電子印鑑とは
電子データで作成された文書などをいちいち出力しなくても、データ上で直接押印できるように開発された電子印鑑を使えば、押印や印刷のために出社する必要はありません。在宅などのリモート環境で事務手続きを行えるようになります。
電子印鑑は２種類
電子印鑑は大きく分けると２つの種類があります。
印影を画像にした電子印鑑
文書に押印した印影をそのまま画像データにして、印影の背景を透明化する「印鑑透過」処理をしたものです。簡単に作成できて、費用は無料や安価なものが多いのがポイントです。フリーソフトやエクセルで作成したもの、インターネットショップで印影画像や気に入ったテンプレートから選んで購入するものなど用途や好みに合わせて作成できます。手軽な分、効力や証明力は相対的に弱くなります。
使用者の識別情報が組み込まれた電子印鑑
印影の画像データとは別に、誰がいつ押印したかが分かる印鑑の使用者や押印日時（タイムスタンプ）の識別情報が組み込まれた電子印鑑です。通常、有料で契約して使用しますのでコストはかかりますが、本人性や時点といった効力や証明力を示すうえで欠かせない要素をクリアしている点で信頼度が高いです。
電子印鑑の利用シーン
データ上で押印する電子印鑑は、データで作成された文書を出力してから押印する従来の印鑑と使い方が異なるだけで、利用シーンや機能はほとんど同じです。
契約書、請求書、領収書などの文書・書類に押印
WordやExcel、PDFといった業務ソフトで作成された契約書などの社外文書のデータに、電子印鑑を押印します。決裁に必要な社内回覧や電子印鑑押印後の相手先との文書のやり取りはメールなどで行いますので、基本的にデータ上で手続きが完結します。
社内文書の押印や決裁印
社内で作成が求められる文書や書類データに、認印や作成者印、確認印、承認印、決裁印を電子印鑑で押印します。回覧は社外文書同様にメールなどで行われますので、データ上で社内の事務手続きを終えられます。
電子印鑑導入のメリット
紙で出力した書類などに押印して、社内の回覧を経て取引先への発送を通常必要とする従来の印鑑に比べて、業務効率化が図りやすくなります。テレワークやペーパーレス化というデジタル社会のスタンダードな環境に備えるために、社内の仕組み改善を図る中で合わせて電子印鑑を導入すればより効果が高まるでしょう。
業務効率化
書類に押印するためだけに出社する必要がなくなり、文書を出力する手間、会社への移動時間や押印に要する拘束時間、回覧や取引先とのやり取りを待つ時間など、押印に必要な作業手順と時間が大幅に短縮されます。データ上で押印や契約手続きが完了できれば、取引相手を待たせないスムーズな取引が実現できます。
テレワークとペーパーレス化の促進
データ上で押印できる電子印鑑があれば、在宅時や外出先といったリモートワークの環境下でいつでもどこからでも手続きが可能になります。文書の出力が不要になる点で、社内・社外文書のペーパーレス化促進を果たします。
電子印鑑の法的な効力
法令で実印や印鑑証明書を求めている手続きなどを除けば、そもそも文書などへの印鑑や電子印鑑による押印がなくても契約をはじめとする手続きは有効に成立します。大半の場合、印鑑や電子印鑑の押印行為そのものに法的な効力はありません。それでも印鑑が広く信用されているのは、長年の押印慣行を通じて印鑑が法的な効力に匹敵するほどの信頼を得ている証だと考えられます。
以下の記事では印鑑の法的な効力に関連して、領収書の印鑑の必要性などについて解説しています。
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従来の印鑑との違い
基本的に法的な効力がない点では印鑑も電子印鑑も同じですので、従来の印鑑と電子印鑑に違いはありません。ただし、従来の印鑑を使うシーンでは、契約時に目の前で本人が文書に押印する行為そのものの信用力や見た目で、電子印鑑に比べるとより効力があると感じられるかもしれません。一方の電子印鑑も、使用者の識別情報が組み込まれた電子印鑑の場合は、従来の印鑑にはない信頼性が高まる特徴を持ちますので、この点で従来の印鑑よりも優れています。
実印と認印
法人の場合、実印は法務局に印影が届け出されている印鑑登録された印鑑を指します。これに対して、どこにも印影の登録がされていない印鑑はすべて認印です。電子印鑑は実印登録できませんので、実務上は認印と同等の扱いになります。
電子印鑑の作成方法
簡易なものであれば自力や無料で作成するのが可能な電子印鑑ですが、取引先との間で使用する社外文書用に電子印鑑の導入を考えるのであれば、信頼性やセキュリティの観点から有料で契約して作成するタイプのものが好まれます。
フリーソフトで作成や無料で作るのも可能
実際の印鑑の印影を写真撮影した画像データを取り込んで、画像編集技術による印鑑透過処理を行うフリーソフトを活用すれば電子印鑑の作成ができます。これらを提供するWebサイトは無料サービスが基本です。社内回覧の際の確認印程度で電子印鑑の導入を考える場合は、このような簡易な作成方法を検討するのもよいでしょう。
社印として使うなら使用者の識別情報があるもの
有料が前提となりますが、電子印鑑の使用者を管理する機能を備えている電子印鑑サービスがあります。通常、クラウド上で文書などへの電子印鑑の押印と回覧が可能で、いつ、誰が押印したかわかるため本人性や時点の信頼性、セキュリティ性が高いです。契約書の押印など社外文書用に電子印鑑の導入を考える場合、社印として電子印鑑を使用する場合には、使用者の識別情報が組み込まれたこの方法で作成した電子印鑑を使用します。
電子印鑑の利用において気を付ける点
まだ電子印鑑の歴史は浅いため、現時点では電子印鑑を導入する会社の数が従来の印鑑と比較して相対的に少なく、会社のルールで電子印鑑の使用を認めていないケースもあります。とはいえ、デジタル化に向けた社会の動きが進んでいますので、徐々に電子印鑑が押印実務の中心になることが期待されます。
取引先が電子印鑑の使用を認めているか確認
電子印鑑の使用を全面的に認めている会社があれば、一切の使用を認めていない会社もあります。自社が電子印鑑を導入済みで社外文書に使用していたとしても、取引先が電子印鑑の使用を認めていないと、その取引には電子印鑑が使えません。相手ごとに電子印鑑の使用を認めているかの確認が必要になります。
セキュリティリスクを考慮
印影を画像にした電子印鑑はPCなどを使えば簡単に複製できます。印鑑の効力や信頼性を期待して電子印鑑を使用する場合や、社外文書用に電子印鑑を使用する場合は、使用者の識別情報が組み込まれた電子印鑑の作成をおすすめします。
電子印鑑が使用できない手続きも
法令で実印や印鑑証明書を求める手続きでは電子印鑑の使用ができず、電子印鑑を導入しても全ての取引を電子印鑑で終えられるわけではありません。国や自治体を中心に押印業務の廃止が進む今でも印鑑に対する信頼は高いです。
印鑑の信頼性を引き継ぎながらデジタル化によるメリットを最大限に活かせる電子印鑑が今後さらに普及するには、社内ルールの整備をはじめとする各社の導入準備がカギとなります。
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