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文書管理システムとは?

文書管理とは、社内で共有が必要な文書(ドキュメント・コンテンツ)などを保管したり編集作業の管理を行うことを言い、コンピュータ上で電子化・デジタル化した文書を保管・管理するシステムを文書管理システムといいます。文書の作成から保管・活用・保存、そして破棄するまでの管理が可能です。文書管理システムの提供形態には、オンプレミス・パッケージソフト・クラウド等があり、特にクラウド型ではコスト面、導入の容易さなどのメリットがあります。

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「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現 SPA

ウイングアーク1st株式会社

  • SPA
  • POINT1 用途に応じて3種類から選べるOCRエンジン
  • POINT2 自動仕分けや高精度の検索機能など、高度な文書管理機能
  • POINT3 書類のデータ化によりETLやRPAとの連携も可能に
従業員規模 提供形態 カテゴリー
全ての規模に対応 パッケージソフト
オンプレミス
クラウド
文書管理システム

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電子化による統制をサポートいたします! 文書管理システム 文書デザイナー

株式会社ユニオンシンク

  • 文書管理システム 文書デザイナー
  • POINT1 エクスプローラ感覚の使い慣れた操作性!
  • POINT2 登録・改訂は承認フローでしっかり統制!原本管理もバッチリ!
  • POINT3 関連する書類はリンク付け!
従業員規模 提供形態 カテゴリー
全ての規模に対応 オンプレミス
パッケージソフト
SaaS
ASP
文書管理システム

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ファイルサーバーではじめる文書管理 FileBlog (ファイルブログ)

株式会社鉄飛テクノロジー

  • FileBlog (ファイルブログ)
  • POINT1 ファイルサーバー運用をさらに便利に効率化
  • POINT2 ファイルサーバーをそのまま情報共有ポータル化
  • POINT3 導入・運用がとても簡単
従業員規模 提供形態 カテゴリー
全ての規模に対応 オンプレミス
パッケージソフト
文書管理システム

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膨大な社内文書の中から、目的の書類を瞬時に入手 eValue V

株式会社大塚商会

  • eValue V
  • POINT1 複合機と連携して、簡単に紙文書を電子化
  • POINT2 全文検索やビジュアル検索などの検索機能を搭載
  • POINT3 アクセス権管理や印刷・持ち出し制限で、社内の情報漏えい対策に
従業員規模 提供形態 カテゴリー
100名以上 オンプレミス
クラウド
パッケージソフト
SaaS
サービス
文書管理システム

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書類を電子化して場所を選ばない働き方を 文書管理支援ソリューション

株式会社 日立ドキュメントソリューションズ

  • 文書管理支援ソリューション
  • POINT1 文書管理の現状調査から、新たなルール策定・環境構築を支援
  • POINT2 運用開始後も、チェック・改善まで継続的にコンサルティング可能
  • POINT3 製造業を中心に大学、金融業、商社など幅広い導入実績!
従業員規模 提供形態 カテゴリー
全ての規模に対応 オンプレミス
サービス
文書管理システム

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ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム 楽々Document Plus

住友電工情報システム株式会社

  • 楽々Document Plus
  • POINT1 ペーパーレス化を促進し、働き方改革を強力サポート
  • POINT2 スピーディーな全文検索&ワークフロー機能も搭載
  • POINT3 契約書・ISO文書管理の支援機能も豊富、導入実績550社超え
従業員規模 提供形態 カテゴリー
10名以上 パッケージソフト
オンプレミス
文書管理システム

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企業間・部門間情報共有プラットフォーム PROCENTER/C

NECソリューションイノベータ株式会社

  • PROCENTER/C
  • POINT1 社内・海外とも安心・安全・確実な情報共有を実現します。
  • POINT2 情報共有におけるコミュニケーションロスを削減します。
  • POINT3 機密情報の漏洩対策に不可欠な高セキュリティを確保します。
従業員規模 提供形態 カテゴリー
全ての規模に対応 パッケージソフト 文書管理システム

