文書管理システム 内部統制を強化し安全かつ快適な文書管理を実現 uCosminexus DocumentBroker

uCosminexusはクラウドサービスを効率的に管理するためのプラットフォームです。ビジネス環境の変化に対応し、サービスを素早く作成・更新することを目的としています。

現在、ビジネスにおいてインターネットが担う役割は非常に大きくなっています。インターネット上で完結した購買活動はもちろん、オンラインとオフラインを融合させ、シームレスな顧客体験を提供することが求められています。

ところが、各サービスが分断されていては効率的に管理できません。そこで、uCosminexusシリーズはアプリケーションサーバ製品「uCosminexus Application Server」を中核とし、さまざまな関連製品により企業のサービス管理を支援します。

そして、uCosminexus DocumentBrokerはその製品群のうちの１つです。既存の業務システムと連携し、多種多様な文書を一元管理するプラットフォームとして機能します。

uCosminexus DocumentBrokerには次の強みがあります。

◇コンプライアンス強化
業務文書を適切に保管。文書に施されたすべての操作を監査証跡として記録し、不正を防ぎます。
◇セキュリティ強化
文書が従業員によって不正利用されれば、大きな損失につながりかねません。そこで、uCosminexus DocumentBrokerはアクセス権を文書１つひとつに設定できます。また、ディレクトリサービスを利用したユーザー認証によりセキュアな環境を構築します。
◇データの保全性確保
文書データとインデックスデータを同一のデータベースにて管理。バックアップを簡単に保存できます。
◇高い拡張性の実現
文書数やユーザー数など、利用規模の変化に対して３層構造による柔軟な拡張性で対応します。簡単なサーバ増設により、システムの負荷分散を図ります。

uCosminexus DocumentBrokerを使う流れを簡単に見ていきましょう。


１．登録
システム上への文書の登録方法はさまざまです。たとえば、帳票や契約書などの紙文書は、デジタル複合機によりPDFなどの形でシステムに保存できます。また、電子文書はWebブラウザから、業務システムで管理されている文書はそのシステムから、uCosminexus DocumentBrokerへ移行できます。

２．管理
登録した文書は、管理機能によって適切に管理しましょう。フォルダ分類やバージョン管理により、書類の所在やバージョンを管理できます。また、アクセス権限の付与や操作ログの取得により、内部統制を図りながら文書を保存できます。

３．利用
文書管理の目的は、安全に保管することにとどまりません。必要に応じて利用できる必要があります。uCosminexus DocumentBrokerは迅速な検索機能などにより、ユーザーの快適な文書利用を支援します。