請求書を電子化して送付しても良い？法律上の有効性と利用のメリット

電子請求書とは？

電子請求書とは、通常紙で印刷されている請求書をメールやWeb上でやり取りできるように、PDF形式などで電子化したものです。請求書を電子化すると保管が簡単になり、送付作業などを効率化できます。

今ではさまざまな書類が電子化されており、紙で保存する必要があった請求書も要件を満たせばPDF形式などのデータで保存が可能です。

PDF化した請求書の送付は法律的に問題ないのか？

請求書の電子化を進めるにあたって、重要な書類をPDF化して送付するのは法律的に問題ないのか心配する人も多いでしょう。結論からいうと、PDFで請求書を送付することは問題ありません。ただし、請求書を送付する側と受け取る側で、それぞれ注意点があるので紹介します。

請求書を発行する（請求）側

請求書をPDFなどの電子データで送付することは、法律的に問題ないとされています。

基本的に、請求側と支払い側が請求の内容を認識してやり取りができれば問題ないとされています。「請求書」は「請求」のやり取りがあった証明になるため、電子化した請求書を送付しても問題なく、税務調査などで事実確認が必要な場合も電子データが存在していれば問題ありません。

留意したい点として、送り先である企業も電子請求書のメリットを得られるか、ということを考慮しないといけません。というのも、各社の業務ルールで紙で保管しなければならないなど事情がある場合は、電子請求書をプリントアウトして保管するので結局印刷コストがかかるという事態になってしまいます。相手企業に一言断りを入れ、状況に合わせて対応する配慮が必要でしょう。

受け取る（受領）側

電子請求書を受け取る側は、e-文書法と電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要があります。また、これまでに受領した紙の請求書もスキャナ保存したい場合は、以下のようなルールに従わなければなりません。

• ■３ヶ月前に税務署へ申請する
• ■真実性を確保する
• ■可視性を確保する

これだけ見ると、請求書を電子化して保管するのは手間がかかりそうで受領側のデメリットとも取れますが、電子化によるメリットもあります。例えば、請求データの一元管理が容易になるため、経理の業務負担が軽減され、リモートワークへの移行がスムーズになる点が挙げられます。

要件１．税務署長の許可を取得する

電子化した請求書を保管するためには、電子保存を開始する３ヶ月前までに税務署長に承認申請書を提出する必要があります。

要件２．請求書の真実性を確保する

電子請求書には「真実性」が求められます。「完全性」と呼ばれることもありますが、電子データは紙の書類よりも改ざんしやすい特性があるため、請求書の内容が真実であることを証明する必要があります。そのため、作成や更新がされた日付と時刻を証明するタイムスタンプが必要です。

要件３．請求書の可視性を確保する

要件を満たせば何でも電子化できるというわけではありません。文字が読めない書類の電子化は認められません。また、税務調査を効率よく調査が行えるように、以下の内容を満たすことも必要です。

• ●請求書を検索できる機能が備わっていること
• ●カラープリンターやカラーディスプレイなどが用意されていること
• ●国税関係帳簿と関連付けしていること
• ●システムの開発関連書類を用意していること

こうした要件を満たすことで、請求書を電子化して保存が可能になります。なお、ここで紹介した要件は一部ですので、詳しい要件は国税庁の資料をご覧ください。

出典：はじめませんか、帳簿書類の電子化！｜国税庁

出典：はじめませんか、書類のスキャナ保存！｜国税庁

請求書の電子化に関連する法律は？

先述したとおり、電子請求書を受け取る側は法律に従う必要があります。ここからは、請求書の電子化に関連する法律について詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、書類を電子化し、データとして保存することを認めた法律で、1998年に施行されました。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」です。2005年の法改正では、紙の書類をスキャナ保存することも認められています。

国税関係帳簿書類と国税関係書類が対象となりますが、国税関係書類は「帳簿」と「書類」に分けられ、請求書は「書類」に分類されます。請求書以外に、書類に分類されるのは以下のようなものです。

