【2021年】無料の電子契約システム６選！電子契約書の作り方も解説

フリープランのある電子契約システム

まずは、完全無料のフリープランや、無料トライアル期間が用意された電子契約システムを紹介します。

クラウドサイン

弁護士ドットコム株式会社

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クラウドサイン の比較ポイント

• 累計契約送信件数500万件超！ 導入実績15万社以上※
• 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
• 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能

クラウドサインの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

BtoBプラットフォーム 契約書

株式会社インフォマート

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BtoBプラットフォーム 契約書 の比較ポイント

• 企業間の契約締結・保管・共有をクラウド化。電子保管庫にも◎
• 電子帳簿保存法の要件を満たした文書保管・管理が可能
• 法的効力のある安全な電子契約サービス

BtoBプラットフォーム 契約書の価格・評判は？製品詳細ページはこちら

電子印鑑GMOサイン

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

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電子印鑑GMOサイン の比較ポイント

• 導入企業数No.1※　導入実績26万社以上
• 文書の性質や相手にあわせた締結が可能
• 電子帳簿保存法の要件を満たした文書保管・管理が可能

電子印鑑GMOサインの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

jinjerサイン

jinjer株式会社

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jinjerサイン の比較ポイント

• 簡単に導入でき、すぐに契約業務のペーパーレス化を実現
• 紙の契約書で非効率となる在宅での対応不可、不要なコストを解消
• 電子帳簿保存法に則ったデータの保存が可能

jinjerサインの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

セコムあんしん電子契約サービス

セコムトラストシステムズ株式会社

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セコムあんしん電子契約サービス の比較ポイント

• 無料でお試しいただいた後、導入検討いただけます！
• 電子証明書、タイムスタンプがオールインワン！
• 情報セキュリティ対策を考慮したサービス！

以下の記事では、有料の電子契約システムを紹介しています。機能や特徴、価格などを無料製品と比較してみると製品選びの参考になるでしょう。

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電子契約システムを無料で利用する際の注意点

ここで、有料製品との違いを比較しながら、無料の電子契約システムを利用する際の注意点について紹介します。

契約できる件数が少ない

システムによって多少差があるものの、やはりフリープランでは月に利用できる電子契約の件数が十分ではなく、実務には活かしきれません。あくまで導入前のお試しとして、有料プランに移行していくことを前提にしてフリープランを利用するのが賢明でしょう。

ワークフローなどの便利機能が使えない

無料の電子契約システムの場合、電子契約書への電子署名や取引先への送信機能は搭載されていても、契約業務全般を効率化する機能を搭載していないことが多いです。電子署名をするためだけに無料製品を利用するなら問題ありませんが、契約前の社内承認をスムーズにしたり契約書の更新管理をしたりするなら、機能が充実した有料製品のほうがよいでしょう。

取引先に負担を強いることがある

有料・無料に限らず、製品によっては電子証明書を発行する際に料金がかかるものがあります。この電子証明書発行料金が取引先の負担となってしまう可能性があるので事前に確認しておきましょう。また、自社内の契約フローが電子化されることで、取引先も手続きの流れが変更になるかもしれません。取引先にかかる負担面についてもしっかり検討しましょう。

電子契約書の作り方

電子契約書は基本的に電子契約システムを利用して作成します。テンプレートが用意された製品も多く、契約書の作成から契約締結、関連書類の保管まで一連の流れを自動化するため非常に効率的です。

システムを利用せずに、WordやExcelで契約書を作成し、PDF版に変換してメール送付し契約締結…という流れは不可能ではありません。しかし、取引先などとのトラブルが訴訟に発展した場合、裁判で契約書が証拠として認められるためには「改ざんされる可能性がないこと」をはじめとして、いくつかの要件が必要になるため注意が必要です。

また、電子契約を交わしても、要件を満たさない場合は紙に印刷して保管しなければなりません。ビジネスにおいて法的に有効な電子契約書の作成と保存をするには、電子契約システムを利用するのがよいでしょう。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律 ｜e-Gov法令検索

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最適な電子契約書システムの選び方

では、どんな電子契約システムを選べば失敗がないでしょうか。選び方のポイントは次の３点です。

• ●サービス内容やコストはマッチしているか
• ●セキュリティ対策は充実しているか
• ●既存のシステムと連携できるか

サービス内容やコストはマッチしているか

電子契約システムといっても、製品によって得意とする機能や付属のサービスが全く違います。契約書の管理まで行いたいなら有効期限管理機能や権限管理機能がないといけませんし、システムの操作に不安があるならカスタマーサポートが必要でしょう。このように、利用環境や目的に応じて適切な製品を選んでください。

また、導入に大きな費用がかかったり、ユーザー数によっては運用コストが高額になったりする製品もあります。そのため、無料トライアルの期間内にシステムの使い勝手とコストのバランスを評価しましょう。

なお、法律の関係で電子化できない書類や電子契約システムでは扱えない書類もあります。電子契約システムを導入しても効果を発揮できなかった、とならないよう事前によく確認してください。

セキュリティ対策は充実しているか

電子契約を行う際には、電子署名やタイムスタンプに対応していなければなりません。契約書を安全にやり取りできる仕組みが必要だからです。

また電子契約システムの場合、社内ではなくサービスを提供している事業者のサーバに電子データが保存されるケースが多いです。そのため、十分なセキュリティ対策を実施している製品でなければ、不正アクセスによる情報漏えいが起こるかもしれません。

通信の暗号化やアクセス制御、操作ログの管理など、不正アクセスやデータの改ざんを防止する対策をしているか確認しましょう。

既存のシステムと連携できるか

電子契約システムは社内で管理している顧客情報システムや会計システムと連動することで、より効率良く業務を行えます。契約書の作成だけでなく見積書や請求書、領収書などの発行も、既存データを利用して簡単に行えるでしょう。

そのため、既存の環境と相性がよいかどうか、データを問題なく連携できるか確認してください。同時に、連携するツールの安全性もよく確認しましょう。

無料で試せる電子契約書システムを使って、段階的な移行を！

電子契約システムを選ぶ際は、利用環境や目的に応じた機能を搭載しているか、セキュリティ強度は高いか、既存システムと連携できるかが重要です。今回紹介したシステムのように無料トライアルやフリープランがある製品なら、使い勝手を確認できるため安心です。

自社に合ったシステムかどうかを事前に試して段階的に導入しましょう。