文書管理システムとは
文書管理システムとは、ワードやエクセルで作られた文書や、電子化されたドキュメントを格納し、文書の保管・保存・活用・廃棄というライフサイクルを、システム上で一元管理するシステムのことです。
必要な文書を必要なときに取り出せるように整理し、更新・共有しやすくすることを目的としており、総務省や自治体においても文書管理システムが使われています。なお文書管理システムとファイルサーバは似ていますが、後者はデータ保存を目的としている点が異なります。
一般的な文書管理システムに搭載されている機能は、以下の通りです。
そのほか、文書に「透かし文字」や出力した人の名前、日時を挿入して社外への流出を防いだり、ISO9001/14001という品質管理の認証を取得するための文書管理ができたりと、製品によってさまざまな機能や特徴があります。また最近は、マルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットでも使えるクラウド型の文書管理システムが多く選ばれています。
以下の記事でISO取得要件となる「文書管理」について解説しているので、こちらも参考にしてください。
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なぜ文書管理システムが必要なのか
そもそもエクセル上で文書管理をすればコストがかからないので、システム化の必要性はあるのかと感じる担当者もいるでしょう。ここからは従来の文書管理に関する課題を踏まえて、文書管理システムがなぜ必要なのかをメリットとともに解説します。
まず、文書管理システムの導入には以下のメリットがあります。
- ●検索機能によって文書を探す手間が省ける
- ●ペーパーレスになり、コストを削減できる
- ●文書の共有・承認がしやすくなる
- ●旧版を参照してしまうなどのミスが減る
- ●セキュリティが強化され、内部統制にも効果がある
検索機能によって文書を探す手間が省ける
事業を存続していくと、稟議書・報告書・帳簿・伝票など、さまざまな文書が日々増え続けます。中には、保存期間が法律で定められたものもあるでしょう。例えば契約書や請求書といった経理に関連する取引証憑書類は、法人税法によって７年間の保存が義務付けられています。
社内にはこのように、長期間保存しなければならない文書も多くあります。そのため、紙での保存は管理も煩雑になり、文書を探すのに時間を要するというケースも少なくありません。
文書管理システムであれば、文書を電子化してフォルダごとに自動仕分けができるうえ、検索機能を使って条件を指定すれば、目的の文書をすぐに取り出せます。
また、エクセルのファイル名を変更して整理すれば検索しやすくなりますが、ファイルを横断した検索やファイルの中身までは検索できません。文書管理システムは全文検索やタグ検索ができるので、検索性が高いといえます。
参考：法人税法
ペーパーレスになり、コストを削減できる
紙媒体の文書の場合、用紙代はもちろん、印刷にかかるインク代や印刷機の電気代など、あらゆる費用がかかります。文書の保管場所も必要となるため、倉庫などを借りればコストはさらにかかるでしょう。
文書管理システムを導入すれば、システムの導入・運用コストは発生します。しかし、文書は電子化されてシステム上で保管・保存されるので、紙に印刷する必要はありません。シュレッダーで廃棄する手間もないので、管理する紙文書の量が多いほど費用対効果が高くなるでしょう。
文書の共有・承認がしやすくなる
文書管理システムは、文書が電子化されるとメールやクラウド上で共有できるので、場所や端末を問わず利用できます。
さらに、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムであれば、申請書を電子化して上長と共有することで、上長はどこにいても承認できます。
なお、エクセル上で文書管理する場合は同時編集ができないので、利用規模が大きい場合は文書管理システムが必要でしょう。実際に総務省では、文書管理システムを導入した電子決裁が推進されており、承認フローの簡潔化や迅速化を実現しています。一般企業においても文書管理システムの導入が進んでいるので、導入を検討してみましょう。
旧版を参照してしまうなどのミスが減る
文書の改訂や更新をした際に旧版と最新版が混在し、誤って旧版の文書を参照してしまったり上書き保存してしまったり、というミスがあるかもしれません。
「どの文書が最新なのかわからない」という課題は、文書管理システムのバージョン管理機能によって解決できます。誰がいつ、ドキュメントを編集・更新したのかを記録します。特に更新頻度が高い文書の場合は、文書が前の世代に戻ってしまうという、いわゆる先祖返りが起きやすいので、バージョン管理機能が有効です。そのほか、旧版と最新板を別々に管理するシステムもあるので、誤って上書きしても元に戻せます。
セキュリティが強化され、内部統制にも効果がある
先述したように、社内にある文書はさまざまな種類があり、役職に応じて閲覧制限を設けなければならない場合もあるでしょう。
文書管理システムには、文書ごとにアクセス権限設定を行える機能や、アクセスログを管理する機能などが搭載されています。ほかにもファイルのダウンロードや印刷を禁止できる機能もあるので、不正な持ち出しも防げます。
文書管理システム導入のデメリットとは
