電子化×自動化で業務効率化を実現する電子活用ソリューション SPA

ビジネスを動かす上で欠かせない、請求書や発注書、配送伝票などの帳票類。これらの帳票は、法定制度や社内規定に沿って保存しておくべきもの、万が一のために保管しておくものなど、用途や目的に合わせて管理を行い、必要な際には即時に参照し活用できる必要があります。
「SPA」は、紙による帳票運用の利便性はそのままに、電子帳票の保管・管理を自動化し、帳票運用管理に関わる業務の劇的な効率化を実現できます。

■人による仕分けのナレッジをシステム化
電子化した帳票類をファイルサーバー上の共有フォルダで管理している場合に、格納ルールの統一運用ができず、参照時に無駄に検索の手間がかかってしまった、という経験はありませんか？
SPA は、“人”を中心に流れる業務や仕分けのナレッジをシステム化。条件に合わせて電子帳票を指定フォルダへ自動仕分け、参照時にもスピーディーな検索を可能にします。

■仮想PDFによる柔軟な管理と運用
原本はそのままに、仮想的にフォルダへの振り分けを行ったり、ページ単位で抽出し別のPDFデータを作成することができます。例えば、1ヶ月分の請求書が１つにまとまったPDF帳票を会社別にファイル単位に振り分けることが可能です。様々な視点や切り口での仕分けが可能になると共に、原本データを保証し高セキュリティの運用を可能にします。

■高速・高精度の検索機能
電子帳票をまるでDBのように扱うことができ、膨大な帳票の中から瞬時に目的の帳票を見つけられます。また、検索条件に一致した帳票一覧リストの出力を可能です。
単純な全文検索以外にも、当社帳票ツールSVFで作成したPDFの場合、フィールド名検索や明細行での検索、日付・数量や金額での範囲検索もできます。
さらに日本語以外にも8ヶ国語の帳票に対応しています。

■原本保証型のPDFセキュリティ
原本データを維持したまま、パスワード・印刷制限・透かし・アクセス制御・マスク・墨消しなどのセキュリティ設定を緻密に設定できます。

■権限に応じたアクセス、きめ細やかなセキュリティ設定
①フォルダ単位のアクセス権
「ロール」「グループ」「ユーザー」という概念でユーザーの操作権限を「読み込み」「書き込み」「拒否」の3段階で設定可能。

②監査証跡として利用可能な履歴管理
全てのユーザー操作ログが、サーバー上にログとして記録されます。
「いつ」「誰が」「どこから」「何をしたか」という操作ログの取得をはじめ、PDFファイルのプレビュー、印刷、ダウンロードや、PDFファイルの編集などの各種操作の履歴をファイル単位で記録し、履歴を管理。PDF自体に履歴が残るため、社外への持ち出しなど不正利用時の証跡として利用できるにはもちろん、監査証跡として利用可能。

③タイムスタンプ（時刻認証）の付与と改ざん有無の確認
オプションのライセンスを追加すると、SPAへのアーカイブ時にPDFファイルに対してタイムスタンプを付与できます。これにより、タイムスタンプの付与後の改ざん有無を確認できます。

④PDFファイルへの情報埋め込み
SPAからのダウンロード時に「ダウンロード実行日時」「ダウンロードしたログインユーザーID」「ダウンロードを行ったログインユーザー名」「任意の文字列」など12種類の情報をPDFファイルに任意に付加可能。これらの情報はPDF自体に埋め込まれるので、USBメモリやメールでPDFを外部へ持ち出しても消えることなく、不正利用の際の証跡として利用できます。