資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • カテゴリーから探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • セミナーを探す
  • はじめての方へ
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. 文書管理システム
  4. 文書管理システムの関連記事一覧
  5. ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

Share
Tweet
Hatena
Pocket
2019年12月03日 最終更新
文書管理システムの製品一覧
ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

社内の書類が整理整頓されず分散していると、通常の業務に差し支えるだけでなく様々な課題があります。実は文章のファイリングのコツを掴むことで書類の管理はぐっと楽になります。

そこでこの記事では、書類管理におけるファイリングの概要やポイントについて紹介します。また、「バーティカルタイプ」「バインダータイプ」「ボックスタイプ」というファイリングの方式についても詳しく解説します。

文書管理システム の製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

そもそもファイリングとは

ファイリングとは、日々の業務で出てくる書類を、一定のルールに従い分類・整理することです。保管要件に沿って、作成した文書を必要なときにいつでも利用できるようにします。保管から廃棄にいたるまで、必要なルールを決めるのが特徴です。

実践したいファイリングの4つのコツ

ファイリングは、どのようにすれば効率的に進められるのでしょうか。ここでは今すぐ実践できるコツを、4つ紹介します。

1.不要な書類を処分する

不要な書類は、保管スペースを圧迫させるため、できるだけ早く廃棄すべきです。ここでは、保管期間を決める方法と玉突き方式について紹介します。

保管する期間を決める

書類ごとに保管する期間を決めておきましょう。期間到来後に保存するか廃棄するかを決めやすくなります。この際、設定した期間ごとに保管場所も決めておくのがおすすめです。

そして使用頻度が低くあまり重要でない書類は、保管期間到来後、できるだけ早く処分しましょう。個人情報などの重要な書類は、その他の書類とは分けて保管し、期間が到来したらシュレッダーで処分することが大切です。

玉突き方式で処分する

玉突き方式とは、古い書類から順に廃棄することです。廃棄するのが不安だという方は、倉庫に移動させるだけでも構いません。

たとえば作成したばかりの書類は棚の1番左に入れるというルールを作ったとしましょう。この場合、今年度作成した書類は棚の左側へ配置します。その書類を次年度は一つ右にずらし、3年目は一番右にいったので廃棄する、というイメージです。

このようにあらかじめ一定のルールを決めておけば、不要な書類がたまることがありません。

2.ひとまず保管できる場所を確保する

初めてファイリングをするとき、もしくは忙しくて余裕がないときは、どこに書類を保管すればよいのか迷うこともあるでしょう。この場合は、一時的に書類を保管する場所を決めておくのがおすすめです。

そうすると、重要度があいまいな書類を周りに散らかすことなく活用できます。保管した書類は、あとからファイリングすれば問題ありません。ファイリングする際に、どこに書類があるのか分かるようにしておきましょう。

仕掛りボックスなどは、他の書類と簡単に区分けできるため、書類の一時保管場所として最適です。

3.見出しと色で分類する

シール・ラベル・付箋・クリップなどを使って書類別に見出しや色をつけると、どこにどんな書類があるのか一目で分かるようになります。たとえば機密書類は赤、期日が迫っているものは黄色などにすると、色だけで重要度が分かるのでおすすめです。

ファイルを何度も繰り返し利用できるように、シールやラベルは剥がせるタイプを使いましょう。

4.書類やファイルを立てて保管する

書類を寝かせて保管すると、一番上のもの以外は何の書類かわからなくなります。

必要な書類を探すとき、上から順に確認していくのは非常に無駄な作業です。さらに、衝撃をあたえて書類が床に落ちると、大きな事故に繋がったり、他の書類が混在したりする可能性もあります。

そのため書類やファイルは、立てて保管しましょう。

人間は、左右の視野が広い生き物です。したがって書類やファイルを立てて置けば、必要な書類を見つけやすくなります。書類が山のようになることもないため、上記のような事故が起こる可能性も抑えられるでしょう。

一般的なファイリングの種類

一般的にファイリングには、「バーティカルタイプ」「バインダータイプ」「ボックスタイプ」があります。

1.バーティカルタイプ

書類を、キャビネットの引き出しやファイルボックスに垂直に保管する方法です。

同じ性質を持つ書類をフォルダに収め、それを縦置きにして保管します。フォルダを綴じこまないため、書類を出し入れしやすいのが特徴です。ただし目線より高い位置に保管すると、書類を探すのが難しくなります。

また蓋を閉じられないため、書類を紛失する可能性も高いです。書類が多くなると、引き出しやファイルボックスの数も増やさなくてはなりません。その場合は管理しやすくするために、シールやラベルなどで見出しをつける必要があります。

