文書管理システムとは
文書管理システムとは、ワードやエクセルで作られた文書や、電子化されたドキュメントを格納し、文書の保管や保存、活用、廃棄というライフサイクルをシステム上で一元管理するシステムのことです。
必要な文書を必要なときにすぐ取り出せるように整理し、更新や共有しやすくすることを目的としており、総務省や自治体においても文書管理システムが使われています。なお、文書管理システムとファイルサーバは似ていますが、一般的に後者はデータの保存を目的としている点が違います。
一般的な文書管理システムに搭載されている機能は、以下のとおりです。
- 文書登録
- 大量の文書を整理して保管する機能や、紙文書のテキストを読み取って電子化できるOCR機能など
- 検索
- 全文検索、完全一致検索、あいまい検索、タグ検索機能など
- バージョン管理
- 文書の変更、更新があった場合、最新版と旧版を管理する機能
- ライフサイクル管理
- 文書の保管期限の通知機能、更新や削除を自動化する機能など
- セキュリティ
- アクセスログ管理・権限設定機能、ファイルの暗号化機能など
- ワークフロー
- 文書の申請、承認、公開などのフローを自動化・簡素化する機能
そのほか、文書に透かし文字や出力した人の名前、日時を挿入して社外への流出を防いだり、ISO9001/14001という品質管理の認証を取得するための文書管理ができたり、製品によって機能が異なります。また、マルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットでも使えるものが多く、クラウド型の文書管理システムが最近の主流です。
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文書管理システムのメリット・必要性
そもそもエクセル上で文書管理をすればコストがかからないので、システム化する必要性はあるのかと感じる担当者もいるでしょう。では、ここからは従来の文書管理の課題を踏まえて、システムを導入するメリットを紹介します。
検索機能によって文書を探す手間を省ける
事業を存続していけば、稟議書や報告書、帳簿、伝票などさまざまな文書が日々増え続けます。中には法律で保存期間が定められたものもあり、例えば経理に関連する書類でいうと、契約書や請求書といった取引証憑書類は７年間の保存が法人税法によって義務付けられています。
社内にはこのような長期間保存をしなければならない文書もあるので、文書が山積みになってしまい、必要な文書を探すのに時間がかかっているというケースは少なくありません。
文書管理システムなら、文書を電子化してフォルダごとに自動仕分けができるうえ、検索機能を使って条件を指定すれば目的の文書をすぐ取り出せます。これまで書類の検索にかけていた時間を、コア業務に費せるでしょう。
また、エクセルのファイル名を変更して整理すれば、ある程度検索しやすくなりますが、ファイルを横断した検索やファイル内の中身まで検索することはできません。文書管理システムは全文検索やタグ検索ができるので、検索性が高いといえます。
参考：法人税法
ペーパーレスになり、コストを削減できる
紙媒体の文書の場合、用紙代はもちろん、印刷にかかるプリンタ代やインク代、印刷機の電気代などあらゆる費用がかかります。文書を保管するための場所も必要となるため、倉庫などを借りればコストはさらにかかるでしょう。
文書管理システムを導入すればシステムのコストは発生しますが、文書は電子化されてシステム上で保管・保存されるので紙に印刷する必要はありません。シュレッダーで廃棄する手間もないので、管理する紙文書の量が多いほど費用対効果は高くなるでしょう。
文書の共有や承認がしやすくなる
紙文書はその場になければ見られませんが、文書管理システムによって文書が電子化されるとメールやクラウド上で共有できるので、相手が遠隔地にいても問題ありません。
さらに、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムであれば、申請書を電子化して上長に共有することで、上長はどこにいても承認できます。
なお、エクセル上で文書管理する場合は同時編集ができないという課題があるので、利用規模が大きいならやはり文書管理システムが必要でしょう。実際に総務省では文書管理システムを導入し、電子決裁が推進されており、承認フローの簡潔化や迅速化を実現しています。一般企業においても文書管理システムの導入が進んでいるので、導入を検討してみましょう。
古い版を参照してしまうなどのミスが減る
文書の改訂や更新をした際に古い版と最新の版が混在し、誤って古い版の文書を参照してしまったり上書き保存してしまったり、というミスがあるかもしれません。
「どの文書が最新なのかわからない」という課題は、文書管理システムのバージョン管理機能によって解決できます。誰がいつ、ドキュメントを編集・更新したのかを記録します。特に更新頻度が高い文書の場合は、文書が前の世代に戻ってしまうという、いわゆる先祖返りが起きやすいので、バージョン管理機能が有効です。そのほか、古い版と最新の板を別々に管理するシステムもあるので、誤って上書きしても元に戻せます。
