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- AIが様々な文書から任意の情報を抽出し管理台帳を自動作成
- 文書の内容を対象にした全文検索で特定の文書を素早く参照可能
- 期限が近付いた文書情報を責任者と担当者にメールで自動通知
AIであらゆる文書を一元管理するサービスです。文書データをアップロードするだけで、AIが文書情報を自動的に抽出し台帳を作成するため、管理工数やリスクを削減できます。
2025年04月09日 最終更新
製品概要
| 対象従業員規模 | 全ての規模に対応 | 対象売上規模 | 全ての規模に対応 |
|---|---|---|---|
| 提供形態 | クラウド / SaaS | ||
| 参考価格 | 別途お問い合わせ | ||
製品詳細
文書管理のコストやリスクを大幅に削減できるAI文書管理システム
OPTiM 文書管理とは
AIを活用してあらゆる文書を一元管理するサービスです。
AI解析で業務書類・法定文書といった文書管理のコストやリスクを削減します。
企業活動で生成されたあらゆる文書を保管対象としており、
AI・LLMにより人手を介さずに自動台帳化が可能です。
専用アプリのインストールは必要なく、Webからログインして簡単に利用できます。
文書データをアップロードするだけで台帳化でき、
メール添付からの自動取り込みや、特定ストレージからの取り込みも簡単です。
文書のフォーマットに合わせ、非定型・定型の2種類の解析方法で、より効率的な台帳が作成できます。
キーワードだけでなく文書の内容を対象にした全文検索もできます。
Chat-GPTによる口語検索で新たな体験も提供可能です。
また、有効期間など文書に紐づく作業を自動で担当者に通知することで、対応漏れも防げます。
※定型フォーマット解析と口語検索は近日提供予定です。
OPTiM 文書管理で解決できる課題
≪こんな文書管理のお悩みありませんか？≫
●文書の管理台帳を作成するには手間がかかる
管理台帳への文書情報の入力や、情報の仕分けに工数がかかっている
●文書データが点在していて検索性が低く見つけづらい
担当者や部署ごとに文書データがバラバラに保管されていて、部署横断や全社的な把握が難しい
●期限管理漏れがある
文書の有効期限が把握できていないため、不利益な費用支出が発生している
そのお悩みを『OPTiM 文書管理』が一手に解決します！
OPTiM 文書管理でできること
■面倒な台帳記入はAIに全部お任せ
文書データをアップロードするだけで、AIが文書の形式・種類を問わず、
文書全般を対象として任意項目を簡単に登録できます。
■非定型フォーマット解析による様々な文書の自動データ化
AIが非定型の文書を自動的に判別することで、タイトルや日付、要約といった情報を抽出し、
文書に合わせた台帳を自動で作成します。
【おすすめ文書】
作業完了報告書・稟議書・取締役会議事録・利用規約・社内規程など
■定型フォーマット解析による自動台帳入力（近日提供予定）
入力欄の幅やフォーマットが固定されている定型文書に対し、
読み取り箇所を事前に指定し解析することで、より高精度な台帳の自動作成が可能です。
【おすすめ文書】
商品仕様書・営業許可申請書など
■幅広いデータに対応
紙文書のスキャンデータ・PDF・Word・Excelなどのデータだけでなく、
DocuWorks文書データや画像データもAI解析・検索・データ保管に対応しています。
■任意のキーワードを含む文書が全文検索機能ですぐに見つかる！
AI-OCRにより文字データを抽出できるため、ファイルを横断した全文検索が可能です。
■期限間近の対象書類を期限管理機能で自動通知（近日提供予定）
屋外広告物許可証・営業許可証・法定文書といった保存期限が近付いた書類は、
90日前など指定した期間に自動で責任者や担当者へメール通知が行えるので、
期限管理のミス・把握漏れを防止します。
■グループ作成による閲覧範囲の設定
ユーザーやグループを設定することで閲覧範囲を文書ごとに設定でき、細やかな情報統制ができます。
■権限管理機能で文書データの不正な持ち出しを防止
管理者以外のユーザーに対して、文書の操作を制限可能です。
これにより文書データの不正な持ち出しや意図しない管理台帳データの修正・削除を防げます。
仕様・動作環境
| 機能・仕様 |
|---|
| 主な機能 | 最大5GBのファイル登録に対応／項目カスタマイズ／ アクセス権限管理／AI検索／シングルサインオン／操作権限管理 |
|---|
| オプション | ストレージ容量追加：月額10,000円／100GB AI解析：20,000円／1,000件 シングルサインオン機能：お見積り |
|---|
| サポート・保守 | 電話／メール／その他 カスタマーサクセス担当が初回のご案内から一貫して対応いたします。 運用開始後はフォローミーティングを実施しながら確実に操作できるよう、手厚くサポートします。 |
|---|
| その他 | |
|---|---|
| セキュリティ | ISMS準拠／通信暗号化／システムの冗長化／ 脆弱性診断のクリア／2段階認証／IP制限機能 |
| 補足スペック | |
|---|---|
| 対応デバイス | PC / SP |
| API連携可否 | 不可 |
| 導入企業カスタム有無 | 不可 |
企業情報
| 会社名 | 株式会社オプティム |
|---|---|
| 住所 | 〒105-0022 東京都港区海岸1丁目2番20号 汐留ビルディング 18F |
| 設立年月 | 2000年6月 |
| 資本金 | 444百万円（2022年4月1日現在） |
| 事業内容 | ライセンス販売・保守サポートサービス（オプティマル）事業 ・IoTプラットフォームサービス ・リモートマネジメントサービス ・サポートサービス ・その他サービス |
| 代表者名 | 菅谷 俊二 |
文書管理システム
文書管理システムとは？
文書管理とは、社内で共有が必要なドキュメントやコンテンツを一元的に管理し、効率的な編集・保存・活用を可能にするプロセスを指します。紙文書を電子化し、デジタルデータとして保管・管理することで、情報の検索性向上や業務の効率化、セキュリティ強化が実現できます。このような管理をシステム化したものが文書管理システムであり、文書の作成、承認ワークフロー、保管、アクセス制御、保存期間の設定、最終的な破棄までを一括して管理できます。 電子帳簿保存法や個人情報保護法といったコンプライアンス要件への対
比較表つきの解説記事はこちら【2025年版】文書管理システム比較29選！企業・自治体におすすめの製品を紹介
『OPTiM 文書管理』とよく比較されている文書管理システム
IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。こちらのページは、株式会社オプティムの 『OPTiM 文書管理』（文書管理システム）に関する詳細ページです。製品の概要、特徴、詳細な仕様や動作環境、提供元企業などの情報をまとめています。気になる製品は無料で資料請求できます。
