資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド
ITトレンドNo.1ヘッダー

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • 製品を探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • はじめての方へ
  • 掲載について
  • ITトレンドEXPO
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. 文書管理システム
  4. 文書管理システムの関連記事一覧
  5. 法律で定められた文書保管の期間とは?管理方法も解説!

法律で定められた文書保管の期間とは?管理方法も解説!

2022年01月05日 最終更新
文書管理システムの製品一覧
法律で定められた文書保管の期間とは?管理方法も解説!

文書保管に関する法律について詳しく理解して、それに則った文書管理を行いたくはありませんか。

この記事では、法律の観点からみた文書管理の必要性や、文書ごとの法定保存期間について詳しく解説します。文書保管を過ぎた場合の対処法や文書管理の具体的な方法も解説するのでぜひ参考にしてください。

この記事は2021年12月時点の情報に基づいて編集しています。

無料で資料請求!
文書管理システムの製品をまとめて資料請求! play_circle_outline
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

法律の観点から見た文書管理の必要性

事業活動で生じる文書は、会社法や労働基準法などの法律によって一定期間保管することが義務付けられています。法律に則った管理をしないと、社会的信用が落ちるだけでなく、過料が科される可能性もあるので注意が必要です。また、文書ごとに適用される法律が違うため、保管期間の年数や起算日も文書ごとに異なります。文書保管をする際は、文書にどのような法律が適用されるのかよく確認しましょう。

文書の保存期間一覧

文書ごとに設定されている法定保存期間について解説します。

永久保存の文書:定款・株主名簿など

以下は法的な保管義務がない文書ですが、会社や事業活動における重要性の高さから永久保存した方がよいとされています。

  • ・定款
  • ・株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿
  • ・登記、訴訟に関する書類
  • ・官公署への許認可関係の届出書類および重要文書
  • ・社規、社則に関する通達文書
  • ・永続的な効果が発生する契約に関する文書
  • ・権利や財産に関する書類
  • ・商品開発や設計に関する重要文書
  • ・人事に関する重要書類
  • ・従業員の権利に関する重要書類
  • ・労働協約に関する書類
  • ・表彰や懲戒に関する文書
  • ・決算に関する重要書類
  • ・株式増資に関する重要書類
  • ・予算設定に関する重要書類
  • ・固定資産に関する重要書類

30年保存の文書:電離放射線健康診断個人票など

以下は、30年間の法定保存期間が設定されている文書です。

  • ・クロム酸等の空気中における濃度の定期測定記録
  • ・特別管理物質の製造や取扱作業場で常時作業に従事する労働者に関する作業概 要等の定期記録
  • ・上記労働者の特定化学物質健康診断個人票
  • ・放射線業務従事者の線量の測定結果の記録
  • ・電離放射線健康診断個人票

10年保存の文書:株主総会議事録など

以下は、10年間の法定保存期間が設定されている文書です。

  • ・株主総会議事録
  • ・取締役会議事録
  • ・監査役会議事録
  • ・委員会議事録
  • ・重要会議の記録
  • ・満期または解約となった契約書
  • ・製品の製造、加工、出荷、販売の記録
  • ・貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表
  • ・総勘定元帳などの会計帳簿類

7年保存の文書:源泉徴収簿など

以下は、7年間の法定保存期間が設定されている文書です。

  • ・仕訳帳など取引に関する書類
  • ・決算に関する書類
  • ・各証憑書類
  • ・領収書、預金通帳、手形控、振込通知書、請求書、契約書、見積書
  • ・扶養控除、配偶者特別控除、保険料控除の申告書
  • ・じん肺健康診断記録、エックス線写真
  • ・粉じんの濃度測定記録、測定結果の評価記録
  • ・源泉徴収簿

5年保存の文書:従業員の身元保証書など

以下は、5年間の法定保存期間が設定されている文書です。

  • ・従業員の身元保証書
  • ・従業員の健康診断個人票
  • ・誓約書等の書類
  • ・有価証券届出書、有価証券報告書および添付書類、訂正届出書の写し
  • ・産業廃棄物管理票の写し
  • ・産業廃棄物処理の委託契約書
  • ・契約期限を伴う覚書、念書、協定書などの文書

3年保存の文書:労働者名簿など

以下は、3年間の法定保存期間が設定されている文書です。

  • ・労働者名簿
  • ・雇入れ、解雇、退職に関する書類
  • ・災害補償に関する書類
  • ・労使委員会議事録
  • ・労災保険に関する書類
  • ・労働保険の徴収、納付等の関係書類
  • ・家内労働者に関する帳簿
  • ・派遣に関する管理台帳
  • ・身体障害者になったことを証明する書類
  • ・郵便物などの発受信簿

1~2年保存の文書:雇用保険に関する書類など

以下は、1~2年間の法定保存期間が設定されている文書です。

  • ・臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し
  • ・当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類など
  • ・雇用保険に関する書類
  • ・標準報酬改定通知書など社会保険に関する書類

文書保存の期間を過ぎた場合の対処法

保管期間が過ぎた文書は、シュレッダーや溶解処理で廃棄する必要があります。特にマイナンバーが記載されている下記の文書は、期限到来後すぐに廃棄しなければならないので注意が必要です。