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【中堅企業/契約書の期日管理で実績多数!】 Documal SaaS

株式会社富士通四国インフォテック

  • Documal SaaS
  • POINT1 効率のよい文書管理ができ、働き方改革の取組みとしても有効
  • POINT2 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有にも活用可能
  • POINT3 無料でお試しができ、導入前に操作感や運用イメージがつかめます
従業員規模 提供形態 カテゴリー
100名以上 クラウド
SaaS
文書管理システム

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企業内情報の見える化促進 SAVVY/EWAP

ジップインフォブリッジ株式会社

  • SAVVY/EWAP
  • POINT1 社内文書を一元管理して、文書管理として共有・活用を推進
  • POINT2 検索エンジン+文書管理で情報共有を、スマートに、スピーディに
  • POINT3 利用者の情報共有環境での「企業内情報の見える化」を実現
従業員規模 提供形態 カテゴリー
100名以上 パッケージソフト
オンプレミス
文書管理システム

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フリープラン・無料お試しあり!誰でも使える情報共有ツール welog

株式会社トライバルメディアハウス

  • welog
  • POINT1 フリープランでも満足に使える
  • POINT2 有料プランは初期費用0円、300円 /人の従量課金制で導入しやすい
  • POINT3 簡単に使いこなせるからツール導入時の学習コストが必要ない
従業員規模 提供形態 カテゴリー
全ての規模に対応 クラウド
SaaS
文書管理システム

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ナレッジ共有のための社内版ウィキペディア(社内wikiツール) NotePM

株式会社プロジェクト・モード

  • NotePM
  • POINT1 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
  • POINT2 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
  • POINT3 ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
従業員規模 提供形態 カテゴリー
全ての規模に対応 クラウド
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文書管理システム、徹底解説!

文書管理システムとファイルサーバの違いと必要性

企業には確実に管理し必要に応じて検索・参照できなければならない文書(ドキュメント・コンテンツ)が多くあります。経営企画室では役員会議の資料や議事録、開発部門では企画書や図面、生産部門ではスケジュール表や部品表、経理部門では各種帳簿書類、販売部門では契約書、売上伝票、納品書、請求書……などがあります。中には法令で保存が定められているものもありますし、企業内で保存ルールを決めているものもあります。

以前は、これらは紙書類で保存され、指定のキャビネットにファイリングして保存していました。しかし、紙のままでは取り扱いが面倒ですし、持ち出される危険性もあります。必要になったときに探し出すのも手間となります。そこで、開発されたシステムが「文書管理システム」です。

社内で共有や保存が必要な文書(ドキュメント・コンテンツ)などを登録・管理・検索・更新・廃棄まで、一括運用する文書管理。そのシステムには、分類しキーワードを付けて保管する「登録」、保管された文書から必要なものを見つける「検索」、文書の更新を管理する「バージョン管理」、紛失や漏えいを防ぐ「セキュリティ」など、さまざまなメリットをもたらす機能があります。ここでは、文書管理システムのもたらすメリットから基本機能、システムの選び方までを紹介します。

文書管理システムのメリット

文書管理システムの導入メリットを4つ紹介します。

メリット1│書類のペーパーレス化

文書管理システムでは、WordやExcel、PowerPoint、PDFといったさまざまなアプリケーションで作成された文書を、ファイル形式に関わらず保存、管理できます。社外から紙の状態で来た文書も、OCR処理によりテキストデータを付与した状態で登録することが可能です。

書類中のテキストは文書を登録、更新するときにデータベースに登録されます。このデータベースを使う専用検索エンジンなら、全文書を対象とする全文検索でも素早く完了させられます。さらに、文書登録時に文書ごとに重要度などの属性情報を追加する機能があり、記入されているテキスト以外を使った検索も可能です。

