文書管理システムを比較する際のポイント3つ
まず、実際の製品を検討する前に文書管理システムを選び方を確認しましょう。いきなり製品のホームページを見ていろいろな製品や機能を比較検討してみると、どの製品も魅力的に感じて目移りしてしまいます。自社にはどのような課題があって、それをどのような機能で解決してくれるのか、という視点を忘れないようにしましょう。
文書管理システムを選ぶには、まず自社の文書管理のゴールを確認することが大切です。紙をなくしたい、いつでもどこでも必要な文書を参照できるようにしたいなど、理想の姿をイメージしてみましょう。製品の一つ一つの機能に精通することは必要ではありません。文書管理システムの便利な機能によって、どのようなことが実現できるかが最も重要です。
導入検討する目的が明確になっているか
導入を検討する際は、明確な解決したい課題があると思います。どの課題を解決したいのか優先順位をつけましょう。例えば、大量の書類をなんとかしたい、必要な時にすぐ取り出せるようにしたい、簡単に他人と共有したいなど、自社の状況に合わせて解決したい課題を見つけましょう。部署やチームによって課題が違うかもしれないため、部署やチーム内でディスカバリーして課題を洗い出し、取りまとめてもらうことも有効です。
自社でコストをかけオーダーメイドで設計しない限り、全ての課題を解決してくれる製品はなかなかありません。見つけた課題には優先順位をつけ、何を1番解決したいかを明確にします。課題を整理した上で、どのような特徴のシステムが適切かの判断がつき、ミスマッチのリスクが減るはずです。
必要な機能があるか
次に、導入目的にあった必要な機能を洗い出しましょう。大量の文書を管理しきれない、ファイリングの手間をなくしたい、という課題があり、ペーパーレス化を目的として文書管理システムを導入する場合は、電子文書に変換できる機能のシステムを選びましょう。保存のスペースも大幅に削減できますし、紙の削減にもなります
どの文書が最新なのか分からないという課題を解決する為には、バージョン管理機能がある文書管理システムを選びましょう。特に日々たくさんの人が更新するような文書が多い場合は、いわゆる先祖返り（文書が前の世代に戻ってしまい、それまでの更新が消えてしまうこと）が起きやすいです。拠点が多い為遠隔地からでも文書を共有したい場合は、リモートアクセス機能があるものもあります。文書の紛失や盗難が心配という場合は、アクセス管理をするセキュリティ機能に特化したものもあります。
セキュリティ対策がしっかりしているか
会社の機密文書を管理することもある為、セキュリティ対策は万全である必要があります。システムや文書単位でのアクセス管理、アクセス履歴の取得ができる機能は、セキュリティ機能が高いと言えます。
また、文書管理システムの障害に備えて、バックアップを取得する機能があれば、システムの故障で全ての文書が消えてしまうという事態を防ぐことができます。出来ればシステム管理者が意識せずとも、自動でバックアップを取ってくれるシステムなら障害対策も万全です。更には、メーカーの保守サポートの充実さなども確認しましょう
■文書管理システム 年間ランキング BEST5
それでは実際に文書管理システムをみていきましょう。まずは、最新ランキングを紹介します。2019年度(2019年1月1日～11月30日)にITトレンドで最も資料請求の多かった文書管理をご紹介します。
楽々Document Plus
住友電工情報システム株式会社
- checkペーパーレス化を促進し、働き方改革を強力サポート
- checkスピーディーな全文検索＆ワークフロー機能も搭載
- check契約書・ISO文書管理の支援機能も豊富、導入実績500社超え
ITトレンド2019年年間ランキング1位、2018年年間ランキング1位
住友電工情報システム株式会社が提供する『楽々Document Plus』は、契約書管理、ISO文書管理、ペーパレス化、e文書法への対応が可能な文書管理システムです。「完全一致検索」や「あいまい検索」の2通りで検索可能で、目的の文書がサムネイル表示されます。検索したキーワードをペンでマーキングされ、さらに検索性を高めてくれます。