文書管理システムには、文書の保存や整理、共有など、導入によりで得られるメリットが多い一方で、いくつかのデメリットもあります。しかし、デメリットも適切に対処することで、システムを最大限有効に活用できるでしょう。ここでは、文書管理システムのデメリットとその対処法について解説します。
- デメリット１．導入コストや運用コストがかかる
- 対処法：クラウド型を選択することで、初期費用を抑えられる。運用コストがネックの場合は、無料プランのある製品の選択も視野に入れる。
- デメリット２．適切に使用できない場合、文書の検索や共有がしづらくなる
- 対処法：どの文書を電子化して、どのようにフォルダ分けするのか、社内ルールをあらかじめ決めておく。ベンダーによっては、文書管理のコンサルティングを行っているので活用するとよい。
以下の記事では、人気のクラウド型文書管理システムについて、価格や特徴などを比較しています。無料で使える文書管理システムも紹介しているので、参考にしてください。
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文書管理システムの選び方
この記事ではお悩み別におすすめ製品を分類して紹介しています。自社に適した製品をすぐに見たいという方は、以下からご覧ください。
- 「シェア率・人気の高い製品から選びたい」
- ▼「最新の文書管理システムランキングTOP３」へジャンプ！
- 「紙の文書を電子化したい」「文書を検索・共有しやすくしたい」
- ▼「シンプルな基本機能搭載の文書管理システム」へジャンプ！
- 「契約書や稟議書などを承認が必要な文書を管理したい」
- ▼「ワークフロー機能を搭載の文書管理システム」へジャンプ！」
- 「コストをかけずに製品を導入したい」
- ▼「無料のフリープランがある文書管理システム」へジャンプ！
文書管理システムを比較する際のポイントはいくつかあるので、ここからは選び方の詳細を解説します。
１．導入目的が明確になっているか
製品を比較する前の段階で、文書管理システムの導入目的を明確にしておきましょう。まずは、どんな文書を管理したいのか洗い出します。例えば以下のような文書が対象です。
管理対象の文書を洗い出したら、その文章をどのような目的で管理したいのかを整理します。具体的には以下のような目的が挙げられるでしょう。
- ●紙の文書を電子化したい
- ●文書を検索・共有しやすくしたい
- ●文書作成も効率化したい
- ●契約書や稟議書などの承認が必要な文書を管理したい
部署やチームごとに文書管理の課題が異なると導入目的もバラバラになるので、取りまとめて検討するとよいでしょう。
コストをかけてオーダーメイドで設計しない限り、すべての課題を解決してくれる製品はなかなかありません。課題に優先順位をつければ自社に適した文書管理システムがわかり、ミスマッチのリスクが減少します。
２．必要な機能が搭載されているか
次に、導入目的にあった必要な機能を洗い出しましょう。「大量の文書を管理しきれない」「ファイリングの手間をなくしたい」という課題があり、ペーパーレス化を目的として文書管理システムを導入する場合は、紙文書を電子化できる機能に特化したシステムがよいでしょう。
「文書を探すのに時間がかかっている」という課題なら、検索機能が豊富だと探しやすくなります。例えば、あいまい検索ならキーワードと完全一致していなくても、関連性の高い文書がヒットします。
契約書や稟議書など、承認が必要な文書をうまく管理できないのであれば、ワークフロー機能を搭載した製品がおすすめです。システム上で申請や承認が行えて、承認状況も簡単に確認できます。決裁がスムーズにいかないという課題の解決にもつながるでしょう。
３．セキュリティ対策がされているか
文書管理システムでは社内の機密文書を管理することもあるため、セキュリティ対策が万全でなければなりません。文書やユーザー単位でのアクセス制御や、アクセス履歴の取得ができるシステムは、セキュリティ機能が高いといえます。
また、文書管理システムの障害に備えて、バックアップを自動取得する機能があれば、システムの故障で文書が消えてしまうという事態も防げます。そのほか、メーカーの保守サポートなども確認しましょう。
最新の文書管理システムランキングTOP３
ここではITトレンド最新文書管理システムランキングより、人気の製品を紹介します。すべて無料で資料請求できるので、比較のうえ自社にあうものを検討してください。
※ランキングは、2021年１月１日～11月30日までの期間の資料請求数をもとに集計しています。
楽々Document Plus の比較ポイント
- ペーパーレス化を促進し、働き方改革を強力サポート
- スピーディーな全文検索＆ワークフロー機能も搭載
- 契約書・電帳法対応の支援機能も豊富、導入実績700社超え
ITトレンド文書管理システム2021年間ランキング１位
住友電工情報システム株式会社が提供する『楽々Document Plus』は、ワークフロー機能を標準搭載したオンプレミス型文書管理システムです。Word・Excel・PPT・PDFなどの文書をドラッグ＆ドロップで簡単に登録できます。また、全文検索エンジンや高速ビューワを用いるので、検索や閲覧がしやすくなるでしょう。登録された文書の申請や承認、決裁もシステム上で行います。さらに、ISO文書管理に対応しており、印刷やダウンロード制御、透かし文字の挿入といったセキュリティ機能も充実しています。
