Web請求書とは
Web請求書とは、Web上で発行から送信までが行える請求書のことです。従来の紙の請求書とは異なり、電子メールやウェブサイト、専用システムなどのデジタル媒体を利用して配布されます。
Web請求書では、印刷や郵送を行う必要がないため紙の請求書よりも手間がかからず、効率的に請求書を送信できます。また、ペーパーレスで管理も容易です。従来の紙の請求書と比較してメリットが多いため、近年多くの企業が導入しています。
Web請求書が普及した背景
ここからはWeb請求書が普及している背景を説明します。
電子帳票保存法の要件緩和
Web請求書が普及した要因として、電子帳簿保存法の改正が挙げられます。電子帳票保存法は、会計や税務関連の書類を電子データとして保存するための手続きや要件を定めた法律です。
2022年1月の法改正では、電子取引された請求書の電子データ保存が義務化されました。また義務化と同時に、電子データの保存要件が緩和され、事前承認手続きが不要になったため、Web請求書の取り扱いが容易になりました。これにより、発行側と受取側の両方が電子化に取り組みやすくなったため、Web請求書の利用が促進されています。
インボス制度の開始
Web請求書が普及した背景には、インボイス制度の開始も挙げられます。インボイス制度とは、消費税の仕入税額控除額を計算するための制度です。消費税法上の規定にもとづいて、一定の条件を満たす適格な請求書(インボイス)を発行することで、消費税の仕入税額控除を受けられます。
インボイス制度の導入により、記載項目や手続き内容が増加し、請求書発行業務はより複雑になりました。そのため、企業は請求書発行業務の負担を軽減し、効率化を図る必要があります。Web請求書の導入は、この課題に対処するための1つの手段として注目されています。
Web請求書の発行方法
Web請求書の発行方法は大きくわけて3つあります。それぞれの特徴について以下で解説します。
電子メールでの送付
ExcelやWordを使用して請求書を作成したあと、PDF形式に変換し、電子メールに添付して送信する方法です。ExcelやWordを使用するため、システムを導入する必要がなく、コストをかけずにWeb請求書を作成・送信できます。
ただし、PDFの添付や送信作業を1つずつ行う必要があるため、3つの発行方法のなかでは1番手間がかかるでしょう。また、誤送信のリスクもあり、セキュリティリスクが懸念されます。
クラウド上にアップロード
作成したPDFの請求書をクラウド上にアップロードして、取引先にダウンロードしてもらう方法です。1件ずつメールに送付する手間がかからないため、電子メールでの送付方法と比べると効率的です。また、誤送信の心配もありません。
ただし、請求書の作成方法は電子メールの場合と同じく、ExcelやWordなどで行うため、請求書の作成と送付を別々の手順で行う必要があります。
Web請求書発行システムの活用
請求書発行システムを活用して、請求書の作成や送付を一貫して行う方法です。請求書の作成から取引先への送付、管理までWeb請求書発行システムで完結するため、業務効率化につながります。
また、電子帳簿保存法やインボイス制度対応のクラウド請求書発行システムなら、法律に則った保存が可能です。
なお、以下の記事ではおすすめの請求書発行システムを比較紹介しています。選び方も詳しく解説しているため、ぜひご覧ください。
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Web請求書発行システムのメリット
ここでは、Web請求書発行システムを活用することで得られるメリットを解説します。
資材コスト・郵送費の削減
紙の請求書を送付する場合、Excelなどで作成した請求書を印刷し、封筒に入れて郵送します。この作業には印刷する紙やインク代、請求書を入れる封筒代、郵送するための送料が発生します。
取引先が少ない企業であれば、そこまで負担は大きくなりません。しかし、大きな企業で月間1000件の紙の請求書を発行している企業であれば、送料だけでも10万円近い金額になります。これを1年間継続するだけでも100万円近いコストが発生します。請求書発行は身近な業務であり、件数が多くなりやすくなるため効率化を考えることが有効です。
Web請求書を送信することで、紙の請求書を送るときに発生する上記の費用はすべてゼロになります。もちろんシステム利用料などは発生しますが、従来のコストよりは削減できるでしょう。
業務の効率化
紙の請求書を郵送するときには「紙を印刷し、封筒に入れ、郵送手続きを行う」というステップを踏みます。仮に1件の請求書を郵送するのに5分かかるとすれば、1000件の請求書を処理するためには5000分(84時間)必要です。
Web請求書発行システムを活用すれば請求書の作成から送信まで自動化できるため、上記の時間を大幅に削減し、業務の効率化を実現します。
セキュリティ対策
クラウド請求書発行システムには、自動配信機能が搭載されており、メールの誤送信を防げます。またセキュリティ対策として、請求データの閲覧や編集の権限設定、通信の暗号化機能なども備わっているため、情報漏えいのリスクを減らせるでしょう。
Web請求書を利用し、ビジネスを加速させよう
紙の請求からWeb請求書に切り替えることで、工数削減や郵送費削減など、さまざまなメリットがあります。特に請求書を発行している数が多い企業ほど効果が高いでしょう。
なお、セキュリティの向上や大幅な業務効率化を目指す場合は、Web請求書発行システムの活用がおすすめです。下のボタンから各社製品の資料を一括請求できるので、Web請求書システムの導入検討にぜひご活用ください。