電子契約に適用される電子帳簿保存法とは？データの保存要件も解説

電子契約に関連する法律「電子帳簿保存法」とは

まずは、電子契約のベースとなる法律である「電子帳簿保存法」について見ていきましょう。

契約書類の電子保存を認めた法律

電子帳簿保存法（1998年７月１日施行）とは、保存が義務付けられている国税関連書類などを電子化して保存することを認めた法律です。

例えば、契約書・領収書といった書類は原本で保存する義務がありましたが、特定の要件を満たせば電子データで保存できます。実際に今までは原本（紙）の状態で７年間保存しなければなりませんでした。

企業間の取引が多い会社であれば、保存・管理しなければならない書類が膨大になります。そのため、保管スペースを確保する必要がありますが、電子化によってこの問題を解決できるでしょう。

この法律は時代の流れとともに改正されており、より多くの書類の電子保存が可能になっています。以前までは一定上の精度を持つスキャナでのみ電子化が可能でしたが、現在ではデジタルカメラやスマートフォンの撮影画像も認められています。

電子契約の場合は税務署への申請は不要

電子帳簿保存法によって認められている保存方法は大きく分けて２種類あります。

１つめは紙の書類をスキャンによって電子化する方法で、２つめは始めから電子データで作られたものです。既存の契約書を電子化する場合、管轄する税務署に対応する３ヶ月前までに申請しなければなりません。

しかし、電子契約のようにもともと電子化されたデータで契約を結んだ場合は、税務署への申請は不要です。今後、重要な書類の電子化を進める際は、始めから電子契約を行うのがおすすめです。

電子帳簿保存法における電子データの保存要件

では、どのようにすれば電子帳簿保存法を遵守できるのか、電子データの保存要件について見ていきましょう。

契約内容の可視化

契約書などの国税関連書類を電子保存する際は、内容が分かるような状態にしておかなければなりません。これを「見読性の確保」と呼びます。つまり、スキャンなどによって電子化できますが、画像データの品質が低く粗くて文字が読めない場合は認められません。

少なくとも肉眼で確認できる状態であり、必要に応じて書面に表示できることが要件となっています。

規定期間での保存義務

電子契約などにより電子保存する場合も、紙の状態と同じように法律で決められた期間の保存義務があります。実際に国税関連書類の中には法人税法（1965年３月31日施行）により７年間の保存が義務付けられているものも存在します。

タイムスタンプの付与

電子データを保存するときには、真実性を確保する必要があります。そのためには、電子書類を作成・保存する際に、「いつ」行ったのかを証明しなければなりません。そこで、第三者機関による正確な時間を証明しているタイムスタンプを付与することで対応可能です。

また、タイムスタンプを付与できない場合は、電子書類を適切に訂正・削除するための社内規定を定める必要があります。しかし、スキャン保存した場合は認定されたタイムスタンプが必要なので注意してください。

マニュアルの備えつけ

電子契約や書類を電子保存する際には、どのように電子化をするのかマニュアルを備え付けなければなりません。これは適切に電子化するために必要です。利用する電子契約サービスの概要や操作方法が、誰にでも分かるような内容の説明書を用意するようにしてください。

基本的な検索機能

契約書を含む国税関連書類は、調査の際にすぐ提示できるようにする必要があります。そのため、取引年月日・勘定科目・取引金額といった項目で検索できなければなりません。

どの程度検索しやすければ良いのかわかりにくいですが、以下の要件を満たすことが求められています。

• ■取引年月日・勘定科目・取引金額といった、書類の主な内容を条件として検索できる
• ■日付や金額は範囲を指定して検索できる
• ■２つ以上の項目を組み合わせて検索できる

電子帳簿保存法に対応した「電子契約システム」とは

前述の説明のとおり、契約書などの電子保存を実施するための要件は複雑であるため、対応するには手間がかかります。そこで電子帳簿保存法に対応した電子契約システムを使うのがおすすめです。

電子契約システムの中には、電子データを法律を守った形で保存できるものが多くあります。

例えば、認定されたタイムスタンプが自動で付与されるものを使えば、電子保存の運用をスムーズに行えるでしょう。データはシステムのサーバに保存されているため、条件を指定して簡単に検索できます。

電子帳簿保存法を理解して電子契約化を推進しよう！

電子契約や重要書類を電子化する際には、電子帳簿保存方法を守らなければなりません。電子帳簿保存法とは契約書類などの電子保存を認めた法律です。

この法律に則り電子データを保存するには、いくつかの保存要件を満たさなければなりません。スキャンを使い書類の内容が見やすいものである必要があります。ほかにもタイムスタンプの付与などが必要です。

要件を満たして運用するために、システムの導入を検討しましょう。