文書（Word、Excel、PPT、PDF等）はドラッグ＆ドロップで簡単に登録でき、ペーパーレス化が促進されます。印刷やダウンロード制御、透かし文字といったセキュリティ機能やワークフローも用意されてます。ペーパレス化された後は、自社オフィス以外で仕事ができる「働き方改革」のシステムとして役立ちます。
- check用途に応じて3種類から選べるOCRエンジン
- check自動仕分けや高精度の検索機能など、高度な文書管理機能
- check書類のデータ化によりETLやRPAとの連携も可能に
ITトレンド2019年年間ランキング2位、ITトレンド2018年年間ランキング3位
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供している『SPA』は、OCRと文書管理を同時に実現するシステムです。PDF・Officeファイル・紙の書類をSPAに取り込むことでOCR抽出と仕分けを自動で行ってくれます。今まで手作業で行っていた仕分けが自動化される事で業務効率が図れ電化が促進されます。具体的な活用例は手書きアンケートの自動集計、手書き申込書や作業日報をデータ化してくれます。
用途に応じて３つのOCRエンジンを使用することで認識率を高くできる工夫がされており認識率は99.2%。SPAはクラウドサービスとパッケージで提供。クラウドサービスなら50,000円/月から利用可能です。無償トライアル期間は30日間。
FileBlog （ファイルブログ）
株式会社鉄飛テクノロジー
- checkファイルサーバー運用をさらに便利に効率化
- checkファイルサーバーをそのまま情報共有ポータル化
- check導入・運用がとても簡単
ITトレンド2019年年間ランキング3位、ITトレンド2018年年間ランキング2位
『FileBlog （ファイルブログ）』は株式会社鉄飛テクノロジーが提供しており、300社の導入実績があるファイル検索・共有システムです。
主な使用例は３つあります。1つ目は、官公庁や製造業の研究開発部門が対象で、百万～１千万文書のOffice文書やPDFファイルや、大規模なファイルサーバーにも対応してます。２つ目は法人営業部門が対象で、販売促進資料や提案資料等を共有文書として登録しておけば、リモートアクセスを使用して外出先から閲覧が可能です。３つ目は、サービス・保守業向けで厚みのある紙文書のマニュアルを電子化したり、業務報告書をワークフローで電子回覧できます。参考価格は年間ライセンス65,000円～です。
Fleekdrive
株式会社Fleekdrive
- checkライフサイクル、バージョン管理など文書管理に必要な機能が充実
- checkタグや属性項目のカスタマイズで細かな分類、全文検索にも対応
- check重要文書を国内複数拠点で保管、BCP対策にも効果
ITトレンド2019年年間ランキング4位
『Fleekdrive』は、株式会社Fleekdriveが提供している、30日間無料トライアル付きのクラウド型サービスです。単なるファイルの管理や共有だけを目的としておらず、例えば社内の営業部とシステム部が顧客に提出する提案書作成を共同で作業することで、質の高いドキュメントを短時間で完成させるのを目的としてます。共同作業で必要なコミュニケーションはチャットを使用し、コミュニケーション不足による間違いのリスクを軽減します。
作成したドキュメントを評価する機能があり、お互いのモチベーション向上につながります。また見積申請や経費申請に使用できるワークフロー機能や、バージョン管理、全文検索といった文書管理機能も備えています。参考価格は、最低10ユーザー/ストレージ100GB/で一人500円～です。
- check効率のよい文書管理ができ、働き方改革の取組みとしても有効
- check社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有にも活用可能
- check無料でお試しができ、導入前に操作感や運用イメージがつかめます
ITトレンド2019年年間ランキング5位
富士通株式会社が提供する『Documal SaaS』は、ワークフロー機能を使って承認や確認が必要な文書のやりとりが社外取引先とも行える文書管理サービスです。基本的な文書管理の機能である、文書の作成から承認、登録、改版、廃棄までを効率化してくれるのはもちろんのことインターネット環境があればどこからでも利用できる、クラウドサービスでの提供も行っており、PC、タブレット、スマートフォンと端末問わずに使え、社外でもセキュアな情報共有が可能です。
