電子帳簿保存法規制緩和で現実化するスキャナ保存

「電子帳簿保存法」と「スキャナ保存制度」

最初に「電子帳簿保存法」と「スキャナ保存制度」を整理しておきます。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国家戦略e Japan構想の一環で、平成10（1998）年に制定された「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」のことです。

それまで紙で保存しなければならなかった帳簿類を、経理システムなどにより電子化した状態での保存を認める法律です。経理書類の多くは経理システムで作成されていましたので、その保存処理が飛躍的に効率化されました。

しかし、経理書類すべてが自社経理システムで作成されるわけではありません。仕入先から納付される請求書、支払ったことを証明する領収書などは、依然として紙での保存が義務づけられていました。

スキャナ保存法とは

スキャナ保存法とは、紙をスキャナで読み取って保存できるように電子帳簿保存法を改正した、平成17（2005）年の国税関係書類の「スキャナ保存制度」を指します。これで紙から解放されると多くの企業が期待したのですが、制限が多くとても現実的とはいえませんでした。

そこで、平成27年度税制改正大綱と平成28年度税制改正大綱の2年連続の規制緩和で、やっとスキャナ保存が現実的なものになり、市場から大きな注目を集めています。

参考：「電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました」| 国税庁

「平成27年度税制改正」の規制緩和

「平成27年度税制改正」（2015年度）の規制緩和では、大きく3つの緩和がありました。

金額制限の撤廃

平成17年のスキャナ保存制度では、国税関係書類のうち契約書や領収書については、記載金額が3万円未満のものに限られていました。しかし、平成27年度改正により、金額に関わらず、すべての国税関係書類がスキャナ保存の対象となりました。企業では3万円以上の領収書が多く、導入のネックになっていました。

実印レベルの電子署名不要

スキャナで読み取る際に必要とされていた電子署名が不要となりました。電子署名とは社判となり、これをいちいち添付するのも現実的ではありませんでした。

スキャンのタイミングの緩和

これも平成17年のスキャナ保存制度では大変厳しい制限がかかっていました。入手以降、7日以内にスキャナで読み取らねばなりませんでした。しかも読み取り場所は1事業所のみ。全国展開している中規模から大規模な企業で、7日以内に全国から紙伝票を集めてスキャンするのはとても不可能でした。

これが、通常の業務処理に要するサイクル（1ヵ月以内）の経過後、7日以内の入力が認められるようになりました。

参考：「平成27年度税制改正の大綱」 | 財務省

「平成28年度税制改正大綱」の規制緩和

2年目の平成28（2016）年度にも、大きな規制緩和がありました。

スマホ撮影の解禁

最大のポイントが、デジタルカメラやスマートフォンでの撮影が可能になったことです。これ以前は、スキャナ装置は原稿台と一体となったものという制限がありました。 これにより、営業担当が社外受け取った領収書をスマートフォンで撮影し、クラウド経由で本社システムに転送。3日以内にタイムスタンプを押すことで、国税関係書類の保存として認められます。

相互けん制要件の緩和

平成27年度改正では、スキャンデータの信頼性保障に最低でも3人が必要でした。これが緩和され、2人でも許されています。たとえば個人事業者の場合、本人（タイムスタンプを押す）と税理士（定期的に確認する）によって、原本書類と同等であることが認められます。

参考：「平成28年度税制改正の大綱」 | 財務省

「インボイス方式」導入予定について

平成29年4月の引き上げ予定が予定が再延期された消費税にも触れておきます。東京オリンピック開催前の平成31年10月に消費税が10％になった場合、一部商品の税率を8％に据え置く軽減税率が導入されると予想されています。

対象となっているのが、飲食料品。ただし、テイクアウト・持ち帰り・宅配は該当せず、外食・イートインは該当します。この辺はあいまいな部分が残っており、これから詰めていくと予想されます。また、軽減税率に伴い、2021年にはインボイス方式が義務化されるため、事務処理の負担の増加が見込まれます。今のうちにスキャナ保存を導入し、事務処理の省力化を行う必要があります。

スキャナ保存制度活用の奨励

平成27年度および平成28年度税制改正大綱により、スキャナ保存制度が現実レベルとなりました。これを多くの企業が注目し歓迎しています。ぜひ導入のご検討をお薦めします。