文書管理システムとは
文書管理システムとは、ワードやエクセルで作られた文書や、電子化されたドキュメントを格納し、文書の保管や保存、活用、廃棄というライフサイクルをシステム上で一元管理するシステムのことです。
必要な文書を必要なときにすぐ取り出せるように整理し、更新や共有しやすくことを目的としており、総務省や自治体においても文書管理システムが使われています。なお、文書管理システムとファイルサーバは似ていますが、一般的に後者はデータの保存を目的としている点が違います。
一般的な文書管理システムには、以下のような機能が搭載されています。
- 文書登録
- 大量の文書を整理して保管する機能や、紙文書のテキストを読み取って電子化できるOCR機能など
- 検索
- 全文検索、完全一致検索、あいまい検索、タグ検索機能など
- バージョン管理
- 文書の変更、更新があった場合、最新版と旧版を管理する機能
- ライフサイクル管理
- 文書の保管期限の通知機能、更新や削除を自動化する機能など
- セキュリティ
-
- アクセスログ管理・権限設定機能、ファイルの暗号化機能など
- ワークフロー
- 文書の申請、承認、公開などのフローを自動化・簡素化する機能
そのほか、文書に透かし文字や出力した人の名前、日時を挿入して社外への流出を防いだり、ISO9001/14001という品質管理の認証を取得するための文書管理ができたり、製品によって機能が異なります。また、マルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットでも使えるものが多く、クラウド型の文書管理システムが最近の主流です。
関連記事
watch_later
2019.11.28
ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?
続きを読む ≫
文書管理システムの導入メリット
文書管理システムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
検索機能によって文書を探す手間を省ける
事業を存続していけば、稟議書や報告書、帳簿、伝票などさまざまな文書が日々増え続けてきます。中には法律で保存期間が定められたものもあり、たとえば経理に関連する書類でいうと契約書や請求書といった取引証憑書類は７年間の保存が法人税法によって義務付けられています。
社内にはこのような長期間保存をしなければならない文書もあるので、文書が山積みになってしまい、必要な文書を探すのに時間がかかっているというケースは少なくありません。
文書管理システムなら、文書を電子化してフォルダごとに自動仕分けができるうえ、検索機能を使って条件を指定すれば目的の文書をすぐ取り出せます。これまで書類の検索にかけていた時間を、コア業務に費せるでしょう。
参考：法人税法
ペーパーレスになり、コストを削減できる
紙媒体の文書の場合、用紙代はもちろん、印刷にかかるプリンタ代やインク代、印刷機の電気代などあらゆる費用がかかります。文書を保管するための場所も必要となるため、倉庫などを借りればコストはさらにかかるでしょう。
文書管理システムを導入すればシステムのコストは発生しますが、文書は電子化されてシステム上で保管・保存されるので紙に印刷する必要はありません。シュレッダーで廃棄する手間もないので、管理する紙文書の量が多いほど費用対効果は高くなるでしょう。
文書の共有や承認がしやすくなる
紙文書はその場になければ見られませんが、文書管理システムによって文書が電子化されるとメールやクラウド上で共有できるので、相手が遠隔地にいても問題ありません。
さらに、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムであれば、申請書を電子化して上長に共有することで、上長はどこにいても承認できます。
古い版を参照してしまうなどのミスが減る
文書の改訂や更新をした際に古い版と最新の版が混在し、誤って古い版の文書を参照してしまったり上書き保存してしまったり、というミスがあるかもしれません。
これは文書管理システムのバージョン管理機能によって解決できます。誰がいつ、ドキュメントを編集・更新したのかを記録するほか、古い版と最新の板を別々に管理するシステムもあるので誤って上書きしても元に戻せます。
セキュリティが強化され、内部統制にも効果がある
先ほど説明したように、社内にある文書はさまざまな種類があり、役職に応じて閲覧制限を設けなければならない場合もあるでしょう。
文書管理システムには、文書ごとにアクセス権限設定を行える機能や、アクセスログを管理する機能などが搭載されています。ほかにもファイルのダウンロードや印刷を禁止できるので、不正な持ち出しも防げます。
文書管理システム比較！2020年間ランキングTOP３
まずは、ITトレンドで資料請求の問い合わせが多かった文書管理システムをランキング順に紹介します。気になる製品は、各製品名の右側にある緑色の「+資料請求リストに追加ボタン」を押すと、資料請求候補としてカートに入れることができます。必要なものだけ無料でまとめて資料請求できるので便利です。
