文書管理システムとは
文書管理システムとは、ワードやエクセルで作られた文書データや電子化されたドキュメントを格納し、文書の保管から保存・活用・廃棄までのライフサイクルを一元管理するシステムのことです。
必要な文書を必要なときに取り出せるように整理し、更新・共有しやすくすることを目的としており、企業での社内文書管理のみならず総務省や自治体においても文書管理システムが使用されています。なお文書管理システムとファイルサーバは似ていますが、後者はデータ保存を目的としている点が異なります。
文書管理システムは、以下のような文書管理業務を効率化する機能を搭載しています。
- ●文書登録
- ●検索
- ●バージョン管理
- ●ライフサイクル管理
- ●セキュリティ
- ●ワークフロー
具体的な搭載機能は以下のとおりです。
文書管理システムの必要性
日本での文書管理は、紙書類で申請・承認業務が実施されていたため、ファイリングして保存するというフローが一般的でした。膨大な数の書類が書庫に保存され、過去の書類を探し出すのに手間と時間がかかり、業務の非効率化を招いていました。
そこで非効率性を解決する手段として、文書管理システムが登場します。システムの文書検索やファイル共有機能などにより、スムーズにデジタル書類を見つけられ印刷せずに共有できるため、文書管理業務の効率化が可能です。
また、省スペース化と効率化のため、ペーパーレス推進とともに紙の文書を電子データに変換する流れもはじまりました。業務のデジタル化が進むと、電子データも増加し管理が煩雑化し、さまざまな問題が生じるようになります。デジタル化の流れ、さらにはワークフローの改善の点からも、文書管理システムを導入する企業が増えています。
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文書管理システムの導入メリット
エクセルを利用した文書管理では、システム導入費用はかかりません。しかし、業務効率やセキュリティ面などの観点で、文書管理システム導入を検討する必要があるでしょう。文書管理システムの導入メリットは、以下の5つが挙げられます。
- ●検索機能で手間をかけない文書探しができる
- ●ペーパーレス化でコスト削減ができる
- ●文書の共有・承認がしやすい
- ●旧版を参照してしまうなどのミスが減る
- ●セキュリティ強化で内部統制にも効果がある
文書管理の課題もふまえ、それぞれの文書管理システム導入メリットを解説します。
検索機能で手間をかけない文書探しができる
契約書や請求書など経理に関連する取引証憑書類は、法人税法によって7年間の保存が義務付けられています。そのほかにも、稟議書・報告書・帳簿・伝票など、さまざまな社内文書が日々増え続けます。保存期間も異なり、文書を探すのに時間を要するケースも少なくありません。
文書管理システムは、書類を電子化してフォルダごとに自動仕分けができ、検索機能で目的の文書をすぐに取り出せます。また、エクセルなどでは難しい、ファイルの中身における検索も可能です。文書管理システムは全文検索やタグ検索ができるので、検索性が高いといえます。
参考:法人税法 | e-Gov法令検索
ペーパーレス化でコスト削減ができる
紙媒体の文書では、用紙代・印刷にかかるインク代・印刷機の電気代など、あらゆる費用がかかります。文書の保管場所も必要なため、倉庫など保管場所のコストもかかるでしょう。
文書管理システムを導入すれば、文書は電子化されてシステム上で保管・保存されるので、紙に印刷する必要はありません。シュレッダーで廃棄する手間もないので、文書ファイル管理のコスト削減が期待できます。紙で管理している文書の量が多いほど、導入による費用対効果が高いといえるでしょう。
文書の共有・承認がしやすい
文書が電子化されるとメールやクラウド上で共有できるため、文書管理システムにより場所や端末を問わず利用可能です。さらに、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムであれば、申請書を電子化して共有することで、上長はどこにいても承認でき業務効率化を図れます。総務省では、文書管理システムを導入した電子決裁が推進されており、承認フローの簡潔化や迅速化を実現しています。
旧版を参照してしまうなどのミスが減る
エクセルなどのファイルで管理していると、文書を更新した際に旧版と最新版が混在するおそれもあります。誤って旧版の文書を参照したり上書き保存したりする可能性もあるでしょう。
文書管理システムのバージョン管理機能によって、「誰が」「いつ」「編集・更新」したのかを記録します。更新頻度が高い文書は、前の世代に戻ってしまう、いわゆる先祖返りが起きやすいため、バージョン管理機能が有効です。そのほか、旧版と最新板を別々に管理するシステムでは、上書きをしても元に戻せます。
セキュリティ強化で内部統制にも効果がある
文書管理システムには、アクセス権限設定やアクセスログを管理する機能などが搭載されています。社内にある文書はさまざまな種類があり、役職に応じて閲覧制限を設けなければならない場合にも対応が可能です。ファイルのダウンロードや印刷を禁止できる機能もあるので、不正な持ち出しの防止につながるでしょう。
文書管理システムのタイプ
文書管理システムは、導入目的や管理したい文書によってタイプ分けできます。
- ●社内文書特化(保管・活用)型
- ●社内文書特化(作成・共有)型
- ●契約書や国税関係書類特化型
- ●社外との情報共有型
それぞれのタイプについて詳しく解説します。
社内文書特化(保管・活用)型
報告書や稟議書、議事録などの社内文書を適切に保管し、閲覧や活用を円滑化したい場合に適した文書管理システムです。