| 対象企業規模 |
従業員規模：50名以上 |
提供形態 |
パッケージソフト/オンプレミス |
| 参考価格 |
1,500,000円～ |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
FileBlog （ファイルブログ） の比較ポイント
- ファイルサーバー運用をさらに便利に効率化
- ファイルサーバーをそのまま情報共有ポータル化
- 導入・運用がとても簡単
ITトレンド文書管理システム2021年間ランキング２位
『FileBlog （ファイルブログ）』は、株式会社鉄飛テクノロジーが提供するWebベースの文書管理・共有システムです。ファイルサーバで文書を一元管理し、文書にタグなどを付けて属性ごとに整理します。アプリケーションなどをインストールせずにマルチデバイスで文書の閲覧や共有が可能で、普段使っているWindowsアカウントでログイン認証を行うため利便性にも優れています。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス/パッケージソフト |
| 参考価格 |
初年度：年25,000円～/10ユーザー・１万文書
次年度：年15,000円～/10ユーザー・１万文書 |
無料トライアル |
評価版あり |
SPA の比較ポイント
- 電子帳簿保存法に対応
- 文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保
- 高精度なAI OCRの活用で自動化を目指した運用が可能
ITトレンド文書管理システム2021年間ランキング３位
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供している『SPA』は、OCR機能を搭載した文書管理ソリューションです。紙の書類をOCRで電子化し、フォルダへの仕分けまで自動で行います。また、４種類のOCRが用意されており、英数字や手書き文字などを認識し、自動補正も可能。紙で受領した証憑の「スキャナ保存」対応だけでなく電子取引にも対応しているのも強みです。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
パッケージソフト/クラウド |
| 参考価格 |
オンプレミス：3,795,000円～ |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
導入製品にお悩みで、まずは最新の人気製品から検討してみたいという方は、こちらのランキングも参考にしてください。
文書管理 の製品を調べて比較
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今週のランキングの第1位は？
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シンプルな基本機能搭載の文書管理システム
ここからは、文書の登録や検索の効率化に特化したシンプルな機能の文書管理システムを紹介します。「まずは社内にある紙文書を電子化したい」「散在している書類を集約して整理したい」という企業におすすめです。
LegalForceキャビネ の比較ポイント
- 契約書全文のテキストデータを自動生成
- 登録情報は一覧表示で契約期限などが一目で分る
- 部署ごとに閲覧権限の設定も可能
『LegalForceキャビネ』は、株式会社LegalForceが提供するクラウド型契約書管理システムです。スキャン・PDF化した紙の契約書を一括登録できるうえ、電子契約サービスと連携すれば自動取り込みも可能です。システム上に集約された契約書は、更新拒絶期限日の近い順や契約終了日の近い順での並び替え、全文検索に対応しているので簡単に探し出せます。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド/SaaS |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
〇（30日間） |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
文書管理支援ソリューション の比較ポイント
- 文書管理の現状調査から、新たなルール策定・環境構築を支援
- 運用開始後も、チェック・改善まで継続的にコンサルティング可能
- 製造業を中心に大学、金融業、商社など幅広い導入実績！
株式会社日立ドキュメントソリューションズの『文書管理支援ソリューション』は、45年の実績とノウハウをもとに、文書管理のルール策定や文書の仕分けなどをサポートするサービスです。現状調査や、課題や環境にあわせた文書管理のコンサルティングを行っています。文書の電子化や文書管理システムの構築なども支援してくれるので、文書管理をこれからはじめる企業は必見のサービスといえるでしょう。
| 対象企業規模 |
売上規模：10億円以上 |
提供形態 |
オンプレミス/サービス |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
NotePM の比較ポイント
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
