電子帳簿保存法における契約書の保存要件を解説

電子契約に関連する法律「電子帳簿保存法」とは

まずは、電子契約のベースとなる法律である「電子帳簿保存法」について見ていきましょう。

契約書類の電子保存を認めた法律

電子帳簿保存法（1998年７月１日施行）とは、保存が義務付けられている国税関連書類などを電子化して保存することを認めた法律です。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

「国税関係書類」は、原本での保存を義務づけられていましたが、特定の要件を満たせば電子データで保存できます。従来は、原本（紙）の状態で７年間保存しなければなりませんでした。

取引が多い会社は、保存・管理しなければならない書類が膨大になるため、保管スペースを確保する必要があるでしょう。しかし電子化によって問題を解決できるため電子保存を導入する企業が増えています。

参考：法人税法施行規則
参考：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則

認められている電子保存方法

電子帳簿保存法における電磁的記録の保存は、大きく３種類に区分されます。

■電子帳簿等保存

書類を最初から電子計算機器を使用して作成し電子的に保存
帳簿や国税関係書類などが対象

■スキャナ保存

既存の紙で作成・受領した書類をスキャンし、画像データを保存
取引相手から授受した見積書や請求書などの書類が対象

■電子取引データ保存

電子的に授受した取引情報をデータで保存
EDI取引やメールデータ、電子契約などが対象

2022年法改正のポイント

電子帳簿保存法は何度も法改正を実施していますが、2022年1月にも大幅な見直しが行われました。特に押さえておきたい変更ポイントは以下のとおりです。

■事前承認制度の廃止

電子帳簿等保存やスキャナ保存を運用する際に必要とされた、税務署への事前申請・承認が不要になりました。

■スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止

改正前は必須だった相互牽制や定期検査が不要になりました。スキャンした原本はすぐに廃棄可能。

■タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプの付与期間が３営業日以内から、最長約２か月とおおむね７営業日以内に延長。また修正や削除の履歴を残せるシステムへの保存の場合、タイムスタンプの付与は不要です。

■検索要件の緩和

検索要件が、取引年月日・取引金額・取引先のみに変更。また、電磁的記録の提示要求に応じる場合は、範囲指定および項目を組みあわせて条件を設定できる機能の確保は不要です。

■電子取引の電子データ保存が義務化

電子取引で受け取ったデータは電子保存が義務化し、紙保存は禁止。ただし２年間の猶予期間が設けられ、やむを得ない事情がある場合は出力書面での保存も可能。

参考:電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子保存可能な国税関係書類

電子保存可能な「国税関係書類」は、大きくわけて２種類あるので見ていきましょう。

国税関係帳簿

決算資料作成のための根拠となる資料をさし、スキャナ保存は認められていません。社内でPCを使って作成された電子データによる保存が求められます。対象となる帳簿の例は以下のとおりです。

• ・仕訳帳
• ・現金出納帳
• ・売掛金元帳
• ・固定資産台帳
• ・売上帳

国税関係書類

決算関係書類と取引関係書類をさします。決算関係書類はスキャナ保存が認められません。一方、紙で授受した取引関係書類はスキャナ保存が認められます。対象となる書類の例は以下のとおりです。

決算関係書類

• ・賃貸対照表
• ・損益計算書
• ・棚卸表

取引関係書類

• ・請求書
• ・契約書
• ・注文書
• ・見積書
• ・納品書
• ・領収書

上記の国税関係書類を対象とし、要件を満たした保存法であれば電子保存の適用となります。

参考：電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】｜国税庁
参考：Ⅰ　通則【制度の概要等】｜国税庁

以上のように電子保存に関する要件は複雑で難解なため、電子帳簿保存法に対応した電子契約システムの導入がおすすめです。ユーザーから問い合わせの多い人気製品をピックアップしたランキングページも、導入検討の材料としてお役立てください。

電子帳簿保存法改正における保存要件

電子帳簿保存法は法改正が頻繁に行われ、令和４年（2022年）１月にもさらなる改正が施行されました。最新の電子帳簿保存法を遵守するために、電子データの保存要件について見ていきましょう。

契約内容の可視化

契約書などの国税関連書類を電子保存する際は、内容がわかる状態にしておかなければなりません。これを「見読性の確保」と呼びます。つまり、スキャンや撮影などによって電子化できますが、画像データの品質が低く粗くて文字が読めない場合は認められません。

少なくとも肉眼で確認できる状態であり、必要に応じて書面や画面に表示できることが要件です。

参考:Ⅱ　適用要件【基本的事項】｜国税庁

紙出力による代替保存の廃止

従来は、受け取った契約書などの電子データを紙にプリントして保存が可能でした。法改正により、電子データで受け取ったものは、電子データのまま保存することが義務化されました。

規定期間での保存義務

電子契約などにより電子保存する場合も、紙の書類と同じように法律で決められた期間の保存義務があります。国税関連書類の中には、法人税法（1965年３月31日施行）により７年間の保存が義務付けられているものもあります。

保存場所は、取引書類が作成・受領された日本国内の納税地です。電子契約システムのサーバーが海外であっても国内からアクセス可能であれば要件を満たします。

参考：電子帳簿保存法一問一答　11頁｜国税庁

タイムスタンプの付与

電子データを保存するときには、真実性を確保するため、「いつ」行ったのかを証明しなければなりません。そのため、第三者機関による正確な時間を証明しているタイムスタンプの付与が必要です。

また、タイムスタンプを付与できない場合は、電子書類を適切に訂正・削除するための社内規定を定めなければなりません。しかし、スキャン保存した場合は認定されたタイムスタンプが必要です。

なお前述したとおり、法改正により、タイムスタンプの付与がなくても要件を満たす場合があります。電子書類の訂正や削除履歴の確認可能なシステム、訂正や削除ができないシステムの利用により、タイムスタンプは不要です。

マニュアルの用意

電子契約や書類を電子保存する際には、どのように電子化をするのかマニュアルを備えつけなければなりません。適切な電子化のために必要です。利用する電子契約サービスの概要や操作方法が、誰にでもわかるような内容の説明書を用意しましょう。

基本的な検索機能

従来は、国税関連書類を「日付や金額の範囲を指定して検索」「２つ以上の項目を組みあわせて検索」できるようにという決まりがありました。

法改正により検索要件は大幅に削減。また、基準期間の売上1,000万円以下の小規模企業が電磁的記録の提示要求に応じる場合は、上記の要件は不要です。

なお、電子契約システムに興味のある方は、ぜひ無料の資料請求もご活用ください。

電子帳簿保存法に対応した「電子契約システム」とは

契約書などの電子保存を実施するための要件は複雑であるため、対応には手間がかかります。また、法改正のたびに、社内規定を整備し直さなければいけません。煩わしさの解消には、電子帳簿保存法に対応した電子契約システムの活用がおすすめです。

電子契約システムの中には、法律を守り電子データの保存ができる製品も多くあります。例えば、認定されたタイムスタンプが自動で付与されるものを使えば、電子保存の運用をスムーズに行えるでしょう。データはシステムのサーバに保存されているため、条件を指定して簡単に検索できます。

電子契約システムの詳しい機能を知りたい方は、以下のページをご覧ください。

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電子帳簿保存法を理解して電子契約化を推進しよう

電子契約や重要書類を電子化する際には、電子帳簿保存法を守らなければなりません。電子帳簿保存法とは契約書類などの電子保存を認めた法律です。

法律に則り電子データを保存するには、保存要件を満たす必要があります。また、法改正が行われた場合、都度対応が求められます。要件を満たして運用するために、システムの導入を検討しましょう。