文書の効率的な管理や検索に特化しており、文書の版管理や期限管理も容易です。多くのシステムがアクセス権限の設定に対応しており、重要情報の流出も防ぎます。なかには、申請や承認作業も効率化するワークフロー機能を搭載したツールもあります。
社内文書特化(作成・共有)型
マニュアルやナレッジなどの社内情報を文書として作成・保管し、共有したい場合に適した文書管理システムです。
社内の知的財産を集約・蓄積し、共有することが第一の目的で、テンプレート機能や画像編集機能など文書作成をアシストするための機能が充実しています。もちろん、必要な情報やナレッジに素早くアクセスするために、文書を整理・検索する機能も搭載されています。
契約書や国税関係書類特化型
契約書をはじめ、請求書や見積書、領収書など国税関係書類に該当する帳票を、電子帳簿保存法に則って保存したい場合に適した文書管理システムです。
このタイプが取り扱う文書は契約書や帳票類に限定されます。電子帳簿保存法の保存要件を満たす検索性や、認定タイムスタンプ機能などを備えているのが特徴です。スキャナ保存に対応した製品もあれば、電子取引データの保存に特化した製品もあります。
社外との情報共有型
社内利用を目的とした文書管理だけでなく、社外との文書(ファイル)共有にも有効活用したい場合に適した文書管理システムです。
クラウドストレージで社内文書を保管・管理し、必要に応じて社外取引先や関係会社も文書にアクセスしたりダウンロードしたりできます。大容量動画ファイルの送受信などにも有効です。社外との情報共有に用いられるため、特にアクセス権制御やログ管理、ウイルス管理などのセキュリティ対策が求められます。
また、文書管理システムはタイプ別だけではなく、比較的安価で導入可能なクラウド型文書管理システムから見てみることもおすすめします。以下の記事では、クラウド文書管理システムについて詳しく解説しています。製品比較のためにまずは資料請求をして自社に合うかを検討してみましょう。
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文書管理システム導入の注意点
文書管理システムの導入は、文書の保存・整理・共有などメリットが大きいですが、以下にあげる注意点は事前に知っておくとよいでしょう。文書管理システムを最大限有効に活用できるよう、対策を考えながら製品を比較検討することが重要です。
- ■導入コストや運用コストがかかる
- 対処法:クラウド型で初期費用を抑えられる。運用コストがネックの場合は、無料プランのある製品の選択も視野に入れる。
- ■適切に使用できない場合、文書の検索や共有がしづらくなる
- 対処法:電子化する文書の種類やフォルダわけの方法など社内ルールをあらかじめ決めておく。文書管理のコンサルティングを実施しているベンダーもいるため活用するとよい。
文書管理システムの比較・選び方
文書管理システムは、製品により機能や特徴が異なります。目的や用途にあわせ、より効果の高い文書管理システムを導入するために、以下のポイントで製品を選定しましょう。
- ●文書の検索性・視認性
- ●情報漏えい防止のためのセキュリティ対策
- ●電子帳簿保存法やISOなどの制度への対応
それぞれの比較ポイントについて詳しく解説します。
文書の検索性・視認性
膨大な文書の中から目的の文書を素早く見つけるためには、検索性の高さが重要です。文書の検索方法はさまざまで、製品によって異なります。文書管理システムに搭載される検索機能の主だったものは以下のとおりです。
- ■全文検索
- 文書ファイルに含まれるすべてのテキストを対象として検索
- ■完全一致検索
- 検索窓に入力したキーワードと完全に一致するものだけを検索結果に表示
- ■あいまい検索
- 検索窓に入力したキーワードと完全に一致していなくても融通を利かせ検索結果に表示
- ■絞り込み検索
- いくつかの検索条件を指定し対象を絞り込んで検索
- ■属性検索
- 登録したさまざまな属性情報(作成者や作成日、タグなど)にもとづいて検索
シチュエーションに応じてさまざまな検索に対応可能なシステムのほうが、利便性が高く効率もよいでしょう。製品選定の際には、文書をどのような方法で検索できるのか、検索方式についても確認が必要です。
また検索結果をサムネイル表示する機能があると、文書の識別がスムーズになるでしょう。候補にあがった文書をいちいち開いて確認する工数も減らせます。
情報漏えい防止のためのセキュリティ対策
文書管理システムでは社内の機密文書を管理することもあるでしょう。不正アクセスや情報漏えいを防ぐためにも、セキュリティ対策は万全でなければなりません。文書やグループ、ユーザー単位でのアクセス制御や、アクセス履歴を取得できる機能が望ましいでしょう。
またPDFの流出・改ざんを防ぐために、ダウンロードや印刷を禁止したり、透かし文字(例、社外秘・ユーザーID)を入れたりする機能を搭載した製品もあります。
電子帳簿保存法やISOなどの制度への対応
特に帳票類の文書管理をするときに忘れてはならないのが、電子帳簿保存法への対応です。電子取引でやり取りした書類は電子データでの保存が義務化されたため、保存要件に則った管理が求められます。例えば訂正履歴を削除できない、もしくは訂正履歴の記録が残せる機能や、タイムスタンプなどの機能が必要です。手間をかけずに確実に対応したい場合は、電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断された製品が取得できる「JIIMA認証」を受けたシステムを選ぶと安心です。