▼最新の月間人気ランキングやいろいろな製品を一度に見てみたい方は以下のページが便利です。
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■登録・管理・破棄を効率化！シンプルな文書管理システム
あらゆる電子文書を管理してくれるシステムを求めている方におすすめのシンプルな文書管理システムをご紹介していきます。
SAVVY/EWAP
ジップインフォブリッジ株式会社
- check社内文書を一元管理して、文書管理として共有・活用を推進
- check検索エンジン＋文書管理で情報共有を、スマートに、スピーディに
- check利用者の情報共有環境での「企業内情報の見える化」を実現
ジップインフォブリッジ株式会社が提供する『SAVVY/EWAP』。保存したいファイルをドラッグアンドドロップであらかじめ決められたルール通りに登録してくれる文書管理ソフトウェアです。クライアントサーバー型で提供されており、IEやiPad safariといったWebブラウザを使用して閲覧します。検索時はわかりやすいシンプルな画面からファイルの種類や作成日や更新日などを選択することでより詳細な検索をする事ができます。
過去に検索したファイルは履歴により、再利用しやすい工夫がなされてます。レポーティング機能によりファイルサーバーの状況をグラフ化して分析をしてくれることで不要なファイルなどの整理に役立ちます。
DataDelivery
JFEシステムズ株式会社が提供する『DataDelivery』は、データの「保存・配信・検索」に機能を特化したシステムで、長期間に渡り蓄積された業務データの二次活用（検索・抽出・Excel出力）や保存年数が決められており、長期間保存が必要な法定帳簿やEDI取引データ、証憑書類などの保存及び税務調査対応にも適しているシステムです。また低コストで運用できるのも魅力で帳票設計を省略でき、デリバリーと長期保存に特化したデータアーカイブシステムが、短期間且つ低コストで構築できます。データ毎のアクセス制限に加え、データ抽出や印刷など機能の利用制限が可能です。また、アクセスログによるセキュリティ監視も万全です。
Contents EXpert/Digital Document
ＮＲＩセキュアテクノロジーズ株式会社が提供する『Contents EXpert/Digital Document』。リースレンタル業、製造業、金融業といった様々な業種で導入実績のある電子帳票・文書管理システムです。
ブラウザを通じて「登録」「検索」「閲覧」「管理」を行い、クライアントサーバー型で提供しています。
登録した電子文書はまるで紙文書と同じような見た目でビューワー内に表示されます。グループ単位から文書単位まで細かくアクセス権を設定することが可能です。改正電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件にも対応。ワークフローやファイルサーバー連携はオプションです。
■操作履歴を取得できる文書管理システム
続いては、文書の登録から、参照・ダウンロードや更新などのログを取得できる文書管理システムをご紹介していきます。セキュリティ対策を徹底したい方におすすめです。
寿精版印刷株式会社が提供している『REXファイルファインダー』。検索結果をサムネイルで閲覧してファイルを探せるファイル共有・検索システムです。高速プレビュー（80万件のデータを約1/1000秒）で表示されます。検索対象データはPDFやOffice文書以外に画像や動画も対応してます。ファイルサーバー以外にＮＡＳの検索エンジンとして利用可能です。閲覧するPCやモバイル端末に、対応したウェブブラウザがインストールされていれば利用でき、他のソフトウェアのインストールといった作業が不要です。申し込めばオンラインデモも閲覧可能。
