP |
| 参考価格 |
月額4,200円/10ユーザー |
無料トライアル |
〇（60日間） |
| 業種 |
公務員（教員を除く） |
| 従業員規模 |
5,000名以上 |
| WorkingFolderのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ☆ ☆ 3
|
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クラウド上に文書を保管するサービスは他所でもありますが、複合機との連携を行うことで使い勝手が飛躍的に向上します。
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| WorkingFolderの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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セキュリティや文書管理機能はしっかりとしていますが、クラウドストレージの容量が他のサービスに比べると料金に対して少ないと思います。
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《WisebookONE》のPOINT
- 社内文書を簡単な操作でデジタルブック化して共有！
- １つのアカウント内で一般・限定の公開設定の使い分けが可能！
- 中小から大手企業まで多くの導入実績！
株式会社ビーガルが提供する「WisebookONE」は、紙媒体をデジタルブック化できるクラウドサービスです。PDFファイルをシステムでドラッグ＆ドロップするだけで、デジタルブックを作成できます。システム内でデジタルブックの検索や閲覧はもちろん、外部への公開も可能なため、チラシやパンフレット配信などにも活用できるでしょう。プライベートプランでは、企業にあわせたカスタマイズも可能です。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド / オンプレミス / SaaS / サービス |
| 参考価格 |
月額5,280円 ～ |
無料トライアル |
〇 |
《Ridoc Smart Navigator V2》のPOINT
- 改正電子帳簿保存法の国税関係書類へ対応
- メール通知機能により情報共有を円滑化
- サムネイル表示による視覚的に分かりやすい検索結果
「Ridoc Smart Navigator V2」は、リコージャパン株式会社が提供するオンプレミス型の文書管理システムです。さまざまなアプリや複合機と連携できるので、スムーズな文書登録が可能です。サムネイル形式で検索結果が表示されるため、文書の識別がしやすくなるでしょう。必要に応じて書誌情報とタイムスタンプを自動付与するので、電子帳簿保存法にも対応できます。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス |
| 参考価格 |
350,000円～ |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
その他製造 |
| 従業員規模 |
250名以上 500名未満 |
| Ridoc Smart Navigator V2のいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
|
|
フォルダタイプのユーザーインターフェイスで見やすく、直感的に階層を移動が出来ると思います。
新しいシステムを敬遠しがちなベテラン世代も使いやすいと思います。
フォルダ分けすることで部署毎や、年度毎、月毎…など整理分類が容易に出来、文書管理および閲覧には役立つと思います。
|
| 業種 |
放送・広告・出版・マスコミ |
| 従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
| Ridoc Smart Navigator V2の改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
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この製品に一旦デジタル化したあと、PDF形式などへ出力したい時の方法が少し煩雑。また、デジタル化する際の文書のラベルやタイトルを書き込むときに文書一つ一つしか書き込めないこと(一度に複数のラベルを編集できたらよい)
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IBM FileNet Content Manager
製品・サービスのPOINT
- ソーシャルコンテンツ管理でコミュニケーションを促進
- 役割に基づいて表示するデータを絞りセキュリティを強化
- 他社製のソリューションと連携可能
日本アイ・ビー・エム株式会社が提供する「IBM FileNet Content Manager」は、オンプレミス型のコンテンツ管理システムです。文書以外のコンテンツも一元管理でき、ライフサイクル管理もできます。さらにコグニティブ検索により、目的の文書をシステムが見つける機能にも注目です。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
エネルギー |
| 従業員規模 |
250名以上 500名未満 |
| IBM FileNet Content Managerのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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文書をデータベース化することにより、ほしい文書がすぐに見つけることができるという点がメリットです。会議に提出する資料を早く準備できますので、会議もスムーズに行うことができます。
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| 業種 |
金融・証券・保険 |
| 従業員規模 |
5,000名以上 |
| IBM FileNet Content Managerの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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メールなどで外部に該当のリンクURLを貼り付ける方法が少し手間なので、一発でURLをコピーできるようにしてほしい。
