文書管理システム 「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現 SPA

紙の書類は閲覧性や可読性の良さといったメリットがありますが、印刷コストや保管コスト、資料を探す手間がかかります。また、働き方改革で注目が集まる業務の自動化も紙の書類だと困難です。

SPAはこのような課題を解決。
紙の書類をスキャンするだけで、OCR機能によりテキストを自動でデータ化し、データのタイトルや項目を解析して自動でフォルダーに振分けることが可能です。

OCR機能も用途に応じて以下の3種類のエンジンをフィールド単位で使い分けることが可能。活字だけでなく、手書き文字、チェックボックスも読み取り可能です。

①ABBYY FineReader Engine（標準搭載）
200ヶ国以上、5,000万人以上が使用する実績のある日本語・英数の活字に対応したOCRエンジン。

②Tegaki（有償オプション）※1
OCR・ディープラーニングを活用した独自のアルゴリズムで認識率99.2%（※2）の手書き・活字両方対応のOCRエンジン。
※1 TegakiはCogent Labsの手書きOCRサービスです
※2 すべての手書き帳票で初回から99.2%の認識率を保証するものではありません

②WingArc Data Capture（標準搭載）
活字に加えて、手書きのチェックボックスにも対応。チェックボックスの認識率は99.5%と高精度です。

また、自動補正機能により、スキャン時に傾いてしまった文書も傾き、回転・縮小、台形を補正してからOCRで読み取るため、認識率の低下を防ぐことができます。

■自動取り込み
他システムから出力される文書ファイルや、作成した文書ファイルを自動的に保存（アーカイブ）できます。
指定のフォルダーを監視し、ルールに基づき取り込み、利用者が参照しやすいファイル名で保管します。

■自動仕分け
人が紙をファイリングする際の判断基準となる「仕分けのルール」を自動化。
PDFやOfficeファイル、画像ファイルなどの日付や数字、文字列などの条件を読み取り、あらかじめ指定したフォルダーに振り分けします。

■ライフサイクル管理
文書の作成から破棄までの証跡を残すことや、文書の保存期間に応じた自動削除といった操作を自動化します。

■操作は簡単！すぐに使える
エクスプローラーのようなインターフェイスで、文書の検索や取得が簡単。文書は画面内でプレビューできます。

■グローバル対応
日本語、英語、中国語（簡体字・繁体字）、フランス語、チェコ語、タイ語、韓国語の文書に対応しています。
ユーザーインターフェイスは日本語、英語、中国語（簡体字）に対応しています。

■Web APIでシステム連携が容易
Web API （無償公開）でプログラムからSPAを直接操作できます。社内ポータルやアプリケーションへの組み込みや、自社システムと連動したシステム運用が可能になります。

■高精度な検索機能
全文検索はもちろん、文字、数字、日付による部分一致や範囲検索も可能です。

■仮想文書を利用した柔軟な運用
SPAは、原本のPDFに手を加えることなく、仮想PDF（SPA上のショートカット）として文書を扱うことができます。原本を保護しながら、複数の文書を1つのファイルにまとめたり、ページ単位に切り出して1つのファイルにしたりして利用できます。

■多彩なセキュリティコントロール
原本のPDFに手を加えることなく、仮想PDFでパスワード設定や印刷不可、透かしやマスク、墨消しなど、細かい設定が可能です。

■データを可視化
データ化することにより、自動集計や可視化といった活用が可能になります。BIダッシュボード「MotionBoard」を利用すれば、簡単に可視化できます。（※別途「MotionBoard」の購入が必要です）

■ETLツール・RPAツールと連携
SPAでデータ化することにより、ETLツールやRPAツールと連携できるようになり、業務の自動化を促進させます。