FileBlog （ファイルブログ） の比較ポイント
- ファイルサーバー運用をさらに便利に効率化
- ファイルサーバーをそのまま情報共有ポータル化
- 導入・運用がとても簡単
ITトレンド2020年間ランキング１位
『FileBlog （ファイルブログ）』は、株式会社鉄飛テクノロジーが提供するWebベースの文書管理・共有システムです。ファイルサーバで文書を一元管理し、文書にタグなどを付けて属性ごとに整理します。アプリケーションなどをインストールせずにマルチデバイスで文書の閲覧や共有が可能で、普段使っているWindowsアカウントでログイン認証を行うため利便性にも優れています。
SPA の比較ポイント
- 用途に応じて3種類から選べるOCRエンジン
- 自動仕分けや高精度の検索機能など、高度な文書管理機能
- 書類のデータ化によりETLやRPAとの連携も可能に
ITトレンド2020年間ランキング２位
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供している『SPA』は、OCR機能を搭載したドキュメント管理ソリューションです。紙の書類をOCRで電子化し、フォルダへの仕分けまで自動で行います。３種類のOCRが用意されており、英数字や手書き文字などを認識し、自動補正も可能です。また、電子化した文書をETLツールやRPAツールと連携すれば、基幹システムへの転記や集計なども自動化できます。
楽々Document Plus の比較ポイント
- ペーパーレス化を促進し、働き方改革を強力サポート
- スピーディーな全文検索＆ワークフロー機能も搭載
- 契約書・ISO文書管理の支援機能も豊富、導入実績600社超え
ITトレンド2020年間ランキング３位
住友電工情報システム株式会社が提供する『楽々Document Plus』は、ワークフロー機能を標準搭載した文書管理システムです。WordやExcel、PPT、PDFなどの文書をドラッグ＆ドロップで簡単に登録でき、全文検索エンジンや高速ビューワを用いるので検索や閲覧がしやすくなるでしょう。登録された文書の申請や承認、決裁もシステム上で行います。さらに、ISO文書管理に対応しており、印刷やダウンロード制御、透かし文字の挿入といったセキュリティ機能も充実しています。
文書管理 の製品を調べて比較
資料請求ランキングで製品を比較！
今週のランキングの第1位は？
play_circle_outline
シンプルな機能の文書管理システム
ここからは、文書の登録や検索の効率化に特化したシンプルな機能の文書管理システムを紹介します。「まずは社内にある紙文書を電子化したい」「散在している書類を集約して整理したい」という企業におすすめです。
eValue V の比較ポイント
- 複合機と連携して、簡単に紙文書を電子化
- 全文検索やビジュアル検索などの検索機能を搭載
- アクセス権管理や印刷・持ち出し制限で、社内の情報漏えい対策に
株式会社大塚商会が提供する『eValue V』は、社内規程や見積書、図面、伝票などの管理ができるツールです。複合機でスキャンした文書を自動登録するので、文書を簡単に電子化できます。蓄積した文書は属性検索や全文検索、串刺し検索ですぐに探し出せるうえ、よく使う検索条件を保存すればよりスムーズに検索が可能です。また、フォルダごとにパスワードをかけて、印刷やコピーなどを制御するのでセキュリティ対策も万全です。
ジップインフォブリッジ株式会社が提供する『SAVVY/EWAP』は、電子化された文書の検索に特化した文書管理ソフトウエアです。完全一致検索とあいまい検索を同時に行えます。そのほか、属性による検索や、異体字や旧字体、新字体を同一視した検索などにも対応しています。また、文書を管理するフォルダの階層構造は自由に変更でき、さまざまな視点で検索が可能です。
Fleekdrive の比較ポイント
- ライフサイクル、バージョン管理など文書管理に必要な機能が充実
- タグや属性項目のカスタマイズで細かな分類、全文検索にも対応
- 重要文書を国内複数拠点で保管、BCP対策にも効果
『Fleekdrive』は、株式会社Fleekdriveが提供しているクラウドオンラインストレージです。ファイルの更新、廃棄などのライフサイクルを自動で管理する機能を搭載しています。さらに全文検索やタグ検索、英語や中国語の文書の検索が可能で、よく使われる文書が上位に表示されるのでスピーディーに情報を取り出せます。なお、データセンターは国内２箇所にあり、３つ以上のハードディスクで文書を保管しているうえ、専任者が24時間365日監視しているのでBCP対策も万全といえるでしょう。
文書管理支援ソリューション の比較ポイント
- 文書管理の現状調査から、新たなルール策定・環境構築を支援
- 運用開始後も、チェック・改善まで継続的にコンサルティング可能
