文書管理システム徹底比較16選！選び方・効果もあわせて解説！

文書管理システム比較！2020年上半期ランキングBEST５

まずは、人気の文書管理システムをランキング順に紹介します。2020年上半期(2020年１月１日～５月31日)にITトレンドで資料請求数が多かった文書管理システムを５つ紹介します。気になる製品は、各製品名の右側にある緑色の「+資料請求リストに追加ボタン」を押すと、資料請求候補としてカートに入れることができます。必要なものだけ無料でまとめて資料請求できるので便利です。

SPA

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

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SPA の比較ポイント

• 用途に応じて3種類から選べるOCRエンジン
• 自動仕分けや高精度の検索機能など、高度な文書管理機能
• 書類のデータ化によりETLやRPAとの連携も可能に

ITトレンド2020年上半期ランキング１位

ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供している『SPA』は、OCR機能を搭載したドキュメント管理ソリューションです。紙の書類をSPAに取り込めば、OCRでテキストを認識してそれをデータ化し、フォルダへの仕分けを自動で行ってくれます。３種類のOCRが用意されており、英数字や手書き文字などを認識し、自動補正も可能です。

日本語はもちろん、英語や中国語、フランス語、チェコ語、タイ語、韓国語の文書に対応しています。また、ETLツールやRPAツールと連動させると、データ化した文書を基幹システムへ自動転記させたり、自動で集計したりすることが可能です。

「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現 SPAの価格・機能・レビュー・導入事例

Documal SaaS

株式会社富士通四国インフォテック

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Documal SaaS の比較ポイント

• 効率のよい文書管理ができ、働き方改革の取組みとしても有効
• 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有にも活用可能
• 無料でお試しができ、導入前に操作感や運用イメージがつかめます

ITトレンド2020年上半期ランキング２位

株式会社富士通四国インフォテックが提供する『Documal SaaS』は、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムです。ひな形を用いて電子文書を作成し、承認された文書は自動的にフォルダへ振り分けられます。情報更新後の公開や文書の廃棄も自動化が可能です。クラウド上で承認ができるので、取引先との文書のやり取りもスムーズになるでしょう。

比較的安価で小規模でも利用できる「パブリックSaaS」と、 カスタマイズや大量の文書管理に適した「プライベートSaaS」のどちらかを選択して導入できます。無料でお試しができるので、導入前にぜひ利用してみましょう。

【中堅企業／契約書の期日管理で実績多数！】 Documal SaaSの価格・機能・レビュー・導入事例

ITトレンド2020年上半期ランキング３位

『Box』は、エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社 が提供するクラウド型コンテンツ管理サービスです。この製品の最大のメリットは、ストレージ容量が無制限で利用できる点です。文書だけでなく写真や動画なども一元管理できます。

また、文書やファイルの更新履歴や操作ログを残せるので、セキュアな環境で文書管理を行えます。アクセスやダウンロードの制限も細かく設定でき、社外の関係者と情報共有する際も安心でしょう。無料トライアルを実施中ですので、ぜひご活用ください。

FileBlog （ファイルブログ）

株式会社鉄飛テクノロジー

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FileBlog （ファイルブログ） の比較ポイント

• ファイルサーバー運用をさらに便利に効率化
• ファイルサーバーをそのまま情報共有ポータル化
• 導入・運用がとても簡単

ITトレンド2020年上半期ランキング４位

『FileBlog （ファイルブログ）』は、株式会社鉄飛テクノロジーが提供するWebベースの文書管理・共有システムです。ファイルサーバで文書を一元管理し、文書にタグなどを付けて属性ごとに保管するので、文書検索がしやすくなります。

アプリケーションなどをインストールせずに、マルチデバイスで文書の閲覧や共有が可能です。普段使っているWindowsアカウントでログイン認証を行うので、利便性にも優れています。

ファイルサーバーではじめる文書管理 FileBlog （ファイルブログ）の価格・機能・レビュー・導入事例

ITトレンド2020年上半期ランキング５位

エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供する『ファイルシェア』は、最大１万人での利用が可能なファイル転送・オンラインストレージサービスです。共有フォルダ機能を搭載しており、アクセスを許可した特定の人と文書やファイルの共有が可能になります。取引先ごとに専用フォルダを作って運用することもできます。

ファイル送受信機能もあるので、IDを持っていない取引先とのやり取りも可能です。また、上長の承認機能や送信先制限などにより、誤送信や情報漏えいのリスクを軽減します。

最新の月間人気ランキングを見たい方は以下のページをご覧ください。

基本機能を搭載したシンプルな文書管理システム

ここからは、シンプルな機能の文書管理システムをご紹介していきます。

SAVVY/EWAP

ジップインフォブリッジ株式会社

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SAVVY/EWAP の比較ポイント

• 社内文書を一元管理して、文書管理として共有・活用を推進
• 検索エンジン＋文書管理で情報共有を、スマートに、スピーディに
• 利用者の情報共有環境での「企業内情報の見える化」を実現

ジップインフォブリッジ株式会社が提供する『SAVVY/EWAP』は、電子化された文書の検索に特化した文書管理ソフトウエアです。完全一致検索とあいまい検索を同時に行えます。そのほか、属性による検索や、異体字や旧字体、新字体を同一視した検索などにも対応しています。

文書を管理するフォルダの階層構造は自由に変更でき、さまざまな視点で検索が可能です。アクセス管理機能により、セキュリティも安心です。

企業内情報の見える化促進 SAVVY/EWAPの価格・機能・レビュー・導入事例

Fleekdrive

株式会社Fleekdrive

Fleekdrive の比較ポイント

• ライフサイクル、バージョン管理など文書管理に必要な機能が充実
• タグや属性項目のカスタマイズで細かな分類、全文検索にも対応
• 重要文書を国内複数拠点で保管、BCP対策にも効果

『Fleekdrive』は、株式会社Fleekdriveが提供しているクラウドオンラインストレージです。ファイルの検索や更新、廃棄などの基本機能を搭載しています。全文検索やタグ検索が可能で、よく使われる文書が上位に表示されるのでスピーディーに情報を取り出せます。英語や中国語の文書の検索にも対応しており、世界190カ国で利用されています。

また、データセンターは国内２箇所にあり、厳重なセキュリティ体制で管理され、専任者が24時間365日監視しています。３つ以上のハードディスクで文書が保管されるので、BCP対策としても有効です。

世界190カ国で利用中！わかりやすさで選ばれているサービス Fleekdriveの価格・機能・レビュー・導入事例

eValue V

株式会社大塚商会

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eValue V の比較ポイント

• 複合機と連携して、簡単に紙文書を電子化
• 全文検索やビジュアル検索などの検索機能を搭載
• アクセス権管理や印刷・持ち出し制限で、社内の情報漏えい対策に

株式会社大塚商会が提供する『eValue V』は、社内規程や見積書、図面、伝票などの管理ができるツールです。複合機でスキャンした文書を自動登録するので、文書の電子化が簡単にできます。蓄積した文書は属性検索や全文検索、串刺し検索ですぐに探し出せるうえ、よく使う検索条件を保存すればよりスムーズに検索が可能です。

電子帳簿保存法のスキャナ保存制度に対応しており、データの改ざんを防止します。さらに、フォルダごとにパスワードをかけて、印刷やコピーなどを制御するのでセキュリティ対策も万全です。

膨大な社内文書の中から、目的の書類を瞬時に入手 eValue Vの価格・機能・レビュー・導入事例

キッセイコムテック株式会社が提供する『SmartLibrary』は、文書の閲覧機能が充実したコンテンツ管理システムです。２つのファイルを並列表示し、それぞれのファイルにメモ書きをしたり、動画と文書を同時に閲覧したりできます。

検索機能も搭載されており、すべてのファイルを横断した全文検索に対応しています。文書の登録は、Webブラウザ画面にドラッグ＆ドロップするだけで済みます。セキュリティ対策も万全で、パスワード認証や時限消去設定、緊急時の遠隔消去、ファイル単位での閲覧有効期限設定などが可能です。

寿精版印刷株式会社が提供している『REXファイルファインダー』。検索結果をサムネイルで閲覧してファイルを探せるファイル共有・検索システムです。高速プレビュー（80万件のデータを約1/1000秒）で表示されます。検索対象データはPDFやOffice文書以外に画像や動画も対応してます。ファイルサーバー以外にＮＡＳの検索エンジンとして利用可能です。閲覧するPCやモバイル端末に、対応したウェブブラウザがインストールされていれば利用でき、他のソフトウェアのインストールといった作業が不要です。申し込めばオンラインデモも閲覧可能。

株式会社クレオが提供する『QuickBinder Beginning』は、クライアントサーバー形式で提供される小規模向け文書管理システム。クライアントはWebブラウザを使用して文書管理を行うことが可能です。取り込み時はファイルをドラッグ＆ドロップするだけの簡単操作で、フォルダ検索やキーワード検索等使って目的の文書をすぐに探し出せ、サムネイル表示でさらに見やすいです。アクセス権は個人からグループ、部署までと柔軟に変更することが出来ます。チェックアウト機能もあります。WEBベースのドキュメント管理を考えている方は80万円～。

『J-MOTTOファイル共有サービス』は、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供しており、グループウェアのオプションとして利用できます。最大3ヵ月の無料期間があり、アプリのインストールは不要です。オフィス系ソフト（Word、Excelなど）のファイルも直接編集と、ファイル件名やファイル本文も検索できます。バージョン管理・世代管理版数とファイル保存の世代管理ができます。

ファイルの閲覧や編集の権限をユーザー毎に、アスセス権の設定も可能。証跡管理によりログが見られます。参考価格は、10ユーザー・ディスク容量100GBまでの場合、月額5,000円～です。

ワークフロー機能を搭載した文書管理システム

文書の管理だけでなく、申請や承認作業も効率化したい場合は、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムが良いでしょう。ここからはワークフロー機能が特徴的な文書管理システムを紹介します。

楽々Document Plus

住友電工情報システム株式会社

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楽々Document Plus の比較ポイント

• ペーパーレス化を促進し、働き方改革を強力サポート
• スピーディーな全文検索＆ワークフロー機能も搭載
• 契約書・ISO文書管理の支援機能も豊富、導入実績550社超え

住友電工情報システム株式会社が提供する『楽々Document Plus』は、ワークフロー機能を標準搭載した文書管理システムです。WordやExcel、PPT、PDFなどの文書はドラッグ＆ドロップで簡単にシステム上に登録でき、全文検索エンジンや高速ビューワを用いるので検索や閲覧がしやすくなります。登録された文書の申請や承認、決裁もシステム上で行うので、ペーパーレスが実現します。

また、印刷やダウンロード制御、透かし文字の挿入といったセキュリティ機能も充実しています。ISO文書管理やe-文書法にも対応しており、精度の高い文書管理を行えるでしょう。

ペーパーレスで業務効率化！ 文書管理システム 楽々Document Plusの価格・機能・レビュー・導入事例

PROCENTER/C

NECソリューションイノベータ株式会社

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PROCENTER/C の比較ポイント

• 社内・海外とも安心・安全・確実な情報共有を実現します。
• 情報共有におけるコミュニケーションロスを削減します。
• 機密情報の漏洩対策に不可欠な高セキュリティを確保します。

『PROCENTER/C』はNECソリューションイノベータ株式会社が提供しており、社内外問わずセキュアな環境で機密性の高い情報共有を行えるプラットフォームです。ファイルやユーザー単位でファイルの操作を制御し、操作ログを残す、などのセキュリティ対策が施されています。日本語・英語・中国語に標準対応しているので、グローバルでの活用も可能です。

このほか、常に最新ファイルを表示し誤った旧版利用によるトラブルを防ぐ機能や、文書への自動採番や承認後の自動公開、保管期限が切れた際の自動廃棄など、文書管理のライフサイクルをサポートする機能があります。