また、ISO9001認証取得を検討する企業であれば、ISO文書管理の要求事項を満たせる製品を選ぶ必要があります。例えば、原本・バージョン管理機能、承認ワークフロー機能などが必要になるほか、高度なセキュリティ対策も求められるでしょう。ISOの要求事項について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
参考:電子帳簿保存法の内容が改正されました|国税庁
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文書管理システム【社内文書特化(保管・活用)型】
まずは、社内文書の保管や閲覧・検索に適したベーシックな文書管理システムを紹介します。各製品の機能や口コミ評価も比較できる一覧もぜひ活用ください。
最新の文書管理システム人気ランキングは以下のボタンからご覧ください。
《MyQuick》のPOINT
- JIIMA認証取得済み電帳法対応!スキャナ連携で円滑なデータ取込
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
- 自由に属性項目の追加や、細やかな権限管理可能
「MyQuick」は、インフォコム株式会社が提供するワークフロー機能も備えた文書管理システムです。書類の管理はもちろん、ノウハウやナレッジの共有など幅広い用途で利用できます。強化されたセキュリティ対策で研究報告書の管理に対応します。ユーザー数に制限がないため、費用を気にせず社内で共有できるでしょう。
対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / SaaS / ASP |
参考価格 |
月額20,000円~ |
無料トライアル |
〇(1か月) |
業種 | 情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 | 500名以上 750名未満 |
MyQuickのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
セキュリティが高く機密性の高い内容のファイルも安心して登録できます。また、通知機能が便利で、登録したファイルにタグを付けられる点も気に入ってます。 |
業種 | 運輸 |
従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
MyQuickの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
現行では、PDF化した契約書を保管するツールとして利用をしておりますが、検索機能でPDFの中身まで調べることができると良いと感じます。企業名をキーに検索することがもっぱらですが、文書内検索ができると、より便利かと思います。 |
《楽々Document Plus》のPOINT
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- スピーディーな全文検索&ワークフロー機能も搭載
- 自社に合った導入形態をオンプレミス/クラウドから選べる
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、ワークフロー機能を標準搭載したオンプレミス型文書管理システムです。Word・Excel・PPT・PDFなどの文書をドラッグ&ドロップで簡単に登録できます。登録された文書の申請や承認、決裁もシステム上で実施します。さらにISO文書管理に対応しており、印刷・ダウンロード制御・透かし文字の挿入などの機能も充実しているため、セキュリティ面でも安心といえるでしょう。
対象企業規模 |
50名以上 |
提供形態 |
オンプレミス / パッケージソフト |
参考価格 |
1,500,000円~ |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | その他製造 |
従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
楽々Document Plusのいい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
社内の共通文書を共有でき、それらを使用して社内手続きを簡単に行える。
承認ルートを事前に設定しておくことができるので、承認者を探す必要がない。
また押印のために出社する必要がない。承認者が出張中でも承認できる。 |
楽々Document Plusの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
検索性能は非常に高いと思いますが、紙書類をスキャンしたPDFファイルにおける手書きの文字などの検索精度がより向上すると様々な書類の再利用に繋がります。 |
《CLOUD CABINET》のPOINT
- 電子化せずに、紙文書と電子文書をまとめて管理。
- API連携で、電子契約もカンタン自動連携。
- 契約書管理に必要なめんどうな作業もまるっとサポート。
寺田倉庫株式会社が提供する「CLOUD CABINET」は、紙原本と電子データを一つのシステムで一元管理できる文書管理システムです。ベンダーが保有する倉庫に書類を預けられ、預けた文書はシステム上で検索が可能です。閲覧したい書類を選択すると、倉庫でスキャンし電子化されるため、いつでも預けた文書をPDFで確認できます。
対象企業規模 |
100名以上 |
提供形態 |
クラウド / サービス |
参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
製品・サービスのPOINT
