【2025年版】文書管理システム比較29選！企業・自治体におすすめの製品を紹介

　

文書管理システムとは

文書管理システムとは社内の書類を電子化し、文書の作成・編集・保管・検索・共有・廃棄までを一元管理するシステムのことです。「DMS（Document Management System）」または「ドキュメント管理システム」と呼ばれることもあります。

セキュリティ機能なども搭載し、文書管理業務の効率化とコンプライアンス強化を実現します。

文書管理システムの必要性

現代のビジネス環境においては、ペーパーレス化や電子帳簿保存法への対応が必須となり、文書管理システムの必要性が高まっています。さらに、働き方改革やリモートワークの普及により、場所を問わず必要な文書にアクセスできる柔軟性が求められています。

今後ますます文書管理システムの需要は高まっていくでしょう。以下の記事では文書管理システムの市場規模やシェアについて解説しています。

文書管理システムのメリット

文書管理システムの導入メリットは、以下の５つが挙げられます。業務効率やセキュリティ面などの観点で解説します。Excelなどの無料ツールではできないポイントを確認してみてください。

文書管理システムの概要やメリット・デメリットについて詳しく知りたい方には、以下の記事もおすすめです。

文書管理システムをお探しの方へ

この記事ではおすすめの文書管理システムを以下４つのタイプに分類しています。「さっそく、製品を選定したい」という方はぜひこちらからご覧ください。

• ●おすすめの文書管理システム【社内文書特化（保管・活用）型】
• ●おすすめの文書管理システム【社内文書特化（作成・共有）型】
• ●おすすめの文書管理システム【契約書や国税関係書類特化型】
• ●おすすめの文書管理システム【社外との情報共有型】

なお、自治体向けの製品を探している場合には、以下の見出しを参考にしてください。
●自治体向けの文書管理システム

文書管理システムの４つのタイプ

文書管理システムは、導入目的や管理したい文書によってタイプ分けできます。 それぞれのタイプについて特徴や目的などを詳しく解説します。

社内文書特化（保管・活用）型

報告書や稟議書、議事録などの社内文書を適切に保管し、閲覧や活用を円滑にしたい場合に適した文書管理システムです。

文書の管理や検索に特化しており、文書の版管理や期限管理も容易です。多くのシステムがアクセス権限の設定に対応しており、情報の流出も防ぎます。なかには、申請や承認作業も効率化するワークフロー機能を搭載したツールもあります。

▶おすすめの文書管理システム【社内文書特化（保管・活用）型】

社内文書特化（作成・共有）型

マニュアルやナレッジなどの社内情報を文書として作成・保管し、共有したい場合に適した文書管理システムです。

社内の知的財産を集約し、共有することが第一の目的です。テンプレート機能や画像編集機能など文書作成をアシストするための機能が充実しています。文書を整理・検索する機能も搭載されており、必要な情報やナレッジに素早くアクセスできます。

▶おすすめの文書管理システム【社内文書特化（作成・共有）型】

契約書や国税関係書類特化型

契約書をはじめ、請求書や見積書、領収書など国税関係書類に該当する帳票を、電子帳簿保存法に則って保存したい場合に適した文書管理システムです。

このタイプが取り扱う文書は契約書や帳票類に限定されます。電子帳簿保存法の保存要件を満たす検索性や、認定タイムスタンプ機能などを備えているのが特徴です。スキャナ保存に対応した製品もあれば、電子取引データの保存に特化した製品もあります。

▶おすすめの文書管理システム【契約書や国税関係書類特化型】

社外との情報共有型

社内利用を目的とした文書管理だけでなく、社外との文書やファイル共有にも有効活用したい場合に適した文書管理システムです。

クラウドストレージで文書を管理し、必要に応じて社外取引先や関係会社にも権限を共有しアクセスやダウンロードを可能にします。大容量動画ファイルの送受信にも有効です。社外との情報共有に用いられるため、特にアクセス権制御やログ管理、ウイルス管理などのセキュリティ対策が求められます。

▶おすすめの文書管理システム【社外との情報共有型】

また、文書管理システムはタイプ別だけではなく、比較的安価で導入可能なクラウド型文書管理システムから見てみることもおすすめします。以下の記事も参考にしてください。

文書管理システムの比較ポイント・選び方

目的や用途にあわせ、より効果の高い文書管理システムを導入するために、以下ポイントに注目し製品を選定しましょう。

文書の検索性・視認性

膨大な文書のなかから目的の文書を素早く見つけるためには、検索性の高さが重要です。文書管理システムに搭載されている主な検索機能は以下のとおりです。

シチュエーションに応じてさまざまな検索に対応可能なシステムのほうが、利便性が高く効率もよいでしょう。また検索結果をサムネイル表示する機能があると、画像でプレビューが確認できるので、目的の文書かどうかを一つずつ開いて確認する工数も減らせます。

情報漏えい防止のためのセキュリティ対策

文書管理システムでは社内の機密文書を管理することもあります。不正アクセスや情報漏えいを防ぐためにも、セキュリティ対策は万全でなければなりません。文書に対して、グループ、ユーザー単位でのアクセス制御や、アクセス履歴を取得できる機能が望ましいです。

なかにはPDFの流出・改ざんを防ぐために、ダウンロードや印刷を禁止したり、透かし文字（例、社外秘・ユーザーID）を入れたりする機能を搭載した製品もあります。

電子帳簿保存法への対応

特に帳票類の文書管理をするときに忘れてはならないのが、電子帳簿保存法への対応です。電子取引でやり取りした書類は電子データでの保存が義務化されたため、保存要件に則った管理が求められます。