2.バインダータイプ

バインダーや厚型ファイルに書類を綴じ、本棚のように保管する方式です。

背表紙にタイトル・見出し・索引・年代・種類・重要度などを記載すれば、必要なときに探しやすくなります。ただし書類の多い少ないにかかわらず、バインダーや厚型ファイルを収めるためのスペースが必要です。またファイルを綴じこむのにも、時間と労力がかかります。

3.ボックスタイプ

ボックスファイルに書類を保管する方式です。

種類ごとにフォルダを細分化できるため、簡単に目的の書類を見つけられます。また、ボックス状になっているため、持ち運びもしやすいです。

ただし、ボックスファイルを揃えるには、ある程度の費用がかかります。また書類の量にかかわらず、ボックスファイルを保管するスペースが必要です。

ファイリングのコツを実践して、業務の効率化を!

ファイリングを行うコツは、以下のとおりです。

  • ■不要な書類を処分する
  • ■一時的にでも保管できるスペースを確保する
  • ■見出しや色をつけて、書類を見つけやすくする
  • ■書類を立てて保管する

ファイリングには、バーティカル・バインダー・ボックスタイプがあります。取り出しやすさならバーティカル、収納性ならバインダーやボックスタイプがおすすめです。

ファイリングのコツを実践して、書類管理を効率化させましょう。

文書管理システム 製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
文書管理システム 選び方ガイド
製品を選ぶときのポイントがわかる!
どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら

このカテゴリーに関連する記事

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

なぜ必要?文書管理システムの5つの導入目的とは

なぜ必要?文書管理システムの5つの導入目的とは

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
文書管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
関連製品・サービス
住友電工情報システム株式会社
住友電工情報システム株式会社
追加
ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム。「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポート。
株式会社ユニオンシンク
株式会社ユニオンシンク
追加
電子化による統制をサポートいたします!文書管理システム 文書デザイナー
文書デザイナーは、高機能なワークフローに最新版・原本管理が可能な文書管理システムです。ISO関連書類などの厳密な管理から、社内情報共有まで幅広く活用できます。権限設定も充実!
株式会社鉄飛テクノロジー
株式会社鉄飛テクノロジー
追加
ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
文書管理・文書運用の悩みを解決します。 優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システム。ファイルサーバーで文書管理ができます。
株式会社大塚商会
株式会社大塚商会
追加
膨大な社内文書の中から、目的の書類を瞬時に入手eValue V
社内規程や見積書・図面・伝票など、社内のさまざまな文書を電子化。見やすく管理できて、目的の書類を素早く見つけられます。
株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
追加
書類を電子化して場所を選ばない働き方を文書管理支援ソリューション
文書管理の課題やニーズは企業ごとに異なります。そこで日立ドキュメントソリューションズではお客さまの課題や目的に応じた文書管理をご提案します。
ウイングアーク1st株式会社
ウイングアーク1st株式会社
追加
「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
SPAは「書類をデータ化 同時に整理」。 これまで人が行っていた業務を自動化することで作業工数を大きく削減。 業務をスピードアップさせ、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
追加
企業間・部門間情報共有プラットフォームPROCENTER/C
セキュリティやバージョン管理、受領確認などの問題を解決することで企業間・部門間のコミュニケーションロスを減らし、生産性向上に貢献する情報共有プラットフォームです。
資料請求ランキング
1月18日(月) 更新
第1位
  • ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
  • 住友電工情報システム株式会社
第2位
  • ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
  • 株式会社鉄飛テクノロジー
第3位
  • 「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
  • ウイングアーク1st株式会社
一覧を見る
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • 文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!
    文書管理規程とは、企業が文書管理を行うにあたっ...
  • 文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!
    本記事では、文書管理システムを比較して紹介しま...
  • クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介
    文書管理システムとは、社内の紙文書や電子文書を...
  • 【アプリ対応】スマホ・タブレットでも使える文書管理システム7選!
    文書管理システムを利用することで、契約書や決裁...
  • ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット
    近年、文書管理システムを導入して業務効率化に活...
  • 文書管理を効率化するには?紙文書の課題と解決策を解説!
    紙の書類が多く、文書管理が煩雑になっていません...
  • 文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説
    文書管理とは、企業内の様々な文書を管理すること...
  • 文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!
    企業で発生する文書には適切な文書管理が必要です...
  • 文書管理とナレッジマネジメントの違いや関係性は?5分で分かる解説
    文書管理とナレッジマネジメントとはどう違うので...
  • ファイリングにおけるツミアゲ式とワリツケ式の違いについて解説!
    保管すべき文書が大量だと、文書管理は複雑化しま...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ|
IT製品を探す
カテゴリーから探す |
ランキングから探す
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
BIZトレンド |
List Finder |
Urumo! |
Seminar Shelf

Copyright (C) 2021 IT Trend All Rights Reserved.

文書管理システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline