無料で使える電子契約システムの比較ポイント
無料電子契約システムを比較検討するときに押さえておきたいポイントは、以下のとおりです。
- ユーザー数
- 無料プランの場合、多くがユーザー数に制限を設けています。なかにはユーザー数無制限で利用できるサービスもあります。複数部署での活用を検討しているのであれば、ユーザー数はできるだけ多いほうがよいでしょう。
- 送信件数
- フリープランでは契約書を送信できるのは月５件までなど、上限があるシステムが目立ちます。自社の使用頻度を踏まえたうえで、導入目的に適ったものを選ぶ必要があります。
- 改ざん防止機能の有無
- 電子契約において契約書の法的根拠を担保するために必要な機能が、タイムスタンプや電子署名です。非改ざん性を証明する重要な役割を担うため、対応可否は重要なチェックポイントといえます。
- 業務を効率化できる機能の有無
- 電子契約締結に関する機能だけでなく、契約書の作成や管理も効率化できる機能を備えた無料電子契約サービスもあります。テンプレート機能やアドレス帳機能があると、文書作成の手間や送信先の入力を省け効率化が期待できます。電子契約機能以外に、ワークフロー機能もあると社内承認のやり取りがスムーズになるなどのメリットも得られるでしょう。
無料で利用できる電子契約システムは、機能や使い勝手の面において、どうしても有料製品に劣ります。取引社数が多く月々の契約数も多い企業や、契約書類の保管に至るまでの契約業務全般を効率化させたい場合は、有料製品の導入がおすすめです。
有料製品も含めたうえで比較検討をしたい方や、まずは最近の人気傾向を押さえたい方は、ぜひ以下のページもご確認ください。
【比較表】無料プランのあるおすすめ電子契約システム
まずは、おすすめ製品の比較ポイントをまとめた比較表を見てみましょう。気になる製品は資料請求の申し込みがおすすめです。社内稟議に活用できるエクセル比較表のダウンロード特典があるので、社内検討する際にご活用ください。
無料プランのある電子契約システム比較！
ここからは、完全無料のフリープランが用意された電子契約システムについて詳しく紹介します。改ざん防止機能を利用できる無料電子契約システムもありますが、ワークフロー機能や保管機能までをフリーで使えるものとなると、難しいのが現状です。
電子契約締結以外の業務でも効率化を図りたい場合は、有料製品の導入も視野に入れましょう。
《クラウドサイン》のPOINT
- 累計契約送信件数1000万件超！ 導入実績130万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
ITトレンド年間ランキング2022電子契約システム第１位
弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービス「クラウドサイン」は、国内で130万社以上の圧倒的な導入実績をもちます。電子署名とタイムスタンプを用いた電子契約書で、たった数分で契約の締結ができます。Salesforceやkintoneなど他システムとの連携も可能です。
お試し可能な無料プランがあり、電子署名を利用した書類が月５件まで送れます。
| 無料ユーザー数 |
１名 |
送信件数 |
月５件まで |
| 無料プランの機能 |
電子署名＋タイムスタンプ |
| クラウドサインのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| 他社製品と比較して良い点は、現行使用している契約書の様式を、そのままPDF化して利用できる点です。まさしく、メール感覚で利用出来ます。各メーカーの決まったフォーマットを使う必要が無く、スムーズに業務を行えています。 |
| 業種 | 人材サービス |
| 従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
| クラウドサインの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| セキュリティレベルが高いからかもしれませんが、フリーメールアドレス宛だと、迷惑メールボックスに入る確率が高く、個人事業主様との契約締結に少し手間取ることがあります。 |
製品・サービスのPOINT
- 契約書作成ー申請ー承認ー締結ー保存ー管理までまるっとサポート
- 紙の契約書も電子契約もまとめて管理
- わかりやすいデザインと定額制の料金体系で安心して使える
ITトレンド年間ランキング2022電子契約システム第３位
「マネーフォワード クラウド契約」は、株式会社マネーフォワードが提供する契約書業務をサポートする電子契約・契約書管理サービスです。契約書の作成や申請、承認、締結、保存、管理に加え、紙の契約書も管理できます。
無料プランでは、ユーザー数１名で書類閲覧が可能です。
| 無料ユーザー数 |
１名 |
送信件数 |
ー |
| 無料プランの機能 |
書類閲覧 |
| 業種 | 飲食店・宿泊 |
| 従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
| マネーフォワード クラウド契約のいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| この製品の良い点は契約手続きが一括管理・処理ができるようになった点です。申請から契約まで電子対応していますので、処理がスムーズに行くようになりました。また、以前は毎日契約件数が多いため処理が滞ることもありましたが、この製品導入後は進捗状況も管理できますので、処理遅延の防止にも役立っています。 |
