【2022年1月改正】電子帳簿保存法とは？電子契約書の保存要件も解説

電子契約に関連する法律「電子帳簿保存法」とは

まずは、電子契約のベースとなる法律である「電子帳簿保存法」について見ていきましょう。

契約書類の電子保存を認めた法律

電子帳簿保存法（1998年７月１日施行）とは、保存が義務付けられている国税関連書類などを電子化して保存することを認めた法律です。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

「国税関係書類」は、原本で保存する義務がありましたが、特定の要件を満たせば電子データで保存できます。従来は、原本（紙）の状態で７年間保存しなければなりませんでした。

取引が多い会社であれば、保存・管理しなければならない書類が膨大になるため、保管スペースを確保する必要があるでしょう。しかし電子化によってこの問題の解決ができるため電子保存を導入する企業が増えています。

認められている電子保存方法

電子帳簿保存法における書類の電子化保存は、下記のとおりです。

スキャナ保存

既存の紙の書類をスキャンして、読み取りデータを保存する方法

画像保存

デジタルカメラやスマートフォンの撮影画像を保存する方法

電子データ保存

書類を最初から電子計算機器を使用して作成し保存する方法

スキャナ保存や画像保存をする場合は、税務署長に３か月前までの事前承認が必要でした。しかし、2022年１月の電子帳簿保存法改正後は、税務署長への事前承認制度が廃止となります。

電子保存可能な国税関係書類

電子保存可能な「国税関係書類」は、は大きくわけて2種類あるので見ていきましょう。

国税関係帳簿

決算資料作成のための根拠となる資料をさし、スキャナ保存は認められていません。対象となる帳簿の例は以下のとおりです。

• ・仕訳帳
• ・現金出納帳
• ・売掛金元帳
• ・固定資産台帳
• ・売上帳

国税関係書類

決算関係書類と取引関係書類をさし、スキャナ保存が認められています。対象となる書類の例は以下のとおりです。

• ・賃貸対照表
• ・損益計算書
• ・棚卸表
• ・請求書
• ・契約書
• ・注文書
• ・見積書
• ・納品書
• ・領収書

これらの国税関係書類を対象とし、要件を満たした保存法であれば電子保存の適用となります。

参考：電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】　｜国税庁

電子帳簿保存法改正における保存要件

電子帳簿保存法は、複数回にわたる法改正をしています。さらに令和４年（2022年）１月にもさらなる改正が施行されます。どのようにすれば最新の電子帳簿保存法を遵守できるのか、電子データの保存要件について見ていきましょう。

契約内容の可視化

契約書などの国税関連書類を電子保存する際は、内容がわかるような状態にしておかなければなりません。これを「見読性の確保」と呼びます。つまり、スキャンや撮影などによって電子化できますが、画像データの品質が低く粗くて文字が読めない場合は認められません。

少なくとも肉眼で確認できる状態であり、必要に応じて書面や画面に表示できることが要件となっています。

紙出力による代替保存の廃止

従来は、受け取った契約書などの電子データを紙にプリントして保存が可能でした。法改正により、電子データで受け取ったものは、電子データのまま保存することが義務となります。

規定期間での保存義務

電子契約などにより電子保存する場合も、紙の書類と同じように法律で決められた期間の保存義務があります。国税関連書類の中には、法人税法（1965年３月31日施行）により７年間の保存が義務付けられているものもあります。

保存場所は、取引書類が作成・受領された日本国内の納税地とされていますが、電子契約システムのサーバーが海外であっても国内からアクセス可能であれば要件を満たします。

参考：電子帳簿保存法一問一答　11頁｜国税庁

タイムスタンプの付与

電子データを保存するときには、真実性を確保するため、「いつ」行ったのかを証明しなければなりません。そこで、第三者機関による正確な時間を証明しているタイムスタンプの付与で対応可能です。

また、タイムスタンプを付与できない場合は、電子書類を適切に訂正・削除するための社内規定を定める必要があります。しかし、スキャン保存した場合は認定されたタイムスタンプが必要なので注意してください。

しかし、法改正により、タイムスタンプの付与がなくても要件を満たす場合があります。電子書類の訂正や削除履歴の確認可能なシステム、訂正や削除ができないシステムの利用をすれば、タイムスタンプは不要となります。

マニュアルの用意

電子契約や書類を電子保存する際には、どのように電子化をするのかマニュアルを備え付けなければなりません。これは適切に電子化するために必要です。利用する電子契約サービスの概要や操作方法が、誰にでもわかるような内容の説明書を用意するようにしてください。

基本的な検索機能

従来は、国税関連書類を日付や金額の範囲を指定して検索」「2つ以上の項目を組み合わせて検索」ができるようにという決まりがありました。

法改正により、取引年月日・取引金額・取引先が検索できれば要件を満たすこととなりました。さらに基準期間の売上1,000万円以下の小規模な企業は、電磁的記録の提示要求に応じる場合は、上記の要件は不要です。

電子帳簿保存法に対応した「電子契約システム」とは

前述の説明のとおり、契約書などの電子保存を実施するための要件は複雑であるため、対応するには手間がかかります。また、法改正がおこるたびに、社内規定を整備し直さなければいけません。そこで電子帳簿保存法に対応した電子契約システムを使うのがおすすめです。

電子契約システムの中には、法律を守り電子データの保存ができる製品も多くあります。 例えば、認定されたタイムスタンプが自動で付与されるものを使えば、電子保存の運用をスムーズに行えるでしょう。データはシステムのサーバに保存されているため、条件を指定して簡単に検索できます。

電子契約システムの詳しい機能を知りたい方は、以下のページをご覧ください。

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電子帳簿保存法を理解して電子契約化を推進しよう

電子契約や重要書類を電子化する際には、電子帳簿保存方法を守らなければなりません。電子帳簿保存法とは契約書類などの電子保存を認めた法律です。

この法律に則り電子データを保存するには、いくつかの保存要件を満たさなければなりません。法改正が行われた場合、都度対応していく必要があります。要件を満たして運用するために、システムの導入を検討しましょう。