• ■損益計算書
• ■賃借対照表
• ■見積書
• ■納品書

このうち、損益計算書や貸借対照表などは「決算関係書類」に分類され、請求書や見積書、納品書などは「その他の証憑類」に該当します。

「その他の証憑類」の場合、請求書を発行した側は、電子保存またはスキャナ保存ができます。対して、請求書を受領した側は、紙の書類をスキャナ保存することは認められていますが、電子保存することはできません。

しかし、一度も紙に出力せずPDFなどで取引先へ電子請求書を送付した場合は、税務署への申請なしに電子保存が可能です。事務処理規定を備え付けるか、送信日時がわかるタイムスタンプを付ければ、電子取引をした場合の電子帳簿保存要件を満たせます。

e-文書法とは

e-文書法とは、電子帳簿保存法と同じく、紙での保存が義務付けられていた書類を、電子データで保存できるように容認する法律です。しかし、電子帳簿保存法よりも広い範囲の文書（書類）の電子化要件を定めている点が異なります。e-文書法では、国税関係書類はもちろんのこと、建築図書や医療情報などの記録も、要件を満たせば電子化を認めています。

e-文書法の要件は以下です。

見読性

ディスプレイなどを用いて鮮明に見ることができること

完全性

電子文書に改ざんや消去がなかったことを証明できること

検索性

必要なデータを必要なときにすぐに検索し、引き出せること

このように、電子帳簿保存法よりも要件が簡潔です。

電子請求書を発行するメリットは？

電子請求書を発行にあたっては受領者側の了承を得る必要がありますが、電子化によりさまざまなメリットがあるので、ぜひ前向きに導入を検討してみましょう。

ここからは電子請求書を発行するメリットを紹介します。

メリット１．コスト削減による業務改善

紙の請求書を発行するときは、作成した請求書を印刷し、封筒に入れて郵送する必要があります。そのため、紙・インク・封筒・送料などのコストが発生します。

取引先が多い企業であれば請求書を電子化すると、先程のコストが不要になるので大幅にコストを削減できるでしょう。毎月1,000件近く請求書を発行している企業だと、送料だけで10万円程かかる場合もあります。年間で計算すると100万円近くになるため、請求書を電子化によるコストの削減効果は大きいはずです。

今では携帯電話の利用明細など、発行部数が多い企業では電子化が進んでおり、受領側が紙の明細を希望するとその分の費用が必要になるケースも増えています。

メリット２．工数削減による業務改善

電子請求書を作成するまでは紙の請求書と工数は変わりません。しかし、紙の請求書の場合、作成した請求書を印刷し、封筒に入れて、郵送手続きをする必要があります。電子請求書では、請求書を電子データで相手に送るだけなので、工数を削減でき、業務改善に繋がります。

メリット３．Web請求書の利用でセキュリティが向上

メールや紙で請求書を送る場合、万が一誤送信をしてしまったときは対応が大変になります。そこでおすすめしたい請求書の送付方法が「Web請求」です。Web請求とは、Web上に作成した請求書をアップロードし、メールで請求書にアクセスできるURLを送信します。もし、誤送信だと気づいても、サーバにアップロードされている電子請求書を削除するだけで、情報漏えいを防ぐことが可能です。

また、メールに電子請求書を添付して送信する場合は、メールのセキュリティが万全でないとサイバー攻撃を受けて、通信データが盗まれる可能性があります。それに対し、Web請求だとセキュリティ強度が高いサーバに請求書が保存されているため、メールシステムよりも安心でしょう。

電子請求書を利用し、ビジネスを効率化させよう

今までは紙の請求書が当たり前でしたが、e-文書法や電子帳簿保存法によって多くの書類が電子化可能になり、請求書も電子化する動きが進んでいます。請求書を電子化することで、請求書発行で生じるコストや工数を削減できます。また、ペーパーレスという観点から、環境問題にも貢献する一面もあり、大企業を中心に電子化が進んでいます。

電子請求書を発行することでメリットが多くありますが、より業務効率・セキュリティを求める場合はWeb請求書システムの活用がおすすめです。電子請求書を利用してビジネスを改善していきましょう。