株式会社クレオが提供する『QuickBinder Beginning』は、クライアントサーバー形式で提供される小規模向け文書管理システム。クライアントはWebブラウザを使用して文書管理を行うことが可能です。取り込み時はファイルをドラッグ＆ドロップするだけの簡単操作で、フォルダ検索やキーワード検索等使って目的の文書をすぐに探し出せ、サムネイル表示でさらに見やすいです。アクセス権は個人からグループ、部署までと柔軟に変更することが出来ます。チェックアウト機能もあります。WEBベースのドキュメント管理を考えている方は80万円～。
J-MOTTOファイル共有サービス
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
- checkOfficeファイルをブラウザ上で編集
- check証跡管理やアクセス権限設定でファイルの管理も万全
- checkユーザーではない相手へダウンロードURLを発行
『J-MOTTOファイル共有サービス』は、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供しており、グループウェアのオプションとして利用できます。最大3ヵ月の無料期間があり、アプリのインストールは不要です。オフィス系ソフト（Word、Excelなど）のファイルも直接編集と、ファイル件名やファイル本文も検索できます。バージョン管理・世代管理版数とファイル保存の世代管理ができます。
ファイルの閲覧や編集の権限をユーザー毎に、アスセス権の設定も可能。証跡管理によりログが見られます。参考価格は、10ユーザー・ディスク容量100GBまでの場合、月額5,000円～です。
■ワークフロー搭載で申請・承認ができる文書管理システム
通常の文書の登録から管理、フォルダ整理をしてくれる文書管理を導入するだけでもコスト削減や書類を探す手間も省けるなどのメリットもありますが、さらにワークフローの申請もできる文書管理システムをご紹介していきます。
PROCENTER/C
NECソリューションイノベータ株式会社
- check社内・海外とも安心・安全・確実な情報共有を実現します。
- check情報共有におけるコミュニケーションロスを削減します。
- check機密情報の漏洩対策に不可欠な高セキュリティを確保します。
ITトレンド2018年年間ランキング4位
『PROCENTER/C』はNECソリューションイノベータ株式会社が提供しており、部門や企業の外部との、機密性の高いデータなどの情報共有をセキュリティを保ちつつ快適に行うためのプラットフォームです。独自の技術であるファイル分割送信機能を使って、確実に2GBを超えるファイルも共有できるよう設計され、リアルタイムにファイルが受領できたかを確認できます。
日本語・英語・中国語に標準で対応しています。現場業務においても、常に最新ファイルを表示し誤った旧版利用によるトラブルを防ぐ機能や、自動採番から承認業務フロー、公開の通知、保管期限が切れた際の廃棄まで、文書のライフサイクルの管理をサポートする機能があります。
文書管理システム 文書デザイナー
株式会社ユニオンシンク
- checkエクスプローラ感覚の使い慣れた操作性！
- check登録・改訂は承認フローでしっかり統制！原本管理もバッチリ！
- check関連する書類はリンク付け！
ITトレンド2018年年間ランキング5位
株式会社ユニオンシンクが提供する『文書管理システム 文書デザイナー』は、業務フローをプログラムの知識がなくても簡単に構築・編集ができるワークフローに特化したシステムです。画像で直感的に操作して業務フローを作成できるのが特徴。例えば今まで紙で行っていた申請をワークフローで電子化し、外出先からモバイルで閲覧・回覧を行うことで決済までの時間を短縮することができます。また申請書がどこで止まっているかが可視化され進捗確認ができます。
製造業から医療・福祉といった様々な業種で導入実績があります。さらに、すぐに運用できるように標準テンプレートが準備されたり、操作講習会やメーカーが直接対応するサポートセンターを設けています。
QuickBinder for iAP
株式会社クレオ
- checkintra-mart Accel Platform対応
- check文書単位でアクセス権を設定、高いセキュリティ性を確保
- checkIM-FormaDesigner、IM-LogicDesignerとの連携
