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文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

2023年01月17日 最終更新
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文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

企業で発生する文書には適切な文書管理が必要ですが、文書の保管と保存の違いはご存知ですか。これらの違いを知らないままでは、文書管理できているとはいえません。

この記事では、文書における保管と保存の違いを解説します。あわせて、文書の保管・保存時のポイントや効率的な文書管理法を紹介しますので、参考にしてください。

この記事は2022年10月時点の情報に基づいて編集しています。

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文書管理における「保管」とは

文書管理における保管とは、使用頻度の高い文書を紛失や破損を防ぎながら、取り扱いやすい環境で管理することです。たとえば、使用頻度の高い文書をファイリングしたり、事務所内のキャビネットに整理・保管したり、利便性の高さを前提に管理します。

保管期限は原則1年としている企業が多いです。

文書管理における「保存」とは

文書管理における「保存」とは

文書管理における保存とは、使用頻度の低い文書を現状維持しながら管理することです。商法や会社法といった法令において、文書ごとの保存期間が定められているため、その期間内は文書を現状維持しなければなりません。

おのおの定められた保存期間ごとに文書を整理し、事務所外の文書庫や倉庫で管理します。

2022年1月に「改正電子帳簿保存法」が施行、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について、見直されました。

電子取引に関するデータ保存が義務化され、2023年12月末まで2年間に行われた電子取引については、プリントアウトして保存しておくことが認められました。 電子帳簿保存法関係の詳しい情報は、下記の国税庁の資料をご覧ください。

出典:電子帳簿保存法関係|国税庁

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文書を保存・保管するときのポイント

文書を保存・保管するときはどのような点に気をつけるべきでしょうか。3つの注意点を紹介します。

保存期間を設定する

法令で保存期間が定められていない文書は、社内で規定を設けましょう。規定を設けないと、同一文書なのに保存期間は部署ごとに異なるといった事態になりかねません。

保存期間は全社で統一することが大切です。一律に適用するのが難しい場合は、ひとまず部署ごとに保存期間を設定し、後に全社で保存期間を統一していきましょう。

保存期間を定める際は、経営上の観点や、訴訟といったリスクマネジメントの観点で基準を設けるとよいです。ただし、保存期間の設定が難しい文書もあります。そのような場合には、"短期保存"か"中長期保存"のどちらに当てはまるかだけでも決めましょう。

不要な文書は破棄する

日常業務で発生する文書の多くは、長期間保存する必要がないはずです。保存期間を過ぎた文書はすみやかに廃棄しましょう。定期的に廃棄すれば必要最低限の文書だけが残り、保管場所が省スペースになります。これにより、文書を整理しやすく、探しやすい環境を構築できます。

なお、機密性の高い文書の廃棄は専門業者に依頼しましょう。自社で行うよりセキュリティ性が高く、安全に文書を廃棄できます。

文書管理規程については、以下の記事で詳しく解説しています。

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効率良く文書管理をする方法

文書ごとに正確な保存期間を把握して管理するには、手間や時間がかかります。特に紙文書の場合は、保存期間ごとに文書をファイリングしたり、保存期間が過ぎた文書をシュレッダーにかけたりと、さまざまな作業が発生します。

文書管理システムを活用すれば、文書を電子化し、データとして管理が可能です。文書を電子化する際、保存期間も登録できます。システム上で状況把握が可能となり、検索性も上がります。

文書管理システムでペーパーレスになった結果、これまでの手間は省かれ、業務効率が向上するでしょう。

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保管と保存の違いを押さえて適切に文書管理しよう!

保管とは使用頻度が高い文書を取り出しやすいように管理することです。一方、保存とは使用頻度が低い文書の現状を維持しながら管理することを指します。文書を保存・保管する際のポイントは以下のとおりです。

■文書を保存・保管する際のポイント
  • ・保存期間の設定
  • ・不要文書の廃棄
  • ・廃棄年度ごとの管理
  • 文書管理は手間と時間がかかりますが、文書管理システムを活用すれば効率的です。保管と保存の違いを理解し、文書管理の最適化を図りましょう。

