製造業における文書管理の課題と重要性
製造業では、設計図面や仕様書、品質管理記録など膨大な文書が日々作成されます。これらを紙で管理していると、必要な書類を探すのに時間がかかったり、最新版が分からなくなったりするリスクが生じます。特に、設計変更や品質保証に関する記録が適切に管理されていないと、業務の混乱を招くだけでなく、重大なミスやコンプライアンス違反につながりかねません。
こうした課題を解決し、業務の効率化と品質向上を同時に実現するには、文書管理システムの導入が有効です。近年、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が求められるなか、文書管理の最適化は製造業の競争力を高めるうえで、重要な施策の一つです。
製造業が文書管理システムを導入するメリット
次に、製造業が文書管理システムを活用することで得られる主な４つのメリットを紹介します。
書類検索時間を削減できる
製造業では、設計仕様書や作業指示書など、業務に必要な書類を迅速に確認できるかどうかが生産性を左右します。文書管理システムを導入すれば、文書をタグやキーワードで一括管理でき、検索時間を大幅に短縮可能です。業務効率が向上するとともに、従業員の負担も軽減されます。
設計変更や改善履歴を正確に把握できる
設計変更の履歴を正確に管理することは、品質管理や製品の継続的な改善に不可欠です。バージョン管理機能を備えた文書管理システムなら、いつ・誰が・どのような変更を行ったのかが自動で記録されます。過去の設計データを正確に把握できるため、設計ミスを未然に防ぎ、品質の安定化につながります。
製造業関連の規格・基準に適応できる
製造業では、ISOやJIS規格など各種法規制への対応が求められます。文書管理システムの導入で、規格に沿った文書管理が可能になり、監査時の資料提出もスムーズに行えます。また、文書の更新履歴や承認プロセスを記録する機能を活用すれば、コンプライアンスリスクを低減し、安全な運用体制を構築できるでしょう。
工場間や他部署とスムーズに情報連携できる
複数拠点をもつ製造業では、拠点間や部署間での文書共有が課題となります。クラウド型の文書管理システムを導入することで、リアルタイムで最新の文書を共有可能です。情報の行き違いや作業ミスが減少し、業務全体の連携が強化されます。
製造業DXに関連する記事をまとめて以下からご覧いただけます。製造業に適した各種システム比較記事など、ぜひご確認ください。
製造業向け文書管理システムの選び方
製造業が文書管理システムを選ぶ際に、特に注目すべき３つのポイントを解説します。
現場スタッフが直感的に操作できるか
製造現場で文書管理システムを定着させるには、直感的に操作できるUI/UXが重要です。現場の作業員が異なる言語を使用する場合でも、多言語対応のシステムならスムーズに利用できます。また、タブレットやスマートフォンなどのモバイル端末を活用する現場も多いため、モバイルから簡単にアクセスできるシステムであれば、利便性が向上し活用の幅が広がります。
CAD・図面・技術文書に対応しているか
製造業では、設計図や仕様書、作業指示書など、多様な文書を扱います。特にCADデータは、製品設計や製造において重要な役割を果たしており、DXF、DWG、STEP、IGESなど、さまざまな形式が存在します。CADデータも一元管理可能な文書管理システムを導入すれば、設計情報や製造指示の共有がスムーズになり、業務の効率化につながるでしょう。
ERPや生産管理システムと連携しやすいか
生産現場の効率化を図るためには、既存のERPや生産管理システムとの連携が必要です。API連携が可能なシステムを選ぶことで、製品情報や在庫情報を一元管理でき、情報共有の円滑化と業務プロセス全体の最適化が実現します。
より詳しい選び方は以下の記事で解説しています。文書管理システムの機能や種類なども紹介しているので、自社に最適なシステムを見つけるための参考にしてください。
【製造業向け】おすすめの文書管理システム
数多くの文書管理システムのなかから、製造業に最適な製品を厳選して紹介します。
楽々Document Plus
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、製造業向けの文書管理機能を強みとするクラウド型システムです。バージョン管理やアクセス制御機能を備え、設計データや生産管理資料の管理を効率化。ERPや他システムとの連携も可能で、DX推進にも役立ちます。
参考価格：月額90,000円/100ユーザー（クラウド版）
invoiceAgent
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する「invoiceAgent」は、製造業で頻繁に扱う発注書・納品書・検査証などの電子管理に優れたシステムです。AI技術を活用した自動仕分け・検索機能を搭載し、紙文書のデジタル化を促進。監査対応の強化や文書管理の効率化を実現し、業務負担を軽減します。
参考価格：初期費用無料～、月額30,000円～（10ユーザー・ストレージ５GBの場合）
PROCENTER SaaS
NECソリューションイノベータ株式会社が提供する「PROCENTER SaaS」は、バージョン管理機能を搭載し、設計変更や品質管理の履歴を正確に管理できるシステムです。APIを活用した業務システムやクラウドサービスとの連携にも対応しており、製造現場の文書管理を効率化します。クラウド対応で拠点間の情報共有もスムーズに行えます。
参考価格：月額50,000円～（クラウド版）
Documal SaaS
株式会社富士通四国インフォテックが提供する「Documal SaaS」は、ISO文書や設計図面の管理を効率化するクラウド型システムです。承認ワークフロー機能を備え、製造業の厳格な品質管理基準にも対応。拠点間の情報共有を円滑にし、ペーパーレス化を推進することで、業務の最適化に貢献します。
参考価格：初期費用330,000円～、月額22,000円～/10ライセンス
MyQuick
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、設計図面や仕様書、品質管理文書の管理に強みをもつ文書管理システムです。製造業向けの大容量ファイルにも対応し、高速検索機能でスムーズな情報共有を実現。部門間のデータ共有やISO文書の管理にも最適で、業務効率の向上に貢献します。
参考価格：月額20,000円～
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製造業向け文書管理システムを導入する際の注意点
文書管理システムの導入は、業務の効率化や情報管理の強化につながる一方で、適切な選定や運用が行われなければ、逆に混乱を招くこともあります。導入前に注意すべきポイントを押さえ、スムーズな運用を目指しましょう。
- ■社内業務フローにあわないシステムを導入すると業務が混乱する
- 業務フローに適さないシステムを選ぶと、かえって作業の手間が増え、非効率化を招く可能性があります。導入前に現場担当者や関係部署と協議し、業務プロセスを整理したうえで、必要な機能を明確にすることが重要です。システムが現場の実情にあっていれば、スムーズな運用が可能になります。
- ■操作教育や運用ルールが整っていないとシステムが定着しない
- 優れた文書管理システムを導入しても、現場で適切に活用されなければ意味がありません。導入後は定期的な研修や説明会を実施し、マニュアルや運用ルールを整備しましょう。特に、多拠点展開している製造業では、拠点ごとの統一ルールを明文化し、全社的に定着させることが重要です。
まとめ
製造業における文書管理は、品質や生産効率に直結する重要な業務です。文書管理システムを活用することで、業務効率化や情報共有の強化、コンプライアンス対応が可能になります。システム選定時は、現場での使いやすさやCAD・図面・技術文書への対応、バージョン管理機能、他システムとの連携性を重視することがポイントです。
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