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《Box Shield》のPOINT
- 生産性を低下させることなく、セキュリティ対策を強化
- ランサムウェアなど巧妙化するマルウェア攻撃に備える
- 外部攻撃だけではなく、内部不正や過失による情報漏えいを防ぐ
株式会社Box Japanが提供する「Box Shield」は、スマートアクセスと脅威検知の２つの大きなコンテンツセキュリティ機能を持った文書管理システムです。情報システム部門へ大きな負荷をかけず、猛威を振るうランサムウェアと旧来からの内部犯行やうっかりミスからも情報を守ります。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
SaaS/クラウド |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
uCosminexus DocumentBroker
製品・サービスのPOINT
- 業務の証拠・記録として文書を保管し監査証跡として残す
- 文書１つひとつに対する細かなアクセス権限設定
- 容易なサーバ増設による高い拡張性の確保
株式会社日立製作所が提供する「uCosminexus DocumentBroker」は、クラウドサービスプラットフォームです。フォルダ分類やバージョン管理など基本機能を搭載し、業務システムと連携してあらゆる文書を一元管理します。紙文書は複合機でPDFなどの形式に変換してシステム上で保存可能です。文書の操作履歴が残るのでコンプライアンス強化にも役立つでしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド/SaaS/ASP |
| 参考価格 |
1,675,000円～ |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
| uCosminexus DocumentBrokerのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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専門性は高いですが高い技術力と手厚いサポートのおかげで膨大なコンテンツの文書管理が実現できています。全文検索でのレスポンスもスピーディーで機能的に問題点はないですね。
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| 業種 |
卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
| uCosminexus DocumentBrokerの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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文書一つ一つにアクセス権が設定可能など詳細な管理が可能ですが、専門性が高いのでサポートを受けないとなかなか使いこなせないのはデメリットかなと思います。
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ワークフロー機能を搭載した文書管理システム
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《MyQuick》のPOINT
- JIIMA認証取得済み電帳法対応！スキャナ連携で円滑なデータ取込
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
- 自由に属性項目の追加や、細やかな権限管理可能
「MyQuick」は、インフォコム株式会社が提供するワークフロー機能も備えた文書管理システムです。書類の管理はもちろん、ノウハウやナレッジの共有など幅広い用途で利用できます。強化されたセキュリティ対策で研究報告書の管理に対応しています。ユーザー数に制限がないため、費用を気にせず社内で共有できるでしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド / オンプレミス / SaaS / ASP |
| 参考価格 |
月額20,000円～ |
無料トライアル |
〇（１か月） |
| 業種 |
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
| MyQuickのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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セキュリティが高く機密性の高い内容のファイルも安心して登録できます。また、通知機能が便利で、登録したファイルにタグを付けられる点も気に入ってます。
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| 業種 |
運輸 |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| MyQuickの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ☆ ☆ 3
|
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現行では、PDF化した契約書を保管するツールとして利用をしておりますが、検索機能でPDFの中身まで調べることができると良いと感じます。企業名をキーに検索することがもっぱらですが、文書内検索ができると、より便利かと思います。
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《楽々Document Plus》のPOINT
- ペーパーレス化を促進し、ドキュメントDXを強力サポート
- スピーディーな全文検索＆ワークフロー機能も搭載
- 契約書・電帳法対応の支援機能も豊富、導入実績800社超え
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、ワークフロー機能を標準搭載したオンプレミス型文書管理システムです。Word・Excel・PPT・PDFなどの文書をドラッグ＆ドロップで簡単に登録できます。登録された文書の申請や承認、決裁もシステム上で実施します。さらに、ISO文書管理に対応しており、印刷・ダウンロード制御・透かし文字の挿入などの機能も充実しているため、セキュリティ面でも安心といえるでしょう。