- 製造業を中心に大学、金融業、商社など幅広い導入実績！
株式会社日立ドキュメントソリューションズの『文書管理支援ソリューション』は、45年の実績とノウハウをもとに、文書管理のルール策定や文書の仕分けなどをサポートするサービスです。現状調査を行い、課題や環境に合わせて文書管理のコンサルティングを行っています。文書の電子化や文書管理システムの構築なども支援してくれるので、文書管理をこれから始める企業は必見のサービスといえるでしょう。
キッセイコムテック株式会社が提供する『SmartLibrary』は、文書の閲覧機能が充実したコンテンツ管理システムです。２つのファイルを並列表示し、それぞれのファイルにメモ書きをしたり、動画と文書を同時に閲覧したりできます。
検索機能も搭載されており、すべてのファイルを横断した全文検索に対応しています。文書の登録は、Webブラウザ画面にドラッグ＆ドロップするだけで済みます。セキュリティ対策も万全で、パスワード認証や時限消去設定、緊急時の遠隔消去、ファイル単位での閲覧有効期限設定などが可能です。
ワークフローなどの機能を搭載した文書管理システム
文書の管理だけでなく、申請や承認作業も効率化したい場合は、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムが良いでしょう。ほかにも、ISO文書管理に適した製品やセキュリティ機能が充実した製品などがあるので、ここからは便利機能を付帯した文書管理システムを紹介します。
PROCENTER/C の比較ポイント
- 社内・海外とも安心・安全・確実な情報共有を実現します。
- 情報共有におけるコミュニケーションロスを削減します。
- 機密情報の漏洩対策に不可欠な高セキュリティを確保します。
NECソリューションイノベータ株式会社の『PROCENTER/C』は、社内外問わずセキュアな環境で情報共有を行えるプラットフォームです。ファイルやユーザー単位でファイルの操作を制御し、操作ログを残す、などのセキュリティ対策が施されています。日本語・英語・中国語に標準対応しているので、グローバルでの活用も可能です。このほか、文書への自動採番や承認後の自動公開、保管期限が切れた際の自動廃棄などの機能が搭載されています。
文書デザイナー の比較ポイント
- エクスプローラ感覚の使い慣れた操作性！
- 登録・改訂は承認フローでしっかり統制！原本管理もバッチリ！
- 関連する書類はリンク付け！
株式会社ユニオンシンクが提供する『文書管理システム 文書デザイナー』は、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムです。文書登録する際は、承認ルートを自由に設定できます。そのほか、関連性の高い文書同士のリンク付けや最新版の自動管理、ISO取得要件でもある原本管理が行えます。
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供する『ファイルシェア』は、最大１万人での利用が可能なファイル転送・オンラインストレージサービスです。共有フォルダ機能を搭載しており、アクセスを許可した特定の人と文書やファイルを共有したり、取引先ごとに専用フォルダを作って運用したりできます。ファイル送受信機能もあるので、IDを持っていない取引先とのやり取りも可能です。
ASTRUX2.0
株式会社デジタルマトリックスが提供する『ASTRUX2.0』は、Webベースでオフィス文書やISO文書を管理するツールです。文書の登録、検索、編集、アクセス制御といった基本機能のほか、ワークフロー機能やシングルサインオン機能などを搭載しています。特にワークフロー機能では、代理承認機能や自動承認機能などが魅力で、作業の円滑化につながるでしょう。
SharePoint
Microsoft社の『SharePoint』は、組織全体での情報共有をサポートするツールです。部門や部署ごとにポータルサイトを作成してファイルやデータを集約して管理するので、情報共有や検索がしやすくなります。また、システム上で申請や承認などのワークフローを行うことが可能です。
規程管理システム
『規程管理システム』は株式会社システムディが提供しており、規程の作成、編集、改定公開に特化し、ISO文書管理にも対応したサービスです。規程の本文の追加や削除に応じて条項番号を自動で付番したり、現行規程と改訂案を一画面で確認できたり、編集や改訂作業を効率化する機能が魅力です。改定後は日時を設定しておけば自動でWeb公開され、全文検索が可能です。
フリープラン・無料お試し期間がある文書管理システム
文書管理システムの導入にあたっては、コストが懸念点となっている企業も少なくないでしょう。有償製品でも期間限定で無料トライアルを実施していたりフリープランが用意されていたりする場合があるので、まずは実際に使ってみてシステムの導入効果を期待できそうか確認してみてはいかがでしょうか。
Documal SaaS の比較ポイント
- 製造業・流通業をはじめ実績多数！25年にわたる豊富な導入実績