- ファイルサーバーをそのまま情報共有ポータル化
- 全文検索でオフィス文書が速く見つかる
- Git バージョン管理・カンバンボードを実現(CMエディション)
株式会社鉄飛テクノロジーが提供する「FileBlog (ファイルブログ)RA/CM」は、Webベースの文書管理・共有システムです。ファイルサーバで文書を一元管理し、文書にタグなどを付けて属性ごとに整理します。アプリケーションなどをインストールせずにマルチデバイスで文書の閲覧や共有が可能です。また、普段使用しているWindowsアカウントでログイン認証を行うため、利便性にも優れています。
対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス / パッケージソフト |
参考価格 |
25,000円~/10ライセンス/1万文書/年間ライセンス |
無料トライアル |
〇(60日間) |
業種 | 情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 | 500名以上 750名未満 |
FileBlog (ファイルブログ)RA/CMのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
大規模な容量やファイルサイズへの全文検索に対応しており、コストとのバランスが良いです。また検索の際のプレビュー機能が優れており、ブラウザ上で簡単に中身を確認できるのは便利です。 |
業種 | 教育・教育学習支援関係 |
従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
FileBlog (ファイルブログ)RA/CMの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
スマートフォンからアクセスしたときには、画面が小さく少しだけ扱いにくいため、スマホサイト表示をもうすこし大きくしてほしい。一部のファイルに保存期限などを設定して、自動的に消えるような設定もできると外部から安全に扱えるケースがあるので対応して貰えると助かる。 |
《DocuWorks》のPOINT
- システム上で電子文書を快適に編集可能
- ワークフロー管理機能で確認や承認の作業も効率化
- クラウドサービスとの連携でさらに便利に
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する「DocuWorks」は、紙文書や電子文書を一元管理する文書管理システムです。ワークフロー機能により承認がスムーズになるほか、FAX送信や書類のスキャンなどの機能はすぐに使用できます。Adobe Signと連携すれば、文書への電子署名付与も容易です。
対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド / パッケージソフト / SaaS |
参考価格 |
パッケージ価格:18,000円~/ライセンス |
無料トライアル |
〇(60日間) |
業種 | 不動産 |
従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
DocuWorksのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
導入のきっかけはたしかペーパーレス化のためでしたが、その後に新型コロナウイルス感染症が流行し、導入してて本当に良かったと思えるシステムです。FAXもドキュワークスデータとして受信出来ますし、データの軽い編集や統合、PDFデータ化等もとても簡単に行え、業務効率のアップに繋がっているかと思います。 |
業種 | 電気、電子機器 |
従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
DocuWorksの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
DocuWorksで印刷されたファイルにて確認、承認を行う際に、訂正箇所にコメントを追加して返信するが、このコメントを追加する際に使用する付箋機能の文字が、少し見づらいです。フォントに関してはデザイン性の良いフォントを採用して欲しいです。 |
《Ridoc Smart Navigator V2》のPOINT
- 改正電子帳簿保存法の国税関係書類へ対応
- メール通知機能により情報共有を円滑化
- サムネイル表示による視覚的に分かりやすい検索結果
「Ridoc Smart Navigator V2」は、リコージャパン株式会社が提供するオンプレミス型の文書管理システムです。さまざまなアプリや複合機と連携でき、スムーズな文書登録が可能です。サムネイル形式で検索結果が表示されるため、文書の識別がしやすくなるでしょう。必要に応じて書誌情報とタイムスタンプを自動付与するので、電子帳簿保存法にも対応できます。
対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス |
参考価格 |
350,000円~ |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | その他製造 |
従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
Ridoc Smart Navigator V2のいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
フォルダタイプのユーザーインターフェイスで見やすく、直感的に階層を移動が出来ると思います。