『QuickBinder for iAP』は株式会社クレオが提供しており、intra-mart Accel Platform上で動作する文書管理ソリューションです。オプション含む17種類の機能を活用できます。全文検索やサムネイル表示、版管理、ワークフロー、ログ管理といった機能があり、PDF化オプションを利用すればQuickBinderに登録されている文書をPDF化。編集・印刷・パスワード付与といったセキュリティ機能を付けることも可能です。
Office文書や一太郎、DocuWorks、画像をPDFに生成できます。業務別に契約書管理、図面管理、工場等で使用する規程管理が必要な業種等に活用されています。オートデモで視聴可能すればより具体的な操作イメージが掴めます。価格は400,000円～です。
ASTRUX SaaS
株式会社デジタルマトリックスが提供する『ASTRUX』は、様々な文書を効率よく管理できる文書管理ツールです。
業務上で発生する様々なワークフローに対して簡単に対応ができるよう、申請をスムーズに進めることができる機能や各種類別アクションなど、様々な機能を備えています。
もちろん、企業における一般文書やISO文書、記録などの運用・管理をWebベースで一元管理し、文書管理に関わる様々な業務を効率化も支援してくれます。また、「誰が」「いつ」「何を」したのかが一目瞭然のログ管理機能等で、セキュリティも万全です。
NsxpresⅡ
日鉄ソリューションズ株式会社が提供する『NsxpresⅡ』。システムありきではなく利用者のニーズをヒアリングし25種類の中から必要な機能を組み合わせて最適なソリューションを提示してくれる文書管理システムです。サービス導入例は文書管理からワークフロー、図面管理と幅広い。導入コンサルタントをしてくれるのは文書情報管理士といった有資格者で、「システムに合わせる」というより「クライアントの要望に合わせて提案」するのが特徴。
文書管理、ワークフローの機能をオンプレミスもしくはクラウドサービスでクライアントの要望に合わせて提供します。金融業や流通業といったさまざまな業種の実績があります。
Office 365 / SharePoint
Microsoft社の『Office 365 / SharePoint』は、業務に必要なファイル等を全て一つのシステムに集約することが可能なファイル共有サービスです。主な機能としては、全文検索でファイルだけでなく詳細な検索を指定することで様々な情報を見つけることが可能です。またファイルはバージョンごとに管理が可能で、ワークフローを使用すれば社内の申請から承認作業を行うことが可能です。
ポータルをWebブラウザで簡単に立ち上げることができ、掲示板などを使用することが可能です。製品はサーバー製品と、クラウドサービスの2種類あります。クラウドサービスはSharePoint Online単体で、プラン1が540円/ユーザー、プラン2が1,090円/ユーザー～。
■書類特化型文書管理システム5選
ここからは、特定の文書に特化した文書管理システムをご紹介していきます。これまでにご紹介した文書管理とは違い、書類の雛形も作成してくれる製品も必見です。
BtoBプラットフォーム 契約書
株式会社インフォマート
- check紙で締結した契約書などをスキャンしてクラウド上に保管・管理
- check取引先との契約締結を電子化
- check契約書の締結・管理を電子化して、契約業務の効率化を実現
株式会社インフォマートが提供する『BtoBプラットフォーム 契約書』は、契約書の管理に特化している電子契約書システムです。企業間における契約書の締結・管理・ワークフロー（社内承認）を電子化し、Web上で一元管理できます。ペーパーレス化によるメリットとして、時短・業務軽減・コスト削減（郵送代・印紙税等）が実現します。
EdiGate／POST
大興電子通信株式会社の提供する『EdiGate／POST』は、仕入先との見積依頼書、注文書、納品書、検収一覧表をEDI（電子化）できるクラウド型WEB-EDIサービスです。社内システムと連携可能で、仕入先との注文書発行業務のコスト削減や納期確認作業を軽減します。用紙・印刷・郵送費用や、仕分け・発送などの人件費が削減も可能。仕入先は、インターネットに接続できれば利用可能で、ソフトのインストールといった作業は不要です。