セキュリティが強化され、内部統制にも効果がある
先ほど説明したように、社内にある文書はさまざまな種類があり、役職に応じて閲覧制限を設けなければならない場合もあるでしょう。
文書管理システムには、文書ごとにアクセス権限設定を行える機能や、アクセスログを管理する機能などが搭載されています。ほかにもファイルのダウンロードや印刷を禁止できるので、不正な持ち出しも防げます。
文書管理システムのデメリット
文書管理システムは当然、導入コストや運用コストがかかってしまいます。しかし、最近はオンプレミス型よりもクラウド型システムが主流になっているので、初期費用を抑えられます。加えて、システムの運用コストがネックとなる場合は、無料プランが用意された製品もあるので必要に応じて選択しましょう。
また、現場の従業員がシステムを適切に運用しなければ、文書の検索や共有がしにくく、システム本来のメリットを得られません。どの文書を電子化して、どのようにフォルダを分けていくのかというルールをあらかじめ決めておく必要があります。文書管理のコンサルティングを行っているベンダーもあるので、はじめて導入する場合は利用するとよいでしょう。
文書管理システムの選び方
この記事ではお悩み別におすすめ製品を分類して紹介しているので、自社に適したものをすぐに見たいという方は、以下からご覧ください。
- 「シェア率・人気の高い製品から選びたい」
- ▼「文書管理システム比較！2021年最新ランキングTOP３」へジャンプ！
- 「紙の文書を電子化したい」「文書を検索・共有しやすくしたい」
- ▼「基本機能を搭載した文書管理システム」へジャンプ！
- 「契約書や稟議書などを承認が必要な文書を管理したい」
- ▼「ワークフロー機能を搭載した文書管理システム」へジャンプ！
- 「コストをかけずに製品を導入したい」
- ▼「フリー・無料プランがある文書管理システム」へジャンプ！
文書管理システムを比較する際のポイントはいくつかあるので、ここからは選び方の詳細を紹介します。
１．導入目的が明確になっているか
製品比較をする前の段階で、文書管理システムの導入目的を明確にしておきましょう。例えば、「大量の書類を整理したい」「必要なときにすぐ取り出せるようにしたい」「簡単に情報共有したい」などです。ただし、部署やチームごとに文書管理の課題が異なれば導入目的もバラバラになってしまうので、取りまとめて検討するとよいでしょう。
コストをかけてオーダーメイドで設計しない限り、すべての課題を解決してくれる製品はなかなかありません。課題には優先順位をつけ、何を１番解決したいかを考えると、どんな文書管理システムが必要なのか見えてくるのでミスマッチのリスクが減るはずです。
２．必要な機能が搭載されているか
次に、導入目的にあった必要な機能を洗い出しましょう。「大量の文書を管理しきれない」「ファイリングの手間をなくしたい」という課題があり、ペーパーレス化を目的として文書管理システムを導入する場合は、紙文書を電子化できる機能に特化したシステムがよいでしょう。
「文書を探すのに時間がかかっている」という課題なら、検索機能が豊富だと探しやすいです。例えば、あいまい検索ならキーワードと完全一致していなくても、関連性の高い文書がヒットします。
「契約書や稟議書など承認が必要な文書をうまく管理できない」のであれば、ワークフロー機能を搭載した製品がおすすめです。システム上で申請や承認が行えて、承認状況も簡単に確認できます。決裁がスムーズにいかないという課題にも役立つでしょう。
３．セキュリティ対策がされているか
文書管理システムでは社内の機密文書を管理することもあるため、セキュリティ対策が万全でなければなりません。文書やユーザー単位でのアクセス制御、アクセス履歴の取得ができる機能は、セキュリティ機能が高いといえます。
また、文書管理システムの障害に備えて、バックアップを自動取得する機能があれば、システムの故障ですべての文書が消えてしまうという事態を防げます。そのほか、メーカーの保守サポートなども確認しましょう。
文書管理システム比較！2021年最新ランキングTOP３
まずは、ITトレンドで資料請求の問い合わせが多かった文書管理システムをランキング順に紹介します。気になる製品は、各製品名の右側にある緑色の「+資料請求リストに追加ボタン」を押すと、資料請求候補としてカートに入れることができます。必要なものだけ無料でまとめて資料請求できるので便利です。
FileBlog （ファイルブログ） の比較ポイント
- ファイルサーバー運用をさらに便利に効率化
- ファイルサーバーをそのまま情報共有ポータル化
- 導入・運用がとても簡単
ITトレンド2020年間ランキング１位