| 対象企業規模 |
50名以上 |
提供形態 |
パッケージソフト/オンプレミス |
| 参考価格 |
1,500,000円～ |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
その他製造 |
| 従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
| 楽々Document Plusのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ☆ ☆ 3
|
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社内の共通文書を共有でき、それらを使用して社内手続きを簡単に行える。
承認ルートを事前に設定しておくことができるので、承認者を探す必要がない。
また押印のために出社する必要がない。承認者が出張中でも承認できる。
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| 楽々Document Plusの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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検索性能は非常に高いと思いますが、紙書類をスキャンしたPDFファイルにおける手書きの文字などの検索精度がより向上すると様々な書類の再利用に繋がります。
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《PROCENTER/C》のPOINT
- 取引先やテレワーク環境からセキュアにファイルアクセス可能です
- 二要素認証やファイル暗号化で高いセキュリティ性を確保します
- 電帳法にも対応！上流コンサルも実施しています
「PROCENTER/C」は、NECソリューションイノベータ株式会社が提供する社内外問わずセキュアな環境で情報共有を行えるプラットフォームです。ファイルやユーザー単位でファイルの操作を制御し、操作ログを残します。このほか、文書への自動採番や承認後の自動公開、保管期限が切れた際の自動廃棄などの機能が搭載されています。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
パッケージソフト/オンプレミス/クラウド/SaaS/サービス |
| 参考価格 |
1,440,000円～(オンプレミス版)、50,000 円～/月(クラウド版) |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 |
5,000名以上 |
| PROCENTER/Cのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
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エクスプローラーライクな専用クライアントがあり、分かりやすいGUIで操作が簡単。
只のファイルサーバには無い、ファイルの履歴管理機能、ロック機能、チェックイン機能、柔軟なアクセス権限設定機能などがあり、大きな組織における安心な文書管理を実現できる。また、ファイルの一括登録や一括ダウンロード機能も非常に便利である。
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| 業種 |
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 |
5,000名以上 |
| PROCENTER/Cの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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ファイルの同時編集ができないこと。またたまにファイルをロックしたまま放置してしまう人がいるため、一定時間でファイルロックが自動で解除できる仕組みが欲しいです。また、権限管理が複雑なのでプロジェクト管理者の負担が大きい点。
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《Documal SaaS》のPOINT
- 25年にわたる豊富な導入実績！無料でお試しも可能
- 電子帳簿保存法「電子取引」に対応 ※JIIMA認証取得済
- 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能
株式会社富士通四国インフォテックが提供する「Documal SaaS
」は、ワークフロー機能を搭載したクラウド型文書管理システムです。ひな形を用いて電子文書を作成し、承認された文書は自動的にフォルダへ振り分けられます。情報更新後の公開や文書の廃棄も自動化が可能です。月20,000円から利用でき、無料お試しも実施しているので導入前にぜひ利用してみましょう。
| 対象企業規模 |
従業員規模：100名以上
売上規模：50億円以上 |
提供形態 |
クラウド/SaaS |
| 参考価格 |
月額22,000円～/10ID |
無料トライアル |
〇（１か月） |
《DocuWorks》のPOINT
- システム上で電子文書を快適に編集可能
- ワークフロー管理機能で確認や承認の作業も効率化
- クラウドサービスとの連携でさらに便利に
「DocuWorks」は、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する紙文書や電子文書を一元管理する文書管理システムです。ワークフロー機能により承認がスムーズになるほか、FAX送信や書類のスキャンなどの機能はすぐに使用できるように配置できます。Adobe Signと連携すれば、文書に電子署名を付与することも容易です。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
パッケージソフト / クラウド / SaaS |
| 参考価格 |
17,800円～ |
無料トライアル |
〇（60日間） |
| 業種 |