メリット2│専用のユーザーインターフェースによる権限管理

文書管理システムはメンバーの管理機能を持っています。専用のユーザーインターフェースを搭載しており、人員の登録、削除、異動などを簡単に実行可能です。事業計画案は責任者のみアクセス可能にする、チーム作業の進捗状況を把握する管理表はチーム内でのみ読み書き可能にしておく、といった設定も容易に行えます。

メリット3│重要書類や機密情報のセキュリティ管理

契約書を文書管理システムでペーパーレス管理すれば、原本の紛失、劣化を心配する必要がなくなります。過去の契約書を参照したいときも、検索ですぐに探し出せるでしょう。

また、本社と支店などが物理的に離れていても、オンラインで一元管理できます。取引先とどのような契約がなされているか、随時確認しながら、効率的に営業を進めることが可能です。文書管理システムでは、情報漏洩に対する配慮もされています。ファイルを印刷、保存すると、作業者名とともに履歴が記録されるので、セキュリティ面で不安を抱えることはありません。

メリット4│効率的なサーバ管理

文書管理システムなら、パッケージを導入するだけで社外からも必要な人員のみが文書にアクセスできる環境を実現できます。複雑な管理業務も不要になるので、費用対効果では自社で一から構築するより安価になるケースも多いでしょう。

※文書管理システムのメリットについては、以下の記事にて詳しく解説しています。
ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット

文書管理システムの機能一覧

次にこのようなメリットをもたらすことができる文書管理システムの機能をご紹介いたします。

登録機能

○キーワード(インデックス)登録
キーワード(インデックス)を付けて文書管理システムに登録
ルールに沿った名前や属性を付けて文書を登録
○コンテンツファイル対応
Webコンテンツや画像・動画を文書同様に保管できる製品もある
HTML・PDF・XML等への自動変換も可能
○MS-Office連携
Word、Excel、PowerPointなどのオフィス系文書をまとめて登録・管理
PDFなど電子文書も対応可能
○複合機連携
複合機のスキャナから文書を登録
○自動OCR機能
紙文書を電子化する際、PDF化してOCRでテキストを抽出
テキストは検索の際に利用可能
○タイムスタンプ
登録した年月日・時間を登録する機能
e-文書法ではタイムスタンプを義務化
○ワークフロー
文書登録時の承認申請をするワークフロー機能

検索機能

○キーワード(インデックス)検索
キーワードや登録しているインデックス検索
検索範囲をフォルダ、文書、ページに絞って検索できる製品もある
○AND、OR、NOT検索
キーワードを組み合わせて検索可能
○あいまい検索
完全に一致する言葉ではなく似た言葉を自動検索
○全文検索
システム全体から特定の言葉で検索可能
テラバイト級の大容量をほとんど一瞬で検索できる製品もある

バージョン管理機能

変更履歴を残し、いつ誰がどこを変更したのかわかるようにする文書管理の機能です。最新の文書を探す手間が省けるというメリットがあります。版管理とも呼びます。

セキュリティ機能

システムへのログインや文書への参照権限を与え、セキュリティを維持する文書管理の機能です。マイナンバー制度の施行などにより、セキュリティ機能の充実が見られるようになっています。

○権限設定
表示、読み込み、書き込み、削除の権限設定
フォルダごとファイルごと、ユーザおよびグループ単位で設定可能
Active Directoryとの連携が可能な製品もある
○ログ管理(作業履歴)
いつ、誰が、どんな操作をしたのか、すべての履歴を記録
情報漏えいの際の証跡として利用可能
ログ管理を社内に公表することで、内部犯行の抑止を期待できる
○ダウンロード/印刷制御
個人のパソコンへのダウンロード禁止
印刷を禁止できる機能を搭載している製品もある
○透かし
「透かし」を入れる機能
スクリーンショットを撮っても透かしが残る
○暗号化
極めて機密性の高い文書には暗号をかける