企業間・部門間情報共有プラットフォーム PROCENTER/Cの価格・機能・レビュー・導入事例

文書デザイナー

株式会社ユニオンシンク

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文書デザイナー の比較ポイント

• エクスプローラ感覚の使い慣れた操作性！
• 登録・改訂は承認フローでしっかり統制！原本管理もバッチリ！
• 関連する書類はリンク付け！

株式会社ユニオンシンクが提供する『文書管理システム 文書デザイナー』は、業務フローをプログラムの知識がなくても簡単に構築・編集ができるワークフローに特化したシステムです。画像で直感的に操作して業務フローを作成できるのが特徴。例えば今まで紙で行っていた申請をワークフローで電子化し、外出先からモバイルで閲覧・回覧を行うことで決済までの時間を短縮することができます。また申請書がどこで止まっているかが可視化され進捗確認ができます。

製造業から医療・福祉といった様々な業種で導入実績があります。さらに、すぐに運用できるように標準テンプレートが準備されたり、操作講習会やメーカーが直接対応するサポートセンターを設けています。

電子化による統制をサポートいたします！ 文書管理システム 文書デザイナーの価格・機能・レビュー・導入事例

『QuickBinder for iAP』は株式会社クレオが提供しており、intra-mart Accel Platform上で動作する文書管理ソリューションです。オプション含む17種類の機能を活用できます。全文検索やサムネイル表示、版管理、ワークフロー、ログ管理といった機能があり、PDF化オプションを利用すればQuickBinderに登録されている文書をPDF化。編集・印刷・パスワード付与といったセキュリティ機能を付けることも可能です。

Office文書や一太郎、DocuWorks、画像をPDFに生成できます。業務別に契約書管理、図面管理、工場等で使用する規程管理が必要な業種等に活用されています。オートデモで視聴可能すればより具体的な操作イメージが掴めます。価格は400,000円～です。

ASTRUX2.0

株式会社デジタルマトリックスが提供する『ASTRUX2.0』は、Webベースでオフィス文書やISO文書を管理するツールです。文書の登録、検索、編集、アクセス制御といった基本機能のほか、ワークフロー機能やシングルサインオン機能などを搭載しています。特にワークフロー機能では、代理承認機能や自動承認機能などが魅力で、作業の円滑化につながるでしょう。

SharePoint

Microsoft社の『SharePoint』は、組織全体での情報共有をサポートするツールです。部門や部署ごとにポータルサイトを作成してファイルやデータを集約して管理するので、情報共有や検索がしやすくなります。また、システム上で申請や承認などのワークフローを行うことが可能です。

無料トライアルができる文書管理システム

つづいて、無料トライアルが可能な文書管理システムを紹介します。

NotePM

株式会社プロジェクト・モード

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NotePM の比較ポイント

• 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
• 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
• ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々

株式会社プロジェクト・モードが提供する『NotePM』は、社内版ウィキペディアを作成できるナレッジ共有ツールです。マニュアルや議事録、設計書、業務ノウハウなどを集約してツリー構造で整理できます。全文検索に対応しており、文書に添付されたWordやExcel、PDFのファイルの中身まで検索対象となります。

セキュリティ対策やバックアップ体制も万全で、二段階認証、アクセスやIPアドレスの制限、暗号化通信やアクセス監視、可用性の高いデーターセンターでのデータ保管が可能です。初期費用0円かつすべてのプランで30日間の無料トライアルが可能なので、ぜひお試しください。

ナレッジ共有のための社内版ウィキペディア（社内wikiツール） NotePMの価格・機能・レビュー・導入事例

Confluence

ATLASSIANが提供する『Confluence』は、ドキュメントやノウハウを社内で共有するためのツールです。文書の作成や検索機能はもちろん、共同編集機能やチャット機能などを搭載しています。フリープランがある10ユーザーまでなら無料で使えて、有償版も無料トライアルでお試しできます。

特定の書類管理が得意な文書管理システム

最後に、特定の文書管理に特化した文書管理システムを紹介します。

株式会社インフォマートが提供する『BtoBプラットフォーム 契約書』は、契約書の管理に特化している電子契約書システムです。企業間における契約書の締結・管理・ワークフロー（社内承認）を電子化し、Web上で一元管理できます。ペーパーレス化によるメリットとして、時短・業務軽減・コスト削減（郵送代・印紙税等）が実現します。