『FileBlog （ファイルブログ）』は、株式会社鉄飛テクノロジーが提供するWebベースのオンプレミス型文書管理・共有システムです。ファイルサーバで文書を一元管理し、文書にタグなどを付けて属性ごとに整理します。アプリケーションなどをインストールせずにマルチデバイスで文書の閲覧や共有が可能で、普段使っているWindowsアカウントでログイン認証を行うため利便性にも優れています。なお、年間ライセンスは初年度10ユーザー・１万文書で25,000円、次年度15,000円です。
SPA の比較ポイント
- 電子帳簿保存法に対応
- 文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保
- 高精度なAI OCRの活用で自動化を目指した運用が可能
ITトレンド2020年間ランキング２位
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供している『SPA』は、OCR機能を搭載した オンプレミス ・クラウド型のドキュメント管理ソリューションです。紙の書類をOCRで電子化し、フォルダへの仕分けまで自動で行います。３種類のOCRが用意されており、英数字や手書き文字などを認識し、自動補正も可能です。また、電子化した文書をETLツールやRPAツールと連携すれば、基幹システムへの転記や集計なども自動化できます。参考価格は、10ユーザー・ストレージ50GBで月50,000円～です。
楽々Document Plus の比較ポイント
- ペーパーレス化を促進し、働き方改革を強力サポート
- スピーディーな全文検索＆ワークフロー機能も搭載
- 契約書・ISO文書管理の支援機能も豊富、導入実績600社超え
ITトレンド2020年間ランキング３位
住友電工情報システム株式会社が提供する『楽々Document Plus』は、ワークフロー機能を標準搭載したオンプレミス型文書管理システムです。WordやExcel、PPT、PDFなどの文書をドラッグ＆ドロップで簡単に登録でき、全文検索エンジンや高速ビューワを用いるので検索や閲覧がしやすくなるでしょう。登録された文書の申請や承認、決裁もシステム上で行います。さらに、ISO文書管理に対応しており、印刷やダウンロード制御、透かし文字の挿入といったセキュリティ機能も充実しています。
文書管理 の製品を調べて比較
資料請求ランキングで製品を比較！ 今週のランキングの第1位は？ play_circle_outline 基本機能を搭載した文書管理システム
ここからは、文書の登録や検索の効率化に特化したシンプルな機能の文書管理システムを紹介します。「まずは社内にある紙文書を電子化したい」「散在している書類を集約して整理したい」という企業におすすめです。
NotePM の比較ポイント
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
株式会社プロジェクト・モードが提供する『NotePM』は、社内版ウィキペディアを作成できるクラウド型ナレッジ共有ツールです。マニュアルや議事録、設計書、業務ノウハウなどを集約してツリー構造で整理できます。初期費用０円、３ユーザー月1,000円から利用でき、すべてのプランで30日間の無料トライアルが可能です。
Fleekdrive の比較ポイント
- ライフサイクル、バージョン管理など文書管理に必要な機能が充実
- タグや属性項目のカスタマイズで細かな分類、全文検索にも対応
- 重要文書を国内複数拠点で保管、BCP対策にも効果
『Fleekdrive』は、株式会社Fleekdriveが提供しているクラウドオンラインストレージです。ファイルの更新、廃棄などのライフサイクルを自動で管理する機能を搭載しています。さらに全文検索やタグ検索、英語や中国語の文書の検索が可能で、よく使われる文書が上位に表示されるのでスピーディーに情報を取り出せます。なお価格は、100GB・最低契約数10～で、１ユーザーあたり月500円～利用できます。
eValue V の比較ポイント
- 複合機と連携して、簡単に紙文書を電子化
- 全文検索やビジュアル検索などの検索機能を搭載
- アクセス権管理や印刷・持ち出し制限で、社内の情報漏えい対策に
株式会社大塚商会が提供する『eValue V』は、社内規程や見積書、図面、伝票などの管理ができるオンプレミス・クラウド型のツールです。複合機でスキャンした文書を自動登録するので、文書を簡単に電子化できます。蓄積した文書は属性検索や全文検索、串刺し検索ですぐに探し出せるうえ、よく使う検索条件を保存すればよりスムーズに検索が可能です。また、フォルダごとにパスワードをかけて、印刷やコピーなどを制御するのでセキュリティ対策も万全です。
文書管理支援ソリューション の比較ポイント
- 文書管理の現状調査から、新たなルール策定・環境構築を支援
- 運用開始後も、チェック・改善まで継続的にコンサルティング可能
- 製造業を中心に大学、金融業、商社など幅広い導入実績！