新しいシステムを敬遠しがちなベテラン世代も使いやすいと思います。
フォルダ分けすることで部署毎や、年度毎、月毎…など整理分類が容易に出来、文書管理および閲覧には役立つと思います。 |
業種 | 放送・広告・出版・マスコミ |
従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
Ridoc Smart Navigator V2の改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
この製品に一旦デジタル化したあと、PDF形式などへ出力したい時の方法が少し煩雑。また、デジタル化する際の文書のラベルやタイトルを書き込むときに文書一つ一つしか書き込めないこと(一度に複数のラベルを編集できたらよい) |
《文書デザイナー》のPOINT
- 導入から運用までのサポートを完備
- リンク設定による効率的な文書管理
- 改ざん防止・発行管理によるセキュリティ性向上(オプション)
「文書デザイナー」は、株式会社ユニオンシンクが提供するワークフロー機能を搭載した文書管理システムです。文書登録する際は、承認ルートを自由に設定できます。そのほか、関連性の高い文書同士のリンク付けや最新版の自動管理、ISO取得要件でもある原本管理にも対応しています。
対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / ASP |
参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | 食品、医薬、化粧品 |
従業員規模 | 500名以上 750名未満 |
文書デザイナーのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
導入後、帳票やワークフローなどについて、自社でカスタマイズできるところが大変汎用性が高いという印象を持った。 |
業種 | 食品、医薬、化粧品 |
従業員規模 | 500名以上 750名未満 |
文書デザイナーの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
設備データや入力した数値データの集計がうまくできないところが難点。
データの収集、分析機能などもあれば非常に強力なツールとなり得る。 |
文書管理システム【社内文書特化(作成・共有)型】
社内文書やマニュアルの作成を効率化するとともに、共有もスムーズに行いたい方に適した文書管理システムを紹介します。
《Confluence》のPOINT
- リックソフトはAtlassian Platinum Solution Partnerです
- 文書を含めた情報の整理・共有を効率化、働き方を改革
- 業界・職種問わず活用できる優れた操作性と拡張性
リックソフト株式会社が代理店として提供する「Confluence」は、情報の発信や整理、検索を効率化する情報管理・共有ツールです。10ユーザーかつファイルストレージが2GBまでなら、無料で使用できます。文書や画像、動画といったコンテンツを階層構造で管理し、投稿者や最終変更日などで絞り込み検索が可能です。ファイルの中身も検索対象となるので探しやすいでしょう。
対象企業規模 |
従業員規模:10名以上 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド |
参考価格 |
クラウドプラン:初期費用無料、月額654円~ 無料プランあり |
無料トライアル |
〇(Standard:14日間、Premium:30日間) |
業種 | 情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
Confluenceのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
社内の業務はバージョンアップされることでフローが変わったり、特定の人しか担当していない業務はブラックボックス化してしまうこともありますが、コンフルを使って情報をマニュアルとして残しておけば、人の入れ替わりが起きたときでもスムーズに業務を引き継ぐことが可能になります。また、担当外の業務がどのようなものなのか見ることもできるので、自分の業種以外に興味がある人が知識を広げる場としても役立てることができます。他の人が作成したページでも権限があれば編集することができ、内容も随時バージョンアップさせていくことができます。 |
Confluenceの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
機能を増やすことができる様々なプラグインが提供されているが、一部のプラグインを使うと画面表示が遅くなることがある。ただ、利用にあたっての大きな不満はない。 |
《NotePM》のPOINT
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
「NotePM」は、株式会社プロジェクト・モードが提供するクラウド型ナレッジ共有ツールで、社内版ウィキペディアを作成できます。マニュアル・議事録・設計書・業務ノウハウなどを集約してツリー構造で整理します。また、情報共有だけではなく文書管理としても利用可能で、ワード・エクセル・PDFなどファイルの中身まで検索できるため、文書をすぐに見つけられるでしょう。
対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
参考価格 |