株式会社プロジェクト・モードが提供する『NotePM』は、社内版ウィキペディアを作成できるクラウド型ナレッジ共有ツールです。マニュアルや議事録、設計書や業務ノウハウなどを集約してツリー構造で整理できます。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド/SaaS |
| 参考価格 |
月4,800円～/８名まで、初期費用０円 |
無料トライアル |
〇（30日間） |
リーガレッジ の比較ポイント
- 契約書の登録・管理を効率化する。
- 契約書内の情報を現在の契約レビューなどに有効活用する。
- 電子契約サービスとも連携し、紙と電子の契約書を一元管理。
株式会社コスモルート提供の『リーガレッジ』は、契約書の作成・管理・活用など、契約業務上の作業を効率化させるクラウドサービスです。自動抽出機能搭載で、面倒な契約書登録作業も手入力不要で簡単に行えます。ほかにも、条文検索や条文テンプレート機能、契約書更新アラート機能やWordアドインなど、契約業務に使える便利機能を豊富に取り揃えています。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Fleekdrive の比較ポイント
- ライフサイクル、バージョン管理など文書管理に必要な機能が充実
- タグや属性項目のカスタマイズで細かな分類、全文検索にも対応
- 重要文書を国内複数拠点で保管、BCP対策にも効果
株式会社Fleekdriveが提供している『Fleekdrive』は、優れた検索性が魅力のクラウドサービスです。文書管理に必要な機能が充実しており、全文検索やタグ検索、英語や中国語の文書の検索も可能です。また、よく使われる文書が上位に表示されるのでスピーディーに情報を取り出せます。
| 対象企業規模 |
従業員規模：10名以上 |
提供形態 |
クラウド/サービス |
| 参考価格 |
月500円/１ユーザー（100GB・最低契約数10～） |
無料トライアル |
〇（30日間） |
eValue V の比較ポイント
- 複合機と連携して、簡単に紙文書を電子化
- アクセス権管理や印刷・持ち出し制限で、社内の情報漏えい対策に
- 電子帳簿保存法に対応
株式会社大塚商会が提供する『eValue V』は、社内規程や見積書、図面や伝票などを管理できる文書管理システムです。複合機でスキャンした文書を自動登録するので、文書を簡単に電子化できます。蓄積した文書は属性検索や全文検索、串刺し検索ですぐに探し出せるうえ、よく使う検索条件を保存すればよりスムーズに検索が可能です。また、フォルダごとにパスワードをかけて、印刷やコピーなどを制御するのでセキュリティ対策も万全です。
| 対象企業規模 |
従業員規模：100名以上 |
提供形態 |
オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/SaaS/サービス |
| 参考価格 |
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無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
uCosminexus DocumentBroker
uCosminexus DocumentBroker の比較ポイント
- 業務の証拠・記録として文書を保管し監査証跡として残す
- 文書１つひとつに対する細かなアクセス権限設定
- 容易なサーバ増設による高い拡張性の確保
『uCosminexus DocumentBroker』は、株式会社日立製作所が提供するクラウドサービスプラットフォームです。フォルダ分類やバージョン管理など基本機能を搭載し、業務システムと連携してあらゆる文書を一元管理します。紙文書は複合機でPDFなどの形式に変換してシステム上で保存できます。文書の操作履歴が残るのでコンプライアンス強化にも役立つでしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド/SaaS/ASP |
| 参考価格 |
1,675,000円～ |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Ridoc Smart Navigator V2 の比較ポイント
- 改正電子帳簿保存法の国税関係書類へ対応
- メール通知機能により情報共有を円滑化
- サムネイル表示による視覚的に分かりやすい検索結果
リコージャパン株式会社が提供する『Ridoc Smart Navigator V2』は、オンプレミス型の文書管理システムです。さまざまなアプリや複合機と連携できるので、スムーズな文書登録が可能です。また、サムネイル形式で検索結果が表示され、文書の識別がしやすくなるでしょう。必要に応じて書誌情報とタイムスタンプを自動付与するので、電子帳簿保存法にも対応できます。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス |
| 参考価格 |
350,000円～ |
無料トライアル |
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※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
