Web請求書とは
Web請求書とは、Web上で発行から送信までが行える請求書のことです。従来の紙の請求書とは異なり、電子メールやウェブサイト、専用システムなどのデジタル媒体を利用して配布されます。
Web請求書では、印刷や郵送を行う必要がないため紙の請求書よりも手間がかからず、効率的に請求書を送信できます。また、ペーパーレスで管理も容易です。従来の紙の請求書と比較してメリットが多いため、近年多くの企業が導入しています。
なお、請求書を電子データ化しWeb上でやり取りすることは法的に問題ありません。また、Web請求書は紙の請求書と同等の法的効力をもちます。Web請求書に関する法律等については、以下の記事で詳しく解説しているため、あわせて参考にしてください。
Web請求書が普及した背景
ここからはWeb請求書が普及している背景を説明します。
電子帳票保存法の要件緩和
Web請求書が普及した要因として、電子帳簿保存法の改正が挙げられます。電子帳票保存法は、会計や税務関連の書類を電子データとして保存するための手続きや要件を定めた法律です。
2022年１月の法改正では、電子取引された請求書の電子データ保存が義務化されました。また義務化と同時に、電子データの保存要件が緩和され、事前承認手続きが不要になったため、Web請求書の取り扱いが容易になりました。これにより、発行側と受取側の両方が電子化に取り組みやすくなったため、Web請求書の利用が促進されています。
インボス制度の開始
Web請求書が普及した背景には、インボイス制度の開始も挙げられます。インボイス制度とは、消費税の仕入税額控除額を計算するための制度です。消費税法上の規定にもとづいて、一定の条件を満たす適格な請求書（インボイス）を発行することで、消費税の仕入税額控除を受けられます。
インボイス制度の導入により、記載項目や手続き内容が増加し、請求書発行業務はより複雑になりました。そのため、企業は請求書発行業務の負担を軽減し、効率化を図る必要があります。Web請求書の導入は、この課題に対処するための１つの手段として注目されています。
Web請求書の発行方法
Web請求書の発行方法は大きくわけて３つあります。それぞれの特徴について以下で解説します。
電子メールでの送付
ExcelやWordを使用して請求書を作成したあと、PDF形式に変換し、電子メールに添付して送信する方法です。ExcelやWordを使用するため、システムを導入する必要がなく、コストをかけずにWeb請求書を作成・送信できます。
ただし、PDFの添付や送信作業を１つずつ行う必要があるため、３つの発行方法のなかでは１番手間がかかるでしょう。また、誤送信が発生する可能性もあり、セキュリティリスクが懸念されます。
クラウド上にアップロード
作成したPDFの請求書をクラウド上にアップロードして、取引先にダウンロードしてもらう方法です。１件ずつメールに送付する手間がかからないため、電子メールでの送付方法と比べると効率的です。また、誤送信の心配もありません。
ただし、請求書の作成方法は電子メールの場合と同じく、ExcelやWordなどで行うため、請求書の作成と送付を別々の手順で行う必要があります。
Web請求書発行システムの活用
請求書発行システムを活用して、請求書の作成や送付を一貫して行う方法です。請求書の作成から取引先への送付、管理まで自動化できるため、３つの方法のなかで１番効率的です。また、電子帳簿保存法やインボイス制度対応のクラウド請求書発行システムなら、法律に則った保存も容易に行えます。
さらに、Web請求書発行システムには請求データの閲覧や編集の権限設定、通信の暗号化機能などが備わっています。そのため、セキュリティ性が高く、情報漏えいの防止も可能です。
以下の記事ではおすすめの請求書発行システムを比較紹介しています。選び方も詳しく解説しているため、ぜひご覧ください。
Web請求書のメリット
ここでは、Web請求書を活用することで得られるメリットを解説します。
発行する側のメリット
Web請求書を発行する側のメリットは以下のとおりです。
- ■資材コストや郵送費を削減できる
- 紙の請求書をWeb請求書に変更すると、印刷用の紙やインク、封筒、郵送費用などの経費を削減できます。特に、毎月1000件の紙の請求書を発行するような取引の多い企業では、大きなコスト削減効果が期待できます。
- ■業務を効率化できる
- Web請求書の場合、印刷・封入・郵送といった作業が必要ありません。手作業によるミスが減少し、確認や修正の手間も減ります。また、紙と比べて請求書の送付や受領のスピードが向上するため、請求処理全体の時間短縮が図れます。
- ■検索や管理が容易になる
- Web請求書は電子データとしてPC内に保存されるため、特定の請求書を素早く検索できます。必要な情報に迅速かつ簡単にアクセス可能なため、請求書を探す手間や労力も省けます。また、電子データの保管場所を共有し、複数の担当者が同時にアクセスすることも可能です。
受取側のメリット
Web請求書を受け取る側のメリットは以下のとおりです。
- ■すぐに受け取れる
- 紙の請求書の場合、郵送に時間がかかるため、受け取るまでに最低でも数日はかかります。一方Web請求書の場合、電子メールや専用システムなどで送付されるため、発行後の即日受取が可能です。早いタイミングで受け取れる分、請求書受領後の支払い処理作業にも素早く取りかかれます。
- ■テレワークの推進につながる
- 電子請求書はWeb上でやり取りが完結するため、物理的な書類の受取や処理が不要です。請求書を処理するためにオフィスに出勤する必要がなく、自宅や他の場所から業務を行えるため、テレワークの導入がスムーズに進みます。
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Web請求書のデメリットと注意点
多くのメリットがあるWeb請求書ですが、デメリットも存在します。ここでは、紙の請求書からWeb請求書に切り替える際に、注意すべき点を解説します。
取引先の同意を得る必要がある
請求書発行システムを導入する際は、あらかじめ取引先にも報告したうえで、同意を得る必要があります。同意を得るには、Web請求書の導入によって受取側にどのようなメリットがあるのかや、変更後のフローなどをわかりやすく説明することが重要です。
企業によってはメールやWeb上で請求書データを受け取ることに、抵抗を覚える場合もあるでしょう。また、相手企業のルールによっては、電子請求書を送信した後に紙の請求書を求められることも珍しくありません。そのため、紙の請求書を必要とする場合に対応できるよう備えておく必要があります。
システムの導入費用がかかる
電子請求書の発行に際してシステム等を導入する場合、当然導入費用がかかります。これらのコストは、特に中小企業にとって負担になることも考えられます。導入前に、長期的なコスト削減効果や業務効率向上などの費用対効果を検討しておくことが重要です。
なお、Web請求書発行システムのなかには、無料プランを提供している製品もあります。導入・運用コストに課題を感じている企業や試験的に導入してみたい場合には、無料で利用できる製品を検討するのもよいでしょう。以下のページでは無料のWeb請求書システムを紹介しているので、あわせて参考にしてください。
まとめ
紙の請求からWeb請求書に切り替えることで、工数削減や郵送費削減など、さまざまなメリットがあります。特に請求書を発行している数が多い企業ほど効果が高いでしょう。
なお、セキュリティの向上や大幅な業務効率化を目指す場合は、Web請求書発行システムの活用がおすすめです。下のボタンから各社製品の資料を一括請求できるので、Web請求書システムの導入検討にぜひご活用ください。
