法律の観点から見た文書管理の必要性
事業活動において作成される文書は、会社法や労働基準法などの法律によって一定期間保管することが義務付けられています。法律に則って管理しないと、社会的信用が落ちるだけでなく、過料が科される可能性もあるので注意が必要です。また、文書ごとに適用される法律が違うため、保管期間の年数や起算日も文書ごとに異なります。文書保管する際は、文書にどのような法律が適用されるのかよく確認しましょう。
文書の保存期間一覧
ここでは、文書ごとに設定されている法定保存期間について解説します。
永久保存の文書：定款・株主名簿など
以下は法的な保管義務がない文書ではあるものの、会社や事業活動における重要性の高さから永久保存した方がよいとされています。
- ・定款
- ・株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿
- ・登記、訴訟に関する書類
- ・官公署への許認可関係の届出書類および重要文書
- ・社規、社則に関する通達文書
- ・永続的な効果が発生する契約に関する文書
- ・権利や財産に関する書類
- ・商品開発や設計に関する重要文書
- ・人事に関する重要書類
- ・従業員の権利に関する重要書類
- ・労働協約に関する書類
- ・表彰や懲戒に関する文書
- ・決算に関する重要書類
- ・株式増資に関する重要書類
- ・予算設定に関する重要書類
- ・固定資産に関する重要書類
30年保存の文書：電離放射線健康診断個人票など
以下は、30年間の法定保存期間が設定されている文書です。
- ・クロム酸等の空気中における濃度の定期測定記録
- ・特別管理物質の製造や取扱作業場で常時作業に従事する労働者に関する作業概要等の定期記録
- ・上記労働者の特定化学物質健康診断個人票
- ・放射線業務従事者の線量における測定結果の記録
- ・電離放射線健康診断個人票
10年保存の文書：株主総会議事録など
以下は、10年間の法定保存期間が設定されている文書です。
- ・株主総会議事録
- ・取締役会議事録
- ・監査役会議事録
- ・委員会議事録
- ・重要会議の記録
- ・満期または解約となった契約書
- ・製品の製造、加工、出荷、販売の記録
- ・貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表
- ・総勘定元帳などの会計帳簿類
７年保存の文書：源泉徴収簿など
以下は、７年間の法定保存期間が設定されている文書です。
- ・仕訳帳など取引に関する書類
- ・決算に関する書類
- ・各証憑書類
- ・領収書、預金通帳、手形控、振込通知書、請求書、契約書、見積書
- ・扶養控除、配偶者特別控除、保険料控除の申告書
- ・じん肺健康診断記録、エックス線写真
- ・粉じんの濃度測定記録、測定結果の評価記録
- ・源泉徴収簿
５年保存の文書：従業員の身元保証書など
以下は、５年間の法定保存期間が設定されている文書です。
- ・従業員の身元保証書
- ・従業員の健康診断個人票
- ・誓約書等の書類
- ・有価証券届出書、有価証券報告書および添付書類、訂正届出書の写し
- ・産業廃棄物管理票の写し
- ・産業廃棄物処理の委託契約書
- ・契約期限を伴う覚書、念書、協定書などの文書
- ・労働者名簿
- ・雇入れ、解雇、退職に関する書類
- ・災害補償に関する書類
- ・労使委員会議事録
３年保存の文書：労災保険に関する書類など
以下は、３年間の法定保存期間が設定されている文書です。
- ・労災保険に関する書類
- ・労働保険の徴収、納付等の関係書類
- ・家内労働者に関する帳簿
- ・派遣に関する管理台帳
- ・身体障害者になったことを証明する書類
- ・郵便物などの発受信簿
１～２年保存の文書：雇用保険に関する書類など
以下は、１～２年間の法定保存期間が設定されている文書です。
- ・臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し
- ・当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類など
- ・雇用保険に関する書類
- ・標準報酬改定通知書など社会保険に関する書類
以下の記事では、紙の文書管理における課題や文書の電子化について解説しています。文書管理の効率化を検討している方はご覧ください。
書類保管期間の起算日はいつ？
法律で定められた書類保管には、期間と同時に特定の起算日も定められています。起算日とは、該当期間の計算がスタートする日のことを指し、書類によってさまざまです。次の表は、一般的な文書の種類と対応する起算日の例を示したものです。
| 文書の種類 | 起算日 | 保存期間 |
|---|---|---|
| 取引に関する帳簿（例：売掛帳、買掛帳など） | 事業年度の確定申告書の提出期限の翌日 | ７年 |
| 計算書類および附属明細書（例：貸借対照表、損益計算書など） | 作成日 | 10年 |
| 賃金その他労働関係の重要書類（例：タイムカード、残業命令書、残業報告書など） | 賃金支払期日 | ５年 |
| 四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し | 提出した日 | ３年 |
このように、書類によって起算日も異なることがわかるでしょう。正しく文書を保管するためにも、保存期間だけでなく起算日もあわせてチェックしておくことが重要です。
文書保存の期間を過ぎた場合の対処法
