契約書における電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法（1998年７月１日施行）とは、保存が義務付けられている国税関連書類などを電子化して保存することを認めた法律です。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。
電子帳簿保存法における電磁的記録の保存は、電子計算機器を使用して作成された書類の「電子帳簿等保存」、電子的に授受した取引情報をデータで保存する「電子取引データ保存」、紙の書類をスキャンしてデータ化する「スキャナ保存」の３種類に区分されます。
参考：法人税法施行規則｜e-Gov法令検索
参考：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則｜e-Gov法令検索
契約書も電子帳簿保存法の対象
契約書も国税関連書類に該当するため、電子帳簿保存法の対象です。「スキャナ保存」または「電子取引データ保存」の要件を満たして保存しなければなりません。なお、電子データの契約書を保存する場合と紙の契約書を電子化して保存する場合では、以下のとおり扱いが異なります。
- ■電子データの契約書を保存する場合
- ネット上でダウンロードしたデータやクラウドサービスを経由した契約書など、2022年１月以降に授受した電子契約書のデータは保存要件に従って、データのまま保存する。
- ■紙の契約書を電子化して保存する場合
- 紙の契約書を電子化する場合は、一定水準を満たしたスキャナやパソコンを使用し、タイムスタンプを付与したうえで書類受領後最長約２か月とおおむね７営業日以内に行う。
電子契約書は紙での保存が禁止
2022年の法改正では、紙出力の書類と電子データとの同一性が確保できないことから、電子取引で受け取ったデータは電子保存が義務化されました。紙にプリントアウトして保存することは禁止されています。ただし2022年１月より前にパソコンなどの電子機器で作成された契約書は、紙での保存が可能です。
2023年の税制改正で一部要件が見直し
2023年の法改正では、電子帳簿保存法の一部が以下のとおり見直されました。2024年１月１日から授受するデータに適用されます。
- ■電子データの契約書を保存する場合
- ・検索機能が不要の対象範囲が、２課税年度前の売上高が「1,000万円以下」の保存義務者から「5,000万円以下」へ拡大。
- ・電子取引データを出力して日付や取引先ごとに整理できている場合は、検索要件は不要に。
- ・電子取引データを適切に保存することができなかった場合、所轄税務署長が相当の理由（資金不足や人手不足、システム整備が間に合わないなど）があると認めれば、電子データを保存しておくだけでよい。
- ■紙の契約書をスキャナ保存する場合
- ・解像度や階調、大きさに関する情報の保存が不要に。
- ・入力者や監督者の情報確認要件が不要に。
- ・帳簿との相互関連性の確保を必要する書類が、契約書、領収書、送り状、納品書などの「重要書類」に限定。
参考：電子帳簿保存法の内容が改正されました〜令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜｜国税庁
電子帳簿保存法における電子契約書の保存要件
ここからは、電子データで授受した契約書の保存要件について具体的に見ていきましょう。2024年１月１日からやり取りされる電子取引データの保存要件では、「真実性の確保」「可視性の確保」における以下の３要素を満たす必要があります。
- ■真実性の確保
- ・改ざん防止のための措置
- ■可視性の確保
- ・「日付・金額・取引先」で検索
- ・モニター・マニュアルの用意
なお、電子契約書のデータは、取引書類が作成・受領された納税地で７年間保存することが義務付けられています。電子契約システムのサーバが海外であっても国内からアクセス可能であれば要件を満たします。それぞれの要件について、詳しく見ていきましょう。
【真実性の確保】改ざん防止のための措置
改ざん防止のための措置では、タイムスタンプを付与するほか、訂正や削除履歴が残るシステムを活用する方法があります。また、改ざん防止のための事務処理規定を定めることも措置の一つとして認められています。
タイムスタンプの付与
電子データを保存するときには、「いつ」行ったのかを証明しなければなりません。そのため第三者機関による正確な時間を証明しているタイムスタンプの付与によって、真実性を確保できます。
訂正や削除履歴が残るシステムを活用
タイムスタンプの付与にはコストがかかることから、2022年の法改正により訂正･削除の履歴が残るシステムを活用し保存する場合、タイムスタンプの付与は不要になりました。
事務処理規程の制定
専用のシステム導入が難しい場合、改ざん防止のための事務処理規程を制定し遵守することで、真実性の確保を満たせます。事務処理既定は国税庁のHPにサンプルがあるため参考にしてください。
【可視性の確保】「日付・金額・取引先」で検索
2022年の法改正では、検索要件が、取引年月日・取引金額・取引先のみに変更になりました。また、電磁的記録の提示要求に応じる場合は、範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保は不要です。また、専用のシステムを導入しなくても、以下の方法であれば簡易的に検索要件を満たせます。
- ■表計算ソフトなどを活用
- エクセルなどの表計算ソフトで、索引簿を作成し検索する
- ■ファイル名に規則性を付けて保存
- ファイル名に「日付・金額・取引先」を入れ、特定のフォルダで保存
なお2023年の税制改正では、検索要件不要の対象が２課税年度前の売上高が「1,000万円以下」の保存義務者から「5,000万円以下」の保存義務者に拡大されました。
【可視性の確保】モニター・マニュアルの用意
モニターやプリンタなどを備えつける必要があります。画像データの品質が低く粗くて文字が読めない場合は認められないため、肉眼で確認できる状態にしておく必要があります。
なお、資金不足やシステム導入が間に合わないなど、ルールに従って電子保存できない場合は、税務調査の際、電子取引のデータを速やかに出力できる状態であれば問題ありません。
また、電子契約や書類を電子保存する際には、どのように電子化をするのかマニュアルを備えつける必要があります。利用する電子契約サービスの概要や操作方法が、誰にでもわかるような内容の説明書を用意しましょう。
参考：電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください｜国税庁
参考：令和６年１月からの電子取引データの保存方法
｜国税庁
参考：電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】｜国税庁
なお電子帳簿保存法を満たした契約書の電子化には、電子契約システムを導入しましょう。電子契約システムは、契約締結までの業務の効率化や紙コストの削減、セキュリティの強化などさまざまなメリットがあります。ぜひ資料請求（無料）を活用し、製品を比較してください。
電子帳簿保存法における紙契約書のスキャナ保存要件
紙の契約書はスキャン後すぐに破棄する場合は、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件を満たす必要があります。2024年１月１日から適用される紙契約書の保存要件については、以下のとおりです。
- ■入力期間
- 速やかな入力が義務付けられているが、最長約２か月とおおむね７営業日以内。修正や削除の履歴を残せるシステムへの保存の場合、タイムスタンプの付与は不要。
- ■解像度・階調
- 解像度（200dpi以上）・階調（原則としてカラー画像）
- ■見読可能装置
- 14インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字が認識できる装置の備付け
- ■タイムスタンプの付与
- 入力期間内に速やかに付与する
- ■バージョン管理
- 訂正または削除の履歴の確保ができるシステムを利用する
- ■スキャン文書と帳簿の関連性
- スキャン文書と帳簿の相互関連性を保持
- ■システムのマニュアル
- システムの概要や操作説明書などのマニュアルを用意する
- ■検索機能
-
- １．日付・金額・取引先での検索ができること
２．日付または金額にかかる記録項目については範囲指定のうえ条件設定できること
３．２つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定できること- これらの要件を満たすこと。なお、税務調査の際にデータのダウンロードに応じれば、２と３は不要。
電子帳簿保存法に対応するなら電子契約システムがおすすめ
契約書などの電子保存を実施するための要件は複雑であるため、対応には手間がかかります。また、法改正のたびに、社内規定を整備し直さなければいけません。煩わしさの解消には、電子帳簿保存法に対応した電子契約システムの活用がおすすめです。
大部分の電子契約システムは、タイムスタンプや電子署名の付与、電子証明書の発行などに対応しています。さらに契約状況を可視化するためのワークフローやアラートなどの機能も搭載しています。またデータはシステムのサーバに保管され、必要時に条件を指定して検索可能です。
以下の記事では、電子契約システムのメリットや機能について詳しく解説しています。おすすめの電子契約システムについて特徴や料金で比較紹介しているので、あわせてご覧ください。
電子帳簿保存法を理解して電子契約化を推進しよう
電子契約を保存する場合や重要書類を電子化してスキャナ保存する際には、電子帳簿保存法を守らなければなりません。電子帳簿保存法とは契約書類などの電子保存を認めた法律です。
法律に則り電子データを保存するには、保存要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法は頻繁に法改正されるため、漏れなく対応するためには電子契約システムの導入がおすすめです。まずは資料請求（無料）し、製品の比較を行ってみましょう。費用の相場感などもつかめます。
