無料の電子契約システム・サービスを比較！注意点や選び方は？

フリープランのある電子契約システム

まずは、完全無料のフリープランが用意されたおすすめの電子契約システムを見ていきましょう。

BtoBプラットフォーム 契約書

株式会社インフォマート

BtoBプラットフォーム 契約書 の比較ポイント

• 企業間の契約締結・保管・共有をクラウド化。電子保管庫にも◎
• 電子帳簿保存法の要件を満たした文書保管・管理が可能
• 法的効力のある安全な電子契約サービス。

「BtoBプラットフォーム 契約書」は株式会社インフォマートが提供する、最新のブロックチェーン技術を利用してスピーディーに契約書を締結する電子契約システムです。契約書のほかにも請求書や発注書など、商取引行為で発生する書類や帳票はすべて電子化できます。

ユーザー数無制限で利用可能なフリープランが用意されています。契約締結数は月５件まで、電子保管は３件までと制限はありますが、押印機能やワークフロー機能などは有料プランと変わらず使えるので使い勝手を試してみたい方におすすめです。

BtoBプラットフォーム 契約書の価格・評判は？製品詳細ページはこちら

電子印鑑GMOサイン

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

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電子印鑑GMOサイン の比較ポイント

• 国内シェアNo.1の電子認証局と連携
• 電子署名と身元確認済み 高度電子署名の2つの署名タイプを採用
• 電子帳簿保存法の要件を満たした文書保管・管理が可能

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供している電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」は、電子証明書による認証を行う電子署名だけでなく、相手先の負担を軽減するメール認証の電子署名にも対応しています。契約を締結した後の文書はリスト化して管理でき、オプションで従来の紙の契約書も電子化して管理します。

お試しフリープランが用意されており、月10文書までならメール認証による電子署名を無料で利用できます。

電子印鑑GMOサインの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

「リーテックスデジタル契約」は、リーテックス株式会社提供の法学者と弁護士事務所の監修により作られた電子契約サービスです。複数のシステムの組み合わせで、裁判など、万が一の時にも対応できる高い証拠力が備わっており、金融機関も推奨する高い安全性を持ちます。

無料で試せるエントリープランがあり、実印レベルの重要な契約書でも発信可能です。また、契約書のデータ保管スペースも１GBまで提供されます。コンプライアンス、ガバナンス強化を考えている企業に試していただきたいサービスです。

まだまだある！無料で使える電子契約システム比較

ほかにも、フリープランや無料トライアル付きの製品があるので紹介します。

e-sign

「e-sign」はxID株式会社が提供する完全無料の電子契約サービスです。個人はもちろん、法人でも利用も可能で、スマートフォンからの電子署名に対応しています。

無料で使えるにも関わらず、ブロックチェーン技術を用いて電子署名のログ管理を行っており、セキュリティにも配慮されています。なお、利用にあたってはデジタルIDアプリへのログインとメールアドレスの登録が必要です。

NINJA SIGN

株式会社サイトビジットが提供する「NINJA SIGN」は、弁護士監修の電子契約システムです。フリープランの場合は、契約書の送信数が月５通までとなり、PDF形式の契約書のテンプレートを３個まで登録可能です。

有料プランになるとタイムスタンプ機能や有効期限管理機能、ワークフロー機能などが使えるようになります。そのほか、カスタマーサポートも利用できます。

WAN-Sign

株式会社ワンビシアーカイブズが提供している「WAN-Sign」は、電子データだけでなく紙の契約書もまとめて一元管理できるシステムです。電子証明書とメール認証を使ったハイブリッド認証を行えるため、電子契約に対応していない取引先が相手でも安心して利用できるでしょう。

回数上限はありますが、フリープランでも認印・実印問わず電子契約機能を使えます。また、データ管理料もPDFデータ付きの明細10件までは無料です。

DocuSign

ドキュサイン社が提供している「DocuSign」はスマートフォンにも対応しているため、デバイスや時間、場所を選ばずに業務を行えます。アメリカの電子署名のリーディングカンパニーにより署名の認証を受けており、世界で50万社以上に利用されている高い実績を持つシステムです。

