文書管理システム

ペーパーレスで業務効率化！文書管理システム楽々Document Plus

住友電工情報システム株式会社

GoodProduct

文書管理中規模・大規模部門受賞

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《楽々Document Plus》のPOINT

ペーパーレス化を促進し、働き方改革を強力サポート
スピーディーな全文検索＆ワークフロー機能も搭載
契約書・電帳法対応の支援機能も豊富、導入実績700社超え

企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム。「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポート。

対応機能

バージョン管理 panorama_fish_eye

全文検索 panorama_fish_eye

サムネイル表示 panorama_fish_eye

製品トップ

仕様・動作環境

価格・料金プラン

評判・口コミ(29)

事例

製品概要

対象従業員規模	50名以上	対象売上規模	全ての規模に対応
提供形態	パッケージソフト / オンプレミス
参考価格	1,500,000円～
参考価格補足	（税別） ※詳細は別途お問い合わせください。

製品詳細

文書管理・情報共有システムなら楽々Document Plusにおまかせ

企業のさまざまな文書を一元管理

文書や図面など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システムです。
企業内の情報が日々増えていく中、紙文書管理やファイルサーバでの電子文書管理では、保管スペースが足りない、
目的の文書が見つからない、最新の文書が分からないといった課題があります。
楽々Document Plusを使えば、作成日や契約先、製品型番などの属性を付与して管理でき、
登録したファイルは、高性能の検索エンジンと高速ビューワにより、必要な情報をスピーディに検索・表示できます。
出張先や在宅勤務中でも、場所・端末を選ばず利用でき、働き方改革を強力にサポートします。

楽々Document Plusの特長

【らくらく検索＆サクサク表示】
高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビュワーで、求める情報をスピーディーにいつでも、どこからでも探し出せる。Word、Excel、PPT、PDFなどファイル形式は不問、キーワードに一致しなくても、あいまい検索で漏れなく探せる。どのブラウザ／タブレットからでも同じようにビュワーで閲覧でき、場所や場面に影響されない働き方を実現。
　
【かんたん登録】
ワークフロー機能を標準搭載し、ペーパーレスでの登録・承認・公開が可能で、煩わしいファイリング作業からも解放。
書類をまとめてスキャンするだけで、フォルダへの振り分けから登録までを自動化。
更に帳票やQRコードから必要な情報を抽出し、属性として登録すれば、台帳管理や期限管理も可能で、検索性もアップ。
　
【万全のセキュリティ】
アクセス制御で厳格なセキュリティ管理ができるだけでなく、ファイルの印刷／ダウンロード制御や透かし文字の挿入など持ち出し制御にも対応。アクセスログ管理も装備し、情報漏えい対策も万全。
　
【業務に合わせた充実の機能】
契約書の更新時期をメールで通知し、自動更新にも対応。
版管理や定期的見直し、配布などISO9000/14000要求事項を網羅。
電子帳簿保存法（e-文書法）のスキャナ保存、電子取引にも対応。

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仕様・動作環境

機能・仕様
主な機能	■登録・属性項目定義（文書番号(自動発番)、文字列、日付、数値、関連文書など）・登録ファイルの自動PDF変換、自動OCR処理 ■検索・全文検索（表記揺れ吸収、自然文検索、属性絞込）・専用ビューワ（ヒットページ切替、ハイライト表示） ■表示・カテゴリビュー、関連文書ツリー・サムネイル表示、拡大表示 ■セキュリティ・作成者／関係者限定閲覧・ファイルダウンロード禁止、印刷禁止・PDFへの透かし挿入 ■ワークフロー・マスター経路登録（承認テンプレート）・承認／回覧／通知／追記アクティビティ・代理人設定（代理登録、代理承認） ■文書管理・版管理（最新版、旧版、改訂履歴）・ISO文書管理（定期見直し、配付他）・文書の期限管理（通知／督促、自動更新、自動廃棄）・電帳法対応（電子取引：JIIMA認証取得済）・電帳法対応（スキャナ保存：JIIMA認証取得済み、タイムスタンプ(※)、一括検証(※)）(※オプション機能) ■その他・文書一括登録（CSV）・マスターデータ管理・多言語対応（日本語／英語／中国語(簡体字)）・Web APIによるデータ保管・電子契約サービスとの連携（クラウドサイン、DocuSign、SMBCクラウドサイン）

機能・仕様

主な機能

■登録
・属性項目定義（文書番号(自動発番)、文字列、日付、数値、関連文書など）
・登録ファイルの自動PDF変換、自動OCR処理

■検索
・全文検索（表記揺れ吸収、自然文検索、属性絞込）
・専用ビューワ（ヒットページ切替、ハイライト表示）

■表示
・カテゴリビュー、関連文書ツリー
・サムネイル表示、拡大表示

■セキュリティ
・作成者／関係者限定閲覧
・ファイルダウンロード禁止、印刷禁止
・PDFへの透かし挿入

■ワークフロー
・マスター経路登録（承認テンプレート）
・承認／回覧／通知／追記アクティビティ
・代理人設定（代理登録、代理承認）

■文書管理
・版管理（最新版、旧版、改訂履歴）
・ISO文書管理（定期見直し、配付他）
・文書の期限管理（通知／督促、自動更新、自動廃棄）
・電帳法対応（電子取引：JIIMA認証取得済）
・電帳法対応（スキャナ保存：JIIMA認証取得済み、タイムスタンプ(※)、一括検証(※)）(※オプション機能)