  • ・支払調書
  • ・扶養控除等申告書
  • ・雇用保険被保険者資格取得届
  • ・健康保険厚生年金保険被保険者資格取得届

シュレッダーを使う場合は、二度と復元できないように細かく砕きましょう。溶解処理する場合は、文書の内容が外部に漏れないよう信頼できる業者に依頼することが大切です。

文書保管の期間管理をする方法

文書を法定保存期間管理する方法について解説します。

Excelとファイリングで管理する

Excelを使う場合は、直接シートに文書の項目や保管期限などを記載します。法改正によって文書の管理方法が変わった場合は、都度内容を変更しなければなりません。保管する文書の数が少ない小規模事業者におすすめです。ファイリングによって文書管理する方法は、以下の3種類です。

バーチカルファイリング

文書をまとめてクリアファイルなどのフォルダに保管する方法です。簡単に文書を管理できます。

簿冊式ファイリング

バインダーなどの表紙がついたファイルに文書を保管する方法です。背表紙に見出しやタイトルを記載できるため、ファイル内にどのような文書が入っているのかすぐにわかります。

ボックスファイリング

文書を収納したファイルをボックス型のフォルダに入れて保管する方法です。タグに見出しを記載することで、目的の文書を探しやすくなります。

文書を電子化してツールで管理する

「e-文書法」や「電子帳簿保存法」の要件を満たしている文書は、文書管理システムを使って電子管理できます。昨今は文書保管の電子化における法整備が進んでいるため、要件に合う場合はぜひ電子化しましょう。

文書管理システムは、システム上で文書を一括管理できるツールです。紙媒体で保存する時と比べて、保管・廃棄コストが削減されます。保管する文書の数が多い場合におすすめです。

ビジネス文書保管の期間を理解して効率よく管理しよう!

文書の中には、法律によって一定期間保存することが義務付けられている文書もあります。法定保存文書を保管する際は、文書ごとに保存期間の年数や起算日などをしっかりと確認しましょう。

文書の数が少ない場合は、Excelとファイリングで管理するのがおすすめです。一方で文書の数が多い場合は、文書管理システムで一括管理するのがよいでしょう。文書ごとの保管方法を理解して、効率よく文書管理をしてください。

無料で資料請求!
文書管理システムの製品をまとめて資料請求! play_circle_outline
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
文書管理システム 選び方ガイド
電球 製品を選ぶときのポイントがわかる!
電球 どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら arrow

このカテゴリーに関連する記事

【2022年版】文書管理システムをタイプ別に徹底比較!

【2022年版】文書管理システムをタイプ別に徹底比較!

ISOにもとづいた文書管理の方法とは?種類や手順も紹介

ISOにもとづいた文書管理の方法とは?種類や手順も紹介

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

ISO文書の保管や管理方法とは?運用のポイントを解説!

ISO文書の保管や管理方法とは?運用のポイントを解説!

【2022年版】クラウド型文書管理システム比較!無料製品も紹介

【2022年版】クラウド型文書管理システム比較!無料製品も紹介

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「法律で定められた文書保管の期間とは?管理方法も解説!」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
文書管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
カテゴリー資料請求ランキング
5月23日(月) 更新
第1位
  • ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
  • 住友電工情報システム株式会社
第2位
  • AI OCRを搭載した文書管理ソリューション「SPA」
  • ウイングアーク1st株式会社
第3位
  • バクラク電子帳簿保存
  • 株式会社LayerX
4位以下のランキングはこちら
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
レビュー用バナー
新着記事
  • 【2022年版】文書管理システムをタイプ別に徹底比較!
    文書管理システムとは、文書や電子化されたドキュ...
  • 文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説
    文書管理とは、企業内のさまざまな文書を管理する...
  • 内部統制において文書管理が重要?要件を満たすために何をすべき?
    企業は内部の人物によって損害を被るリスクにさら...
  • 文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!
    文書管理システムは、社内の大量にある書類を電子...
  • 文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!
    文書管理規程とは、企業が文書管理を行うにあたっ...
  • 【2022年最新】アプリ対応文書管理システム!フリーの製品も紹介
    この記事では、アプリ対応の文書管理システムを紹...
  • 【2022年版】クラウド型文書管理システム比較!無料製品も紹介
    この記事ではクラウド型文書管理システムを紹介し...
  • 文書管理を効率化するには?紙文書の課題と解決策を解説!
    紙の書類が多く、文書管理が煩雑になっていません...
  • ISO文書の保管や管理方法とは?運用のポイントを解説!
    文書保管とISOの重要性は理解していても、具体的に...
  • ISOにもとづいた文書管理の方法とは?種類や手順も紹介
    ISO9001とは、品質マネジメントシステムのことです...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ
IT製品を探す
製品を探す |
ランキングから探す |
専門家一覧
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
List Finder |
Urumo! |
bizplay |
Sales Doc

Copyright (C) 2022 IT Trend All Rights Reserved.

文書管理システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline
リストをリセットreplay
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?
はい いいえ