| マネーフォワード クラウド契約の改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| お客様に値段の違う複数の商品を契約してもらう際に、ひとつの契約書にまとめられるようになると便利だと思う。 |
《電子印鑑GMOサイン》のPOINT
- 導入企業数No.1※導入企業数260万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、電子証明書による認証だけでなく、相手先の負担を軽減するメール認証にも対応しています。契約を締結した後の文書はリスト化して管理でき、オプションで従来の紙の契約書も電子化して管理可能です。
お試しフリープランが用意されており、月５文書までメール認証による電子署名を無料で利用できます。
| 無料ユーザー数 |
１名 |
送信件数 |
月５件 |
| 無料プランの機能 |
⽂書テンプレート/アドレス帳機能（それぞれ登録上限５件）/契約印タイプ（立会人型）での署名 |
| 業種 | 教育・教育学習支援関係 |
| 従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
| 電子印鑑GMOサインのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 契約書を電子化してくれるサービス。晴れて契約締結した後は電子署名の入ったPDFの契約書をアップロードし、取引先に通知。取引先は電子署名をした上でこちらに通知すれば完了。この間数分もかからない。この簡便さと手間のかからなさが電子化の一番の利点と言える。電子上で保存もしてくれるので、分厚い契約書ファイルの保管に困ることもなくなる。 |
| 業種 | コンサル・会計・法律関連 |
| 従業員規模 | 10名以上 50名未満 |
| 電子印鑑GMOサインの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| 月額基本料金は10,000円を切り、契約１件あたりの送信料が110円で済む安さだが、オプション等を付けるとかなりの高額になってしまう。値上げをしていないのが同社のセールスポイントらしいが、価格に関しては下げる余地はあるだろう。 |
製品・サービスのPOINT
- スマホでも契約作業のステータスを一元管理できて簡単に把握可能
- 対面署名や署名依頼のリンク化などあらゆニーズに対応が可能
- BtoCなどの多量な取引数に対応が可能（従量課金なし）
Kdan Mobile Software Ltd.が提供する「DottedSign（ドットサイン）」は、３ステップで電子署名ができる電⼦サインサービスです。パソコンだけでなくスマートフォンにも対応しているため、外出先でも契約に関するすべての業務が可能。いつでもどこでも、契約作業の状況を簡単に把握できます。
ユーザー数１名向けのフリープランのほかにも、複数の有料プランが用意されています。５名以上で利用する場合は、ニーズにあわせて機能をカスタマイズできるエンタープライズプランがおすすめです。
| 無料ユーザー数 |
１名 |
送信件数 |
月３件まで |
| 無料プランの機能 |
無制限の文書に自分で署名/署名用の文章を３つ無料で送信/電子証明書による改ざんの防止/モバイルアプリ（iOSとAndroid） |
| 業種 | 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
| DottedSign（ドットサイン）のいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| 使いやすさはもちろん、無料で始めることができるのが大きなメリットだと感じました。また、有料版の月額も他社に比べて安いところも評価できます。 |
| 業種 | 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
| DottedSign（ドットサイン）の改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| 変な日本語表記があるのが気になったのと、テンプレートの形式がPDF以外にも対応してくれると助かります。 |
《みんなの電子署名》のPOINT
- 基本料金が無料で機能制限なし
- 通信と保管の双方で高いセキュリティを実現
- AATLとPAdESによって署名が10年にわたり有効
株式会社ベクターが提供する「みんなの電子署名」は、基本料金完全無料の電子署名サービスです。契約締結にかかる費用や書類の送信費用も無料で、文書保管のみ有料です。Adobe社認証のAATL証明書と長期署名に対応しており、セキュリティを重要視する書類の保管にも適しています。
なお、文書保管料金は１年以上の利用で適用され、50文書につき月500円です。
| 無料ユーザー数 |
無制限 |
送信件数 |
無制限 |
| 無料プランの機能 |
署名/ワークフロー/文書管理/アカウント管理 |
| 業種 | 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
| みんなの電子署名のいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 初期コストはもちろん、契約書を作成するのにも料金はかかりません。その点で導入しやすいと思いますし、使ってみて保管する文書の数を増やしたくなったら課金をすれば良いと思います。 |
| 業種 | 教育・教育学習支援関係 |