- 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能
- 無料でお試しができ、導入前に操作感や運用イメージがつかめます
株式会社富士通四国インフォテックが提供する『Documal SaaS』は、ワークフローを搭載した文書管理システムです。ひな形を用いて電子文書を作成し、承認された文書は自動的にフォルダへ振り分けられます。情報更新後の公開や文書の廃棄も自動化が可能です。月額20,000円から利用でき、無料お試しも実施しているので導入前にぜひ利用してみましょう。
NotePM の比較ポイント
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
株式会社プロジェクト・モードが提供する『NotePM』は、社内版ウィキペディアを作成できるナレッジ共有ツールです。マニュアルや議事録、設計書、業務ノウハウなどを集約してツリー構造で整理できます。初期費用０円、月額1,000円から利用でき、すべてのプランで30日間の無料トライアルが可能です。
welog の比較ポイント
- フリープランでも満足に使える
- 有料プランは初期費用0円、300円 /人の従量課金制で導入しやすい
- 簡単に使いこなせるからツール導入時の学習コストが必要ない
『welog』は株式会社トライバルメディアハウスが提供しており、フリープランと無料トライアルが用意されている情報共有ツールです。文書作成や同時編集、ChatworkやSlackでの共有、キーワード検索など、必要最低限の文書管理機能を搭載しています。10ユーザー・容量100MBまでなら無料で使えるので小規模での利用なら最適でしょう。
『Box』は、エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
が提供するクラウド型コンテンツ管理サービスです。ストレージ容量が無制限で利用でき,
文書だけでなく写真や動画なども一元管理できます。また、文書やファイルの更新履歴や操作ログを残し、アクセスやダウンロードの制限も細かく設定可能です。無料トライアルを実施中ですので、ぜひご活用ください。
Confluence
ATLASSIANが提供する『Confluence』は、ドキュメントやノウハウを社内で共有するためのツールです。文書の作成や検索機能はもちろん、共同編集機能やチャット機能などを搭載しています。フリープランがあり、10ユーザーまでなら無料で使えて、有償版も無料トライアルでお試しできます。
Confluenceの製品詳細はこちら
文書管理システムを比較する際のポイント
ここからは、最適な文書管理システムを導入するために、製品を選ぶ際のポイントを紹介します。
１．導入目的が明確になっているか
製品比較をする前の段階で、文書管理システムの導入目的を明確にしておきましょう。例えば、「大量の書類を整理したい」「必要なときにすぐ取り出せるようにしたい」「簡単に情報共有したい」などです。ただし、部署やチームごとに文書管理の課題が異なれば導入目的もバラバラになってしまうので、取りまとめて検討すると良いでしょう。
コストをかけてオーダーメイドで設計しない限り、全ての課題を解決してくれる製品はなかなかありません。課題には優先順位をつけ、何を１番解決したいかを考えると、どんな文書管理システムが必要なのか見えてくるのでミスマッチのリスクが減るはずです。
２．必要な機能が搭載されているか
次に、導入目的にあった必要な機能を洗い出しましょう。「大量の文書を管理しきれない」「ファイリングの手間をなくしたい」という課題があり、ペーパーレス化を目的として文書管理システムを導入する場合は、紙文書を電子化できる機能に特化したシステムが良いでしょう。
「どの文書が最新なのか分からない」という課題を解決するには、必ずバージョン管理機能が搭載された文書管理システムを選びましょう。特に更新頻度が高い文書の場合は、文書が前の世代に戻ってしまうという、いわゆる先祖返りが起きやすいので、バージョン管理機能が有効です。
３．セキュリティ対策がされているか
文書管理システムでは社内の機密文書を管理することもあるため、セキュリティ対策が万全でなければなりません。文書やユーザー単位でのアクセス制御、アクセス履歴の取得ができる機能は、セキュリティ機能が高いといえます。
また、文書管理システムの障害に備えて、バックアップを自動取得する機能があれば、システムの故障で全ての文書が消えてしまうという事態を防ぐことができます。そのほか、メーカーの保守サポートなども確認しましょう。
製品を比較して最適な文書管理システムを導入しよう
これまで紹介してきたように、文書管理システムの種類は多岐にわたります。せっかく導入したのに使いにくい、結局誰も有効活用していないという事態にならないために、導入前にはしっかりと比較検討しましょう。詳しい製品情報を知りたい場合は、資料請求してみてください。
ログイン
新規会員登録