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    リックソフト株式会社
    リックソフト株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    4.1
    導入から定着まで独自の手厚いサポートConfluence(コンフルエンス)
    Confluenceは国内外で活用されている情報管理ツールです。文書を含む情報の整理・共有を効率化することで、働き方改革を実現。部署を越えた社員間のコラボレーションも促進します。
    住友電工情報システム株式会社
    住友電工情報システム株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    3.9
    ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
    企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム。「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポート。
    株式会社MetaMoJi
    株式会社MetaMoJi
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    4.7
    ハイブリッドワーク成功には画期的な文書共有MetaMoJi Share for Business
    タブレットの特性を最大限に生かしたグループコミュニケーションアプリです。 文書の作成・保管・修正などができ、グループ間でそれら情報をリアルタイムに相互に共有できます。
    株式会社大塚商会
    株式会社大塚商会
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    3.7
    電子帳簿保存法に対応 クラウドとオンプレから選べるeValue V
    社内規程や見積書・図面・伝票など、社内のさまざまな文書を電子化。見やすく管理できて、目的の書類を素早く見つけられます。
    NECソリューションイノベータ株式会社
    NECソリューションイノベータ株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    4
    脱PPAP!セキュアな情報共有プラットフォーム「PROCENTER/C」
    企業内だけでなく、企業間の情報を安全に管理・共有できる情報共有基盤です。 メール添付によるファイル共有からの脱却とデータの二重管理を回避し、業務効率化とセキュリティ強化を実現します。
    ウイングアーク1st株式会社
    ウイングアーク1st株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    3.9
    【JIIMA認証取得】文書管理ソリューションinvoiceAgent
    AI OCR機能による書類のデータ化から、文書管理・保管までをワンストップで行えます。 ※2022年6月より「SPA」は「invoiceAgent」に名称を変更しました。
    寺田倉庫株式会社
    寺田倉庫株式会社
    紙とデータのハイブリッド契約書管理システム【CLOUD CABINET】
    CLOUD CABINETは紙での契約書も電子契約もウェブ上で一括管理できるシステムです。
    インフォコム株式会社
    インフォコム株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    4.4
    月額2万円~.電帳法に対応.WF機能も備えたクラウド/オンプレミスMyQuick
    【月額2万円~】電子帳簿保存法にも対応。ワークフロー機能も備えた「MyQuickクラウド」 企業内の文書管理、文書共有、文書検索を支援するシステムとして幅広くご活用いただけます。
    株式会社TOKIUM
    株式会社TOKIUM
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    5
    あらゆる書類を保存できる文書管理クラウド TOKIUM電子帳簿保存
    あらゆる国税関係書類を、電子帳簿保存法の要件を満たして保存する文書管理クラウドです。 紙やデータ、様々な形式で届く取引関係書類を電子化し、TOKIUMで一元管理することができます。
    株式会社プロジェクト・モード
    株式会社プロジェクト・モード
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    4.3
    社内wikiでナレッジ共有・文書管理NotePM
    NotePMは社内のドキュメントや業務ノウハウの情報を一元管理するナレッジ共有ツールです。蓄積しやすく、見つけやすい情報共有を実現します。セキュリティ対策や柔軟なアクセス制限機能も特徴。
    株式会社鉄飛テクノロジー
    株式会社鉄飛テクノロジー
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    4.2
    ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
    文書管理・文書運用の悩みを解決します。 優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システム。ファイルサーバーで文書管理ができます。
    株式会社富士通四国インフォテック
    株式会社富士通四国インフォテック
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    4.3
    電帳法にも対応した文書管理・ワークフローサービスDocumal SaaS
    PC、スマートフォン等端末を選ばずインターネット環境があればどこからでも利用できる、セキュアなクラウドサービスです。 電子帳簿保存法の「電子取引」区分のデータ保存にも対応しています。
    株式会社LegalOn Technologies
    株式会社LegalOn Technologies
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    4
    AIが、あらゆる契約書を自動管理LegalForceキャビネ
    LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートする「AI契約管理システム」です。 契約書の検索時間と管理工数は限りなくゼロになり、スマートな契約書管理を実現します。
    株式会社Box Japan
    株式会社Box Japan
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    4
    コンテンツ管理で改正電帳法対応をスマートに!Box
    改正電帳法対応や情報ガバナンスを強化! 「Box」のコンテンツ管理機能の活用で、企業ガバナンス強化の基盤や電帳法対応の基盤を構築することができます。
    株式会社ビーガル
    株式会社ビーガル
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    5
    社内文書・資料・カタログなど、会社を丸ごとデジタル化するDXWisebookONE
    PDFファイルをシステムへドラッグ&ドロップしていただくだけで、簡単にデジタルブックが作成できるクラウドサービスです。 豊富なプランとカスタマイズ対応で様々なニーズにお応えします。
    リックソフト株式会社
    リックソフト株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    4
    【電帳法対応】文書管理・プロセス改善を実現Alfresco(アルフレスコ)
    電子帳簿保存法対応の「コンテンツ管理+プロセス管理+レコード管理」を兼ね備えたオンプレミスの文書管理ツール。グローバルで利用され、多くの企業の業務効率化を実現しています。
    株式会社Box Japan
    株式会社Box Japan
    DXに必須!セキュリティの脅威から企業の情報資産を守るBox Shield
    ゼロトラストの一歩先へ!DX時代に最も重要なセキュリティ対策。 インテリジェントなセキュリティ制御と脅威検知機能により、内部犯行やうっかりミス、マルウェアによる情報漏えいリスクを最小化
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