資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • カテゴリーから探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • セミナーを探す
  • はじめての方へ
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. 文書管理システム
  4. 文書管理システムの関連記事一覧
  5. 文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

Share
Tweet
Hatena
Pocket
2019年12月11日 最終更新
文書管理システムの製品一覧
文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

企業で発生する文書には適切な文書管理が必要ですが、文書の保管と保存の違いはご存知ですか。これらの違いを知らないままでは、文書管理できているとはいえません。

この記事では、文書における保管と保存の違いを解説します。あわせて、文書の保管・保存時のポイントや効率的な文書管理法を紹介しますので、参考にしてください。

文書管理システム の製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

文書管理における「保管」とは

文書管理における保管とは、使用頻度の高い文書を紛失や破損を防ぎながら取り扱いやすい環境で管理することです。たとえば、使用頻度の高い文書をファイリングしたり、事務所内のキャビネットに整理・保管したり、利便性の高さを前提に管理します。

保管期限は原則1年としている企業が多いです。

文書管理における「保存」とは

文書管理における保存とは、使用頻度の低い文書を現状維持しながら管理することです。商法や会社法といった法令において、文書ごとの保存期間が定められているため、その期間内は文書を現状維持しなければなりません。

おのおの定められた保存期間ごとに文書を整理し、事務所外の文書庫や倉庫で管理します。

文書を保存・保管するときのポイント

文書を保存・保管するときはどんな点に気を付けるべきでしょうか。3つの注意点を紹介します。

保存期間を設定する

法令で保存期間が定められていない文書は、社内で規定を設けましょう。規定を設けないと、同一文書なのに保存期間は部署ごとに異なるといった事態になりかねません。

保存期間は全社で統一することが大切です。一律に適用するのが難しい場合は、ひとまず部署ごとに保存期間を設定し、後に全社で保存期間を統一していきましょう。

保存期間を定める際は、経営上の観点や、訴訟といったリスクマネジメントの観点で基準を設けると良いです。ただし、保存期間の設定が難しい文書もあります。そのような場合には、"短期保存"か"中長期保存"のどちらに当てはまるかだけでも決めましょう。

不要な文書は破棄する

日常業務で発生する文書の多くは、長期間保存する必要がないはずです。保存期間を過ぎた文書はすみやかに廃棄しましょう。定期的に廃棄すれば必要最低限の文書だけが残り、保管場所が省スペースになります。これにより、文書を整理しやすく、探しやすい環境を構築できます。

なお、機密性の高い文書の廃棄は専門業者に依頼しましょう。自社で行うよりセキュリティ性が高く、安全に文書を廃棄できます。

効率良く文書管理をする方法

文書ごとに正確な保存期間を把握して管理するには、手間や時間がかかります。特に紙文書の場合は、保存期間ごとに文書をファイリングしたり、保存期間が過ぎた文書をシュレッダーにかけたりと、さまざまな作業が発生します。

文書管理システムを活用すれば、文書を電子化し、データとして管理が可能です。文書を電子化する際、保存期間も登録できます。システム上で状況把握が可能となり、検索性も上がります。

文書管理システムでペーパーレスになった結果、これまでの手間は省かれ、業務効率が向上するでしょう。

保管と保存の違いを押さえて適切に文書管理しよう!

保管とは使用頻度が高い文書を取り出しやすいように管理することです。一方、保存とは使用頻度が低い文書の現状を維持しながら管理することを指します。文書を保存・保管する際のポイントは以下のとおりです。

  • ■保存期間の設定
  • ■不要文書の廃棄
  • ■廃棄年度ごとの管理

文書管理は手間と時間がかかりますが、文書管理システムを活用すれば効率的になります。保管と保存の違いを理解し、文書管理の最適化を図りましょう。

文書管理システム 製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
文書管理システム 選び方ガイド
製品を選ぶときのポイントがわかる!
どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら

このカテゴリーに関連する記事

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

なぜ必要?文書管理システムの5つの導入目的とは

なぜ必要?文書管理システムの5つの導入目的とは

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
文書管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
関連製品・サービス
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
追加
企業間・部門間情報共有プラットフォームPROCENTER/C
セキュリティやバージョン管理、受領確認などの問題を解決することで企業間・部門間のコミュニケーションロスを減らし、生産性向上に貢献する情報共有プラットフォームです。
株式会社ユニオンシンク
株式会社ユニオンシンク
追加
電子化による統制をサポートいたします!文書管理システム 文書デザイナー
文書デザイナーは、高機能なワークフローに最新版・原本管理が可能な文書管理システムです。ISO関連書類などの厳密な管理から、社内情報共有まで幅広く活用できます。権限設定も充実!
株式会社鉄飛テクノロジー
株式会社鉄飛テクノロジー
追加
ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
文書管理・文書運用の悩みを解決します。 優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システム。ファイルサーバーで文書管理ができます。
株式会社富士通四国インフォテック
株式会社富士通四国インフォテック
追加
【中堅企業/契約書の期日管理で実績多数!】Documal SaaS
インターネット環境があればどこからでも利用できる、クラウドサービスです。 PC、タブレット、スマートフォンと端末問わずに使え、社外でもセキュアな情報共有が可能です。
株式会社トライバルメディアハウス
株式会社トライバルメディアハウス
追加
フリープラン・無料お試しあり!誰でも使える情報共有ツールwelog
誰でも簡単に使える情報共有ツール。社内Wikiやナレッジベースの構築、議事録や日報といった業務記録など、チーム・組織運営に必要な情報を簡単に記録・共有・活用できます。
株式会社大塚商会
株式会社大塚商会
追加
膨大な社内文書の中から、目的の書類を瞬時に入手eValue V
社内規程や見積書・図面・伝票など、社内のさまざまな文書を電子化。見やすく管理できて、目的の書類を素早く見つけられます。
株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
追加
書類を電子化して場所を選ばない働き方を文書管理支援ソリューション
文書管理の課題やニーズは企業ごとに異なります。そこで日立ドキュメントソリューションズではお客さまの課題や目的に応じた文書管理をご提案します。
ウイングアーク1st株式会社
ウイングアーク1st株式会社
追加
「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
SPAは「書類をデータ化 同時に整理」。 これまで人が行っていた業務を自動化することで作業工数を大きく削減。 業務をスピードアップさせ、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
住友電工情報システム株式会社
住友電工情報システム株式会社
追加
ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム。「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポート。
資料請求ランキング
1月18日(月) 更新
第1位
  • ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
  • 住友電工情報システム株式会社
第2位
  • ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
  • 株式会社鉄飛テクノロジー
第3位
  • 「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
  • ウイングアーク1st株式会社
一覧を見る
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • 文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!
    文書管理規程とは、企業が文書管理を行うにあたっ...
  • 文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!
    本記事では、文書管理システムを比較して紹介しま...
  • クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介
    文書管理システムとは、社内の紙文書や電子文書を...
  • 【アプリ対応】スマホ・タブレットでも使える文書管理システム7選!
    文書管理システムを利用することで、契約書や決裁...
  • ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット
    近年、文書管理システムを導入して業務効率化に活...
  • 文書管理を効率化するには?紙文書の課題と解決策を解説!
    紙の書類が多く、文書管理が煩雑になっていません...
  • 文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説
    文書管理とは、企業内の様々な文書を管理すること...
  • 文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!
    企業で発生する文書には適切な文書管理が必要です...
  • 文書管理とナレッジマネジメントの違いや関係性は?5分で分かる解説
    文書管理とナレッジマネジメントとはどう違うので...
  • ファイリングにおけるツミアゲ式とワリツケ式の違いについて解説!
    保管すべき文書が大量だと、文書管理は複雑化しま...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ|
IT製品を探す
カテゴリーから探す |
ランキングから探す
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
BIZトレンド |
List Finder |
Urumo! |
Seminar Shelf

Copyright (C) 2021 IT Trend All Rights Reserved.

文書管理システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline