電子帳簿保存法の導入手順を５つのステップで解説！事例紹介も！

電子帳簿保存法の導入率はどれくらいなのか

国税庁の発表によると、令和元年度の段階で累計承認件数は272,449件です。前年度が225,384件、前々年度が200,724件であり、順調に伸びてきていると言えます。

また、令和元年度における承認件数の内訳は以下のとおりです。

法人税・所得税

176,634件

源泉所得税

18,069件

申告所得税・消費税

62,625件

間接諸税

369 件

酒税

14,752件

参考：税務統計－電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況｜国税庁

電子帳簿保存法を導入するメリット

電子帳簿保存法を導入すると、以下のメリットが得られます。

ファイリングの負担がなくなる

紙で帳簿を管理していると、ファイリングに手間がかかります。一度の手間は微々たるものでも、積み重なればあなどれません。しかし、電子帳簿ならばその手間は不要になります。

検索が容易になる

紙のデータは、どこに何を保存したのか管理しづらいのが難点です。付箋を貼るなどの工夫は可能ですが、限界があります。一方、電子データなら検索すれば瞬時に見つかります。

スペースを節約できる

紙は意外とスペースを圧迫するものです。最初は余裕があっても、徐々に増えていくと保管場所がなくなります。一方、電子データなら物理的に場所をとりません。

セキュリティ性の向上

アクセス制限やログ管理、定期的なバックアップなどを施せば、データのセキュリティ性が向上します。これらはいずれも、紙のデータでは実施が困難な対策です。

電子帳簿保存法の導入手順

続いて、電子帳簿保存法の導入手順を紹介します。

１．課題・目的の明確化

前述したように、電子帳簿保存法にはいくつかのメリットがあります。しかし、どのメリットに主眼を置くかは、企業によって異なるでしょう。

そこで必要になるのが、課題・目的の明確化です。生産性向上や人件費の削減など、電子帳簿保存法の導入によって自社が何を達成したいのかを明らかにしましょう。

２．電子化する書類の洗い出し

次は、電子化する書類を洗い出します。自社が抱えている課題を踏まえ、どの書類を電子化すべきなのか考えましょう。

たとえば、経理業務の効率化を目指すのなら、各種申請業務に関する書類を電子化すると良いかもしれません。一方、重要な書類を安全に保管したいのなら、機密情報を含む書類を電子化し、十分なセキュリティ対策を施すのが有効と考えられます。

３．業務フローの設計

書類を電子化すると、業務フローは変更を余儀なくされます。たとえば、これまで紙の書類で行っていた経費申請などを電子上で行うのなら、申請方法が変わってくるはずです。データの保存方法や、システムの操作方法なども考える必要があるでしょう。

これらを踏まえて、導入後に混乱が生じないよう、業務フローを設計します。

４．システムの選定・導入

書類を電子化するには専用のシステムが必要です。そのため、次はシステムを選定・導入しましょう。

この時に気をつけなければならないのが、電子帳簿保存法に対応しているかどうかです。電子帳簿保存法ではいくつかの要件が定められています。具体的には、スキャン時の解像度や日付の入力などについて、細かい決まりごとがあるのです。これらに違反することがないよう、要件を満たした製品を選定しましょう。

また、システムによって備わっている機能が異なることがあります。自社が電子化したい書類に対応しているのか、セキュリティ機能はどうかなど、導入目的と照らし合わせて最適な製品を選びましょう。

５．税務署への申請

電子帳簿保存法において忘れてはならないのが、税務署への申請です。書類の電子保存を始める３ヶ月前までには税務署に申請し、承認をもらわなければなりません。直前に申請することがないよう、綿密なスケジュールを組んでから行動に移しましょう。

ちなみに、申請書は国税庁のホームページからダウンロードできます。

電子帳簿保存法の導入事例

最後に、電子帳簿保存法の導入事例を２つ紹介します。

ある銀行は、2015年の税制改革に伴う電子帳簿保存法改正をきっかけに、専用ツールを導入しました。それまでは、経費精算をすべて紙媒体で行っていたと言います。溜まった書類は書庫に保管し、探す際は目視で確認しなければなりませんでした。

しかし、システム導入後は業務が効率化。導入直後は新たな体制への混乱もありましたが、今では定着していると言います。

ある企業は、月間１万件以上発行される請求書に問題意識を抱いていました。一部の請求書の発行や送付は外部の業者に委託していましたが、膨大なコストが発生していたと言います。そこで、BtoB向けの請求書管理システムの導入を決断しました。

導入に対し、社内では賛成の声が多かったそうです。取引先からの理解も得られ、スムーズに電子化を進められたと言います。

電子帳簿保存法を導入し、業務を効率化しよう！

国税庁の発表によると、電子帳簿保存法の導入企業は年々増えています。電子化のメリットも徐々に認知されてきているため、今後もこの流れは続くと考えられます。 導入手順は以下のとおりです。

1. １．課題・目的の明確化
2. ２．電子化する書類の洗い出し
3. ３．業務フローの設計
4. ４．システムの選定・導入
5. ５．税務署への申請

以上を踏まえて電子帳簿保存法を導入し、業務を効率化しましょう。