IBM FileNet Content Manager
IBM FileNet Content Manager の比較ポイント
- ソーシャルコンテンツ管理でコミュニケーションを促進
- 役割に基づいて表示するデータを絞りセキュリティを強化
- 他社製のソリューションと連携可能
『IBM FileNet Content Manager』は、日本アイ・ビー・エム株式会社が提供するオンプレミス型のコンテンツ管理システムです。文書以外のコンテンツも一元管理でき、ライフサイクル管理も可能です。さらにコグニティブ検索により、目的の文書をシステムが見つけ出してくれる機能にも注目でしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
WorkingFolder の比較ポイント
- 社内外の関係者と安全に文書を共有
- DocuWorks連携でシームレスに文書を活用
- 複合機連携で高度なペーパーレス化を実現
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社提供の『WorkingFolder』は、セキュリティと大容量が強みの文書管理システムです。容量は最低でも100GB、追加オプションによって最大で50000GBにまで増大できます。また複合機との連携機能により、データの自動アップロードも可能。さらに暗号化やアクセス制御などの対策が施されており、セキュリティ面でも安心でしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド/SaaS/ASP |
| 参考価格 |
月額3,500円/10ユーザー |
無料トライアル |
〇 |
ワークフロー機能を搭載の文書管理システム
文書の管理だけでなく、申請や承認作業も効率化したい場合は、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムがおすすめです。ほかにも、ISO文書管理に適した製品や、セキュリティ機能が充実した製品などがあります。ここからは、便利機能にフォーカスした文書管理システムを紹介します。
PROCENTER/C の比較ポイント
- 社内外のファイルを同一のファイル共有基盤で管理できます
- 取引先やテレワーク環境からセキュアにファイルアクセス可能です
- 二要素認証やファイル暗号化で高セキュリティを確保します
NECソリューションイノベータ株式会社の『PROCENTER/C』は、
社内外問わずセキュアな環境で情報共有を行えるプラットフォームです。ファイルやユーザー単位でファイルの操作を制御し、操作ログを残します。このほか、文書への自動採番や承認後の自動公開、保管期限が切れた際の自動廃棄などの機能が搭載されています。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
パッケージソフト/オンプレミス/クラウド/SaaS/サービス |
| 参考価格 |
1,440,000円～
※低価格モデル「PROCENTER/C Lite」は510,000円～ |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Alfresco の比較ポイント
- 文書の更新履歴やアクセスログ管理で安心
- 自動化ルールを活用し効率的に文書管理
- レコード管理でコンプライアンスも強化
『Alfresco』は、リックソフト株式会社が提供するオープンソースのコンテンツプラットホームです。文書をはじめとしたコンテンツを管理するほか、ビジネスプロセスも管理の対象となります。タスクの割り当てができるので、ワークフローの円滑化にもつながるでしょう。また、直感的に扱えるシンプルな操作性も特徴です。
| 対象企業規模 |
従業員規模：100名以上 |
提供形態 |
クラウド/オンプレミス |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Documal SaaS の比較ポイント
- 25年にわたる豊富な導入実績！無料でお試しも可能
- 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能
- 電子帳簿保存法にも対応
株式会社富士通四国インフォテックが提供する『Documal SaaS』は、ワークフロー機能を搭載したクラウド型文書管理システムです。ひな形を用いて電子文書を作成し、承認された文書は自動的にフォルダへ振り分けられます。情報更新後の公開や文書の廃棄も自動化が可能です。月20,000円から利用でき、無料お試しも実施しているので導入前にぜひ利用してみましょう。
| 対象企業規模 |
従業員規模：100名以上
売上規模：50億円以上 |
提供形態 |
クラウド/SaaS |
| 参考価格 |
月20,000円～/10ID
初期費用300,000円 |
無料トライアル |
〇（１か月） |
文書デザイナー の比較ポイント
- エクスプローラ感覚の使い慣れた操作性！
- 登録・改訂は承認フローでしっかり統制！原本管理もバッチリ！
- 関連する書類はリンク付け！