初期費用無料 プラン8:月額4,800円/~8ライセンス プラン15:月額9,000円/~15ライセンス プラン25:月額15,000円/~25ライセンス プラン50:月額30,000円/~50ライセンス プラン100~:月額60,000円~/100ライセンス~ |
無料トライアル |
〇(30日間) |
業種 | 卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
NotePMのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
社内マニュアル、業務管理マニュアルを蓄積・共有でき、文書や情報を一元管理できるところが良い点です。今までの面倒な引き継ぎや伝える人によって微妙に変わるニュアンスの違いがなくなります。 |
業種 | 卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 | 10名未満 |
NotePMの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
ビジネステンプレート集の種類がもっとあればいいなと思います。いろいろと使い方のアイデアにもなるので、
一般ユーザーが作ったテンプレートの開示などがあれば嬉しいです。 |
文書管理システム【契約書や国税関係書類特化型】
契約書や国税関係書類に特化した文書管理システムをピックアップしました。まずは契約書や帳票類の保管をなんとかしたい、電子帳簿保存法に対応したいという方におすすめです。
《LegalForceキャビネ》のPOINT
- アップロードするだけで契約書の全文をテキストデータ化
- キーワードによる全文検索で必要な契約書が瞬時に見つかる
- 自動リマインドで更新期限の見落としを防止
「LegalForceキャビネ」は、株式会社LegalOn Technologiesが提供するクラウド型契約書管理システムです。スキャン・PDF化した紙の契約書を一括登録できるうえ、電子契約サービスと連携すれば自動取り込みも可能です。システム上に集約された契約書は、更新拒絶期限日の近い順や契約終了日の近い順での並び替え、全文検索に対応しているので簡単に探し出せます。
対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
参考価格 |
ー |
無料トライアル |
〇(7日間) |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | 情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 | 750名以上 1,000名未満 |
LegalForceキャビネのいい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
リーガルチェックが必要で、日々発生している現場では重宝すると思います。特に、自社ノウハウが(複数種類でも)蓄積されている会社であれば、LegalForce に読み込ませて新ドキュメントをレビューさせることが可能です。 |
LegalForceキャビネの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
契約書の類型を選択できるが、その類型に当てはまらない契約書があるので、カスタマイズできると良い。PDFを読み取る精度は非常によいと思いますが、英文契約書での精度がもっと上がると助かります。 |
《バクラク電子帳簿保存》のPOINT
- 書類の自動読取機能を搭載!入力の手間を削減できる
- 電子帳簿保存法とインボイス制度に対応!法改正への対応も
- 簡単に利用できる!シンプルな操作画面で、誰でも使いやすい
株式会社LayerXが提供する「バクラク電子帳簿保存」は、使いやすさにこだわったシンプルなストレージサービスです。電子保存したい書類をアップロードするだけで検索要件項目の自動読取を行います。電子帳簿保存法とインボイス制度にも対応しており、無料プランは5ユーザー、月間200件までデータのアップロードができます。
対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド / SaaS / サービス |
参考価格 |
スタータープラン:初期費用無料、月額9,800円~ 無料プランあり |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
文書管理システム【社外との情報共有型】
最後に、社内だけでなく取引先や関連会社とも文書をやり取りできるなど、社外との情報共有に強みをもつ文書管理システムの紹介です。
《PROCENTER SaaS》のPOINT
- 初期費用不要で初月から月額費用のみで運用開始可能
- 豊富なAPIで他システムやクラウドサービスと容易に連携可能
- タイムスタンプ不要で電帳法対応。費用・工数を削減
NECソリューションイノベータ株式会社が提供する「PROCENTER SaaS」は、社内外問わずセキュアな環境で情報共有を行えるプラットフォームです。ファイルやユーザー単位でファイルの操作を制御し、操作ログを残します。このほか、文書への自動採番や承認後の自動公開、保管期限が切れた際の自動廃棄などの機能が搭載されています。
対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / サービス |
参考価格 |
オンプレミス版:1,440,000円~ クラウド版:月額50,000 円~ |
無料トライアル |
◯(1か月) |
業種 | 情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 | 5,000名以上 |
