電子請求書をPDF送付しても良い？法律上の有効性と利用のメリット

電子請求書とは？

電子請求書とは、通常紙で印刷されている請求書をメールやWeb上でやり取りできるように、PDF形式など電子化したものになります。請求書を電子化することで、業務負担を削減し、保存することも簡単になります。

今ではさまざまな書類が電子化されており、紙で保存する必要があった請求書も要件を満たせばPDF形式などのデータで保存することも可能です。請求書は企業によって重要な書類になり、税務上適切な管理をする必要があるため、電子請求書に関する法律やルールを把握することが大切です。

請求書のPDF送付は法律的に大丈夫なのか？

請求書を電子化するときに重要なことは、請求書の電子データでのやり取りが法律的に問題ないかということです。請求書の電子化でポイントになることは、請求書を送付する側と受け取る側で法律が変わります。

まず、請求書をPDFなどの電子データで送付する場合は、実は今までも法律的に問題ないとされています。 基本的に、請求側と支払い側が請求の内容を認識してやり取りができれば問題ないとされています。「請求書」は「請求」のやり取りがあった証明になるため、電子化した請求書を送付しても問題なく、税務調査などで事実確認が必要な場合も電子データが存在していれば問題ありません。

そのため、電子請求書を扱う上で重要になることは電子請求書を「受け取る側」です。ここからは請求書を電子化する法律について説明していきます。

e-文書法により要件を満たす書類は電子化が可能に

請求書を電子化する法律は1998年に施行された「電子帳簿保存法」によって可能になりました。しかし、この法律の範囲は電子請求書を保存するためには、始めから請求書が電子化された状態で送られてくることが条件となります。そのため、紙で保存していた請求書を電子データで保存することは、この法律では認められません。

そこで、2005年に施行された「e-文書法」により、これまで紙の原本保存が義務付けられていた書類を電子化することが可能になりました。しかし、請求書は国税関係書類の中でも重要書類に該当するため、電子化して保存することは可能ですが、電子化するためにはいくつかの要件を満たす必要があります。

請求書電子化で満たすべき要件

請求書は国税関係書類になり、紙の原本保管が基本です。請求先から送られてきた請求書が電子化していれば、そのまま電子データで保存することが可能ですが、紙の請求書で送られてきた場合、電子化するためには下記の要件を満たす必要があります。

要件１．税務署長の許可を取得する

紙で保存している請求書を電子化するためには、電子データに変更する３ヶ月前に税務署長に申請を行い、承認を受ける必要があります。このときに、改ざん防止のため、電子署名や最後に変更された時間を証明する「タイムスタンプ」が必要になります。

要件２．請求書の真実性を確保する

税務署長の承認を得るためにも必要になりますが、電子請求書には「真実性」が求められます。他にも「完全性」と呼ばれることもありますが、電子データは改ざんしやすい特徴があるため、改ざんを予防し、請求書の内容が真実であることを明らかにする必要があります。そのためには、電子署名や作成日、最後に変更されたことを証明するタイムスタンプが必要です。

要件３．請求書の可視性を確保する

請求書であれば要件を満たせば何でも電子化できるというわけではありません。紙の状態で保存しているものでも状態が悪く、電子化したときに文字が読めないものは電子化は認められません。今では画像ではなく、文字データとして保存できるスキャンもありますが、文字化けして出力されたり、フォーマットが崩れて読みづらいこともあります。また、税務調査を効率よく調査が行えるように、以下の内容を満たすことも必要です。

• ●請求書の検索機能
• ●カラープリンターやカラーディスプレイが用意されていること
• ●国税関係の帳簿と関連付けしていること
• ●システムの関連書類を用意していること

ここまでの請求書電子化の要件を満たすことで請求書を電子化し保存することが可能です。

電子請求書を利用するメリットは？

電子請求書を扱う場合、既存の紙の請求書を電子化するときには要件を満たし管轄する税務署長に申請を行う必要があるため手間がかかります。しかし、電子請求書を「発行」することは手間やコストを削減でき、メリットが多くあるためおすすめです。ここからは電子請求書を利用するメリットを紹介していきます。

メリット１．コスト削減による業務改善

紙の請求書を発行するときには、作成した請求書データを印刷し、封筒に入れて郵送する必要があります。そのため、紙の請求書は紙・インク・封筒・送料のコストが発生します。請求書は毎月発生する業務であり、取引先が多い企業であれば電子化することで、先程のコストは不要になります。毎月1,000件近く請求書を発行している企業であれば、送料だけで10万円程かかる場合もあり、年間で計算すると100万円近くになるため、電子化することで大幅なコスト削減に繋がります。

今では携帯電話の利用明細など発行する部数が多い場合は、電子化する動きが多くなっており、紙の明細を希望する場合はその分の費用が必要になるケースも増えています。

メリット２．工数削減による業務改善

電子請求書を作成するまでは紙の請求書と工数は変わりません。しかし、紙の請求書は作成した請求書を印刷し、封筒に入れて、郵送手続きをする必要があります。請求書を電子データで相手に送ることで紙の請求書を送るときに発生した工数を削減でき、業務改善に繋がります。

メリット３．Web請求書の利用でセキュリティが向上

メールや紙で請求書を送ると誤送信をしてしまったときに対応が大変になります。そこでおすすめの請求書の送付方法は「Web請求書」を使うことです。Web請求書とはWeb上に請求書を作成し、メールで請求書にアクセスできるURLを送信します。もし、誤送信だと気づいてもサーバにアップロードされている電子請求書を削除するだけで情報漏えいを防ぐことが可能です。

また、メールに電子請求書を添付して送信する場合は、メールのセキュリティが万全でないとサイバー攻撃を受けて、通信データが盗まれる可能性があります。それに対し、Web請求書はセキュリティ強度が高いデータセンターにあるサーバに保存されているため、メールシステムよりもセキュリティレベルが高いです。

このように電子請求書を利用するときにはセキュリティを意識することが大切です。

まとめ：電子請求書を利用し、ビジネスを効率化させよう！

今までは紙の請求書が当たり前でしたが、「e-文書法」によって多くの書類が電子化可能になり、請求書も電子化する動きが進んでいます。請求書を電子化することで、請求書発行で生じるコストや工数を削減できます。また、業務効率改善の効果以外にもペーパーレスに繋がり環境問題にも貢献する一面もあり、大企業を中心に電子化が進んでいます。

電子請求書を利用することでメリットが多くありますが、より業務効率・セキュリティを求める場合はWeb請求書システムの活用がおすすめです。電子請求書を利用してビジネスを改善していきましょう。