ファイリングのコツとは？すぐに実践できる４つの方法を紹介！

そもそもファイリングとは

ファイリングとは、日々の業務で出てくる書類を、一定のルールに従い分類・整理することです。保管要件に沿って、作成した文書を必要なときにいつでも利用できるようにします。保管から廃棄にいたるまで、必要なルールを決めるのが特徴です。

実践したいファイリングの４つのコツ

ファイリングは、どのようにすれば効率的に進められるのでしょうか。ここでは今すぐ実践できるコツを、４つ紹介します。

１．不要な書類を処分する

不要な書類は、保管スペースを圧迫させるため、できるだけ早く廃棄すべきです。ここでは、保管期間を決める方法と玉突き方式について紹介します。

保管する期間を決める

書類ごとに保管する期間を決めておきましょう。期間到来後に保存するか廃棄するかを決めやすくなります。この際、設定した期間ごとに保管場所も決めておくのがおすすめです。

そして使用頻度が低くあまり重要でない書類は、保管期間到来後、できるだけ早く処分しましょう。個人情報などの重要な書類は、その他の書類とは分けて保管し、期間が到来したらシュレッダーで処分することが大切です。

玉突き方式で処分する

玉突き方式とは、古い書類から順に廃棄することです。廃棄するのが不安だという方は、倉庫に移動させるだけでも構いません。

たとえば作成したばかりの書類は棚の１番左に入れるというルールを作ったとしましょう。この場合、今年度作成した書類は棚の左側へ配置します。その書類を次年度は一つ右にずらし、３年目は一番右にいったので廃棄する、というイメージです。

このようにあらかじめ一定のルールを決めておけば、不要な書類がたまることがありません。

２．ひとまず保管できる場所を確保する

初めてファイリングをするとき、もしくは忙しくて余裕がないときは、どこに書類を保管すればよいのか迷うこともあるでしょう。この場合は、一時的に書類を保管する場所を決めておくのがおすすめです。

そうすると、重要度があいまいな書類を周りに散らかすことなく活用できます。保管した書類は、あとからファイリングすれば問題ありません。ファイリングする際に、どこに書類があるのか分かるようにしておきましょう。

仕掛りボックスなどは、他の書類と簡単に区分けできるため、書類の一時保管場所として最適です。

３．見出しと色で分類する

シール・ラベル・付箋・クリップなどを使って書類別に見出しや色をつけると、どこにどんな書類があるのか一目で分かるようになります。たとえば機密書類は赤、期日が迫っているものは黄色などにすると、色だけで重要度が分かるのでおすすめです。

ファイルを何度も繰り返し利用できるように、シールやラベルは剥がせるタイプを使いましょう。

４．書類やファイルを立てて保管する

書類を寝かせて保管すると、一番上のもの以外は何の書類かわからなくなります。

必要な書類を探すとき、上から順に確認していくのは非常に無駄な作業です。さらに、衝撃をあたえて書類が床に落ちると、大きな事故に繋がったり、他の書類が混在したりする可能性もあります。

そのため書類やファイルは、立てて保管しましょう。

人間は、左右の視野が広い生き物です。したがって書類やファイルを立てて置けば、必要な書類を見つけやすくなります。書類が山のようになることもないため、上記のような事故が起こる可能性も抑えられるでしょう。

一般的なファイリングの種類

一般的にファイリングには、「バーティカルタイプ」「バインダータイプ」「ボックスタイプ」があります。

１．バーティカルタイプ

書類を、キャビネットの引き出しやファイルボックスに垂直に保管する方法です。

同じ性質を持つ書類をフォルダに収め、それを縦置きにして保管します。フォルダを綴じこまないため、書類を出し入れしやすいのが特徴です。ただし目線より高い位置に保管すると、書類を探すのが難しくなります。

また蓋を閉じられないため、書類を紛失する可能性も高いです。書類が多くなると、引き出しやファイルボックスの数も増やさなくてはなりません。その場合は管理しやすくするために、シールやラベルなどで見出しをつける必要があります。

２．バインダータイプ

バインダーや厚型ファイルに書類を綴じ、本棚のように保管する方式です。

背表紙にタイトル・見出し・索引・年代・種類・重要度などを記載すれば、必要なときに探しやすくなります。ただし書類の多い少ないにかかわらず、バインダーや厚型ファイルを収めるためのスペースが必要です。またファイルを綴じこむのにも、時間と労力がかかります。

３．ボックスタイプ

ボックスファイルに書類を保管する方式です。

種類ごとにフォルダを細分化できるため、簡単に目的の書類を見つけられます。また、ボックス状になっているため、持ち運びもしやすいです。

ただし、ボックスファイルを揃えるには、ある程度の費用がかかります。また書類の量にかかわらず、ボックスファイルを保管するスペースが必要です。

ファイリングのコツを実践して、業務の効率化を！

ファイリングを行うコツは、以下のとおりです。

• ■不要な書類を処分する
• ■一時的にでも保管できるスペースを確保する
• ■見出しや色をつけて、書類を見つけやすくする
• ■書類を立てて保管する

ファイリングには、バーティカル・バインダー・ボックスタイプがあります。取り出しやすさならバーティカル、収納性ならバインダーやボックスタイプがおすすめです。

ファイリングのコツを実践して、書類管理を効率化させましょう。