PROCENTER SaaSのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
エクスプローラーライクな専用クライアントがあり、分かりやすいGUIで操作が簡単。
只のファイルサーバには無い、ファイルの履歴管理機能、ロック機能、チェックイン機能、柔軟なアクセス権限設定機能などがあり、大きな組織における安心な文書管理を実現できる。また、ファイルの一括登録や一括ダウンロード機能も非常に便利である。 |
業種 | 情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 | 5,000名以上 |
PROCENTER SaaSの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
ファイルの同時編集ができないこと。またたまにファイルをロックしたまま放置してしまう人がいるため、一定時間でファイルロックが自動で解除できる仕組みが欲しいです。また、権限管理が複雑なのでプロジェクト管理者の負担が大きい点。 |
《Documal SaaS》のPOINT
- 25年にわたる豊富な導入実績!無料でお試しも可能
- 電子帳簿保存法「電子取引」に対応 ※JIIMA認証取得済
- 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能
株式会社富士通四国インフォテックが提供する「Documal SaaS」は、ワークフロー機能を搭載したクラウド型文書管理システムです。ひな形を用いて電子文書を作成し、承認された文書は自動的にフォルダへ振り分けられます。情報更新後の公開や文書の廃棄も自動化が可能です。
対象企業規模 |
従業員100名以上 売上50億円以上 |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
参考価格 |
初期費用330,000円(税込み) 月額22,000円~(税込み)/10ライセンス |
無料トライアル |
〇(1か月) |
業種 | 機械、重電 |
従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
Documal SaaSのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
自由自在に決裁や他者への送信フローを作成することができて、フォルダの階層作成も簡単でとてもよい。取り戻しも楽にでき、失敗してもすぐにやり直せる。 |
業種 | 電気、電子機器 |
従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
Documal SaaSの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
操作して一定時間経過すると、アクセスがビジー状態になり、再度新規にアクセスしないと駄目な場合が稀に発生するのを改善してほしい。 |
《PATPOST》のPOINT
- 低価格で導入可能、全文AI-OCRが月額固定で使える!
- 電子帳簿保存法対応!
- 検索や共有、書類分類がカンタン!
「PATPOST」はオリックス株式会社が提供するオンライン文書管理ストレージサービスです。AI-OCRで全ページテキスト化でき、電子帳簿保存法にも対応しています。低価格で導入が可能で、ストレージ容量は無制限です。アップロードされた各種書類の情報を読み取り、書類種別ラベルに自動で振り分ける機能も特徴です。
対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
参考価格 |
月額980円/ライセンス 3ライセンスより契約可能 |
無料トライアル |
〇(2か月) |
《WorkingFolder》のPOINT
- 社内外の関係者と安全に文書を共有
- DocuWorks連携でシームレスに文書を活用
- 複合機連携で高度なペーパーレス化を実現
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社提供の「WorkingFolder」は、セキュリティと大容量が強みの文書管理システムです。容量は最低でも100GB、追加オプションによって最大で50,000GBにまで増大できます。また複合機との連携機能により、データの自動アップロードも可能です。さらに暗号化やアクセス制御などの対策が施されており、セキュリティ面でも安心といえるでしょう。
対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP |
参考価格 |
月額4,200円/10ライセンス |
無料トライアル |
〇(60日間) |
業種 | 公務員(教員を除く) |
従業員規模 | 5,000名以上 |
WorkingFolderのいい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
クラウド上に文書を保管するサービスは他所でもありますが、複合機との連携を行うことで使い勝手が飛躍的に向上します。 |
WorkingFolderの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
セキュリティや文書管理機能はしっかりとしていますが、クラウドストレージの容量が他のサービスに比べると料金に対して少ないと思います。 |
《WisebookONE》のPOINT
- 社内文書を簡単な操作でデジタルブック化して共有!