不動産 |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| DocuWorksのいい点 |
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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導入のきっかけはたしかペーパーレス化のためでしたが、その後に新型コロナウイルス感染症が流行し、導入してて本当に良かったと思えるシステムです。FAXもドキュワークスデータとして受信出来ますし、データの軽い編集や統合、PDFデータ化等もとても簡単に行え、業務効率のアップに繋がっているかと思います。
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| 業種 |
電気、電子機器 |
| 従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
| DocuWorksの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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DocuWorksで印刷されたファイルにて確認、承認を行う際に、訂正箇所にコメントを追加して返信するが、このコメントを追加する際に使用する付箋機能の文字が、少し見づらいです。フォントに関してはデザイン性の良いフォントを採用して欲しいです。
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《文書デザイナー》のPOINT
- 導入から運用までのサポートを完備
- リンク設定による効率的な文書管理
- 改ざん防止・発行管理によるセキュリティ性向上（オプション）
「文書デザイナー」は、株式会社ユニオンシンクが提供するワークフロー機能を搭載した文書管理システムです。文書登録する際は、承認ルートを自由に設定できます。そのほか、関連性の高い文書同士のリンク付けや最新版の自動管理、ISO取得要件でもある原本管理にも対応しています。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス/パッケージソフト/SaaS/ASP/クラウド |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
食品、医薬、化粧品 |
| 従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
| 文書デザイナーのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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導入後、帳票やワークフローなどについて、自社でカスタマイズできるところが大変汎用性が高いという印象を持った。
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| 業種 |
食品、医薬、化粧品 |
| 従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
| 文書デザイナーの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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設備データや入力した数値データの集計がうまくできないところが難点。
データの収集、分析機能などもあれば非常に強力なツールとなり得る。
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無料のプランがある文書管理システム
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《Confluence》のPOINT
- リックソフトはAtlassian Platinum Solution Partnerです
- 文書を含めた情報の整理・共有を効率化、働き方を改革
- 業界・職種問わず活用できる優れた操作性と拡張性
リックソフト株式会社が提供する「Confluence」は、情報の発信・整理・検索を効率化する情報管理・共有ツールです。10ユーザーかつファイルストレージが２GBまでなら、無料で使用できます。文書や画像、動画といったコンテンツを階層構造で管理し、投稿者や最終変更日などで絞り込み検索が可能です。ファイルの中身も検索対象となるので探しやすいでしょう。
| 対象企業規模 |
従業員規模：10名以上 |
提供形態 |
オンプレミス/クラウド |
| 参考価格 |
フリープランあり（別途お問い合わせ） |
無料トライアル |
〇（Standard：14日間、Premium：30日間） |
| 業種 |
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| Confluenceのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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社内の業務はバージョンアップされることでフローが変わったり、特定の人しか担当していない業務はブラックボックス化してしまうこともありますが、コンフルを使って情報をマニュアルとして残しておけば、人の入れ替わりが起きたときでもスムーズに業務を引き継ぐことが可能になります。また、担当外の業務がどのようなものなのか見ることもできるので、自分の業種以外に興味がある人が知識を広げる場としても役立てることができます。他の人が作成したページでも権限があれば編集することができ、内容も随時バージョンアップさせていくことができます。
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| Confluenceの改善してほしい点 |
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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機能を増やすことができる様々なプラグインが提供されているが、一部のプラグインを使うと画面表示が遅くなることがある。ただ、利用にあたっての大きな不満はない。