例えば、訂正履歴を削除できない、もしくは訂正履歴の記録が残せる機能やタイムスタンプなどの機能が必要です。手間をかけずに確実に対応したい場合は、電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断された製品が取得できる「JIIMA認証」を受けたシステムを選ぶと安心です。

参考：電子帳簿保存法の内容が改正されました｜国税庁

ISO文書管理への対応

ISO9001認証取得を検討する企業であれば、ISO文書管理の要求事項を満たせる製品を選ぶ必要があります。例えば、原本・バージョン管理機能、承認ワークフロー機能などが必要になるほか、高度なセキュリティ対策も求められるでしょう。ISOの要求事項について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

【ランキング比較表】おすすめの文書管理システム

文書管理システムのおすすめ製品を一覧にまとめました。ITトレンド年間ランキング2024の上位製品から順番に紹介しているため、人気製品の把握にも役立ちます。また、この記事で紹介している主要な製品を細かく調査して見えてきた、文書管理システムの特徴や傾向を以下にまとめています。ぜひ製品の比較検討にお役立てください。

• ●およそ半数の製品が電子帳簿保存法に対応可能。
• ●ワークフロー機能を搭載した製品は限られている。
• ●多くの製品がアクセス権限の細かい設定やログ管理に対応している。
• ●半数以上の製品でサムネイル表示が可能。

おすすめの文書管理システム【社内文書特化（保管・活用）型】

まずは、社内文書の保管や閲覧・検索に適したベーシックな文書管理システムを紹介します。

※レビュー評価は2025年３月11日時点における実数を表示しています。"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。

※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。

invoiceAgent 文書管理

ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する「invoiceAgent 文書管理」は、OCR機能を搭載した文書管理ソリューションです。紙の書類をOCRで電子化し、フォルダへの仕分けまで自動で実施します。また、文書の保存期間の設定・自動削除機能により、文書のライフサイクル管理をサポートします。

ASTRUX2.0

株式会社デジタルマトリックスが提供する「ASTRUX2.0」は、直感的なUIと強力な検索機能を備えた文書管理システムです。一般文書や機密文書、ISO文書などさまざまな文書をWebベースで一元管理します。ワークフロー機能も搭載しており、申請・承認の迅速化や業務効率の向上が期待できるでしょう。

おすすめの文書管理システム【社内文書特化（作成・共有）型】

社内文書やマニュアルの作成を効率化するとともに、共有もスムーズに行いたい方に適した文書管理システムを紹介します。

※レビュー評価は2025年３月11日時点における実数を表示しています。

マニュアルやナレッジの作成・保管・共有には「ナレッジマネジメントツール」の活用もおすすめです。より多くの製品を検討したい方は以下の記事も参考にしてください。

おすすめの文書管理システム【契約書や国税関係書類特化型】

契約書や国税関係書類に特化した文書管理システムをピックアップしました。まずは契約書や帳票類の保管をなんとかしたい、電子帳簿保存法に対応したいという方におすすめです。

※レビュー評価は2025年３月11日時点における実数を表示しています。

おすすめの文書管理システム【社外との情報共有型】

最後に、社内だけでなく取引先や関連会社とも文書をやり取りできるなど、情報共有に強みをもつ文書管理システムの紹介です。

※レビュー評価は2025年３月11日時点における実数を表示しています。

以下の記事ではクラウドストレージを紹介しています。ファイル共有やファイル保存に重きを置きたい場合には、あわせて検討するのもよいでしょう。

自治体向けの文書管理システム

自治体での導入された実績をもつ文書管理システムを紹介します。自治体向けのシステムには、高度な法的対応や多層的なアクセス制御、電子決裁機能などが求められます。

ADWORLD 文書管理システム

株式会社日立システムズ提供の「ADWORLD 文書管理システム」は、自治体や地方公共団体、独立行政法人、国公立大学での利用に適しています。直感的な操作性と豊富な検索機能により、効率的な文書管理を支援します。LGWAN回線を利用したクラウド導入にも対応可能です。

IPKNOWLEDGE 文書管理

富士通株式会社が提供する「IPKNOWLEDGE 文書管理」は、自治体の公文書管理を手助けする文書管理システムです。公文書の発生から廃棄までの流れを一元管理し、公文書管理法に準拠した適正な管理を実現します。

無料の文書管理システム

小規模企業の場合、文書管理システムを活用したくてもあまり予算をかけられないといった事情があるかもしれません。すでに紹介した製品のなかでも、無料で利用できる製品がいくつかあります。ただし、利用人数や機能に制限が設けられている場合も多いため、製品情報をよく理解してから利用を開始しましょう。

• Confluence：10ユーザー
• DATATRUNK：月間200件までの保存なら無料で利用可
• Box：シングルユーザー
• バクラク電子帳簿保存：５ユーザー

以下の記事では無料で利用できる文書管理システムを紹介しています。あわせて活用してください。

まとめ

文書管理システムとは、文書の保管・保存・活用・廃棄すべてを一元管理できるシステムです。ペーパーレス化推進とともに必要性が高まっています。

複数の種類のなかから、自社の導入目的や必要な機能を確認したうえで製品の比較検討をすることで、より多くのメリットを得られるでしょう。まずは気になる製品の資料請求をして、製品の機能や特徴を詳しく知るところからはじめましょう。