データ交換の際は、暗号化（SSL）で通信され、ウィルスチェックといったセキュリティ対策が整備されてます。現在の印刷費と通信費、業務工数がわかれば、コスト削減効果をメーカーのホームページ上で簡単にシュミレーションできます。無料トライアルも可能。
intra-mart
| クラウド |
オンプレミス |
ハイブリットクラウド |
| ○ |
○ |
○ |
株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマートの『intra-mart』には、システム開発に必要な機能や、業務をスムーズに処理するワークフロー、や文書管理など業務を支えるシステム共通基盤です。『intra-mart 』の文書管理システムは、Office 文書のフォルダ整理はもちろん、業務の流れの中での文書確認・編集・承認・通知配信・保管・廃棄などの一連のプロセスでの利用が可能です。管理された文書やそのフォルダはアクセス権限も設定できるので、セキュリティも万全です。
規程管理システム
『規程管理システム』は株式会社システムディが提供しており、規程の作成、編集、改定公開に特化したサービスです。サーバー環境にインストールするパッケージライセンスと、クラウドサービスが用意されてます。規程の本文の追加や削除に応じて条項番号を自動で付番してくれる為、作成の手間が省けたり、現行規程（規則、学則、ISO文書等）と、改訂案を一画面で確認できる為、比較が簡単です。完成された規程を閲覧用のWebサイトすれば、ユーザーは50音別やキーワードを使用して全文検索が可能となり、目的の規程を探しやすくなります。一般企業以外に文教でも実績があります。
契約書作成・管理システム
株式会社システムディが提供している『契約書作成・管理システム』は、契約書の作成と管理に特化したシステムです。サーバー環境にインストールするパッケージライセンスと、手軽に利用スタートできるクラウドサービスといった利用形態を選択できます。雛形契約や個別契約の作成作業を簡素化してくれます。条項番号を自動で付番され、契約書作成途中の進捗管理が可能。締結された契約書原本はPDFファイルでシステムに登録・管理ができます。
登録した契約書に対して契約先や更新予定の情報も紐付けができ、契約書を検索する際は、契約先や契約開始日・終了日等の属性情報で検索ができます。メールや操作画面でアラートがでて更新期限は対象者に知らせる機能もあります。
■無料トライアルができる文書管理システム
最後に、無料トライアルが可能な文書管理システムを紹介します。
Garoon（ガルーン）
サイボウズ株式会社が提供する『Garoon（ガルーン）』は、エンタープライズ（中堅・大規模向け）のシェアNo１のグループウェアです。基本機能としてスケジュール機能や共有ToDo、ファイル共有を使用するアプリの「スペース」、経費処理や稟議書の申請を電子で行う「ワークフロー」があります。日英中の3カ国語に対応。管理機能はユーザー情報を組織図で表示され、GUIで追加や変更、削除とシステム管理者の負担を軽減します。
社内ではすべての機能を利用でき、外出先では制限するといったセキュリティ対策等が可能。導入後は、電話・メールによる「テクニカルサポート」を受けられます。クラウド版（¥800/1ユーザー～）／パッケージ版（¥600,000/50ユーザー） 無料版（60日間）も利用可能。
DOCUMENT MARK
株式会社クラウドテクノロジーズが提供する『DOCUMENT MARK』。14日間の無料トライアルが可能なさまざまな帳票や文書をPDF化して一元管理する文書管理システムです。スキャナで取り込んだデータやOffice系文書（Word・Excelなど）のPDF化も可能。取り込んだ後はセキュリティも付与でき、検索機能やライフサイクルに合わせた自動廃棄もできます。
登録されたＰＤＦはパソコンだけでなくスマホ・タブレットで閲覧でき、データをCSV出力し他システムと連携させることもできます。建設業・病院・教育機関・製薬業といった幅広い業種へ導入実績があります。パッケージ（1,500,000円～）とクラウド（初期費用 200,000円～ 55,000円～/10ユーザー）で提供しています。
NotePM（ノートピーエム)