- 1つのアカウント内で一般・限定の公開設定の使い分けが可能!
- 中小から大手企業まで多くの導入実績!
株式会社ビーガルが提供する「WisebookONE」は、紙媒体をデジタルブック化できるクラウドサービスです。PDFファイルをシステムでドラッグ&ドロップするだけで、デジタルブックを作成できます。システム内でデジタルブックの検索や閲覧はもちろん、外部への公開も可能なため、チラシやパンフレット配信などにも役立てられるでしょう。プライベートプランでは、企業にあわせたカスタマイズも可能です。
対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / SaaS / サービス |
参考価格 |
初期費用22,000円 スタートアップ:月額5,280円~ スモール:月額7,700円~ ミドル:月額9,900円~ |
無料トライアル |
〇 |
IBM FileNet Content Manager
製品・サービスのPOINT
- ソーシャルコンテンツ管理でコミュニケーションを促進
- 役割に基づいて表示するデータを絞りセキュリティを強化
- 他社製のソリューションと連携可能
日本アイ・ビー・エム株式会社が提供する「IBM FileNet Content Manager」は、オンプレミス型のコンテンツ管理システムです。文書以外のコンテンツも一元管理でき、ライフサイクル管理やアプリケーション管理などを効率化します。またコグニティブな検索能力を備えているため、コンテンツの場所や種類に関係なく目的の文書を迅速に探し出せるでしょう。
対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
オンプレミス |
参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | エネルギー |
従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
IBM FileNet Content Managerのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
文書をデータベース化することにより、ほしい文書がすぐに見つけることができるという点がメリットです。会議に提出する資料を早く準備できますので、会議もスムーズに行うことができます。 |
業種 | 金融・証券・保険 |
従業員規模 | 5,000名以上 |
IBM FileNet Content Managerの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
メールなどで外部に該当のリンクURLを貼り付ける方法が少し手間なので、一発でURLをコピーできるようにしてほしい。 |
《Box Shield》のPOINT
- 生産性を低下させることなく、セキュリティ対策を強化
- ランサムウェアなど巧妙化するマルウェア攻撃に備える
- 外部攻撃だけではなく、内部不正や過失による情報漏えいを防ぐ
株式会社Box Japanが提供する「Box Shield」には、スマートアクセスと脅威検知の2つの大きなコンテンツセキュリティ機能が搭載されています。悪意ある操作を検知したり、機密度でコンテンツを分類しユーザー制限したりすることで、ランサムウェアやうっかり共有ミスなどからコンテンツを守ります。
対象企業規模 |
すべての規模 |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
多くの文書管理システムを比較検討したい方は、複数企業のサービス情報をまとめて入手できる一括資料請求もご活用ください。
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文書管理システムのシェア
働き方改革の促進や新型コロナウイルスの流行によるリモートワーク普及などの影響もあり、文書管理システムもクラウド化が主流となりました。2021年に発表されたレポートによると、文書管理システムの市場規模は、2020年には50億米ドル以上となり、2021年から2027年の予測期間中には12%以上のCAGRで成長すると予想されています。
世界に比べ日本のペーパーレス化は遅れをとっていましたが、近年は業務のデジタル化や電子帳簿保存法に伴い、文書管理システムを導入する企業が増加傾向にあるでしょう。
参考:ドキュメント管理システム市場は、2021-2027年の予測期間中、12%以上のCAGRで成長すると予想される|Report Oceanのプレスリリース
製品を比較して自社にあう文書管理システムを導入しよう
文書管理システムとは、文書の保管・保存・活用・廃棄すべてを一元管理できるシステムです。ペーパーレス化推進とともに必要性が高まる傾向にあります。
複数の種類のなかから、自社の導入目的や必要な機能を確認したうえで製品の比較検討をすることで、より多くのメリットを得られるでしょう。まずは気になる製品の資料請求をして、製品の機能や特徴を詳しく知るところからはじめましょう。