電子署名のみが必要となる場合は、無料版を使えばコストをかけずに文書に署名できます。さらに、有料版も導入前に30日間の無料トライアルを試せるので、製品選びの際には活用しましょう。

以下の記事では、有料の電子契約システムを紹介しています。機能や特徴、価格などを無料製品と比較してみると製品選びの参考になるでしょう。

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電子契約システムを無料で利用する際の注意点

ここで、有料製品と比較しながら、無料の電子契約システムを利用する際の注意点について紹介します。

契約できる件数が少ない

システムやサービスによって多少差があるものの、やはりフリープランでは月に利用できる電子契約の件数が十分ではなく、実務には活かしきれません。あくまで導入前のお試しとして、有料プランに移行していくことを前提にしてフリープランを利用するのが賢明でしょう。

ワークフローなどの便利機能が使えない

無料の電子契約システムやサービスの場合、電子契約書への電子署名や取引先への送信機能は搭載されていても、契約業務全般を効率化する機能を搭載していないことが多いです。電子署名をするためだけに無料製品を利用するなら問題ありませんが、契約前の社内承認をスムーズにしたり契約書の更新管理をしたりするなら、機能が充実した有料製品のほうが良いでしょう。

取引先に負担を強いることがある

フリープランであっても電子証明書を発行する際に料金がかかるものがあります。この電子証明書発行料金が取引先の負担となってしまう可能性があるので事前に確認しておきましょう。また、自社内の契約フローが電子化されることで、取引先も手続きの流れが変更になるかもしれません。取引先にかかる負担面についてもしっかり検討しましょう。

最適な電子契約書システムの選び方

では、どんな電子契約システムを選べば失敗がないでしょうか。選び方のポイントは次の３点です。

• ●サービス内容やコストはマッチしているか
• ●セキュリティ対策は充実しているか
• ●既存のシステムと連携できるか

サービス内容やコストはマッチしているか

電子契約システムといっても、製品によって得意とする機能や付属のサービスが全く違います。契約書の管理まで行いたいなら有効期限管理機能や権限管理機能がないといけませんし、システムの操作に不安があるならカスタマーサポートが必要でしょう。このように、利用環境や目的に応じて適切な製品を選んでください。

また、導入に大きな費用がかかったり、ユーザー数によっては運用コストが高額になったりする製品もあります。そのため、無料トライアルの期間内にシステムの使い勝手とコストのバランスを評価しましょう。

なお、法律の関係で電子化することができない書類や電子契約サービスでは扱えない書類もあります。電子契約システムを導入しても効果を発揮できなかった、とならないよう事前によく確認してください。

セキュリティ対策は充実しているか

電子契約を行う際には、電子署名やタイムスタンプに対応していなければなりません。契約書を安全にやり取りできる仕組みが必要だからです。

また電子契約サービスの場合、社内ではなくサービスを提供している事業者のサーバに電子データが保存されるケースが多いです。そのため、十分なセキュリティ対策を実施しているサービスでなければ、不正アクセスによる情報漏えいが起こるかもしれません。

通信の暗号化やアクセス制御、操作ログの管理など、不正アクセスやデータの改ざんを防止する対策をしているか確認しましょう。

既存のシステムと連携できるか

電子契約システムは社内で管理している顧客情報システムや会計システムと連動することで、より効率良く業務を行えます。契約書の作成だけでなく見積書や請求書、領収書などの発行も、既存データを利用して簡単に行えるでしょう。

そのため、既存の環境と相性が良いかどうか、データを問題なく連携できるか確認してください。同時に、連携するツールの安全性もよく確認しましょう。

無料で試せる電子契約書システムを使って、段階的な移行を！

電子契約システムを選ぶ際は、利用環境や目的に応じた機能を搭載しているか、セキュリティ強度は高いか、既存システムと連携できるかが重要です。今回紹介したシステムのように無料トライアルが可能なら、使い勝手を確認できるため安心です。

自社に合ったシステムかどうかを事前に試して段階的に導入しましょう。