文書管理システム 安全で効率的な文書管理によりビジネスをあらゆる局面で支援 WorkingFolder

ドキュメントを効率的かつセキュアに管理し、ビジネスの加速を支援する文書管理システム。大容量のファイルでも円滑な操作を実現し、社内外の関係者と適切に情報を共有できます。また、複合機との連携によりさらに活用の幅を広げられます。

Working Folderの代表的な機能を紹介します。

【文書共有】
社内外の関係者と文書を共有する機能です。Working FolderのIDを持っていないユーザーも、メールで簡単に招待できます。メールへの添付が難しい大容量ファイルであってもわずか数ステップで共有可能。また、特定のファイルにだけURLを介して招待する形であり、対象のファイル以外にはアクセスされないため、意図せず重要なファイルを見られる心配もありません。

【ファクス】
Working Folderは複合機と連携することでさらなる価値を発揮します。ファクスで受診した文書や、スキャナで取り込んだデータをWorking Folderに自動的にアップロード可能。アップロードしたファイルはメールですぐに通知できるだけでなく、紙媒体への出力も可能なため、従来の業務フローを変えることなく導入できます。

【モバイル利用】
専用のモバイルアプリ「DocuWorks Viewer Light」がAndroid・iOSに提供されています。このアプリを使用すれば時間や場所に関係なくシステムにアクセスでき、速やかに文書を確認可能。また、モバイルのWebブラウザからアクセスした際に見やすいよう、モバイル版の表示にも対応しています。

WorkingFolderには以下の強みがあります。

【セキュアかつ大容量】
文書に限らず、データを保存する際に重要となるのがその容量とセキュリティです。ビジネスの過程で発生する大量のデータを安全に保存できるかどうかが、ストレージサービスの価値を大きく左右します。

WorkingFolderは強固なセキュリティと大容量を両立。容量は最低でも100GB、容量追加オプションを使うと最大で50000GBにまで増大します。そして、暗号化やアクセス制限などセキュリティ機能が豊富です。

【時間や場所のに関係なく利用可能】
クラウドストレージサービスであるため利用するのに時間や場所を問いません。インターネットさえあれば外出先からも利用できます。モバイルデバイス単位のアクセス制限も可能なためセキュリティ性にも優れています。

【DocuWorks連携】
DocuWorksというサービスと連携するとより便利に使えます。電子上にワークスペースを作り出し、文書の保存や編集が可能になります。オフィスで作成途中の文書を、外出先の空き時間に編集するなど、柔軟な使い方が実現します。

【複合機連携】
複合機と連携し、ジョブフロー連携機能を使うと、スキャンしたデータやファクスで受診したデータをシステム上に自動的にアップロードできます。手作業でこれらのデータを１つずつシステムにアップロードする手間は必要なく、スムーズな電子化・ペーパーレス化が実現します。また、自動アップロードの際には、複合機のパネルで設定した属性情報をファイルに追加するため、それを基に後から速やかに検索することも可能です。

【高機能モデル】
Working Folderには、Working Folder Plusという高機能モデルがあります。こちらはユーザーの足あと追跡や操作の可否設定など、文書の漏洩を防ぐ機能が豊富に搭載。また、検索性を向上させるカスタム属性機能や、多拠点での状況共有を加速する機能も充実しています。