『NotePM（ノートピーエム)』は株式会社プロジェクト・モードが提供しており、メールアドレスがあれば、すぐに無償トライアルで使用可能なドキュメント専用の情報共有サービスです。Webで文書登録・作成できます。フォルダは階層化されており、普段見慣れた画面で操作が可能。Word・Excel・PDF等のファイルの中身も全文検索で、ほしい情報がすぐ見つかります。
「コメント機能」でチャットのようにコミュニケーションが図れ、後でコメントを見直せるのでメモ代わりに使用できます。既読状況が把握でき、閲覧していない人がすぐにわかるので、今まで全員に確認をとっていた面倒な作業が軽減されます。パソコンやスマホ・タブレットでの閲覧が可能です。1,000円～/3ユーザー/5GB～
Confluence (コンフルエンス)
ATLASSIANの製品である『Confluence (コンフルエンス)』は、無償トライアルはクラウド版が7日間、サーバー版が30日間ユーザ数無制限で使用できる共有ワークスペースです。
PDF、Office文書、画像を共有することが可能で、バージョン管理や「誰が、いつ、どこを修正したのか」をログで確認できます。全文検索でファイルを探す手間が軽減できます。
パソコン以外にスマホ用のアプリ（iOS.Android）も用意されて、利用する場所を選びません。ウォッチ機能を使って、気になる文書を登録しておけば、更新があった際はメール通知を受けることができる便利な機能も。クラウド版は＄10月額/10ユーザー～、サーバー版は＄10月額/10ユーザー～
文書管理システムの導入のメリット
おさらいですが文書管理を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。大きく2つの期待できる効果を改めてご紹介しておきます。
紙コストの削減
紙媒体での書類はなにも用紙の代金だけではありません。印刷する場合は、プリンタ代やインク代、印刷機の電気代といった紙にかかるあらゆる費用がかかってきます。その上、文書を保管するための場所も必要となるため、間接的なコストもかかってきます。この点において文書管理はあらゆる紙にかかるコストを削減できます。印刷代や用紙の代金だけでなく、上述した間接的なコストを0にすることができます。しかし、同時にシステム運営にかかるITコストが発生することを念頭におかなければなりません。導入前には、従来での紙を使う場合とシステムによる管理のコストの比較が必要になってきます。
業務の効率化
すぐに必要な文書が見つからない時間は、本当に無駄です。文書管理システムの文書検索機能により、管理している書類をいつでもすぐに確認できます。文書は内部統制や監査の対応の為に保存期間が定められているものもあり、時間の経過とともに増えていきます。何もしなければ検索の手間は増える一方ですが、文書管理システムなら文書に関わる作業時間を減らし、本来時間をかけて取り組みたい業務に時間を費やすことができます。また、紙はその場になければ見ることができませんが、ファイル共有の機能を使えば、遠隔地でも必要な書類を見ることができます。
文書をファイリングする手間や差し替える手間、シュレッダーで廃棄する時間などが全てなくなります。また、ワークフロー機能のある文書管理システムを選べば、いろいろな申請書を一括で管理でき、承認もシステム上でできます。承認の証跡を残すこともできますし、申請書の紛失の心配や申請書を探す手間も省けます。承認印をもらいにいろいろな部署に申請書を持って行く時間もなくなります。一つ一つは数分の作業でも、合計すれば業務の効率化が図れます。
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2019.11.28
ココが良い！文書管理システムの４つの導入メリット
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選定ポイントを理解し、自社に合った製品を比較しよう
文書管理システムの選定ポイントを理解し、自社にあった製品を見つけることができましたでしょうか。自社の課題を明確にし必要な機能が分かれば、自社に合ったシステムが見つかるはずです。
せっかく導入したのに使いにくい、結局誰も有効活用していないという事態にならない為に、導入前にはしっかりと検討しましょう。ぜひさらに詳しい製品情報を知りたい場合は、その製品の資料をお問い合わせしてみましょう。