株式会社ユニオンシンクが提供する『文書デザイナー』は、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムです。文書登録する際は、承認ルートを自由に設定できます。そのほか、関連性の高い文書同士のリンク付けや最新版の自動管理、ISO取得要件でもある原本管理が行えます。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス/パッケージソフト/SaaS/ASP |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
DocuWorks の比較ポイント
- システム上で電子文書を快適に編集可能
- ワークフロー管理機能で確認や承認の作業も効率化
- クラウドサービスとの連携でさらに便利に
富士ゼロックス株式会社の『DocuWorks』は、紙文書や電子文書を一元管理する文書管理システムです。ワークフロー機能により承認がスムーズになるほか、FAX送信や書類のスキャンなどの機能はすぐに使えるように配置できます。Adobe Signと連携すれば、文書に電子署名を付与することも容易です。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
パッケージソフト |
| 参考価格 |
15,800円～/１ライセンス |
無料トライアル |
〇（60日間） |
ASTRUX2.0
株式会社デジタルマトリックスが提供する『ASTRUX2.0』は、Webベースでオフィス文書やISO文書を管理するツールです。文書の登録・検索・編集・アクセス制御といった基本機能のほか、ワークフロー機能やシングルサインオン機能などを搭載しています。特に代理承認機能や自動承認機能など、承認を円滑化する機能が魅力です。
SharePoint
Microsoft社の『SharePoint』は、組織全体での情報共有をサポートするツールです。部門や部署ごとにポータルサイトを作成してファイルやデータを集約して管理するので、情報共有や検索がしやすくなります。また、システム上で申請や承認などのワークフローを行うことが可能です。
規程管理システム
『規程管理システム』は株式会社システムディが提供しており、規程の作成・編集・改定公開に特化し、ISO文書管理にも対応したサービスです。規程の本文の追加や削除に応じて条項番号を自動で付番したり、現行規程と改訂案を一画面で確認できたり、編集や改訂作業を効率化する機能が魅力といえます。改定後は日時を設定しておけば自動でWeb公開され、全文検索が可能です。
無料のフリープランがある文書管理システム
文書管理システムの導入にあたっては、コストが懸念点となっている企業も多いでしょう。フリープランが用意されている製品もあるので、実際に使ったうえで導入効果を期待できるか確認してみてはいかがでしょうか。
Confluence の比較ポイント
- 全社員の情報共有プラットフォームとして活用可能
- 蓄積した情報は高度な検索機能で簡単に見つけられ活用可能
- グループやネーム単位の権限設定で簡単・安心な情報共有を実現
リックソフト株式会社が提供する『Confluence』は、情報の発信・整理・検索を効率化する情報管理・共有ツールです。10ユーザーかつファイルストレージが２GBまでなら、無料で使えます。文書や画像、動画といったコンテンツを階層構造で管理し、投稿者や最終変更日などで絞り込み検索が可能です。ファイルの中身も検索対象となるので探しやすいでしょう。
| 対象企業規模 |
従業員規模：50名以上 |
提供形態 |
オンプレミス/クラウド |
| 参考価格 |
初期費用０円
月額557円/１ユーザー（167,000円/25ユーザー～の年間契約）
※フリープランあり（10ユーザー・２GBまで） |
無料トライアル |
〇 |
NINJA SIGN by freee の比較ポイント
- 過去の文書も一括保管！便利な機能が満載の文書管理
- 紛失、更新漏れのリスクを軽減。作成~管理までクラウド上で完結
- 業務負担とコストを大幅削減！印刷・押印・郵送が不要な電子締結
株式会社サイトビジットが提供する『NINJA SIGN by freee』は、契約書における作成・締結・管理などのさまざまなプロセスを、オンライン上で行える電子契約サービスです。契約書は雛形を登録するだけで新規作成でき、契約書の依頼～承認までの面倒なプロセスも、これ一つで完結します。無料プランは、１アカウントあたりの契約書送信料は電子サイン¥０/通、また契約書送信数５通/月、テンプレート登録数１個までの上限があります。
| 対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド/サービス |
| 参考価格 |
月額4,980円～
※無料プランあり |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
製品を比較して最適な文書管理システムを導入しよう
ここまで紹介してきたように、文書管理システムの種類は多岐にわたります。せっかく導入したのに使いにくい、結局誰も活用していないという事態にならないために、導入前にしっかりと比較検討しましょう。詳しい製品情報を知りたい場合は、資料請求してみてください。
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