■その他
・文書一括登録（CSV）
・マスターデータ管理
・多言語対応（日本語／英語／中国語(簡体字)）
・Web APIによるデータ保管
・電子契約サービスとの連携（クラウドサイン、DocuSign、SMBCクラウドサイン）

サーバ
OS	Windows Server
その他	アプリケーションサーバ：Tomcat ＤＢ：PostgreSQL / Oracle / SQL Server

クライアント
OS	Windows PC
ブラウザ	Microsoft Edge / Google Chrome / Firefox /Internet Explorer (Microsoft Edge IE モード) / iPad（Safari）/ Android（Google Chrome）/ Windowsタブレット

評判・口コミ

全体満足度

★★★ ☆☆ 3.9

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使いにくいが慣れれば便利

使い方が初見では難しく文書の一時保存の仕方が分かりにくく探すときも分かりにくいです。しかし慣れれば便利で書類のやりとりの電子化が進みました。

2022/11/03

★★★ ☆☆ 3

電気、電子機器 / 250名以上 500名未満

契約書の期限管理が回るようになりました。

文書管理ソフトとして、版管理機能や期限管理機能があるので、文書にまつわる困りごとを概ね解決できると思います。また、簡単なワークフロー機能も持っていますので、承認プロセスが必要な文書の管理にも向いています。

2022/10/17

★★★ ☆☆ 3

食品、医薬、化粧品 / 250名以上 500名未満

場所や端末に関係なく共有できる

担当者が休暇でも文書の管理が一括に行えるようになり、不在時でも照会があっても大丈夫になった。とりまとめ部署の業務軽減、効率化にもつながった

2022/07/03

★★★★★ 5

運輸 / 100名以上 250名未満

導入効果

文書管理の視点から働き方改革を実現しませんか？

【導入前】日常業務のなかで、このような働き方をしていませんか。

・会議の開催にあたり、資料を参加人数分印刷して配付している
・書類や図面を書庫へ取りに行ったり、探すことに時間をかけている
・本社への申請書類を支社からいちいち転送している
・出張が続き、事務処理や承認業務が滞っている

紙での業務を見直し、ペーパーレスを前提とした働き方にすることで、業務効率化の可能性は一気に広がります。
楽々Document Plusは文書管理の視点から「働き方改革」をサポートします。

【導入後】ペーパーレス化を進めることで、働く場所を選ばず、生産性を高め、労働時間を短縮するなど、働き方改革の推進に貢献します。

①ペーパーレスで一元管理！　書類保管スペースの大幅削減
ファイルの中まで高速全文検索できるので検索効率の向上が可能となり、「長時間労働の是正」につながります。また、会議資料などを共有することで、印刷のコストや手間の削減と共有の承認作業時間の短縮を行うなど「生産性の向上」にもつながります。

②工場でのタブレット活用！　図面や仕様書をタブレットで閲覧
紙の図面や仕様書などをスキャンして登録すると自動OCRを行い、全文検索エンジンでファイルの中まで高速検索できます。検索した結果を専用ビューワで閲覧できますので、各従業員のパソコンに専用ソフトが入っている必要はありません。利用者や利用シーンに合った「柔軟な働き方がしやすい環境」を実現できます。

③本社への申請もスムーズに！　書類転送なく情報共有
文書の内容によって承認ワークフローを自動判定できますのでスムーズに申請できます。離れた場所でも同じ書類をタイムラグなく閲覧できますので、書類受け渡しによる業務ミスを防止するだけでなく、申請業務もスピーディに行えます。

④承認スピードの短縮！　外出先での閲覧・承認
外出先など場所を問わず文書の閲覧・承認が可能なので、出張中に営業資料の最終確認や部下の申請を承認できます。電子承認や電子契約で「脱ハンコ」を実現することで、押印のために会社に行く「やむなく出社」を減らすことができ、テレワークの導入が急速に進みます。

⑤テレワークを実現！　高速ビューワでストレスフリーな資料閲覧
紙書類であるからこそ発生していた業務をパソコンで行えるようになるため、場所や場面を問わずに文書を活用できます。そのため、在宅勤務での「病気の治療、子育て・介護等と仕事の両立」も実現できます。

企業情報

企業名	住友電工情報システム株式会社
住所	532-0003　大阪市淀川区宮原3-4-30
設立年月	1998年10月
従業員数	570名
資本金	4.8億円
事業内容	・パッケージ・ソフトの開発・販売・情報処理システムの開発受託・コンピュータ運用業務の受託・情報機器の販売
代表者名	代表取締役社長　奈良橋　三郎

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