株式会社日立ドキュメントソリューションズの『文書管理支援ソリューション』は、45年の実績とノウハウをもとに、文書管理のルール策定や文書の仕分けなどをサポートするサービスです。現状調査を行い、課題や環境に合わせて文書管理のコンサルティングを行っています。文書の電子化や文書管理システムの構築なども支援してくれるので、文書管理をこれからはじめる企業は必見のサービスといえるでしょう。
LegalForceキャビネ の比較ポイント
- 契約書全文のテキストデータを自動生成
- 登録情報は一覧表示で契約期限などが一目で分る
- 部署ごとに閲覧権限の設定も可能
『Marshall』は、株式会社LegalForceが提供するクラウド型契約書管理システムです。スキャン・PDF化した紙の契約書を一括登録できるうえ、電子契約サービスと連携して自動取り込みも可能です。システム上に集約された契約書は、更新拒絶期限日の近い順や契約終了日の近い順での並び替え、全文検索に対応しているので簡単に探し出せます。30日間の無料トライアルでぜひお試しください。
電子文書管理システム SPA の比較ポイント
- ナレッジ・経験の豊富さ（事例）
- お客様に最大限貢献するサポート力（サポートの幅、スピード）
- ワークフローや基幹システムとの連携で業務効率アップ
ウイングアーク１ｓｔ株式会社の『SPA』を、テクバン株式会社が提供しています。OCRによる紙文書の電子化のほか、あらかじめルールを設定しておけばフォルダへの仕分けや文書破棄の自動化が可能です。バージョン管理やユーザー権限の管理、アクセス制御、文書の暗号化など基本的な機能も網羅されており、月50,000円～、年600,000円～利用できます。
uCosminexus DocumentBroker
uCosminexus DocumentBroker の比較ポイント
- 業務の証拠・記録として文書を保管し監査証跡として残す
- 文書１つひとつに対する細かなアクセス権限設定
- 容易なサーバ増設による高い拡張性の確保
『uCosminexus DocumentBroker』は、株式会社日立製作所が提供するクラウドサービスプラットフォームです。フォルダ分類やバージョン管理など基本機能を搭載し、業務システムと連携してあらゆる文書を一元管理します。紙文書は複合機でPDFなどの形式に変換してシステム上で保存できます。文書の操作履歴が残るのでコンプライアンス強化にも役立つでしょう。
Ridoc Smart Navigator V2 の比較ポイント
- 改正電子帳簿保存法の国税関係書類へ対応
- メール通知機能により情報共有を円滑化
- サムネイル表示による視覚的に分かりやすい検索結果
リコージャパン株式会社が提供する『Ridoc Smart Navigator V2』は、オンプレミス型の文書管理システムです。さまざまなアプリや複合機と連携でき、文書登録がスムーズです。また、サムネイル形式で検索結果が表示され、文書の識別がしやすくなるでしょう。必要に応じて書誌情報とタイムスタンプを自動付与するので、電子帳簿保存法に対応できます。
IBM FileNet Content Manager
IBM FileNet Content Manager の比較ポイント
- ソーシャルコンテンツ管理でコミュニケーションを促進
- 役割に基づいて表示するデータを絞りセキュリティを強化
- 他社製のソリューションと連携可能
『IBM FileNet Content Manager』は、日本アイ・ビー・エム株式会社が提供するオンプレミス型のコンテンツ管理システムです。文書以外のコンテンツも一元管理でき、ライフサイクル管理も可能です。さらにコグニティブ検索により、目的の文書をシステムが見つけ出してくれます。
ワークフロー機能を搭載した文書管理システム
文書の管理だけでなく、申請や承認作業も効率化したい場合は、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムがよいでしょう。ほかにも、ISO文書管理に適した製品やセキュリティ機能が充実した製品などがあるので、ここからは便利機能を付帯した文書管理システムを紹介します。
Documal SaaS の比較ポイント
- 製造業・流通業をはじめ実績多数！25年にわたる豊富な導入実績
- 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能
- 無料でお試しができ、導入前に操作感や運用イメージがつかめます
株式会社富士通四国インフォテックが提供する『Documal SaaS』は、ワークフロー機能を搭載したクラウド型文書管理システムです。ひな形を用いて電子文書を作成し、承認された文書は自動的にフォルダへ振り分けられます。情報更新後の公開や文書の廃棄も自動化が可能です。月20,000円から利用でき、無料お試しも実施しているので導入前にぜひ利用してみましょう。
PROCENTER/C の比較ポイント
- 社内外のファイルを同一のファイル共有基盤で管理できます
- 取引先やテレワーク環境からセキュアにファイルアクセス可能です