保管期間が過ぎた文書は、シュレッダーや溶解処理で廃棄する必要があります。特にマイナンバーが記載されている下記の文書は、期限到来後すぐに廃棄しなければならないため注意が必要です。
- ・支払調書
- ・扶養控除等申告書
- ・雇用保険被保険者資格取得届
- ・健康保険厚生年金保険被保険者資格取得届
シュレッダーを使う場合は、復元できないように細かく砕きましょう。溶解処理する場合は、文書の内容が外部に漏れないよう信頼できる業者に依頼することが大切です。
文書保存期間を正しく把握し適切に対処するためには、文書管理システムによる一元管理が有効です。システムについて詳しく知りたい方は、以下を参考にしてください。
保存期間を守らなかった場合はどうなる？
ここまででわかるとおり、文書保管に関する法律では、さまざまな種類の文書に対して特定の保存期間が定められています。法律で定められた保存期間は、会計文書や雇用記録、契約書類などの重要文書に関して特に厳格です。当然、保存期間を守らないことには、法的なリスクや罰則が生じる可能性があります。
例えば、法律によって７年間の保存が義務付けられている会計記録を早期に廃棄してしまった場合を考えましょう。その場合、追徴課税や消費税額控除分の増額といった罰則や、罰金が課せられるケースもあります。また税務調査や法的な紛争の際に必要な証拠が提供できなくなる可能性も出てくるでしょう。これは企業にとって大きな不利益を招き、場合によっては罰金や法的な制裁、信頼失墜につながることも考えられます。
また、保存期間内であっても文書を適切に保管していない場合、情報漏えいやデータの損失のリスクも増大します。特に個人情報を含む文書の場合、これらの情報の不適切な管理はプライバシー侵害や法的な責任問題に発展する恐れがあるでしょう。
保存期間が定められていない文書はどう扱う？
文書には、法律による明確な保存期間が定められていないものも存在します。これらの文書の取り扱いは、企業の判断に委ねられる場合が多いでしょう。しかし、すべての文書を破棄するわけにはいかないため、次のような分類をしたうえで適切な管理をしましょう。
まずは文書を「必要なもの」「不要なもの」「判断に迷うもの」の３つに分類します。この分類にもとづき、それぞれの文書に対して適切な管理方法をすることが重要です。
- 必要なもの
- 法定保存文書でなくても、企業にとって重要な情報を含む文書は保存しましょう。企業の歴史や重要な決定の記録なども含まれます。
- 不要なもの
- 現在使用していない、または将来的に利用価値が低いと判断される文書は処分しましょう。一時的なメモや重複するカタログ、古い情報が含まれる文書などがメインです。
- 判断に迷うもの
- 現時点では必要性が不明確だが、将来的に利用する可能性がある文書については、一定期間保存し、その後再評価しましょう。
さらに、保存が必要と判断された文書には、適切な保存期間を設定しましょう。短期、中期、長期といった大まかな期間を設けることが一般的です。企業内での合意形成や、定期的な見直しを通じて、文書の価値と保存期間を適切に管理することが大切です。
最終的には、各文書の内容や重要性や企業の方針にもとづき、保存期間を決定し、必要に応じて柔軟に見直しを行いましょう。こうしたアプローチにより、不必要な文書の蓄積を防ぎつつ、重要な情報を適切に保護するバランスが保たれるでしょう。
文書の保管期間を管理する方法
文書の法定保存期間を管理する方法について２つの方法を解説します。
Excelとファイリングで管理する
Excelを使う場合は、直接シートに文書の項目や保管期限などを記載します。法改正によって文書の管理方法が変わった場合は、都度内容を変更しなければなりません。保管する文書の数が少ない小規模事業者におすすめです。ファイリングによって文書管理する方法は、以下の３種類です。
バーチカルファイリング
文書をまとめてクリアファイルなどのフォルダに保管する方法です。簡単に文書を管理できます。
簿冊式ファイリング
バインダーなどの表紙がついたファイルに文書を保管する方法です。背表紙に見出しやタイトルを記載できるため、ファイル内にどのような文書が入っているのかすぐにわかります。
ボックスファイリング
文書を収納したファイルをボックス型のフォルダに入れて保管する方法です。タグに見出しを記載することで、目的の文書を探しやすくなります。
文書を電子化してツールで管理する
「e-文書法」や「電子帳簿保存法」の要件を満たしている文書は、文書管理システムを使って電子管理できます。昨今は文書保管の電子化における法整備が進んでいるため、要件に合う場合は電子化しましょう。
文書管理システムは、システム上で文書を一括管理できるツールです。紙媒体で保存するときと比べて、保管・廃棄コストを削減できます。保管する文書の数が多い場合におすすめです。
こちらの記事では、ITトレンドおすすめの文書管理システムを紹介しています。文書管理の効率化に課題を感じている企業は、今回紹介した内容とあわせてぜひ参考にしてください。
ビジネス文書保管の期間を理解して効率よく管理しよう
文書には、法律によって一定期間保存することが義務付けられているものもあります。法定保存文書を保管する際は、文書ごとに保存期間の年数や起算日などをしっかりと確認しましょう。
文書の数が少ない場合は、Excelとファイリングで管理するのがおすすめです。一方で文書の数が多い場合は、文書管理システムで一括管理するのがよいでしょう。文書ごとの保管方法を理解して、効率よく文書を管理してください。