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《バクラク電子帳簿保存》のPOINT
- 書類の自動読取機能を搭載！入力の手間を削減できる
- 電子帳簿保存法とインボイス制度に対応！法改正への対応も
- 簡単に利用できる！シンプルな操作画面で、誰でも使いやすい
「バクラク電子帳簿保存」は、株式会社LayerXが提供する誰でも今すぐ使えるという圧倒的な使いやすさにこだわったストレージサービスです。電子帳簿保存法とインボイス制度に対応した文書管理システムで、無料プランは５ユーザー、月間200件までデータのアップロードができます。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
SaaS/クラウド/サービス |
| 参考価格 |
０円～ |
無料トライアル |
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文書管理システムのシェア
新型コロナウイルスの流行によって、リモートワークなどの影響もあり、文書管理システムもクラウド化が主流となっています。2021年に発表されたレポートによると、文書管理システムの市場規模は、2020年には50億米ドル以上となり、2021年から2027年の予測期間中には12％以上のCAGRで成長すると予想されています。
世界に比べ日本のペーパーレス化は遅れをとっていましたが、近年は業務のデジタル化や電子帳簿保存法に伴い、文書管理システムを導入する企業が増加傾向にあるでしょう。
参考：ドキュメント管理システム市場は、2021-2027年の予測期間中、12%以上のCAGRで成長すると予想される｜Report Oceanのプレスリリース
文書管理システムの導入メリット
エクセルを利用した文書管理では、システム導入費用はかかりません。しかし、業務効率やセキュリティ面などを考慮して検討する必要があるでしょう。文書管理システムの導入メリットは、以下の５つが挙げられます。
- ・検索機能で手間をかけない文書探しができる
- ・ペーパーレス化でコスト削減ができる
- ・文書の共有・承認がしやすい
- ・旧版を参照してしまうなどのミスが減る
- ・コストは見合っているか
文書管理の課題もふまえ、それぞれの文書管理システム導入メリットを解説します。
検索機能で手間をかけない文書探しができる
契約書や請求書など経理に関連する取引証憑書類は、法人税法によって７年間の保存が義務付けられています。そのほかにも、稟議書・報告書・帳簿・伝票など、さまざまな社内文書が日々増え続けます。保存期間も異なり、文書を探すのに時間を要するケースも少なくありません。
文書管理システムでは、書類を電子化してフォルダごとに自動仕分けができ、検索機能で目的の文書をすぐに取り出せます。また、エクセルなどでは難しい、ファイルの中身における検索も可能です。文書管理システムは全文検索やタグ検索ができるので、検索性が高いといえます。
参考：法人税法
ペーパーレス化でコスト削減ができる
紙媒体の文書では、用紙代・印刷にかかるインク代・印刷機の電気代など、あらゆる費用がかかります。文書の保管場所も必要なため、倉庫など保管場所のコストもかかるでしょう。
文書管理システムを導入すれば、文書は電子化されてシステム上で保管・保存されるので、紙に印刷する必要はありません。シュレッダーで廃棄する手間もないので、管理する紙文書の量が多いほど費用対効果が高いといえるでしょう。
文書の共有・承認がしやすい
文書が電子化されるとメールやクラウド上で共有できるため、文書管理システムにより場所や端末を問わず利用可能です。さらに、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムであれば、申請書を電子化して共有することで、上長はどこにいても承認でき業務効率化を図れます。総務省では、文書管理システムを導入した電子決裁が推進されており、承認フローの簡潔化や迅速化を実現しています。
旧版を参照してしまうなどのミスが減る
エクセルなどのファイルで管理していると、文書を更新した際に旧版と最新版が混在するおそれもあります。誤って旧版の文書を参照したり上書き保存したりなどのミスの可能性もあるでしょう。
文書管理システムのバージョン管理機能によって、「誰が」「いつ」「編集・更新」したのかを記録します。更新頻度が高い文書は、前の世代に戻ってしまう、いわゆる先祖返りが起きやすいため、バージョン管理機能が有効です。そのほか、旧版と最新板を別々に管理するシステムでは、上書きをしても元に戻せます。
セキュリティ強化で内部統制にも効果がある
文書管理システムには、アクセス権限設定やアクセスログを管理する機能などが搭載されています。社内にある文書はさまざまな種類があり、役職に応じて閲覧制限を設けなければならない場合にも対応が可能です。ファイルのダウンロードや印刷を禁止できる機能もあるので、不正な持ち出しの防止につながるでしょう。
文書管理システム導入の注意点
文書管理システムには、文書の保存・整理・共有などメリットが多い一方で、いくつかの注意点もあります。文書管理システムを最大限有効に活用できるよう、注意点もふまえて製品を比較検討することが重要です。ここでは、文書管理システム導入の注意点と対処法について解説します。
- ・導入コストや運用コストがかかる
- 対処法：クラウド型で初期費用を抑えられる。運用コストがネックの場合は、無料プランのある製品の選択も視野に入れる。
- ・適切に使用できない場合、文書の検索や共有がしづらくなる
- 対処法：電子化する文書の種類やフォルダわけの方法など社内ルールをあらかじめ決めておく。文書管理のコンサルティングを実施しているベンダーもいるため、活用がおすすめ。
製品を比較して自社にあう文書管理システムを導入しよう
文書管理システムとは、文書の保管・保存・活用・廃棄すべてを一元管理できるシステムです。ペーパーレス化推進とともに必要性が高まる傾向にあります。
この記事ではシンプルな基本機能を搭載したした製品、ワークフローがある製品、無料のプランがある製品など、さまざまな文書管理システムを紹介しました。多岐にわたる種類のなかから、自社に必要な機能を確認し、製品の比較検討をすることでより多くのメリットを得られるでしょう。まずは気になる製品の資料請求をしてみて、製品の機能や特徴を詳しく知ると比較検討がしやすくなるためおすすめです。
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