その他の機能

便利なあるいは個性的な文書管理の機能を紹介します。

○多言語対応
英語、フランス語、チェコ語、タイ語、韓国語、中国簡体字、中国繁体字などに対応
海外拠点との文書情報の共有が可能になる
○外部システム連携
会計、生産管理、販売管理、ファイルサーバなどから文書を登録・参照が可能
○特化型
特定の文書に特化:図面などのCADデータ管理、契約書保管
○モバイル対応
外出先のスマートフォンやタブレットPCから文書を参照可能

※文書管理システムの基本機能に関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

文書管理システムを導入の際、考えるべき4つのポイント

ここまで、文書管理機能が持つ豊富な機能とその機能によってもたらされるメリットについてご紹介してきました。最後に、文書管理システムを導入する上で重要な4つのポイントを紹介します。

ポイント1│利用目的に対して優先順位を考えて導入する

文書管理システム導入にあたって重要なポイントの1つは、何を優先して文書を管理するのかということです。閲覧のしやすさや、バージョン管理など様々な管理方法がある中で、自社にとって何が一番重要なのかを最優先に考え、その特性を考慮した管理の仕方が望ましいでしょう。

閲覧のしやすさと管理のしやすさはトレードオフの関係だと言われていますが、どちらを重視するかも運用時に決定しておく必要があります。全ての部門で使いやすい運用方法を採用することは難しいので、なるべく多くの部署が困らないような文書管理システムを選定することが重要です。文書管理システムは、社内の共有財産として利用されてこそ、価値を高めていくものです。

ポイント2│文書管理をする上で何が不便なのかを考えて導入する

導入を検討する際に考えなければならないのが、文書を管理する上でどんな課題があるのかということです。

文書管理システムを導入しても、導入前に不便だと感じていた点を解決するように設定しなければ、かえって煩雑さを増してしまうことになってしまいます。ファイリングの方法はどのようにするのか、索引をどのように付けるのかなど、文書管理システムに登録する作業の前にこれらを解決しておかないと、後で登録変更となった時に、多くの労力を割かなければなりません。

導入に際しては、どのように管理対象のファイルを管理すれば課題解決できるかを事前に相談し、きちんと対応していくことが重要です。

ポイント3│導入前にユーザーと管理者間で調整を図ってから導入する

文書管理システムの管理者とユーザー(従業員)では、システムの運用に対しての利用意識の違いが出てきます。先にも述べたように、管理のしやすさと閲覧のしやすさは、トレードオフの関係にあります。導入に際して管理者側で一方的な管理設定を行ってしまうと、意に反して不便なものになってしまうこともあるのです。

そこで、どのような管理設定の仕方にするのかを管理者とユーザーで話し合い、運用や活用方法についての議論を交わし、双方の納得の行く方法を探る必要があります。文書管理システムの運用に際し、上手に活用するためのポイントは「ユーザー」と「管理者」の間で事前に意見の擦り合わせ調整を行います。

ポイント4│運用に当たっての社員への情報リテラシー教育を徹底する

文書管理システムの運用に当たっては、社内の利用者に対して、情報リテラシー教育をすることが非常に重要となります。

管理されている文書は、会社の重要な財産です。しかし、いくら外部からの不正アクセスを警戒していても、社内の人間に悪用されては元も子もありません。当人にはその気がなかったとしても、情報漏えいが起こってしまえば大きな問題となります。

これらを防ぐために、リスク管理研修などを設け、社員教育を徹底していくことが必要です。また、細かい利用規定を設けたり、閲覧に際しては不要なアクセスを行わないなど、様々な対策を考える必要があります。利用対象である従業員のニーズに合わせ、適切な規定を設けていきましょう。

まとめ

文書管理システムは特定の文書を管理するためのシステムです。今回は文書管理システムが持つさまざまな機能、その機能がもたらすメリット、導入にあたって考えるべきポイントをまとめてご紹介いたしました。

文書管理システムには、さまざまな種類があり、その種類によって享受できるメリットも解決できる課題も異なります。そのため、自社における解決したい課題をしっかりと見極めて、どの製品が自社に合っているのかを比較検討してみてください。

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