規程管理システム

『規程管理システム』は株式会社システムディが提供しており、規程の作成、編集、改定公開に特化したサービスです。ISO文書の管理にも対応しています。規程の本文の追加や削除に応じて条項番号を自動で付番してくれたり、現行規程と改訂案を一画面で確認できたり、編集や改訂作業を効率化する機能が魅力です。改定後は日時を設定しておけば自動でWeb公開され、全文検索が可能です。

文書管理システムを比較する際のポイント

ここからは、最適な文書管理システムを導入するために、製品を選ぶ際のポイントを紹介します。

１．導入目的が明確になっているか

製品比較をする前の段階で、文書管理システムの導入目的を明確にしておきましょう。例えば、「大量の書類を整理したい」「必要なときにすぐ取り出せるようにしたい」「簡単に情報共有したい」などです。ただし、部署やチームごとに文書管理の課題が異なれば導入目的もバラバラになってしまうので、取りまとめて検討すると良いでしょう。

コストをかけてオーダーメイドで設計しない限り、全ての課題を解決してくれる製品はなかなかありません。課題には優先順位をつけ、何を１番解決したいかを考えると、どんな文書管理システムが必要なのか見えてくるのでミスマッチのリスクが減るはずです。

２．必要な機能が搭載されているか

次に、導入目的にあった必要な機能を洗い出しましょう。「大量の文書を管理しきれない」「ファイリングの手間をなくしたい」という課題があり、ペーパーレス化を目的として文書管理システムを導入する場合は、紙文書を電子化できる機能を搭載したシステムを選びましょう。

「どの文書が最新なのか分からない」という課題を解決するには、バージョン管理機能がある文書管理システムを選びましょう。特に更新頻度が高い文書の場合は、文書が前の世代に戻ってしまうという、いわゆる先祖返りが起きやすいので、バージョン管理機能が有効です。

「拠点が多く、遠隔地からでも文書を共有したい」という場合は、リモートアクセス機能があると良いでしょう。「文書の紛失や盗難が心配」という場合は、アクセス制御やリモートロックなどのセキュリティ機能に特化したものもあります。

３．セキュリティ対策がされているか

文書管理システムでは会社の機密文書を管理することもあるため、セキュリティ対策は万全である必要があります。文書やユーザー単位でのアクセス制御、アクセス履歴の取得ができる機能は、セキュリティ機能が高いといえます。

また、文書管理システムの障害に備えて、バックアップを自動取得する機能があれば、システムの故障で全ての文書が消えてしまうという事態を防ぐことができます。そのほか、メーカーの保守サポートなども確認しましょう。

文書管理システムの導入のメリット

文書管理を導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。期待できる２つの効果をおさらいしておきましょう。

紙コストの削減

紙媒体での書類は用紙代のほかに、印刷にかかるプリンタ代やインク代、印刷機の電気代などあらゆる費用がかかります。文書を保管するための場所も必要となるため、倉庫などを借りればコストはさらにかかるでしょう。

文書管理システムを導入すればシステムのコストは発生しますが、システム上で電子化された文書を管理するので紙の場合にかかっていたコストは不要になります。管理する文書の量が多いほど、費用対効果は高くなるでしょう。

業務の効率化

内部統制や監査の対応のために保存期間が定められている文書もあるので、時間の経過とともに文書は増えていきます。紙文書の場合は、探す手間や時間がかかるでしょう。しかし、文書管理システムなら文書検索機能により、管理している書類をすぐに確認できます。これまで書類の検索に書けていた時間を、コア業務に費やせるはずです。

また、紙文書はその場になければ見られませんが、文書管理システムのファイル共有機能を使えば遠隔から閲覧が可能です。さらに、文書をファイリングする手間や差し替える手間、シュレッダーで廃棄する時間なども短縮できます。

文書管理システムの導入メリットは以下の記事で詳しく紹介していますので、参考にしてみてください。

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製品を比較して最適な文書管理システムを導入しよう

これまで紹介してきたように、文書管理システムの種類は多岐にわたります。せっかく導入したのに使いにくい、結局誰も有効活用していないという事態にならないために、導入前にはしっかりと比較検討しましょう。詳しい製品情報を知りたい場合は、資料請求してみてください。