- 二要素認証やファイル暗号化で高セキュリティを確保します
NECソリューションイノベータ株式会社の『PROCENTER/C』は、社内外問わずセキュアな環境で情報共有を行えるプラットフォームです。ファイルやユーザー単位でファイルの操作を制御し、操作ログを残します。日本語・英語・中国語に標準対応しているので、グローバルでの活用も可能です。このほか、文書への自動採番や承認後の自動公開、保管期限が切れた際の自動廃棄などの機能が搭載されています。なお、パッケージソフトでの提供となり、参考価格は1,200,000円です。
文書デザイナー の比較ポイント
- エクスプローラ感覚の使い慣れた操作性！
- 登録・改訂は承認フローでしっかり統制！原本管理もバッチリ！
- 関連する書類はリンク付け！
株式会社ユニオンシンクが提供する『文書デザイナー』は、ワークフロー機能を搭載したオンプレミス・SaaS型の文書管理システムです。文書登録する際は、承認ルートを自由に設定できます。そのほか、関連性の高い文書同士のリンク付けや最新版の自動管理、ISO取得要件でもある原本管理が行えます。
DocuWorks の比較ポイント
- システム上で電子文書を快適に編集可能
- ワークフロー管理機能で確認や承認の作業も効率化
- クラウドサービスとの連携でさらに便利に
富士ゼロックス株式会社の『DocuWorks』は、紙文書や電子文書を一元管理する文書管理システムです。ワークフロー機能により承認がスムーズになるほか、FAX送信や書類のスキャンなどの機能はすぐに使えるように配置できます。Adobe Signと連携すると、文書に電子署名を付与することも簡単です。パッケージソフトでの提供となり、１ライセンス15,800円～で、60日間無料トライアルがあります。
Alfresco の比較ポイント
- シンプルで直感的な操作ができ、柔軟なコンテンツ管理が可能
- コンテンツの閲覧、検索、編集機能と、自動処理機能を装備
- 先進的で拡張性に富んだ、進化するコンテンツプラットホーム
『Alfresco』は、リックソフト株式会社が提供するオープンソースのコンテンツプラットホームです。文書をはじめとしたコンテンツを管理するほか、ビジネスプロセスも管理の対象となります。タスクの割り当てができるので、ワークフローの円滑化につながるでしょう。また、シンプルな操作性なので直感的に扱えます。
ASTRUX2.0
株式会社デジタルマトリックスが提供する『ASTRUX2.0』は、Webベースでオフィス文書やISO文書を管理するツールです。文書の登録、検索、編集、アクセス制御といった基本機能のほか、ワークフロー機能やシングルサインオン機能などを搭載しています。特に代理承認機能や自動承認機能など、承認を円滑化する機能が魅力です。
SharePoint
Microsoft社の『SharePoint』は、組織全体での情報共有をサポートするツールです。部門や部署ごとにポータルサイトを作成してファイルやデータを集約して管理するので、情報共有や検索がしやすくなります。また、システム上で申請や承認などのワークフローを行うことが可能です。
規程管理システム
『規程管理システム』は株式会社システムディが提供しており、規程の作成、編集、改定公開に特化し、ISO文書管理にも対応したサービスです。規程の本文の追加や削除に応じて条項番号を自動で付番したり、現行規程と改訂案を一画面で確認できたり、編集や改訂作業を効率化する機能が魅力でしょう。改定後は日時を設定しておけば自動でWeb公開され、全文検索が可能です。
フリー・無料プランがある文書管理システム
文書管理システムの導入にあたっては、コストが懸念点となっている企業も少なくないでしょう。フリープランが用意されている製品があるので、まずは実際に使ってみてシステムの導入効果を期待できそうか確認してみてはいかがでしょうか。
Confluence の比較ポイント
- 情報を発信！画像や動画、表などのコンテンツ作成が簡単
- 情報を整理！ラベル付けで情報を分類。権限管理も可能
- 情報を探す！検索機能で欲しい情報に簡単に辿り着けます。
リックソフト株式会社が提供する『Confluence』は、オンプレミス・クラウド型のコンテンツコラボレーションツールです。10ユーザーかつファイルストレージが２GBまでなら、無料で使えます。文書や画像、動画といったコンテンツを階層構造で管理し、投稿者や最終変更日などで絞り込み検索が可能です。ファイルの中身も検索対象となるので探しやすいでしょう。
製品を比較して最適な文書管理システムを導入しよう
これまで紹介してきたように、文書管理システムの種類は多岐にわたります。せっかく導入したのに使いにくい、結局誰も活用していないという事態にならないために、導入前にはしっかりと比較検討しましょう。詳しい製品情報を知りたい場合は、資料請求してみてください。
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