| 従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
| みんなの電子署名の改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 特にないです。まず料金が安いので機能性で期待はできないというのがほとんどだと思いますが、コスパも良く今のところ不具合も起きていません。 |
以下の記事では、有料の電子契約システムを紹介しています。有料製品は、導入費用やランニングコストは発生しますが、電子契約締結から契約書類の保管までを効率化することに加え、コスト削減やコンプライアンス強化など、メリットは少なくありません。はじめから無料製品に限定するのではなく、導入目的を明確にし費用対効果も考えたうえで、製品を検討してはいかがでしょうか。
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電子契約システムを無料で利用する際の注意点
ここでは、有料製品との違いを比較しながら、無料の電子契約システムを利用する際の注意点について解説します。
- ・契約できる件数が少ない
- ・機能制限がある
- ・取引先に負担を強いることがある
契約できる件数が少ない
システムによって多少の差はあるものの、一般的にフリープランは月に利用できる電子契約の件数が十分ではなく、実務には活かしきれません。あくまで導入前のお試しとして、有料プランへの移行を前提としてフリープランを利用するのが賢明でしょう。
機能制限がある
無料の電子契約システムの場合、電子契約書への電子署名や取引先への送信機能は搭載されていても、契約業務全般を効率化できる機能が搭載されていないこともあります。
電子署名をするためだけに無料製品を利用するなら問題ありませんが、契約前の社内承認をスムーズにしたり、契約書の更新管理をしたりするのであれば、ワークフロー機能や保管・検索機能などが充実した有料製品のほうがよいでしょう。
取引先に負担を強いることがある
有料・無料に限らず、製品によっては電子証明書の発行に料金がかかるものもあります。取引先が電子証明書発行料金を負担する可能性もあるため、事前に取得費用や手順等について確認しておきましょう。
また、自社内の契約フローが電子化されることで、取引先も手続きの流れが変更になるかもしれません。電子契約システム導入により、取引先に与える影響についてもしっかり検討しましょう。
最適な電子契約システムの選び方
どのような電子契約システムを選べば失敗を避けられるのでしょうか。選び方のポイントは次の３点です。
- ・サービス内容やコストはマッチしているか
- ・セキュリティ対策は充実しているか
- ・既存のシステムと連携できるか
サービス内容やコストはマッチしているか
電子契約システムといっても、機能や付属のサービスは製品によって異なり、強みはそれぞれ違います。自社の導入ニーズに適った製品かを確認しましょう。
例えば、契約書の管理まで行いたいのであれば、有効期限管理機能や権限管理機能が必要です。システムの操作に不安を感じるようであれば、カスタマーサポートが充実したサービスを選ぶべきでしょう。
また、なかには導入費用が高額なものや、ユーザー数や契約数によっては運用コストが高額になる製品もあります。そのため、無料プランや無料トライアルの期間内にシステムの使い勝手とコストのバランスを評価しましょう。
なお、法律の関係で電子化できない契約書類や電子契約システムでは扱えない書類もあります。電子契約システムを有効活用できないため事前によく確認してください。
セキュリティ対策は充実しているか
電子契約を行う際には、契約書を安全にやり取りできる仕組みとして、電子署名やタイムスタンプに対応していなければなりません。
また電子契約システムの場合、社内ではなくサービスを提供している事業者のサーバに電子データが保存されます。そのため、十分なセキュリティ対策を実施している製品でなければ、不正アクセスによる情報漏えいが起こる可能性が否めません。
通信の暗号化やアクセス制御、操作ログの管理など、不正アクセスやデータの改ざんを防止する対策が取られているか確認しましょう。定期的に脆弱性診断を実施し、SSL通信・ファイアウォール・IDS/IPSを設置することで高いセキュリティを実現しているシステムもあります。
既存のシステムと連携できるか
電子契約システムは、社内で管理している顧客情報システムや会計システムと連動することで、より効率化が見込めます。契約書の作成だけでなく見積書や請求書、領収書などの発行も、既存データを利用して簡単に行えるでしょう。
そのため、既存の環境と相性がよいかどうか、データを問題なく連携できるかを確認してください。同時に、連携するツールの安全性もよく確認しましょう。
なお、システム連携機能は有料プランのみに対応している場合も少なくありません。プランごとに利用できる機能は異なるため、必要な機能が搭載されているかチェックが必要です。
契約業務全般の効率化には有料の電子契約システムも検討を！
電子契約システムを選ぶ際は、利用環境や目的に応じた機能を搭載しているか、セキュリティ強度は高いか、既存システムと連携できるかが重要です。今回紹介したシステムのようにフリープランがある製品なら、使い勝手を確認できるため安心です。
自社に合ったシステムかどうかを事前に試して、段階的に導入しましょう。契約書管理や契約業務全体の効率化を目的とする場合は、有料製品の利用がおすすめです。資料請求もぜひ活用ください。
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